5 wskazówek dotyczących znajdowania i wyboru odpowiedniego systemu zarządzania kolekcjami

jak wybrać system CMS, który obsługuje potrzeby Twojej instytucji

organizacje zajmujące się kolekcjami, takie jak muzea i galerie sztuki, używają systemu zarządzania kolekcjami muzealnymi (CMS) do śledzenia złożonych międzyresortowych danych i informacji dotyczących obiektów znajdujących się w kolekcji. Ponieważ zapisy najcenniejszych przedmiotów kolekcji są śledzone przez CMS Muzeum, informacje te muszą być łatwo dostępne dla wszystkich członków organizacji.

wdrożenie nowego CMS w dowolnym istniejącym systemie lub obiegu pracy może być trudnym i dużym przedsięwzięciem dla każdej organizacji. Należy wziąć pod uwagę wiele kwestii finansowych, technicznych i szkoleniowych. Pomiar tych potencjalnych wysiłków będzie kluczowy, aby pomóc zrozumieć, czy takie przedsięwzięcie jest warte podjęcia. Dlatego poszukiwanie najlepszego oprogramowania do zarządzania kolekcjami do zarządzania informacjami o kolekcjach dla Twojej organizacji jest niezbędne, aby proces wdrożenia był tak prosty, jak to możliwe.

aby pomóc Ci wybrać właściwy kierunek, zebraliśmy listę wskazówek, które pomogą Ci śledzić i znaleźć system zarządzania kolekcjami, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojego muzeum lub organizacji zbiorów.

Zbierz silny zespół

zastanów się, które działy i pracownicy będą najbardziej dotknięci nowym oprogramowaniem Muzeum. Kim będą twoi mocni użytkownicy? Włącz ich wcześnie do procesu selekcji. Po wybraniu zespołu wyznacz kierowcę zespołu do zarządzania szczegółami projektu i zapewnienia płynnego przejścia.

Sugerowani członkowie zespołu:

• Kierownik zbiorów
• główny rejestrator
• dyrektor wykonawczy
• kierownik działu IT
• główny kurator
• Kierownik działu konserwacji
• administrator baz danych
• menedżer mediów cyfrowych
• website Manager

ankieta twój zespół selekcyjny

dlaczego potrzebujesz systemu zarządzania kolekcjami muzealnymi i co chcesz osiągnąć? Badanie tych prostych pytań pomoże ujawnić swoje najważniejsze priorytety i przeszkody, które możesz napotkać po drodze.

zapytaj swój zespół o aktualne wyzwania związane z CMS muzeum i co wymaga poprawy. Dowiedz się, co chcą zyskać dzięki nowemu systemowi i jaki wpływ oczekują na kolekcję w nadchodzących latach.

biorąc pod uwagę natychmiastowe i długoterminowe cele, nadasz zespołowi kierunek. Oto przykład:

zdefiniowanie celów i kroków do ich osiągnięcia złagodzi przyszłe nieporozumienia lub nieporozumienia dla Twojego zespołu, ponieważ oczekiwania zostały już wyjaśnione.

Zdefiniuj swoich sprzedawców

chociaż każda kolekcja jest unikalna, niektóre procesy są standardowe w całej dziedzinie. Rozważ wyżej wymienione cele, przepływy pracy w Twoim muzeum i sugerowane kryteria.

CMS, który usprawnia te działania, daje największą szansę na sukces:

