Il nuovo libro di Capricia Marshall fa valere il potere duraturo del protocollo / Washington Diplomat

In un momento di pandemia, protesta e una presidenza che prospera in modo imprevedibile, il protocollo può sembrare una cosa del passato.

Ma Capricia Penavic Marshall, che ha servito come protocollo di capo per il Presidente Barack Obama e di segretariato sociale per il Presidente Bill Clinton, dice l’arte secolare del protocollo è di così rilevante come sempre aiutare le persone a presentare il loro “meglio di sé” — e si offre chiari esempi della sua importanza nel suo nuovo libro, “il Protocollo: Il Potere della Diplomazia e Come Farlo Funzionare per Voi.”

Nel libro, Marshall descrive il protocollo come ” un insieme di linee guida per il comportamento sociale, un quadro per come interagire e comunicare.”

Durante un’intervista telefonica con il diplomatico, lo ha descritto in termini più riconoscibili, dicendo che il protocollo non si applica solo ai presidenti, ma anche alle persone in tutti i tipi di situazioni quotidiane.

“In realtà non è solo per la preparazione del G7 o dei vertici nucleari. È davvero per chiunque voglia proiettare un aspetto più professionale e lucido. Come ho detto – il loro meglio di sé, ” lei ci ha detto. “Perché non vorresti abbracciare quegli strumenti e utilizzarli a tuo vantaggio personale?”

Marshall ha detto di aver scritto il libro perché voleva condividere gli strumenti che ha imparato nel corso dei decenni che potrebbero essere ” molto utili a coloro che sono interessati a spostare l’ago sulla loro trattativa d’affari o aumentare la loro interazione personale – se sta aiutando tuo figlio in un’intervista per il college o sta negoziando il tuo contratto con”

” Quello che mi viene in mente a volte è il fraseggio che mio figlio usa: sei una persona più sveglia. Sei solo consapevole ed è davvero importante oggi avere quella consapevolezza di sé e una consapevolezza degli altri knowing conoscendo di più il loro background, le loro tradizioni, le loro simpatie, le loro antipatie”, ha detto.

In questo senso, Marshall dice che il protocollo si riduce al rispetto e alle relazioni.

“Fa davvero una grande differenza se servi cibo proibito dalla cultura di un ospite o fai un brindisi con un cliente tedesco o giapponese?”scrive. “Non posso ribadire abbastanza che lo fa. E non semplicemente perché hai ‘violato il protocollo’ o ‘ infranto una regola.’Hai creato un leggero invece di conferire rispetto. Hai messo un ostacolo al collegamento di muoversi rapidamente lungo il percorso previsto.”

Ad esempio, manomettere un titolo o ignorare la gerarchia rivolgendosi a un middle manager prima che il CEO “invia il messaggio che non ti importava di conoscere le loro norme culturali e che hai un disprezzo per le loro identità professionali”, scrive. “Anche quando il tuo obiettivo è principalmente quello di persuadere – come spesso accade nella diplomazia o negli affari — ottenere quel vantaggio inizia con la forgiatura o il miglioramento di una relazione.”

E forgiare quella relazione richiede compiti a casa — “la preparazione è il re”, scrive Marshall-ed empatia, che dice sia il presidente Obama che il segretario di Stato Hillary Clinton avevano in abbondanza.

Marshall ci ha detto che sia gli Obama che i Clinton “hanno avuto successo grazie alla loro curiosità, alla loro capacità di ascoltare, grazie alla loro sensibilizzazione e circondandosi di consulenti esperti e quindi seguendo i consigli che vengono dati. E … la loro natura empatica, la loro umiltà led hanno portato a una grande collaborazione.”

L’elogio effusivo di Marshall dei suoi precedenti capi pone la questione di cosa pensa dell’attuale occupante della Casa Bianca, che sembra apprezzare infrangere le regole ogni volta che ne ha la possibilità.

Alla domanda sull’approccio non ortodosso del presidente Trump al protocollo e all’etichetta, Marshall ci ha dato una risata ironica ma, fedele ai suoi istinti diplomatici, non ha voluto commentare il suo stile di leadership.

“non posso parlare di quello che è la modalità di funzionamento all’interno dell’attuale Casa Bianca”, ha detto, “ma io so solo dalla mia esperienza personale, avendo lavorato per il Presidente Clinton e il Presidente Obama, che alla fine hanno aderito al protocollo perché veramente trovato un potente strumento da utilizzare, sia in politica estera le operazioni, ma anche le loro operazioni nazionali.”

