Wage & Hour Insights

Recentemente, due lettori del blog hanno fatto una domanda sull’uso del tempo compensativo (comp) nel settore privato durante una discussione sul monitoraggio delle ore lavorate dei dipendenti esenti. La società di un lettore ha monitorato le ore lavorate dei dipendenti esenti e ha permesso ai dipendenti di” flettere ” le ore lavorate in eccesso rispetto a una normale settimana lavorativa, più tardi quella settimana o nelle settimane future su base oraria, soggetta a carichi di lavoro e requisiti di programmazione. Un altro lettore si chiedeva se il tempo “flex” bancario sarebbe un uso illegale del tempo comp da parte di un datore di lavoro privato. Sfatiamo quel mito: puoi offrire tempo comp, tempo flex o qualche altro tempo compensato aggiuntivo ai tuoi dipendenti esenti? Sì! Questo è legale e consentito dai regolamenti Fair Labor Standards Act (FLSA).

Come sai ormai se hai letto questo blog, la FLSA richiede a tutti i datori di lavoro di pagare i dipendenti “non esenti” tempo e metà del loro normale tasso di retribuzione per tutte le ore oltre 40 che quei dipendenti lavorano in una determinata settimana. Se un dipendente è esente dai requisiti straordinari della FLSA ai sensi di una delle numerose esenzioni, come le esenzioni esecutive, amministrative o professionali “colletti bianchi”, questi cosiddetti “dipendenti esenti” non devono essere pagati gli straordinari per ore che lavorano in eccesso di 40 ore in una settimana. Tuttavia, la FLSA include anche disposizioni per il tempo di comp per determinati dipendenti pubblici e privati, sebbene le regole funzionino in modo diverso per ciascun settore.

Tempo di compensazione sotto la FLSA per i datori di lavoro pubblici

Sezione 207(o) della FLSA consente ai datori di lavoro pubblici a livello federale, statale o locale per compensare i dipendenti non esenti per ore lavorate in eccesso di 40 con il tempo comp in luogo di straordinari in contanti. Poiché il tempo comp dei dipendenti pubblici e non esenti è al posto degli straordinari, i datori di lavoro pubblici devono accreditare quel tempo comp allo stesso tasso degli straordinari in contanti: non meno di un’ora e mezza di tempo comp per ogni ora di lavoro straordinario. Un datore di lavoro pubblico che compensa i suoi dipendenti non esenti straordinari con ora per ora comp tempo viola i regolamenti FLSA.

I datori di lavoro pubblici che utilizzano il tempo comp per i dipendenti non esenti possono farlo al posto di tutti gli straordinari in contanti, o solo di alcuni di essi. I datori di lavoro pubblici possono limitare il tempo di comp dei dipendenti non esenti a dipendenti particolari, titoli di lavoro o anche incarichi particolari (emergenze, fine settimana, vacanze, ecc.). L’unico prerequisito per i datori di lavoro pubblici è che il dipendente pubblico non esente accetti in anticipo di essere compensato con il tempo comp invece di straordinari in contanti, sia in un contratto collettivo, protocollo d’intesa o altro accordo, o tramite qualche altro accordo o intesa raggiunta con il dipendente prima che il lavoro venga eseguito (sebbene certamente utile, la comprensione non deve essere scritta).

I regolamenti specificano che i datori di lavoro pubblici possono consentire ai loro dipendenti non esenti di maturare solo fino a 240 ore di tempo comp, a meno che i dipendenti non lavorino “in un’attività di pubblica sicurezza, in un’attività di risposta alle emergenze o in un’attività stagionale”, nel qual caso possono maturare fino a 480 ore. I datori di lavoro pubblici devono anche consentire ai dipendenti di utilizzare il tempo di comp “accumulato entro un periodo ragionevole dopo aver fatto la richiesta se l’uso del tempo compensativo non interrompe indebitamente le operazioni dell’agenzia pubblica.”

È importante sottolineare che i regolamenti del DOL non autorizzano “use or lose it” comp time policies. Ricordate che il tempo comp è semplicemente un sostituto per gli straordinari in contanti. Non è possibile forzare un dipendente non esente a rinunciare o convertire gli straordinari in contanti in qualcos’altro, e allo stesso modo non è possibile forzare un dipendente non esente a perdere il tempo comp o convertirlo in tempo di malattia, tempo di vacanza o altro PTO.

