EMPLOYEE PERFORMANCE & TALENT MANAGEMENT

Svolgimento di riunioni one-to-One efficaci con i dipendenti

Il tema dei “check-in” (o riunioni one-to-one, riunioni di avanzamento, sit-down, ecc.) è qualcosa che discutiamo spesso, sia nel nostro blog o con i nostri clienti. Non importa come si chiama, la nozione di aumentare la frequenza e la qualità delle conversazioni sulle prestazioni dei dipendenti rimane una priorità per la maggior parte delle aziende oggi.

Alcune aziende hanno mandato check-in settimanali, alcuni li pianificano secondo necessità, altri chiedono ai manager di assicurarsi che le riunioni siano complete dopo ogni progetto e altre aziende pianificano check-in formali durante tutto l’anno. Indipendentemente dalla frequenza di queste conversazioni, il loro scopo rimane lo stesso: mantenere aperte le linee di comunicazione tra manager e dipendenti al fine di coinvolgere e gestire efficacemente le prestazioni.

Più dipendenti e manager possono comunicare, meglio saranno in grado di lavorare insieme per raggiungere obiettivi, sviluppare abilità e dare/ricevere feedback. Sebbene i check-in dovrebbero apparire relativamente casuali per i dipendenti, i manager dovrebbero seguire una struttura allentata per assicurarsi che questo tempo trascorso rimanga prezioso e guidi l’azione.

Abbiamo pensato che sarebbe stato utile preparare una lista di punti di discussione e antipasti di conversazione che i manager potrebbero utilizzare per sfruttare al meglio i check-in con i dipendenti.

Lista di controllo di un manager per i check-in dei dipendenti

Prima della riunione: Preparare

Niente è peggio di andare in una riunione con un manager che viene fuori come non investito o impreparato. Prendi 5 minuti per prepararti prima della riunione. Se si utilizza una posizione centrale o uno strumento per il monitoraggio degli obiettivi, il feedback e/o le note del diario/riunione, i manager dovrebbero accedere facilmente e scremare le note e le prestazioni della riunione.

• Rivedere tutte le note prese durante l’ultima riunione per ottenere fino a velocità su eventuali deliverable pianificati.
• Rivedere l’elenco dei dipendenti di obiettivi e progetti per vedere se ci sono eventuali dovuti o in esecuzione fuori rotta.
• Prendere nota di importanti cambiamenti di reparto o aziendali che dovrebbero essere discussi.
• Rivedere qualsiasi feedback inviato / ricevuto per identificare eventuali punti di discussione.
• Scollegare da altre attività in modo che il dipendente sa che hanno la vostra attenzione completa.

Durante l’incontro: Possibili punti di discussione

Il bonus dei frequenti check-in con i dipendenti è che i manager non hanno bisogno di aprire una manichetta antincendio in ogni riunione. Possono selezionare obiettivi specifici, progetti o punti di coaching su cui concentrarsi in ogni riunione. I dipendenti potrebbero anche iniziare la conversazione e guidare la messa a fuoco (ancora meglio).

Generalmente, manager e dipendenti dovrebbero dare la priorità ai punti di discussione in base alle date di scadenza e ai progressi. Ciò che viene discusso cambierà incontro per incontro.

Ordine del giorno/punti di discussione del check-in dei dipendenti di esempio:

• Fai parlare il dipendente!
  • di conversazione antipasti di impegnarsi per il dipendente in conversazione
  • Utilizzare domande aperte per tenerli a parlare
  • Lasciate che il dipendente guidare la conversazione, ma assicuratevi di discutere di eventuali elementi importanti
• Obiettivo/Progetto di Aggiornamenti
  • Discutere lo stato di obiettivi a breve termine e a lungo termine, progetti
  • Adjust/aggiornare gli obiettivi esistenti con il dipendente
  • Discutere di eventuali problemi o lezioni apprese
  • Offerta di coaching e/o assistenza per eventuali posti di blocco
  • Discutere se qualsiasi altre priorità potrebbero influenzare l’obiettivo corso
  • Assicurarsi che tutti gli obiettivi è ancora in pista
  • Riconoscere eventuali pietre miliari o realizzazioni
  • Discutere/confermare eventuali nuovi obiettivi per il dipendente
• Recenti Realizzazioni
  • Riconoscere i recenti successi e fornire un feedback
  • Chiedere al dipendente di qualsiasi recenti successi
• Stato di Formazione/Apprendimento
  • Discutere di qualsiasi formazione di elementi a causa di in corso
  • chiedergli se ci sono richieste di formazione
  • Chiedere se il dipendente si sente che stanno ottenendo abbastanza feedback
  • Chiedere se il dipendente è l’apprendimento da parte di compagni/tutor o se desiderate
  • si Raccomanda di formazione di elementi per migliorare le competenze e l’ulteriore carriera
  • Discutere di come la formazione è/deve essere eseguito
• Società o Squadra di Aggiornamenti/News
  • Discutere di importanti società/squadra aggiornamenti o news
  • Confermare qualunque azione gli elementi necessari
• Dipendente Idee/Richieste di modifica
  • Chiedere al dipendente di idee/
  • Discutere di eventuali aree che necessitano di un cambiamento (società, squadra, progetto, etc.)
  • Chiedere al dipendente se il vostro stile di gestione è efficace per loro e ottenere suggerimenti per il cambiamento
  • Discutere di qualsiasi complessivo di posti di blocco o distrazioni che potrebbero influenzare il dipendente
• Impiegato Sviluppo di Carriera
  • Discutere dipendente obiettivi di carriera
  • Discutere di come si può lavorare insieme per raggiungere i loro obiettivi di carriera
  • Discutere di opportunità e percorsi di carriera per il dipendente
  • Impostare chiare aspettative per qualsiasi laterale/movimento verso l’alto
• Piano per la/e Settimana / Mese/Trimestre
  • Rivedere il priorità a breve e lungo termine

