Vantaggi del miglioramento continuo come strategia aziendale

Il termine miglioramento continuo è abbastanza auto-esplicativo. Sembra quasi troppo semplice, ma questa parola d’ordine del settore riguarda il miglioramento continuo del tuo business, dei processi e del modo di lavorare.

Come si fa a studiare, pianificare, implementare e evolvere quel miglioramento è dove diventa più complicato. È necessario incoraggiare una filosofia di miglioramento costante, logico e sostenibile in tutta l’organizzazione. Ciò consente al miglioramento continuo di andare oltre l’essere uno slogan su un poster, quindi diventa il modo in cui la tua azienda opera in ogni momento.

Mentre il miglioramento continuo può variare da semplici cambiamenti nel funzionamento quotidiano della vostra azienda a grandi cambiamenti di messa a fuoco e le procedure attraverso una struttura globale, in tutti i casi, si richiedono gli strumenti giusti per raggiungere il successo e andare avanti.

Perché il miglioramento continuo è importante?

“La vita inizia alla fine della tua zona di comfort” – Neale Donald Walsch

C’è una ragione per cui gli umani spesso resistono al cambiamento: c’è un conforto in ciò che sappiamo. Mentre il richiamo dell’ignoto è attraente per alcuni, è una cosa naturale e rassicurante resistere a metterci in situazioni nuove. Nel mondo degli affari, questo non è più possibile.

Nei tempi passati, era spesso possibile per le aziende “riposare sugli allori” e mantenere lo status quo con i loro prodotti e servizi perché le persone si fidavano dei loro marchi e prodotti e sapevano cosa stavano ottenendo. Ci sono diversi motivi per cui questo non funziona più:

• C’è più concorrenza che mai: la concorrenza è una buona cosa. Ci dà una base per il confronto tra i nostri coetanei e ci spinge a fare meglio. Ma significa anche che non siamo gli unici che offrono un determinato prodotto, servizio o funzionalità. Quando c’è concorrenza limitata, si può più facilmente difendere il vostro angolo di mercato, ma nel clima competitivo di oggi, non si ottiene un momento di riposo.

• È un mercato globale: per la maggior parte delle industrie e delle imprese in questi giorni, non solo devi essere preoccupato per la concorrenza locale ma anche per la concorrenza straniera. Sempre più confini stanno scendendo e prodotti e servizi maturi provenienti da altri mercati possono sorprenderti. Se non guardi cosa sta succedendo in altre parti del mondo e ti prepari, non sarai pronto ad affrontarlo quando arriverà.

• L’informazione è ovunque: i consumatori sono collegati 24/7 in questi giorni. Hanno accesso alle informazioni a portata di mano. Ad esempio, l ‘ 85% dei consumatori utilizza Internet per individuare le aziende che soddisfano le loro esigenze. Mentre in precedenza un prodotto, servizio o piano di marketing è stato progettato per la longevità, al giorno d’oggi è necessario essere pronti a reagire ai cambiamenti e le tendenze del mercato. È importante utilizzare la velocità del flusso di informazioni a proprio vantaggio e non sedersi e guardarlo volare.

• Le dinamiche stanno cambiando: i vecchi muri attorno a prodotti e servizi sono stati abbattuti e le aziende intelligenti e flessibili stanno raccogliendo i frutti. Le app mobili stanno trasformando l’industria dei taxi a testa in giù. Le banche online offrono un’alternativa alle banche di mattoni e malta. La consegna a domicilio sta cambiando il modo in cui acquistiamo prodotti di uso quotidiano. Ciò non significa che le aziende “tradizionali” siano finite, significa solo che devono evolversi.

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“Same old, same old” non funzionerà più. Ma questo non deve essere visto come una brutta cosa. Al contrario, rendersi conto e accettare che esiste un nuovo modo di fare business è eccitante e può creare molte grandi opportunità per te e la tua organizzazione, azienda o gruppo.

Non è un concetto nuovo

Per essere chiari, il concetto di miglioramento continuo non è nuovo. Formalizzato negli anni ‘ 80 in innumerevoli libri di testo e pubblicazioni, l’idea che dovremmo sempre sforzarci di fare meglio il nostro lavoro esiste da molto tempo. Viene naturalmente ad alcune persone. Guarda il caso dell’uomo delle caverne:

• Il povero uomo delle caverne ha lottato per prendere il suo cibo, che era troppo veloce per prendere a mano.
• Ha scoperto che se ha usato un bastone, ha avuto una portata più lunga e una migliore possibilità.
• Lanciare il bastone ha dato una gamma ancora migliore e ha migliorato le sue probabilità di catturare la sua preda.
• Aggiungere una pietra affilata alla fine del bastone significava un successo ancora maggiore.
• Coinvolgere altri uomini delle caverne nella caccia ha anche moltiplicato le sue possibilità di prendere la cena.

