Kapitel 2 – Informationssysteme für die Zusammenarbeit

Kooperation ist eine Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten und alle im Wesentlichen die gleiche Art von Arbeit leisten, um einen Job zu erledigen. Zusammenarbeit ist eine Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel durch einen Prozess von Feedback und Iteration zu erreichen. Zusammenarbeit kann ein Ort sein, an dem alle Parteien existieren und Wiedergutmachung leisten, um Arbeit zu erledigen, aber die Qualität und Verbesserung des Einzelnen sind nicht vorhanden. Die Zusammenarbeit umfasst das Geben von Feedback, die Straffung von Prozessen und Verfahren und die Verbesserung der Leistung der Beteiligten.

Bedeutung eines effektiven kritischen Feedbacks

Eine Gruppe, in der jeder zu höflich ist, um etwas Kritisches zu sagen, kann nicht zusammenarbeiten. Charles Darwin sagte einmal: “Wenn zwei von euch genau die gleiche Idee haben, dann brauchen wir keinen von euch.” Auf der anderen Seite, wenn eine Gruppe zu kritisch und negativ ist, können Mitglieder dazu kommen, einander zu misstrauen und zu hassen. Es muss ein ausgewogenes Verhältnis zwischen beiden geben, und Feedback muss die Teammitglieder dazu bringen, voneinander zu lernen. Wenn niemand bereit ist, andere und sogar unpopuläre Ideen auszudrücken, wird niemand etwas lernen.

Richtlinien für das Geben und Empfangen von kritischem Feedback

Das Geben und Empfangen von kritischem Feedback ist die wichtigste Fähigkeit zur Zusammenarbeit. Im Folgenden finden Sie eine Richtlinie der wichtigsten Merkmale für eine effektive Zusammenarbeit: Ist begeistert von dem Thema unserer Zusammenarbeit, ist offen und neugierig, spricht seine Meinung, auch wenn es ein unpopulärer Standpunkt ist, kommt rechtzeitig auf mich und andere zurück, ist bereit, schwierige Gespräche zu führen, ist ein einfühlsamer Zuhörer, ist geschickt darin, negatives Feedback zu geben / zu empfangen, ist bereit, unpopuläre Ideen vorzubringen, ist selbstverwaltend und erfordert “geringe Wartung” und vieles mehr.

Was sind drei Kriterien für eine erfolgreiche Zusammenarbeit?

Für Geschäftsleute müssen Teams ihre Ziele erreichen. Diese Ziele können das Treffen einer Entscheidung, das Lösen eines Problems oder das Erstellen eines Arbeitsprodukts umfassen. Bei jedem Ziel besteht das erste Erfolgskriterium immer darin, die Frage zu beantworten: “Haben wir es geschafft?” Wenn Sie der Frage Ebenen hinzufügen, wird es dann: “Haben wir es innerhalb der erlaubten Zeit und des Budgets getan?” In diesen Fällen halten Teams, die über die Zeit oder das Budget hinausgegangen sind, ihre Ziele im Allgemeinen nicht für erreicht.

Steigerung der Teamfähigkeit

In einem Unternehmen halten Teams Monate oder sogar Jahre zusammen, daher lautet ein geeigneter Fragesteller immer: “Ist das Team besser geworden?” Teams, die oft permanent sind, wachsen mit ihren Vorteilen im Laufe der Zeit, und wenn das Team besser wird, wird es effizienter und bietet einen besseren Service, möglicherweise sogar zu geringeren Kosten. Aber wie wird ein Team besser? Dazu gehört, bessere Arbeitsprozesse zu entwickeln, die eigenen Aufgaben individuell zu verbessern, sich gegenseitig Aufgaben und neue Fähigkeiten beizubringen und sich gegenseitig sinnvolle Perspektiven zu bieten.

Sinnvolle und befriedigende Erfahrung

Was macht Arbeit in der alltäglichen Welt der Geschäftsleute sinnvoll? Die Arbeit muss vom Team sinnvoll wahrgenommen werden. Es ist vielleicht nicht so glamourös wie ein Leben zu retten, aber wenn die Aufgabe als wichtig empfunden wird, wird es viel sinnvoller sein. Wenn die Arbeit gutgeschrieben wird und die Erledigung der Aufgabe anerkannt wird, ist die Arbeit umso aussagekräftiger. Auch Kameradschaftsaspekt der Teamarbeit kann eine befriedigende Erfahrung geben. Jeder ist energetisiert, wenn er das Gefühl hat, eine Gruppe zu sein und seinen Teil dazu beizutragen, etwas Wertvolles zu erreichen.