Conversazione Antipasti: Tenerli a parlare

Alcuni dipendenti sono più riluttanti a parlare, ma questo non significa che un manager dovrebbe fare la maggior parte del parlare. Ci sono modi semplici per ottenere il dipendente di impegnarsi e continuare a parlare durante la riunione di check-in. Ricorda, questo incontro riguarda loro. Più contribuiscono alla conversazione, meglio è.

Ecco alcune domande aperte per far parlare i dipendenti:

• Parlami della tua settimana / mese-com’è stato?
• Dimmi su cosa hai lavorato.
• Dove pensi che possa essere più utile?
• Sei sulla buona strada per rispettare la scadenza?
• Quali aree sono in anticipo?
• Quali domande hai su questa area di responsabilità o progetto?
• Come hai intenzione di avvicinarti a questo?
• Che cosa hai imparato su questa area di responsabilità o progetto?
• Cosa non è andato come speravi? Perché?
• Cosa puoi/facciamo diversamente la prossima volta?
• Quali suggerimenti hai?

Ecco alcuni avviatori di conversazione provati e veri per far parlare i dipendenti:

“Vai avanti…..”

“Dimmi di più…”

” Perché dici così..”

“Come intendi…”

“Puoi darmi un esempio…”

“Cos’altro…”

Alla fine della riunione: Riassumi

Prima che il dipendente lasci la riunione, trascorri alcuni momenti riassumendo i punti chiave della discussione. Questo aiuterà a ricordare ai dipendenti di qualsiasi azione-elementi e rafforzare qualsiasi riconoscimento o consigli di coaching forniti. Chiedi al dipendente se qualcosa è mancato e ricorda loro quando sarà la prossima riunione.

Dopo la riunione: Documento

Questo piccolo passo è significativo e spesso saltato, ma può fare una grande differenza. Prendere 2-5 minuti dopo ogni riunione per registrare i punti di discussione chiave, azione-elementi o feedback. Questo aiuterà a dare il via alla prossima riunione e servirà come un utile registro quando i manager devono rivedere le tendenze delle prestazioni. Mantenere queste note in una posizione centralizzata. Un feedback delle prestazioni e uno strumento di journaling come emPerform tag possono servire a questo scopo.

Abbiamo intervistato i nostri clienti e abbiamo scoperto che i manager che hanno fatto 1-2 note su ciascun dipendente al mese hanno rasato il 50% del tempo libero dall’inserimento dei commenti di fine anno durante la revisione annuale. Questo perché non sono seduti cercando di ricordare le pietre miliari chiave o le tendenze nel comportamento).

Come sei andato?

Prenditi qualche istante dopo ogni riunione per valutare come hai fatto. Anche i migliori manager dovrebbero sforzarsi di migliorare le loro capacità di comunicazione e riunione.

• Hai parlato troppo/non abbastanza?
• Hai ascoltato attivamente?
• Hai fatto domande?
• Hai riconosciuto i sentimenti del dipendente?
• Hai parafrasato gli elementi chiave per confermare la comprensione?
• Hai fornito consigli di coaching efficaci?
• Eri distratto nella riunione?
• Ritieni che l’incontro sia stato prezioso?
• Hai discusso tutti i punti importanti?
• Cosa potreste fare per migliorare la prossima riunione?

Nel complesso, frequenti check-in con i dipendenti sono un must per garantire chiarezza, fornire coaching, e offrire il supporto necessario per un dipendente per avere successo. Anche se trovare il tempo nel corso della giornata può essere una sfida per molti manager, check-in sono tempo ben speso e pagherà nel lungo periodo per il manager, il dipendente, il team e l’azienda.

Per ulteriori risorse sulla fornitura di feedback:

• Coaching vs. Mentoring: come sono diversi?
• Suggerimenti infallibili per incontri one-to-one con i dipendenti
• Conversazioni sulle prestazioni indolori

Obiettivi di performance, progetti e check-in

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