Mentre la maggior parte delle persone sarebbe ragionevolmente supporre che il potere duro conta più di impostazioni del tavolo, Marshall sostiene che piccoli dettagli come la dimensione della stanza e arredamento ancora giocare un ruolo importante, anche nei negoziati più seri.

Scrive di un incontro tra Obama e il presidente russo Vladimir Putin al vertice del G20 nel 2012 in un momento di crescenti tensioni su Siria, Corea del Nord e Iran.

“Di tutti i leader che il presidente Obama ha incontrato, il presidente Putin è stato l’unico che ha visto i negoziati come un gioco a somma zero”, scrive, notando che gli accordi che ha preparato riguardavano il “riequilibrio della dinamica del potere.”

A tal fine, si è concentrata sulle dinamiche fisiche della stanza in cui avrebbe avuto luogo l’incontro. Marshall era felice di vedere i soffitti bassi perché crede che i soffitti più bassi aiutino le persone a” pensare in modo più concreto”, mentre i soffitti alti ” spingono le persone a pensare in modo più astratto.”

Ha allestito un tavolo abbastanza grande da ospitare 12 delegati ma abbastanza piccolo da creare vicinanza — “tanto meglio per guardarsi dritto negli occhi”, scrive.

Marshall ha anche assicurato che i fiori avessero un sacco di verde (che lei dice ha un effetto calmante), erano inodore (allergie) e tagliati in modo da non bloccare la vista di nessuno.

Scrive che l’incontro è andato bene — in netto contrasto con un incontro successivo un anno dopo che ha avuto luogo in un ambiente desolante con illuminazione stark, una configurazione scomoda posti a sedere e senza cibo o acqua.

” Quel secondo incontro, che avrebbe potuto capitalizzare lo slancio dell’anno precedente e spostare ancora il rapporto in avanti, si era bloccato. Il protocollo, insieme a un risultato promettente, era scomparso”, scrive.

Naturalmente, è altamente discutibile se il posizionamento delle sedie avesse qualche influenza sull’allargamento del divario politico tra i due leader a quel punto.

Ma Marshall offre un altro esempio nel suo libro che illustra direttamente come una violazione del protocollo può avere gravi conseguenze politiche.

L’ha definita una delle sue “storie più rabbiose” che “vivrà con me per un tempo molto, molto lungo.”

L’incidente ha avuto luogo nel 2010 in un vertice USA-ASEAN a New York City. Tutte le bandiere degli Stati membri del sud-est asiatico erano allineate dietro il tavolo dove sarebbero seduti i capi di stato, tra cui Obama. Tranne la bandiera filippina era a testa in giù — uno snafu che la stampa filippina e social media rapidamente raccolto su.

Naturalmente, appendere una bandiera a testa in giù è di per sé offensivo. Ma nelle Filippine, una bandiera rovesciata significa che una nazione è in guerra.

Marshall sapeva che qualcosa non andava quando una squadra di funzionari del Consiglio di sicurezza nazionale e del Dipartimento di Stato si avvicinò a lei.

Ha immediatamente compreso l’errore e si è scusata con l’ambasciatore filippino, che ha accettato le scuse “molto rapidamente e con grande gentilezza e considerazione”, ha detto.

“Quello che non sapevo era che, inoltre, il mio presidente stava progettando di avere un incontro con il presidente delle Filippine per discutere di una questione politica urgente.”

Così Marshall si diresse verso l’alcova privata che la sua squadra aveva allestito per Obama per trasmettere le cattive notizie.

“Ho passato quello che era successo, ho spiegato il follow-up, gli ho fatto le mie più profonde e profonde scuse — pensando che tutto questo sia certamente un reato capace di sparare”, ha ricordato.

Ma il presidente — a cui si riferisce nel suo libro come “no-drama Obama” — ha semplicemente detto: “Capricia, capisco completamente. Grazie per tutto quello che hai fatto. E ci assicureremo che non accada di nuovo. Giusto?”

La sua risposta: “Assolutamente signore, non accadrà mai più.”

” E non lo ha mai fatto. C’erano sempre da sei a otto occhi sulle bandiere. Ci siamo allenati tutti con la bandiera. Abbiamo davvero amplificato il nostro gioco per assicurarci di non vacillare mai”, ci ha detto.

” Ma questo è un esempio di quanto sia importante il protocollo. Quei dettagli che vanno a posto che spesso le persone non conoscono can possono essere quei semplici, semplici gesti che fanno una differenza così incredibile.”L’osservazione di Marshall sul protocollo riecheggia un ritornello comune sentito nella comunità dell’intelligence: la gente sente solo parlare dei fallimenti, non dei successi.