Was sind die vier Hauptziele der Zusammenarbeit?

Informieren ist der erste und grundlegendste Zweck der Zusammenarbeit. Das Ziel der Information ist es, sicherzustellen, dass Teammitglieder Informationen so weit wie möglich auf die gleiche Weise erfassen. Die Teammitglieder müssen in der Lage sein, Daten auszutauschen, miteinander zu kommunizieren und jede Interpretation zu verstehen. Dies vermeidet jede Wiederholung von Informationen und führt zu einer effizienteren Lösung.

Entscheidungen treffen

• Operative Entscheidungen – Entscheidungen, die operative, alltägliche Aktivitäten unterstützen.
• Managemententscheidungen – Entscheidungen über die Zuweisung und Nutzung von Ressourcen. Wenn eine Managemententscheidung eine Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven erfordert, wird sie von der Zusammenarbeit stark profitieren.
• Strategische Entscheidungen – Entscheidungen, die weitreichende organisatorische Fragen unterstützen. Diese Entscheidungen sind fast immer kollaborativ.
• Strukturierter Entscheidungsprozess, bei dem es eine verstandene und akzeptierte Methode gibt, um die Entscheidung zu treffen.
• Unstrukturierter Entscheidungsprozess, bei dem es keine vereinbarte Entscheidungsmethode gibt.

Der Entscheidungstyp und der Entscheidungsprozess hängen lose zusammen. Auf operativer Ebene werden in der Regel strukturierte Entscheidungen getroffen, und Entscheidungen auf strategischer Ebene sind in der Regel unstrukturiert. In einem Kollaborationssystem beinhalten nur wenige strukturierte Entscheidungen die Zusammenarbeit. Es gibt bereits in der Regel ein festgelegtes Verfahren zu folgen, und es erfordert nicht viel Entscheidungen. Unstrukturiert hingegen erfordert viel Zusammenarbeit, da Feedback und Iterationen von entscheidender Bedeutung sind. Verschiedene Perspektiven müssen berücksichtigt werden, und vorläufige Schlussfolgerungen und mögliche Ergebnisse müssen alle diskutiert werden.

Probleme lösen

Ein Problem ist ein wahrgenommener Unterschied zwischen dem, was ist und was sein sollte. Probleme sind eine Wahrnehmung, und das führt dazu, dass verschiedene Menschen unterschiedliche Problemwahrnehmungen haben. Aus diesem Grund ist die erste und vielleicht wichtigste Aufgabe für eine kollaborative Problemlösungsgruppe die Definition des Problems. Dann muss das Team das Ziel bei der Lösung des Problems verstehen und es erreichen.

Projekte verwalten

Projekte werden gebildet, um etwas zu schaffen oder zu produzieren. Das Endziel könnte eine Vielzahl von Dingen sein, und da Projekte in Art und Größe so unterschiedlich sind, Hier sind vier generische Projektphasen:

• Startphase – Die Startphase besteht darin, die Grundregeln für das Projekt und das Team festzulegen. Zu den Aufgaben in dieser Phase gehören das Identifizieren des Projekts, das Bestimmen der Teammitgliedschaft, das Definieren des Projekts, das Festlegen des Projektumfangs, das Festlegen von Rollen und das Festlegen von Teamregeln.
• Planungsphase – Phase, um zu bestimmen, wer was und bis wann tun wird. In dieser Phase werden Arbeitsaktivitäten definiert und Ressourcen wie Personal, Budget und Ausrüstung zugewiesen. Außerdem werden Zeitpläne für jede Aufgabe und jedes Mitglied festgelegt, und das Budget kann mehrmals überprüft werden.
• Doing Phase – Projektaufgaben werden innerhalb dieser Phase erledigt. Eine Managementherausforderung in dieser Phase besteht darin, sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden, und Probleme innerhalb des Zeitplans so früh wie möglich zu identifizieren. Aufgaben können in dieser Phase gelöscht und geändert werden.
• Finalisierungsphase – Diese Phase schließt den Abschluss des Projekts ab und fragt die Teammitglieder: “Sind wir tatsächlich fertig?” Wenn alle Arbeiten erledigt sind, muss die Dokumentation erfolgen und die Daten müssen an einem zugänglichen Ort gespeichert werden.