Questo è un miglioramento continuo. Non è trovare un metodo che funzioni e attenersi ad esso. Sta guardando dove sei oggi, fissando un obiettivo e facendo ciò che deve essere fatto per raggiungere quell’obiettivo. Una volta raggiunto questo obiettivo, si ricomincia, trovando modi per migliorare ulteriormente. Non importa che tipo di industria o di business ti trovi in — un approccio di miglioramento continuo è necessario per tenere il passo del gioco.

Con la ricchezza di informazioni disponibili sul tema del miglioramento continuo, può essere difficile sapere da dove cominciare. Quello che suggeriamo è sempre a partire dall’analisi della tua situazione attuale. Hai bisogno di una piena comprensione di come si opera oggi in modo da poter seguire i principi di PDCA.

Per prima cosa stabilisci la tua linea di base, il tuo punto di partenza. Allora tu:

• PIANO: Pianifica i tuoi miglioramenti, inclusa la definizione degli obiettivi.
• DO: Mettere in atto le azioni necessarie per il miglioramento.
• VERIFICA: misura il tuo successo rispetto alla tua linea di base.
• ACT: regolare o modificare le modifiche.

Questo processo è spesso rappresentato nella forma grafica di una ruota, nota come” ruota PDCA “o” ruota Deming ” dopo il creatore, Dr. W. Edwards Deming. Come si procede attraverso ogni passo, si mantiene la ruota in movimento, che rappresenta il miglioramento continuo.

Quando arrivi di nuovo alla tua fase di base, prendi in considerazione i tuoi miglioramenti precedenti e pianifichi i prossimi miglioramenti.

The Continuous Improvement Project – Make It a Strategy

Anche se la tua azienda o organizzazione non promuove attivamente un processo di miglioramento continuo oggi, ciò non significa che non fai alcun miglioramento continuo del business. Significa solo che probabilmente non lo stai facendo in modo sistematico o efficace come potresti, e potresti non distribuire modifiche da un settore o area ad altri che potrebbero trarne beneficio.

Qui entra in gioco la nozione di cultura del miglioramento continuo. Quando affronti per la prima volta il tema del miglioramento continuo con i tuoi dipendenti e collaboratori, la maggior parte sarà d’accordo nella necessità, ma non necessariamente sa da dove cominciare. La creazione di un piano formalizzato che funzioni per la struttura è fondamentale.

Ci sono molte ragioni per cui formalizzare la vostra strategia di miglioramento continuo è importante:

• • Ottiene tutti usando la stessa lingua. Questo è fondamentale quando si sta cercando di distribuire le lezioni apprese e le best practice in tutta la struttura, i processi e le business unit. La formalizzazione di documenti, procedure e istruzioni di lavoro rende più facile ottenere tutti sulla stessa pagina.

• • Crea una mentalità. Invece di vedere il miglioramento continuo come qualcosa da riavviare con ogni nuovo progetto, un approccio formalizzato e coerente al miglioramento continuo insegna alle persone che il sistema è inerente a come funziona la tua azienda. Non è qualcosa che si aggiunge a come si lavora — diventa come si lavora.

• • Rende le persone responsabili. Quando il miglioramento continuo permea tutti i livelli della tua organizzazione, smette di essere il lavoro di una persona e diventa parte del lavoro di tutti. Sapere che la tua azienda non smette mai di evolversi aiuta i tuoi dipendenti a capire dove possono essere parte attiva del miglioramento continuo.

• • Rafforza l’importanza. In questo giorno ed età, è facile perdersi in slogan aziendali-parlare e sala riunioni. Il miglioramento continuo dei processi deve essere trattato come una base integrale per la tua organizzazione e formalizzare il tuo approccio lo rende più concreto.

Scoprirai che una volta stabilite regole e linee guida per il tuo miglioramento continuo, sarà più facile includerlo in tutti gli aspetti della tua attività. E non dimenticare che devi applicare il concetto di miglioramento continuo al tuo sistema di miglioramento continuo!

Ciò che funziona oggi potrebbe non essere adeguato in futuro, quindi assicurati di analizzare e valutare costantemente i tuoi metodi di miglioramento continuo dei processi e di apportare miglioramenti e correzioni ove necessario.