Ma c’è stato un successo che ha fatto notizia — perché era l’opposto dei titoli Obama ha ottenuto diversi anni prima.

Nel 2009 il presidente e la first lady incontrarono la regina Elisabetta II a Buckingham Palace. Lo scambio di doni tra capi di stato ha sempre un peso, ma, come ha spiegato Marshall, assume un significato aggiunto per gli inglesi e la loro amata monarchia.

Quindi Obama non ha ottenuto esattamente voti alti dalla stampa britannica quando ha dato alla regina an un iPod. Certo, l’iPod avrebbe avuto video e foto dal suo viaggio del 2007 negli Stati Uniti, e ha anche ricevuto un raro libro di canzoni, ma lo scambio ricordava un precedente disastro quando il primo ministro britannico Gordon Brown diede a Obama un portapenne scolpito dal legno di una nave anti-schiavo mentre il presidente gli diede … una scatola di DVD.

Quindi Marshall ha detto che il suo team “è andato in overdrive” nel momento in cui è stata annunciata la visita del 2009. Ha applicato il suo mantra di ” prima di tutto, piano, piano, piano piano. Dico sempre: ‘Non pianificare, pianificare per fallire.’

“Abbiamo capito che c’era un po’ di una domanda su cosa gli americani avrebbero portato per sua maestà questa volta”, ha detto con un tocco di allegria, riferendosi al famigerato iPod.

Così il suo team ha studiato quali tipi di doni la regina aveva ricevuto nel corso degli anni, in particolare dagli Stati Uniti

Marshall ci ha detto che il punto di uno scambio di doni e di altre dogane del protocollo è che non dovrebbero mai distogliere l’attenzione dalle politiche e dallo scopo reali di una visita.

” E le visite tra gli Stati Uniti e il Regno Unito. hanno un ulteriore importanza aggiunto a causa della enfasi sulla relazione speciale,” lei disse. “Volevamo davvero che questo fosse commovente e parlasse di quella relazione speciale.”

Dalla lista delle opzioni che il team del protocollo aveva presentato a Obama, ha scelto un portafoglio rilegato in pelle contenente cimeli dell’ultima visita che il padre della regina, re Giorgio VI, ha fatto negli Stati Uniti

“Quello che sapevamo era che amava suo padre e loves ama collezionare cose. E così quando sua maestà ha aperto il libro, voglio dire che ho visto solo l’allegria più debole nei suoi occhi quando ha guardato il presidente e lo ha ringraziato così tanto per il dono”, ha ricordato Marshall.

La first lady ha anche dato alla regina una spilla da Tiffany. “E ha indossato la spilla Penso come un segnale, o forse come un simbolo, in alcune occasioni speciali di recente durante l’attuale amministrazione che mi porta davvero un sorriso in faccia”, ha osservato Marshall.

Nel frattempo, il principe Filippo — un avido cavaliere — ha ricevuto bit shanks per i suoi pony carrozza e il principe Carlo — un ambientalista — ha ricevuto alberelli da Mount Vernon, Monticello e la Casa Bianca.

Marshall ha toccato base con il suo team di protocollo e ha ottenuto l’aggiornamento che sperava di sentire: “Sì, sì, stanno dicendo alla televisione che gli americani hanno capito bene!”si ricorda, ridendo. “Eravamo così, così entusiasti.”

Naturalmente, non tutti i compiti implicano la regalità. Gran parte del lavoro di Marshall riguardava il collegamento con i diplomatici stranieri inviati a Washington, D. C. Ciò includeva il programma “Experience America” firmato dall’Ufficio Protocollo, che ha portato gruppi di ambasciatori in luoghi diversi come Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle e Little Rock, Arkansas (vedi anche “Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience the Natural State” nel numero di febbraio 2013 di The Diplomat).

Lo scopo non è solo quello di stringere legami commerciali, ma anche dare ai diplomatici la possibilità di sperimentare la vita americana al di fuori della bolla Beltway.

Marshall sottolinea continuamente l’importanza di quello che lei chiama “IQ culturale” — un apprezzamento e la conoscenza di altre culture — qualcosa che ha sviluppato come la figlia immigrata di prima generazione di una madre dal Messico e un padre dalla Croazia.

Scrive che l’assimilazione alla vita americana era difficile per i suoi genitori, ma un modo in cui Marshall era in grado di rimanere in contatto con la sua eredità era attraverso i piatti messicani che sua madre spesso cucinava.

Marshall portò questo apprezzamento del cibo come ponte culturale al Dipartimento di Stato, dove creò un’iniziativa per i diplomatici per condividere le tradizioni culinarie delle loro nazioni.

