Dlaczego zmiana jest tak trudna do osiągnięcia w rządzie?

komentarz Jeffa Neala
ChiefHRO.com
& Senior Vice President, ICF International

ta kolumna została pierwotnie opublikowana na blogu Jeffa Neala, ChiefHRO.com, i został opublikowany tutaj za zgodą autora.

zawsze biorę je z przymrużeniem oka, gdy słyszę polityków obiecujących przyjazd do Waszyngtonu i zmianę rządu. Mogą mieć najlepsze intencje, ale ludzie, którzy nie spędzili czasu pracując w ramach biurokracji, rzadko rozumieją złożoność zmiany rządu, szczególnie w dobie partyzantki.

prawdziwa zmiana w rządzie wymaga odważnego przywództwa, partii chętnych do współpracy dla wspólnego dobra, ludzi w rządzie, którzy rozumieją dźwignie biurokracji i jak sprawić, by działały, i dobrego szczęścia.

jeśli wszystkie te rzeczy się połączą, istnieje duża szansa, że nastąpią prawdziwe zmiany. Jeśli trzy z czterech się połączą, jest szansa. Jeśli tylko jeden lub dwa są obecne, może to być czas, aby modlić się do św. Judy (patrona beznadziejnych Spraw). Dlaczego?

wielkie zmiany w rządzie są niezwykle trudne do osiągnięcia. Inercja organizacyjna, która istnieje w każdej grupie, jest szczególnie obecna w rządzie. Oto kilka powodów, dla których mówię, że:

• skłonność ludzi do pozostania w tym samym miejscu. W swojej karierze pracowałem z wieloma osobami, które większość swojego życia zawodowego spędziły w jednej organizacji. Brak bardziej ekspansywnego widoku może ograniczyć opcje, które ludzie są gotowi rozważyć. Ogranicza również rozwiązania, które mogą opracować. Podczas gdy wszyscy lubimy myśleć, że nasze najlepsze pomysły były wyłącznie naszym stworzeniem, prawda jest taka, że wiele z nich opiera się na rzeczach, które widzieliśmy wcześniej. Mogą być czymś tak prostym, jak powielanie czyjegoś rozwiązania podobnego problemu lub czymś bardziej złożonym, które jest amalgamatem wielu rozwiązań, które widzieli w zastosowaniu do wielu innych problemów. Jeśli wszystko wiemy, czy w jaki sposób jedna organizacja prowadzi działalność, mamy mniej okazji, aby zobaczyć inne sposoby rozwiązywania problemów.
• Trudno znaleźć kogoś, kto nie ma swojej ulubionej historii “coordination hell”. Kiedy byłem w DHS, zwykłem mówić, że koordynacja to miejsce, w którym dobre pomysły giną. Jest to jedno z najskuteczniejszych narzędzi biurokratów, którzy nie chcą zmian. Podczas gdy koordynacja ma być dobrą rzeczą (posiadanie ludzi, którzy muszą ważyć się, aby uzyskać możliwość zrobienia tego), często jest to projekt lub przypadek, który zatrzymuje postęp.
• przemijający charakter przywództwa politycznego i wojskowego. Średnia kadencja mianowanego Polityka wynosi około 18 miesięcy. W Departamencie Obrony typowy przydział oficera wynosi 2-3 lata. W obu przypadkach oznacza to, że ludzie, którzy prowadzą organizacje, są często tam nie dłużej niż 2 lata. To może prowadzić do bardzo krótkowzrocznego spojrzenia na świat. Z mojego doświadczenia wynika, że wojsko było mniej podatne na to niż politycy. Kiedy Twoja praca ma trwać 2 lata, 6 miesięcy to długi czas, Rok to wieczność, a więcej niż 2 lata oznacza nigdy.

  chociaż spędziłem 31 lat jako pracownik zawodowy, przerzuciłem się na stanowisko polityczne w DHS. Jeden z najlepszych kadr kierowniczych w moim biurze powiedzial mi kilka miesiecy w pracy, ze z powodzeniem zostalem mianowany politycznym. Kiedy zapytałem, dlaczego to powiedział, powiedział: “chcesz wszystkiego od razu.”Musiałem przyznać, że miał rację. Wybicie daty ważności na czole zmienia sposób postrzegania czasu w sposób, który nie zawsze jest dobry. Ludzie na takich stanowiskach muszą strzec się przed tendencją do unikania rozpoczynania rzeczy, których nie mogą skończyć.