Was sind die Voraussetzungen für ein Collaboration Information System?

Wie ein Informationssystem besteht ein Kollaborationssystem aus den fünf Komponenten eines jeden Informationssystems, wie Hardware, Software, Daten, Verfahren und Personen. Innerhalb der Datenkomponente umfasst die Zusammenarbeit zwei Arten:

• Projektdaten – Daten, die Teil des Arbeitsprodukts der Zusammenarbeit sind. Ein Dokument, das eine empfohlene Lösung beschreibt, sind die Projektdaten für ein Problemlösungsprojekt.
• Projektmetadaten – Daten, die zur Verwaltung des Projekts verwendet werden. Zeitpläne, Aufgaben, Budgets und andere Verwaltungsdaten sind Beispiele für Projektmetadaten.

Verfahren für Kollaborationsinformationssysteme legen Standards, Richtlinien und Techniken für die Durchführung der Teamarbeit fest.

Primäre Funktionen: Kommunikation und gemeinsame Nutzung von Inhalten

Teams benötigen Unterstützung durch ihr Kollaborationssystem, um zu kommunizieren, viele Versionen von Inhalten zu verwalten und Aufgaben zu verwalten. Viele dieser Anforderungen unterstützen Iteration und Feedback.

Wie können Sie Collaboration-Tools verwenden, um die Teamkommunikation zu verbessern?

Aufgrund der Notwendigkeit, Feedback zu geben, ist die Kommunikation im Team für jedes kollaborative Projekt unerlässlich. Kommunikation ist wichtig, um Inhalte und Projektaufgaben zu verwalten, und die Entwicklung einer effektiven Kommunikationseinrichtung ist das erste, was Ihr Team tun sollte, und könnte das wichtigste Merkmal eines kollaborativen Informationssystems sein. Die Verwendung von Tools hängt von der Art und Weise ab, wie das Team miteinander kommuniziert:

• Synchrone Kommunikation – Wenn sich alle Teammitglieder gleichzeitig treffen. Dies kann an einem einzigen Ort oder an mehreren Standorten erfolgen und kann von persönlichen Besprechungen bis hin zu Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen reichen.
• Asynchron – Wenn Teammitglieder aufgefordert werden, sich nicht gleichzeitig zu treffen. Dies geschieht entweder an einem oder mehreren Standorten und wird im Allgemeinen durch die Verwendung von E-Mails, Umfragen und Diskussionsformularen erreicht. Dies ist eine Form der Kommunikation, die keine sofortigen Antworten erhält.

Wie können Sie Collaboration-Tools verwenden, um freigegebene Inhalte zu verwalten?

Content Sharing ist die zweite wichtige Funktion von Collaboration-Systemen. Teammitglieder müssen beide Projektdaten gemeinsam nutzen, um Feedback und Iteration zu ermöglichen, und dazu muss es ein Tool oder eine Anwendung geben. In den folgenden drei Inhaltskategorien werden jeweils Tools für die Zusammenarbeit aufgelistet:

Freigegebene Inhalte ohne Kontrolle

• E–Mail mit Anhängen – Dies wirft zahlreiche Probleme auf, z. B. dass jemand die E-Mail nicht empfängt, sie nicht in seinem Posteingang sieht oder den Anhang nicht speichert.
• Dateiserver – Dies ist einfach ein Computer, der Dateien speichert. Diese Methode ist besser als E-Mail-Anhänge, aber es besteht die Möglichkeit, dass ein Teammitglied die Arbeit beeinträchtigt, da es keine zusätzliche Kontrolle gibt.

Freigegebene Inhalte mit Versionsverwaltung in Google Drive

Systeme, die Versionsverwaltung bereitstellen, verfolgen Änderungen an Dokumenten und bieten Funktionen und Funktionen für die gleichzeitige Arbeit. Google Drive ist ein Befürworter davon und bietet einen kostenlosen Service für ein virtuelles Laufwerk in der Cloud, in dem Sie Ordner erstellen und Dateien speichern können.