Cambia per amore del cambiamento

Un pericolo, specialmente se non persegui attivamente il miglioramento continuo con i tuoi team e dipendenti oggi, è che potresti sentirti sotto pressione per apportare modifiche semplicemente per dimostrare che non sei seduto ancora. Un’efficace strategia di miglioramento continuo richiede una mentalità sostenibile a lungo termine e potrebbe non dare i suoi frutti nel breve termine.

Il miglioramento continuo non è cambiamento per motivi di cambiamento. È un valore aggiunto al tuo modo di operare. Se, dopo l’analisi, si vede alcuni aspetti dei vostri processi e procedure sono efficaci ed efficienti, non si sentono come si deve forzare un cambiamento. Continua semplicemente la tua analisi di altri aspetti. Troverete sempre un’area che può beneficiare di miglioramento.

Ad esempio, nel caso di un processo di revisione per i progetti in essere, è possibile effettuare le seguenti osservazioni:

• • • I passaggi in atto possono essere tutti necessari. Non rimuovere o consolidare i passaggi se servono a uno scopo e aggiungere valore al processo semplicemente per mostrare che hai fatto un ” miglioramento.”Guarda attentamente ogni passo e ogni attore e comprendi le interazioni prima di apportare modifiche. Resistere alla tentazione di assumere che” meno passi ” è automaticamente un miglioramento. Invece, cerca una comprensione fondamentale dell’intero processo e apporta miglioramenti basati su questo.

• • • Potrebbe essere necessario includere altri reparti e divisioni per comprendere l’impatto dei miglioramenti che avete in mente. Fare attenzione a non indossare paraocchi quando si sta cercando di migliorare il processo di revisione. Tieni presente che gli input e gli output del tuo processo riguardano molti altri attori, come fornitori, clienti e dipendenti, e che qualsiasi miglioramento apportato deve continuare a soddisfare le loro esigenze. Includerli nel tuo ambito può aiutarti a lavorare insieme per apportare miglioramenti ancora più ampi rispetto a quando ti concentri esclusivamente su ciò che è sotto il tuo controllo.

• • • È importante pianificare il cambiamento. Assicurati che i tuoi continui miglioramenti forniscano la flessibilità per qualsiasi cosa possa portare il futuro. Nuovi tipi di progetto, nuovi clienti, nuovi volumi, nuovi prodotti: tutti questi devono essere presi in considerazione. Se i tuoi miglioramenti sono focalizzati su ciò che stai facendo oggi, ad esempio mettendo in atto un sistema per gestire un certo numero di recensioni al mese, potresti non essere in grado di gestire ciò che accade il mese prossimo se il numero di recensioni aumenta o diminuisce in modo significativo.

* Ci sono diversi modi per iniziare con il miglioramento continuo. Ma il più semplice è ” Start right now “

Capire perché stai implementando una strategia di miglioramento continuo ti aiuterà a evitare di cercare di forzare il cambiamento dove non è utile o necessario. Lascia che un’analisi approfondita dei tuoi processi, prodotti e procedure dettino le modifiche che hai messo in atto.

Altri vantaggi del miglioramento continuo

I vantaggi diretti dei miglioramenti continui sono spesso facili da prevedere. È possibile calcolare o stimare il risparmio di costi e tempo anche prima di implementare le modifiche. Ci sono altri vantaggi significativi, tuttavia, che non vi renderete conto fino a quando la vostra strategia di miglioramento continuo è a posto:

• • • Meglio il morale: I tuoi collaboratori e dipendenti trarranno beneficio dai miglioramenti e dall’aumento del dinamismo che il miglioramento continuo fornisce. I progetti di miglioramento continuo sono un’opportunità per i dipendenti di uscire dagli schemi e avere un impatto significativo e gratificante sul loro lavoro.

• • • Migliore accettazione di nuove idee: quando la tua organizzazione è abituata ad accettare lo status quo, nuovi progetti e opportunità possono essere visti in una luce negativa. Con una strategia di miglioramento continuo implementata, i tuoi team si abitueranno e apprezzeranno lavorare con l’idea che il cambiamento sia positivo.

• • • Maggiore motivazione: quando quelli con cui lavori sanno di avere il potere di osservare, analizzare e migliorare il loro modo di lavorare, sono più motivati di quanto ci si aspetti che applichino semplicemente gli stessi vecchi metodi e modi di lavorare. Saranno più entusiasti del loro futuro di carriera quando sapranno che possono avere un impatto positivo su di esso.