Marshall ha anche promosso la moda come strumento soft power, organizzando eventi che hanno mostrato gli stili di moda di paesi che vanno dal Kosovo alla Nigeria.

Questi eventi hanno anche mostrato sottilmente l’influenza delle donne diplomatiche in quello che è ancora un campo in gran parte dominato dagli uomini.

Su questa nota, Marshall dedica un intero capitolo nel suo libro a ” negoziare mentre le donne.”Lei scrive che mentre le donne hanno fatto grandi passi avanti,” in molte culture, le donne sono ancora tenuti a guardare e comportarsi in modo diverso in situazioni di business.”

Un trucco che usa è indossare ” tacchi piattaforma da quattro pollici (con inserti in gel per il comfort)” per darle una spinta di fiducia, che è stato utile quando ha accolto Putin alla Casa Bianca.

“Nelle mie pompe ero quasi d’accordo con lui, qualcosa di cui ero improvvisamente molto consapevole (secondo quanto riferito, ha chiesto che le donne in visita al Cremlino evitassero di indossare i tacchi)”, scrive.

Marshall dà anche consigli specifici ai giovani in contesti professionali. Scrive che mentre la cultura aziendale è diventata sempre più casual, le persone dovrebbero comunque essere consapevoli di usare gergali e acronimi per evitare malintesi. E niente ghosting! Infatti, lei dice giovani texters sottovalutare il potere duraturo di una nota scritta a mano o anche l ” arte a lungo perduto di-gasp! – una telefonata.

Mentre parti del libro di Marshall contengono cose da fare e da non fare di base di cui molte persone sono a conoscenza (strette di mano ferme, nessun giuramento, ecc.), alcune raccomandazioni possono essere una sorpresa.

Ad esempio, sconsiglia di dire alle persone di sedersi dove vogliono. “Quando mi viene data una scelta, ho notato che c’è sempre quel momento in cui le persone si congelano, non sapendo dove sedersi.”

Inoltre, mangia tutto il cibo che un host ti serve, non importa quale sia. (Per Hillary Clinton, questo significava downing latte di cavalla da una famiglia nomade in Mongolia.)

Per quanto riguarda le ricariche? Accetta la prima offerta e rifiuta il resto.

Che ne dici di districarti educatamente da una conversazione a un cocktail party? “Presenta due persone e lasciale parlare prima di andare avanti.”

Alcuni dei consigli di Marshall sono anche infusi di umorismo sfacciato.

Ricorda ai lettori che “un diplomatico affamato non è un diplomatico felice” e dice alle donne di non pensare troppo a gesti come gli uomini che tengono le porte aperte per loro. “È una porta, non una proposta di matrimonio.”

Ma forse la parte più utile del libro è nella parte posteriore, che ha un’appendice di definizioni di protocollo e suggerimenti — un cheat sheet di sorta — tra cui un’intera sezione sulle sfumature di salutare le persone con baci. (In Albania, ad esempio, sono due baci, da destra a sinistra; anche gli abbracci vanno bene, e sono accoppiati con una guancia posta sulla fronte.)

Alcune di queste usanze, tuttavia, sono state rese discutibili dalla pandemia del coronavirus, che ha inaugurato un mondo senza contatto in cui i baci e persino le strette di mano possono diventare obsoleti.

Marshall ci ha detto che ha passato molto tempo a pensare a come potrebbero essere le interazioni post-pandemiche.

Una possibilità, ad esempio, è adottare l’arco di Namaste come saluto.

Ha detto che la chiave per navigare in questo nuovo mondo sarà l’impostazione chiare aspettative per la vostra casa e le imprese.

” Richiederai alle persone di indossare maschere a casa tua o no? E se qualcuno viene a casa tua indossando una maschera, offrirai loro la cortesia di indossarne uno?”ha detto. “Imposta le aspettative e poi tutti agiranno di conseguenza.”

Marshall ha detto che è lì che il protocollo gioca un ruolo fondamentale, perché aiuta le persone “a trovare il conforto nelle regole e nelle aspettative in modo che sappiano come interagire, sia nel governo, negli affari o nella loro interazione sociale. E le cose sono cambiate notevolmente da quando il virus. Vogliamo ancora avere il nostro contatto umano. E ‘ importante per noi stare insieme, ma come possiamo farlo in sicurezza?

“E così ci ho davvero pensato e il mio mantra principale è sempre stato che qualunque cosa tu faccia, la stai eseguendo con gentilezza, che pratichi stabilità e che sei paziente, perché siamo tutti in questo insieme.”

Circa l’autore

Anna Gawel (@diplomatnews) è il redattore capo del diplomatico di Washington.