  wiele dobrych pomysłów zajmuje lata, aby w pełni je zrealizować. Najlepsi przywódcy polityczni i wojskowi zdają sobie z tego sprawę i podejmują decyzje w oparciu o to, co jest najlepsze dla ich organizacji i podatników, a nie o to, co może być najlepsze dla ich kariery. Najlepsi pracownicy kariery są gotowi wskazać, że do przywódców politycznych i wojskowych, gdy zapominają.

• nadzór polityczny, który często bardziej koncentruje się na polityce niż dobrym rządzie. Obserwowaliśmy, jak polityka staje się bardziej toksyczna, a dyskurs publiczny przeradza się w ataki ad hominem, a nie debaty polityczne, co sprawiło, że realne zmiany stały się jeszcze trudniejsze. Dużym zmianom zawsze towarzyszy pewne ryzyko. Niezależnie od tego, czy ryzyko jest w budżecie, prawdopodobieństwo niepowodzenia, niezdolność do spełnienia terminów lub jakiejkolwiek innej kategorii ryzyka, służy jako środek zniechęcający do zmiany czynników. Ma to również potężny wpływ na liderów, którzy mają bardzo mało czasu na załatwienie sprawy, którzy mogą stać się znacznie bardziej awersi do ryzyka.

mimo, że zmiana jest trudna, nie oznacza to, że nie powinieneś próbować. Istnieje wiele wspaniałych przykładów, w których agencje dokonały ogromnej różnicy w sposobie działania, takich jak modernizacja systemu biznesowego Agencji Obrony i programy transformacji HR.

aby odnieść sukces, agencje muszą skupić się na rzeczach, które mogą kontrolować, takich jak posiadanie odpowiednich ludzi w pracy i liderów, którzy są gotowi podjąć ryzyko. Muszą również przestrzegać sprawdzonych strategii udanej zmiany. Jednym z najpotężniejszych jest zastosowanie dyscypliny zarządzania programem do głównych inicjatyw zmian. Często widzimy Biura Zarządzania Projektami (PMO) tworzone dla technologii informatycznych lub dużych programów akwizycyjnych. Te same zasady mają zastosowanie, gdy agencja rozważa podjęcie ważnej inicjatywy politycznej lub zmiany operacyjne mające na celu poprawę wyników. Te wysiłki stoją przed wieloma takimi samymi wyzwaniami, jakie napotykają w ramach dużego programu akwizycyjnego lub IT. Mogą one również zawieść z wielu z tych samych powodów.

rząd (wbrew powszechnemu przekonaniu) nie cierpi z powodu braku dobrych pomysłów. W rządzie jest wielu mądrych ludzi, którzy mają świetne pomysły na ulepszenie swoich usług i operacji. Tam, gdzie rząd często zawodzi, trwa egzekucja-typowo z powodów, które już opisałem.

ustanawiając PMO dla głównych inicjatyw, Agencja może zapewnić, że zmaksymalizują swoją zdolność do wprowadzania zmian. Połączenie dyscypliny w realizacji, zarządzania zmianami i zarządzania może przynieść duże korzyści w wynikach. Kiedy doświadczony kierownik projektu jest połączony z odpowiednimi ekspertami tematycznymi i wspierany przez starszych liderów agencji, większość agencji jest w pełni zdolna do przeprowadzenia takiej zmiany transformacyjnej, jakiej potrzebujemy dzisiaj w rządzie.

więcej komentarzy od JEFF NEAL:

Problem z wyższą Służbą kierowniczą

rząd federalny jako pracodawca – czy szklanka jest w połowie pełna, czy w połowie pusta?

naprawianie federalnego procesu zatrudniania: Deus ex machina

nie bój się: The case for shared services in government

Copyright 2014 by Jeff Neal. Wszelkie prawa zastrzeżone.