Freigegebene Inhalte mit Versionskontrolle

Versionskontrolle ist der Prozess, der auftritt, wenn das Collaboration-Tool die Benutzeraktivität einschränkt und manchmal sogar steuert. Die Versionskontrolle umfasst eine oder mehrere der folgenden Funktionen:

• Benutzeraktivität durch Berechtigungen eingeschränkt – Benutzer erhalten bestimmte Berechtigungen, ob sie lesen, bearbeiten und löschen können.
• Document checkout – Verzeichnisse können so eingerichtet werden, dass Benutzer Dokumente auschecken müssen, bevor sie sie ändern können.
• Versionshistorien – Stellen Sie Historien im Namen der Benutzer bereit. Wenn ein Dokument geändert wird, zeichnet das Tool den Namen des Autors sowie Datum und Uhrzeit der Speicherung des Dokuments auf.
• Workflow-Steuerung – Die Fähigkeit, Aktivitäten in einem vordefinierten Prozess zu verwalten.

Wie können Sie Collaboration-Tools verwenden, um Aufgaben zu verwalten?

Aufgabenbeschreibungen müssen spezifisch und formuliert sein, damit entschieden werden kann, ob die Aufgabe erfüllt wurde. Um eine Aufgabenliste effektiv nutzen zu können, müssen Benutzer sie freigeben können. Im Folgenden finden Sie einige Tools, mit denen Sie eine Aufgabenliste freigeben können, die für die Zusammenarbeit nützlich ist:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

Welches Informationssystem für die Zusammenarbeit ist das richtige für Ihr Team?

• Das Minimal Collaboration Tool Set – Mit diesem Set sollten Sie in der Lage sein, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, obwohl Sie wenig Unterstützung von der Software erhalten. Die Zusammenarbeit erfolgt nur in Textform, und Sie haben keinen Zugriff auf Video oder Audio, sodass Sie die anderen Mitarbeiter nicht hören oder sehen können.
• Das gute Collaboration Tool Set – Sie erhalten ein anspruchsvolleres Collaboration Tool Set. Sie können virtuelle Audio- und Video-Meetings mit mehreren Parteien durchführen und erhalten Unterstützung für den gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationsdateien.
• Das umfassende Collaboration-Tool-Set – Das Set ist das Beste der drei, da es die Inhalts- und Verwaltungssteuerung, die Workflow-Steuerung und Online-Meetings mit Freigabe zusätzlich zu allen Funktionen der beiden anderen enthält.

Auswahl des Sets für Ihr Team

Die Auswahl des richtigen Sets für Ihr Team kann auf einer Vielzahl von Dingen basieren. Möglicherweise können Sie sich das beste Werkzeug leisten, benötigen es jedoch aufgrund einer längeren Lernzeit möglicherweise nicht. Die Lernzeit kann als Produktleistungskurve ausgewertet werden, die das Verhältnis der Leistung als Funktion der Zeit zeigt, in der dieses Produkt verwendet wird.

Verfahren und Personen nicht vergessen!

Wenn Sie Informationssysteme und Kollaborationsinformationssysteme bewerten, müssen Sie ernsthaft über die Verfahrens- und Personenkomponenten nachdenken. Sie sind Teammitglieder gehen, um diese Werkzeuge zu benutzen? Sind sie sich alle einig? Wie werden sie darauf trainiert? Muss Ihr Team spezielle Jobs oder Rollen erstellen? All diese Fragen zu Verfahren und Personen müssen bei der Festlegung eines Collaboration-Tools beantwortet werden.

2026?

Wie werden wir 2026 zusammenarbeiten? Der Text erwähnt die zunehmende Nutzung virtueller Besprechungen, und wenn es keine Rolle spielt, wo sich Teamkollegen treffen, können Projekte das beste oder kostengünstigste Personal einbeziehen. Reisen werden reduziert, wobei die meisten eher Freizeitaktivitäten sind, und Konventionen können sehr wohl virtuell sein. Mit dem verstärkten Einsatz dieser Collaboration-Tools ist es für uns möglicherweise am besten, asynchrone Online-Collaboration-Fähigkeiten zu erlernen.