Abbiamo tutti incontrato resistenza al cambiamento. Succede a tutti i livelli di un’organizzazione e deve essere gestito. Quando inizi a comunicare la tua strategia di miglioramento continuo ai tuoi team e dipendenti, assicurati di concentrarti sui vantaggi. Alcuni possono supporre che significa semplicemente più lavoro.

Hanno bisogno di sapere che il miglioramento continuo non è in aggiunta a quello che stanno facendo oggi, ma piuttosto una parte integrante di esso. È un nuovo modo di guardare al loro vecchio modo di lavorare. L’obiettivo del miglioramento continuo è quello di rendere ogni aspetto di ciò che stanno facendo meglio, più facile, più veloce, più economico e più redditizio per il business.

Coinvolgi tutti

È importante creare una strategia di miglioramento continuo ampia e completa che possa essere condivisa e comunicata in tutta la tua unità, azienda o organizzazione, a seconda dell’ambito del tuo ruolo.

Trattare il miglioramento continuo dei processi come un progetto una tantum per un piccolo gruppo è un modo sicuro per dimenticarlo non appena il primo progetto è completato. Invece, mettere in chiaro che il miglioramento continuo è un nuovo modo di fare business e che dovrebbe essere applicato da tutti e in tutti gli aspetti del vostro business. Alcuni ottimi modi per assicurarsi che tutti sono a bordo includono:

• • • Comunicare la strategia in modo chiaro e a tutti. Creare un team di miglioramento continuo e li hanno venire con una dichiarazione di missione, linee guida, ambito e altri dettagli che possono essere condivisi per tutti da vedere. Lasciate che ogni dipendente sapere il loro contributo continuo e dedizione è vitale.

• • • Avere un evento kick-off. Chiarisci che la tua nuova strategia di miglioramento continuo è un grosso problema e che la gestione è ottimista e al 100% dietro la sua implementazione di successo. Introdurre il team e chiarire chi è responsabile di cosa e chi sono le persone di contatto per diverse attività e settori. Mettere in atto un modo semplice e inclusivo per i dipendenti di condividere le idee che hanno — come una casella di suggerimento, forum internet, chat di gruppo, idee ricorrenti riunione, eccetera.

• • • Dare esempi concreti. “Miglioramento continuo” è un termine molto ampio, e alcune persone potrebbero non capire come si applica al loro ruolo, processi o prodotti. Trova alcuni esempi pertinenti per il tuo settore o industria. Mostra esempi in cui la tua azienda ha apportato miglioramenti in passato e spiega come ciò possa essere un trampolino di lancio per un miglioramento continuo.

• • • Evidenzia i benefici. Non stai implementando il miglioramento continuo per divertimento. L’obiettivo è quello di migliorare il vostro business eliminando gli sprechi, sovrapposizione, e la ridondanza e venire con modi creativi per semplificare e migliorare il modo di lavorare. Fai sapere ai tuoi dipendenti che il miglioramento continuo può essere applicato a ogni singolo aspetto della tua attività.

• • • Creare diversi progetti kick-off. Mentre il miglioramento continuo dovrebbe diventare una seconda natura nel tuo posto di lavoro, all’inizio, dovrai fare da babysitter alla tua strategia. Alcuni progetti di alto profilo possono aiutare a mantenere la vostra strategia di miglioramento continuo fresco nella mente di tutti. Formare e responsabilizzare i team leader a seguire da vicino l’evoluzione di questi progetti, e sollecitare il contributo di quanti più dipendenti possibile.

Se la direzione non è entusiasta del miglioramento continuo sul posto di lavoro, nessuno lo sarà. Trova modi per portarlo spesso, evidenziando sempre la ragione e i potenziali miglioramenti. Lodare anche i più piccoli miglioramenti, perché i dipendenti potrebbero essere titubanti in un primo momento a dare suggerimenti.

Non preoccuparti se l’idea è lenta a prendere piede. Una strategia di miglioramento continuo non ha limiti di tempo, nessun endpoint, nessuna data di scadenza. Stai cercando di cambiare la mentalità di un gruppo di persone che sono più che probabile confortevole e si stabilirono nel modo in cui fanno il loro lavoro oggi. Ricorda che il miglioramento continuo dei processi non è una nuova attività aggiunta al tuo carico di lavoro, ma che permea ogni singola cosa che fai.

Inizia questo istante

Di tutte le decisioni di gestione del posto di lavoro che si possono fare, il miglioramento continuo è il più facile da iniziare. Inizia subito. Considera cosa devi fare oggi e trova un modo per migliorarlo. Quindi metti in atto un modo per misurare il tuo miglioramento e controllare a intervalli regolari per vedere i tuoi progressi.

