Legal Updates

Das United States Department of Labor (“DOL”) hat eine Model Notice veröffentlicht, um Arbeitgeber bei der Einhaltung des Children’s Health Insurance Program Reauthorization Act (“CHIPRA”) zu unterstützen.

Nach diesem Gesetz müssen Arbeitgeber, die Gruppengesundheitspläne unterhalten, die Arbeitnehmer jährlich über mögliche Möglichkeiten informieren, Prämienhilfe im Rahmen von Medicaid oder des Children’s Health Insurance Program (“CHIP”) für die Krankenversicherung des Arbeitnehmers oder der Angehörigen des Arbeitnehmers zu erhalten. Dies wird als “Employer CHIP Notice” bezeichnet.”

DOL’s Model Employer CHIP Notice ist auf seiner Website verfügbar und kann über den folgenden Link aufgerufen werden: http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc. Eine Zusammenfassung der Verpflichtungen des Arbeitgebers in Bezug auf die Kündigung des Arbeitgebers ist nachstehend aufgeführt.

Mitarbeiter, denen der Arbeitgeber-CHIP mitgeteilt werden muss

Der Arbeitgeber-CHIP muss allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die in einem der 40 Staaten wohnen, die Premium-Unterstützung durch arbeitgeberbasierte Pläne anbieten, unabhängig vom physischen Standort oder Hauptgeschäftssitz des Arbeitgebers, des Group Health Plans oder seines Trägers.

Die 10 Staaten, die derzeit keine Premium-Unterstützung anbieten, sind Connecticut, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, Michigan, Mississippi, Ohio, South Dakota und Tennessee. Wie bereits erwähnt, müssen Arbeitgeber, die in diesen Staaten ansässig sind, dem Arbeitgeber jedoch alle Arbeitnehmer, die in Staaten wohnen, die eine solche Unterstützung anbieten, benachrichtigen.

Ein Arbeitgeber mit einem oder mehreren abgedeckten Arbeitnehmern kann die Mustermitteilung an alle Arbeitnehmer senden, wenn es administrativ einfacher ist, die Mitteilung an alle zu senden, als zwischen Arbeitnehmern auf der Grundlage des Wohnsitzes zu unterscheiden. Alternativ kann “Ein Arbeitgeber, der nicht mit Komplexitäten in mehreren Bundesstaaten konfrontiert ist und seiner Belegschaft umfassendere staatsspezifische Informationen zur Verfügung stellen möchte, die Mitteilung des Arbeitgebermodells ändern”, sofern in der geänderten Mitteilung keine der geltenden staatlichen Kontaktinformationen weggelassen wird.

Wenn die Arbeitgeber-CHIP-Mitteilung bereitgestellt werden muss

Viele Arbeitgeber müssen ihre erste jährliche Arbeitgeber-CHIP-Mitteilung bereits am 1. Mai 2010 vorlegen. Die Kündigungsfrist wird anhand des ersten Tages des ersten Planjahres nach dem 4. Februar 2010 festgelegt, an dem die Kündigung des Musterarbeitgebers ausgestellt wurde. Insbesondere müssen Arbeitgeber, deren Planjahr zwischen dem 4. Februar 2010 und dem 30. April 2010 beginnt, den Arbeitgeber bis zum 1. Mai 2010 benachrichtigen. Arbeitgeber, deren nächstes Planjahr am oder nach dem 1. Mai 2010 beginnt, müssen dies dem Arbeitgeber bis zum ersten Tag des nächsten Planjahres mitteilen (z. B. 1. Januar 2011 für Kalenderjahrpläne).

Wie die Employer CHIP Notice bereitgestellt werden muss

Die Employer CHIP Notice kann per erstklassiger Post, elektronisch (wenn die Safe-Harbor-Vorschriften für die elektronische Offenlegung von DOL, die unter 29 C.F.R. § 2520.104b-1 (c) erscheinen, erfüllt sind) oder gleichzeitig mit anderen Verwaltungsmaterialien bereitgestellt werden. Wenn diese dritte Alternative gewählt wird, muss die Mitteilung als “separates, prominentes Dokument” erscheinen.”

Strafen für Nichteinhaltung

Gegen Arbeitgeber können zivilrechtliche Strafen von bis zu 100 USD pro Tag verhängt werden, wenn sie die Benachrichtigungsanforderungen von CHIPRA nicht einhalten. Bezeichnenderweise wird jeder Verstoß im Zusammenhang mit einem einzelnen Mitarbeiter oder Begünstigten als separater Verstoß behandelt.

Empfehlungen für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten jetzt planen, ihre CHIPRA-Benachrichtigungsanforderungen zu erfüllen, indem sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter in einem Staat wohnen, der Premium-Unterstützung unter Medicaid oder CHIP für die Krankenversicherung des Arbeitnehmers oder der Angehörigen des Arbeitnehmers bietet;
• Bestimmen Sie das Fälligkeitsdatum für die erste jährliche Arbeitgeber-CHIP-Benachrichtigung (z. B. 1. Mai 2010 oder später im Jahr);
• Laden Sie die Model Employer CHIP Notice von der DOL-Website herunter (unter http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc); und
• Bestimmen Sie, ob Sie die Model Notice “wie besehen” verwenden oder freiwillig ändern möchten, indem Sie umfassendere zustandsspezifische Informationen hinzufügen.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zu CHIPRA oder den potenziellen Mitteilungspflichten Ihrer Organisation gemäß dieser Satzung haben.