	Zarządzanie pożyczkami i wystawami – dzielenie się i wyświetlanie przedmiotów kolekcji jest sercem Twojego Muzeum. Wybrany system CMS powinien usprawnić planowanie wystaw poprzez konsolidację informacji z listy kontrolnej i dostarczanie pracownikom dokładnie zaktualizowanych informacji. Twój nowy CMS powinien oferować elastyczne raportowanie, które można łatwo dostosować do obsługi pożyczek i praktyk wystawienniczych Twojego zespołu.
	wsparcie konserwatorskie-utrzymywanie odpowiedniej dokumentacji konserwatorskiej-takiej jak ankiety dotyczące leczenia i raporty stanu—zapewnia bezpieczeństwo i dostępność kolekcji. Wybierz system CMS, który wspiera bezproblemową współpracę między konserwatorami, kuratorami i rejestratorami poprzez standaryzację danych dla niezbędnych ankiet dotyczących leczenia, raportów i kryteriów środowiskowych.
	Zarządzanie lokalizacją i wysyłką – poszukaj CMS, który może porównywać informacje o wysyłce-daty wysyłki i dostawy, DANE kuriera, wartości przesyłki—ze szczegółami ubezpieczenia, obiektu i wystawy lub pożyczki. Twój CMS powinien również łatwo zarządzać śledzeniem kodów kreskowych i działaniami związanymi z zapasami.
	Zarządzanie zasobami cyfrowymi i mediami – Zarządzanie zasobami cyfrowymi jest tak samo ważne, jak zarządzanie obiektami w kolekcji. Upewnij się, że Twój system CMS zapewnia natywną funkcjonalność DAMS, umożliwiając odczytywanie i zarządzanie praktycznie dowolnym formatem plików multimedialnych, tworzenie rekordów multimedialnych, automatyczne importowanie i aktualizowanie metadanych multimediów, cyfrowe dodawanie adnotacji do obrazów i ustawianie praw dostępu do grup.
	raportowanie i analiza – pomóż zespołowi skutecznie zarządzać kolekcją, wybierając system CMS, który zapewnia wiele wstępnie skonfigurowanych raportów, etykiet, szablonów katalogów, raportów stanu i list kontrolnych ekspozycji. Upewnij się, że dane mogą być łatwo eksportowane w różnych przydatnych formatach.
	elastyczny dostęp-większość zespołów zbierających jest w podróży, dlatego ważne jest, aby pracownicy mogli bezpiecznie pobierać, uzyskiwać dostęp i aktualizować informacje z dowolnego miejsca. Twój CMS powinien oferować Bezpieczny, internetowy dostęp, jako aplikacja oparta na przeglądarce lub za pośrednictwem zgodnego rozwiązania hostowanego w chmurze.

ustal priorytety i zawęź listę kryteriów do 3 absolutnych niezbędników, aby twój zespół był skoncentrowany podczas badania, testowania i porównywania różnych rozwiązań.

Badaj to, co jest dostępne

po ustaleniu celów i przełamaniu umowy Twój zespół jest dobrze przygotowany do badania rozwiązań i kontaktu z dostawcami. Zbierz jak najwięcej informacji z Internetu, targów i demonstracji.

oto kilka początkowych pytań, które należy sobie zadać:

• czy rozwiązanie tego dostawcy pasuje do Twoich celów?
• czy oprogramowanie spełnia Twoje wymagania?
• jak sprawnie przebiegnie proces implementacji? Jak długość procesu wdrożenia wpłynie na twoje cele.
• jak przyszłościowe i skalowalne jest rozwiązanie? Poszukaj oprogramowania, które łatwo integruje się z innymi systemami (zbiory online, zapory, konserwacja itp.) i może wspierać twoje potrzeby w miarę ich zmian w przyszłości.
• czy ten system usprawni komunikację i współpracę w zakresie działań związanych z kolekcją?
• jaką reputację ma każdy sprzedawca? Czy możesz znaleźć rzeczywiste konta, studia przypadków lub referencje?
• czy ten system może skonsolidować funkcjonalność innych systemów?
• czy sprzedawca ma doświadczenie z twoim typem i rozmiarem kolekcji?
• jak kompatybilne jest nowe oprogramowanie z istniejącą infrastrukturą IT?

udoskonal swój wybór

teraz nadszedł czas, aby zawęzić opcje do ostatecznego wyboru.

• w razie potrzeby zorganizuj dalsze Demonstracje i rozmowy z najlepszym dostawcą.
• zastanów się nad zwrotem z inwestycji. Zidentyfikuj koszty związane z każdym rozwiązaniem CMS, a następnie określ korzyści, zarówno finansowe, jak i niepieniężne.
• sfinalizuj wybór dostawcy.

Twój nowy system nie powinien po prostu zastępować obecnego systemu; powinien pomóc Twojej instytucji działać wydajniej, jednocześnie wspierając Twoją kolekcję w przyszłości.

dodatkowo, praca z kolekcją nie istnieje w izolacji, więc twoje oprogramowanie też nie powinno. Pomyśl i chroń swoją kolekcję i zasoby, inwestując w ekosystem zarządzania kolekcjami w przedsiębiorstwie, a nie w samodzielny system CMS. Pamiętaj, aby dokładnie ocenić swoje potrzeby podczas procesu badawczego i rozważyć opcje, które najlepiej zaoszczędzą czas, pieniądze i frustrację.

jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak systemy Galerii mogą pomóc ci osiągnąć Twoje cele, obejrzeć prezentację CMS lub poprosić o konsultację z jednym z naszych ekspertów, skontaktuj się z nami już dziś.