de geheimen van effectief agendabeheer

uw kalender is uw schild en zwaard in de loopgraven van het werkende leven.

u kunt het gebruiken om uzelf te beschermen tegen andermans prioriteiten en om uw snel uitbreidende To Do-lijst door te snijden.

alles wat u nodig hebt is een bewezen agenda management strategie.

het is natuurlijk om zich op verschillende momenten van de werkdag meer energetisch te voelen door bepaalde activiteiten.

bijvoorbeeld, Ik schrijf graag in de ochtend. In de middag, ik graag uitstellen op Twitter — of dwingen mezelf om administratieve taken zoals het betalen van facturen of het bekijken van web statistieken te voltooien.

Ik geef de voorkeur aan oefeningen ‘s avonds en het lezen van fictie’ s avonds laat.

nu kunt u de voorkeur geven aan lichaamsbeweging in de ochtend, omdat het u energie geeft voor de dag. Anderen die ik ken liever werken aan een eenvoudige taak eerste ding, want, net als een gewichtheffer die zich voorbereidt op squats door stretching, het helpt hen opwarmen voor moeilijke taken.

de details van uw dag zijn minder belangrijk dan te weten wanneer taken u motiveren om harder te werken en wanneer ze de rest van uw energie absorberen.

gewapend met deze kennis, block-Boek tijd in uw kalender voor de komende zeven dagen — en werk dan aan wat belangrijk is.

geef uw dagen een thema

laten we eens kijken naar een overwerkte ondernemer met een online bedrijf. Ze zou kunnen worden het creëren van een nieuw product, coachen van verschillende klanten, het schrijven van een reeks van blog posts en het nemen van een social-media marketing cursus.

Phew!

deze activiteiten vereisen verschillende vaardigheden en omvatten verschillende delen van de hersenen. Geen wonder dat ze het moeilijk vindt om tijd te vinden om ze allemaal in te passen.

als dit klinkt als u, overweeg dan uw dagen per thema te plannen. U kunt bijvoorbeeld maandag reserveren voor creatief werk, zoals het schrijven van blogberichten, dinsdag voor coaching, woensdag voor leren en ga zo maar door.

als u geen hele dag aan een thema kunt wijden, overweeg dan om een deel van elke dag — bijvoorbeeld twee tot drie uur — toe te wijzen aan één project. Op deze manier maak je mentale bandbreedte vrij omdat je weet waar je aan moet werken en wanneer.

Pro Tip: kleurcode Of label agenda-items op basis van elk thema.

maak gaten in uw agenda

veel mensen in grote bedrijven organiseren of accepteren uitnodigingen voor vergaderingen die back-to-back lopen. Deze medewerkers gaan van de ene zestig minuten durende vergadering naar de volgende zonder pauze.

voor de buitenstaander lijkt dit hard werken, maar vaker wel dan niet, hebben de gestrekte leidinggevenden de vorige vergaderingen aan hun hoofd wanneer de volgende begint.

in plaats daarvan moet er een kloof van vijftien minuten tussen elk van uw vergaderingen worden ingebouwd. Gebruik deze om een pauze te nemen, te decomprimeren of minder tijdrovende acties bij te wonen die voortvloeien uit een vorige vergadering.

of ga hard-core zoals uber-succesvolle Elon Musk.

in een brief aan Tesla werknemers, zei Musk,

“loop uit een vergadering of drop-off een oproep zodra het duidelijk is dat u geen waarde toevoegt. Het is niet onbeleefd om te vertrekken, het is onbeleefd om iemand te laten blijven en hun tijd te verspillen.”

Tip voor experts: overweeg om de duur van de vergaderingen die u beheert te verkorten. Bijvoorbeeld, een dertig minuten durende vergadering, in tegenstelling tot een zestig minuten durende, moedigt de aanwezigen aan om tot het punt in plaats van deel te nemen aan small talk.

bekijk de agenda ‘ s van deze Week en van volgende Week

ik heb ooit gewerkt met een social media executive die zei: “Ik denk altijd dat het plannen van de social media content van de week één ochtend zal duren, maar het duurt meestal twee.”

hij werkte hard op zijn werk, maar klaagde soms over verplichtingen die buiten het werk in zijn vrije uren sijpelden.Bekijk elke vrijdag uw agenda en vraag uzelf af hoe u de afgelopen zeven dagen heeft doorgebracht. Kijk dan naar de komende week en bedenk hoe je je tijd wilt doorbrengen.

maak afspraken indien nodig en annuleer irrelevante vergaderingen indien mogelijk.

Bedenk hoe dicht de realiteit van de kalender van de vorige week overeenkomt met wat u wilt dat de kalender van volgende week eruit ziet.

u heeft mogelijk geen volledige controle over uw werkweek, maar u kunt waarschijnlijk onkruid vinden dat u kunt trekken of activiteiten waarvoor twee ochtenden geconcentreerd werk nodig is in plaats van één.

onthoud dat uw agenda een weergave is van hoe u uw tijd doorbrengt en waar uw prioriteiten liggen. Met behulp van het effectief is de beste manier om meer te bereiken zonder burn-out.