* Un modo conveniente per misurare il progresso è utilizzando alcune metriche di flusso di base utilizzate in Kanban

Ricordatevi di pensare “miglioramento continuo” ogni giorno fino a quando non diventa una seconda natura. Scegli tre aree in cui vuoi applicare i principi di miglioramento continuo. Per aiutarti a capire quanto sia ampia e onnicomprensiva una strategia di miglioramento continuo, cerca i seguenti esempi all’interno della tua organizzazione:

• • • Il caso negativo: Scegliere un aspetto del vostro business che è chiaramente bisogno di miglioramento. Forse sei stato rimandando o riducendo al minimo l’effetto negativo che ha sul vostro business. Quando è ovvio che qualcosa non funziona come dovrebbe, trovare un miglioramento notevole è gratificante e incoraggiante. Avrà un effetto positivo sulla tua linea di fondo e porterà l’attenzione sull’utilità di applicare il miglioramento continuo dei processi.

• • • Il caso neutro: scegli un processo, una parte o un progetto che sembra essere in modalità cruise-control. Questi casi possono essere difficili, perché mentre non ci può essere nulla di ovviamente sbagliato, si può lottare per individuare ciò che può essere fatto per renderli migliori. Potresti anche essere tentato di lasciare abbastanza bene da solo, quindi un caso neutro ti aiuterà a resettare la tua mentalità e farti pensare al miglioramento continuo.

• • • Il caso positivo: guarda i tuoi aspetti aziendali di maggior successo e vedi cosa puoi imparare da loro. Puoi prendere le migliori pratiche e trasferirle in altre aree o reparti? È possibile apportare ulteriori modifiche che spingono queste storie di successo al livello successivo? Le persone responsabili di questi risultati positivi sono in grado di condividere le loro conoscenze e competenze ad altre persone che diventeranno loro stesse campioni del miglioramento continuo?

Gli strumenti giusti per il lavoro

Un ultimo consiglio per la creazione, l’implementazione e l’espansione di una strategia di miglioramento continuo sul posto di lavoro è utilizzare gli strumenti giusti. Kanbanize è progettato con l’obiettivo di migliorare continuamente il modo in cui gestisci la tua attività.

Avere un quadro preciso dello stato del vostro magazzino, progetti di miglioramento continuo e indicatori di performance chiave in ogni momento è la chiave per valutare e pianificare i miglioramenti.

Se non si misura e tenere traccia dei miglioramenti, non saprai mai cosa funziona e cosa no. Mentre alcuni miglioramenti possono essere fatti per intuizione, scoprirai rapidamente che dopo un miglioramento iniziale, non sai dove andare dopo.

Con Kanbanize, hai potenti strumenti di gestione visiva progettati con grande flessibilità. Non importa in quale settore ti trovi, che tipo di attività gestisci o che tipo di servizi o prodotti fornisci.

Kanban può essere applicato a qualsiasi tipo di organizzazione, e si può scegliere tra le caratteristiche e le opzioni che funzionano per voi. Non cercare di spingere un piolo quadrato in un foro rotondo. Kanbanize si adatta alle tue esigenze di oggi e ridimensiona anche il tuo business in base alle tue esigenze future e alla tua crescita. Applichiamo i principi Lean, che sono una pietra angolare del miglioramento continuo.

Sperimenta la potenza delle schede Kanban e costruisci la tua strategia di miglioramento continuo attorno a un software visivo facile da usare. Scopri quanto è facile collaborare con altri membri della tua organizzazione, che si trovino nello stesso ufficio o dall’altra parte del mondo.

Crea report semplificati sul flusso di lavoro, sulla politica e sul monitoraggio che mettano tutti sulla stessa pagina e lavorino all’obiettivo comune di migliorare costantemente, con sicurezza e continuamente.

Il miglioramento continuo non deve essere complicato, ma ci vuole un po ‘ di pianificazione e dedizione per conto del management e della leadership. Prendere la decisione di trasformare il vostro posto di lavoro in una storia di successo miglioramento continuo e spingere il vostro business per essere più efficace, più snella e, infine, più redditizio.

Stabilisci azioni a breve termine che ti porteranno ai tuoi obiettivi a lungo termine. E ricorda che il miglioramento continuo è davvero continuo: una volta iniziato, un giorno non passerà dove non stai trovando nuovi modi per migliorare il tuo business!

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