jak najlepiej chronić poufną komunikację

The Aspen Daily News mówi, że najlepiej z jego niejasno groźnym sloganem: “jeśli nie chcesz go wydrukować, Nie pozwól, aby się stało.”

jako praktycy zarządzania kryzysowego i reputacyjnego nieustannie tworzymy strategie i komunikację wokół wrażliwych i spornych tematów ,więc tak naprawdę nie możemy ” nie pozwolić na to.”Możemy jednak podjąć kroki w celu zachowania poufności naszej pracy w imieniu naszych klientów, wiedząc, że jakikolwiek papierowy lub elektroniczny ślad, który stworzymy, może być użyty przeciwko nam.

jeden z naszych przyjaciół prawników niedawno udostępnił nam artykuł z Corporate Counsel Business Journal, który potwierdził nasze zrozumienie, że poufność na ogół nie utrzymuje się między klientami a firmami public relations. W rzeczywistości, gdy klienci ujawniają poufną lub uprzywilejowaną komunikację z konsultantami PR, zrzeczenie się przywilejów może zostać odebrane. W przypadku podkreślonym w artykule, duży szpital został zmuszony do przekazania poufnego raportu śledczego adwokatowi opozycji, ponieważ podzielił się nim ze swoją firmą PR, a zatem zrzekł się tajemnicy adwokackiej dla raportu.

klienci mogą stawić czoła wszelkim sytuacjom, które są wrażliwe, kontrowersyjne i mają do czynienia z kwestiami prawnymi. Podczas gdy rolą prawnika jest ochrona i obrona klientów przed sporami sądowymi, komunikatorzy kryzysowi koncentrują się na zarządzaniu, ochronie i — w razie potrzeby — odbudowie reputacji klienta. Ściśle współpracujemy z firmami w zakresie strategii, komunikacji, komunikacji z interesariuszami i Relacji z mediami przed, w trakcie i po kryzysie.

większość z nich jest uważana za wewnętrzny “produkt pracy” i oznacza wiele projektów dokumentów komunikacyjnych i strategicznych. Ale czy każdy zaangażowany w sesje strategiczne może oczekiwać, że te wrażliwe materiały pozostaną poufne i chronione przed nikim spoza uprzywilejowanego kręgu?

rozumiemy, że wszystko jest możliwe do wykrycia, ale jako najlepsza praktyka, GroundFloor Media zaleca zawieranie umów i współpracę z zewnętrznym doradcą prawnym w celu lepszej ochrony przywilejów.

Wskazówki dotyczące poufności

każda sprawa jest wyjątkowa, ale oto kilka najlepszych praktyk dotyczących utrzymywania poufnej komunikacji w tajemnicy:

• Załóżmy, że wszystko, co napiszesz lub powiesz, ujrzy światło dzienne.
• trudniej jest ubiegać się o przywilej, gdy pracujesz z doradcą wewnętrznym. Lepiej, jeśli praktykujący PR pracuje przez zewnętrznego doradcę klienta.
• wszystkie projekty dokumentów komunikacyjnych mogą być wykrywalne, a nie tylko końcowy dokument, który staje się publiczny.
• Załóżmy, że każde urządzenie komunikacyjne, którego używasz — iPad, iPhone, komputer – i każda aplikacja komunikacyjna, której używasz – Skype, Slack, wiadomość tekstowa lub tweet i, oczywiście, osobisty adres e — mail-może zostać odzyskane i może stać się publiczne.
• w przypadku wrażliwych problemów Podnieś telefon i nie zostawiaj śladu po papierze.

tajemnica adwokacka oznacza, że niektóre komunikaty między Klientem a adwokatem są chronione i poufne. Aby zapewnić poufność relacji prawnik-klient, należy wprowadzić następujące elementy:

• aby komunikacja między Twoją agencją PR a klientem była chroniona, adwokat musi być zaangażowany we wszystkie komunikaty. Pomyśl o tym jak o trójkącie: profesjonalista ds. PR, klient i doradca z zewnątrz. Po prostu radca prawny to za mało.
• poufna komunikacja musi odbywać się między zainteresowanymi stronami. Jeśli informacja jest upubliczniona lub prywatna rozmowa odbywa się w publicznej windzie, nie jest już uprzywilejowana. Na przykład, liczne projekty informacji prasowej i ostatecznej wiadomości wysłanej do mediów nie są uprzywilejowane, nawet jeśli zaangażowany jest doradca z zewnątrz.
• komunikacja musi być ” w celu uzyskania porady prawnej.”W tym przypadku specjaliści ds. komunikacji zapewniają więcej niż standardowe doradztwo PR: są integralną częścią ogólnej dyskusji prawnej i strategii.

pamiętaj, że to tylko najlepsze praktyki, a oczekiwanie poufności nie przekłada się na gwarancję poufności.