Come sviluppare un codice colore per una migliore organizzazione

Come un professionista amministrativo, si capisce quanto la struttura e l’organizzazione entra in gioco su base giornaliera. Probabilmente avete più sistemi e procedure che consentono di creare ordine e ispirare la produttività. Ma con così tante persone e processi da gestire, anche il meglio di noi può essere sopraffatto quando guardiamo i nostri file, raccoglitori e calendari.

Uno dei modi più semplici per aggiungere struttura e organizzazione allo spazio di lavoro, ai file e altro è utilizzare la codifica a colori. Secondo una ricerca di neuroscienziati, i nostri cervelli sono cablati per elaborare il colore prima di qualsiasi altra cosa, migliorando la comprensione e aiutandoci a elaborare le informazioni più rapidamente, oltre a mantenerle più a lungo.

La codifica a colori si applica in genere più ai file cartacei che ai file digitali. Tuttavia, molti programmi e strumenti di gestione delle attività consentono di aggiungere colori di categoria in modo da poterli portare alla gestione dei file digitali. E ci sono addons software di terze parti per Windows che consentono di aggiungere colore alle cartelle digitali, anche.

Sviluppo del codice colore

Quando si crea un codice colore, inizio valutando l’ambiente in cui sto lavorando.

1. Ci sono colori già associati a specifiche categorie di lavoro, dipartimenti o progetti? Se è così, prova a incorporarlo nel tuo codice colore per ridurre la confusione per te e per quelli con cui lavori.
2. Quali sono le categorie di lavoro o i tipi di progetti? Ad esempio, quando lavoravo in azienda, avevo un colore separato assegnato a ciascun dirigente supportato, un colore per i miei progetti di amministrazione, contratti legali, progetti di sviluppo aziendale, file operativi, ecc. A volte avevo un colore separato per ogni grande progetto se ce ne fossero molti allo stesso tempo.

A seconda del numero di colori e categorie creati, potrebbe essere utile per te (e per quelli supportati) creare una chiave di codice colore. In questo modo tutti conoscono il sistema e hai maggiori possibilità di mantenerlo.

Strumenti per la codifica dei colori

Ci sono decine di fantastiche opzioni disponibili per aiutarti a implementare il tuo codice colore-tutto, dai file alle etichette ai raccoglitori e altro ancora! Alcuni dei miei strumenti preferiti includono:

• cartelle di File
• 3-raccoglitori
• Foglio di protezioni con bordi di colore
• Poly progetto tasche
• Etichette
• Smead elementi visualizzabili

Se non hanno il budget o di approvazione di utilizzare colorati cartelle di file, è ancora possibile utilizzare il colore per le etichette o applicare adesivi colorati per renderli più visiva. Colore può fare un mondo di differenza nel trovare rapidamente le cose o identificare quando qualcosa è fuori luogo.

Implementazione del codice colore

Una volta che hai gli strumenti necessari, puoi trasferire i file nel loro colore appropriato e etichettarli. Insegna a coloro con cui lavori come utilizzare il nuovo sistema in modo che capiscano come funziona e perché è importante. Come si utilizza il sistema, potrai identificare modi è necessario mettere a punto o aggiungere ad esso come si va.

Applicazione di codici colore a calendari, attività ed e-mail

Ho menzionato la codifica a colori dei tuoi file cartacei e il coordinamento con i tuoi sistemi digitali. Questo è un modo in cui lo faccio con le attività, il calendario e le categorie di Outlook.

In Microsoft Outlook, è possibile impostare le categorie e associare un colore a ciascuna di esse. Quindi è possibile utilizzare questo per colorare le attività di codice, e-mail e appuntamenti del calendario.

Questo è il mio codice colore standard:

• Rosso – impegni di lingua
• Arancione – clienti o fornitori
• Giallo – formazione
• Verde Brillante team correlati
• Standard Verde – finanza / contabilità
• Blu – business development
• Teal – amministrativa
• Viola – articolo/libro scritto

A colpo d’occhio, Posso vedere rapidamente (anche se io non riesco a leggere tutti i dettagli) come molti impegni di lingua, le chiamate del cliente, e la squadra di incontri che ho ogni settimana, a causa dei colori che uso per il mio calendario.

Il nostro strumento di gestione del progetto di lavoro di squadra ci consente di colorare anche i progetti e gli eventi che abbiamo in calendario. Quindi non importa dove guardo, il rosso significa che sta parlando in relazione, il giallo è per l’allenamento, il verde è per le riunioni di squadra, e così via.

Tutti noi vogliamo essere più organizzati. La codifica a colori ci consente di trovare ciò di cui abbiamo bisogno più velocemente e identificare facilmente dove tutto appartiene. Rende più facile la pianificazione, dal momento che possiamo vedere a colpo d’occhio quali categorie richiedono il nostro tempo. E quando anche il resto della squadra sale a bordo, rende l’intero ufficio più fluido mantenendo tutti sulla stessa pagina con codice colore!

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