La FLSA e i suoi regolamenti richiedono che i datori di lavoro pubblici paghino i dipendenti per il tempo non utilizzato quando il loro lavoro termina per qualsiasi motivo:

ad un tasso di compensazione non inferiore a—

1. Il tasso medio regolare ricevuto da tale dipendente durante gli ultimi tre anni di occupazione del dipendente, o
2. Il tasso regolare finale ricevuto da tale dipendente, a seconda di quale sia più alto.”

Tempo compensativo sotto la FLSA per i datori di lavoro privati

Proprio così: il tempo comp esiste nel settore privato! Contrariamente alla credenza popolare, la FLSA consente sia ai datori di lavoro del settore pubblico e privato di offrire tempo comp ai loro dipendenti esenti, appena sotto un nome diverso. Sezione 541.604 del regolamento FLSA consentono espressamente ai datori di lavoro, pubblici o privati, di pagare i lorosempt dipendenti “compensazione aggiuntiva” in determinate circostanze. Tuttavia, a differenza dei datori di lavoro del settore pubblico, i datori di lavoro del settore privato non possono offrire tempo comp ai dipendenti non esenti. I dipendenti del settore privato non esenti devono essere pagati per tutte le ore di straordinario.

I regolamenti prevedono che la compensazione aggiuntiva pagata per esentare i dipendenti non distrugga la base salariale (e, di conseguenza, l’esenzione FLSA dagli straordinari) purché “l’accordo di lavoro includa anche una garanzia di almeno l’importo minimo settimanale richiesto pagato su base salariale.”La sezione 541.604 fornisce inequivocabilmente che i datori di lavoro non perdono l’esenzione fornendo

compensazione aggiuntiva basata sulle ore lavorate per il lavoro oltre la normale settimana lavorativa. Tale compensazione supplementare può essere pagata su qualsiasi base (ad es., somma forfettaria, pagamento bonus, importo orario straight-time, tempo e la metà o qualsiasi altra base), e può includere pagato tempo libero. (L’enfasi è mia).

Rateo, regole di pagamento per i dipendenti esenti’ “Tempo Comp”

A differenza di tempo comp per i dipendenti del settore pubblico non esenti, “tempo comp” per i dipendenti esenti può essere concesso in qualsiasi forma il datore di lavoro sceglie. Si potrebbe scegliere di dare dipendenti esenti un’ora di “tempo comp” per ogni ora oltre 40. Si potrebbe concedere “comp time” dopo 50 ore, dopo 160 ore in un mese, o in qualsiasi altro modo si sceglie. Allo stesso modo, è possibile assegnare “comp time” per esentare i dipendenti su un’ora per ora (o qualsiasi altra) base che si sceglie, come ha fatto la società del nostro lettore. A differenza del tempo comp per i dipendenti pubblici non esenti, la tua politica può impostare qualsiasi limite di competenza (o nessun limite di competenza) sul “tempo comp” che premi ai tuoi dipendenti esenti. Allo stesso modo, poiché i datori di lavoro non hanno l’obbligo di fornire ai propri dipendenti esenti un beneficio “comp time”, non si ha l’obbligo, almeno ai sensi della FLSA (sebbene le leggi statali possano variare), di incassare il “comp time” al momento della risoluzione e si può persino implementare le politiche “usalo o perdilo” (di nuovo, soggette alle leggi statali e locali).

Employer Insights

Due ultimi suggerimenti, uno tecnico, uno sostanziale: Per evitare confusione con il beneficio del settore pubblico, consiglierei ai datori di lavoro privati che vogliono approfittare di questo beneficio di chiamare il tempo qualcosa di diverso da “comp time”, come flex time o bonus time. Sostanzialmente, questa strategia funziona solo se hai correttamente classificato i tuoi dipendenti esenti. Contare le ore e assegnare un compenso aggiuntivo per quelle ore potrebbe essere dannoso per i tuoi argomenti pro-esenzione in casi ravvicinati come un fattore a sostegno del fatto che i dipendenti non sono effettivamente esenti.

La linea di fondo è che, contrariamente a quanto si potrebbe avere sentito, sia il settore pubblico e privato employerscan premio loro dipendenti esenti “comp time” per lavorare oltre l’orario previsto, o per qualsiasi altro motivo. A differenza del tempo comp governato da FLSA per i dipendenti pubblici non esenti, il “tempo comp” dei dipendenti esenti può essere accreditato in ogni caso e soggetto a qualsiasi condizione che si sceglie. Poiché la FLSA non richiede ai datori di lavoro privati di offrirlo, qualunque cosa tu faccia per i dipendenti esenti è semplicemente una questione di politica, ma fai attenzione agli statuti statali che potrebbero imporre altri requisiti alla tua attività (in particolare con “usalo o perdilo” o pagamenti di terminazione).