jak opracować kod koloru dla lepszej organizacji
jako pracownik administracji rozumiesz, jak wiele struktury i organizacji wchodzi w grę na co dzień. Prawdopodobnie masz wiele systemów i procedur, które pozwalają tworzyć porządek i zwiększać produktywność. Ale przy tak wielu ludziach i procesach do zarządzania, nawet najlepsi z nas mogą być przytłoczeni, gdy patrzymy na nasze pliki, segregatory i kalendarze.
jednym z najprostszych sposobów dodawania struktury i organizacji do obszaru roboczego, plików i nie tylko jest użycie kodowania kolorami. Według badań neurobiologów, nasze mózgi są podłączone do przetwarzania koloru przed praktycznie wszystkim innym, poprawiając zrozumienie i pomagając nam szybciej przetwarzać informacje, a także dłużej je zatrzymywać.
kodowanie kolorami zwykle dotyczy plików papierowych niż plików cyfrowych. Jednak wiele programów i narzędzi do zarządzania zadaniami pozwala dodawać kolory kategorii, dzięki czemu można je przenieść do cyfrowego zarządzania plikami. Istnieją również dodatki do oprogramowania innych firm dla systemu Windows, które umożliwiają dodawanie kolorów do folderów cyfrowych.
Tworzenie kodu koloru
podczas tworzenia kodu koloru zaczynam od oceny środowiska, w którym pracuję.
- czy istnieją już Kolory związane z konkretnymi kategoriami pracy, działami lub projektami? Jeśli tak, spróbuj włączyć to do kodu kolorów, aby zmniejszyć zamieszanie dla Ciebie i osób, z którymi pracujesz.
- jakie są Twoje Kategorie pracy lub rodzaje projektów? Na przykład, kiedy pracowałem korporacyjnie, miałem osobny kolor przypisany każdemu kierownikowi, którego obsługiwałem, kolor dla moich projektów administracyjnych, umów prawnych, projektów rozwoju biznesu, plików operacyjnych itp. Czasami miałem osobny kolor dla każdego dużego projektu, jeśli było ich dużo w tym samym czasie.
w zależności od tego, ile kolorów i kategorii utworzysz, może być pomocne dla Ciebie (i tych, których obsługujesz) utworzenie klucza kodu kolorów. W ten sposób każdy zna system, a Ty masz większe szanse na jego utrzymanie.
narzędzia do kodowania kolorów
dostępne są dziesiątki fantastycznych opcji, które pomogą Ci zaimplementować kod koloru – od plików przez etykiety po segregatory i nie tylko! Niektóre z moich ulubionych narzędzi to:
- foldery plików
- 3-ringowe segregatory
- Ochraniacze na arkusze z kolorowymi obramowaniami
- Poli project pockets
- etykiety
- Smead Viewables
jeśli nie masz budżetu ani zgody na używanie kolorowych folderów plików, możesz nadal używać kolorów na etykietach lub nakładać kolorowe naklejki żeby były bardziej wizualne. Kolor może zmienić świat w szybkim znajdowaniu rzeczy lub identyfikowaniu, gdy coś jest zagubione.
implementacja kodu koloru
gdy masz już potrzebne narzędzia, możesz przenieść pliki do odpowiedniego koloru pliku i uzyskać je oznaczone. Naucz tych, z którymi pracujesz, jak korzystać z nowego systemu, aby zrozumieli, jak to działa i dlaczego jest ważne. Podczas korzystania z systemu zidentyfikujesz sposoby, w jakie musisz go dostroić lub dodać do niego w trakcie pracy.
stosowanie kodów kolorów do kalendarzy, zadań i wiadomości e-mail
wspomniałem o kodowaniu kolorami plików papierowych i koordynowaniu ich z systemami cyfrowymi. Jest to jeden ze sposobów, w jaki robię to z zadaniami programu Outlook, kalendarzem i kategoriami.
w programie Microsoft Outlook możesz skonfigurować kategorie i powiązać kolor z każdą z nich. Następnie możesz użyć tego do kolorowania zadań kodowych, wiadomości e-mail i terminów w kalendarzu.
to jest mój standardowy kod koloru:
- Czerwono – mówiące zobowiązania
- pomarańczowy – klienci lub sprzedawcy
- Żółty – szkolenia
- Jasny zielony – związany z zespołem
- Standardowy Zielony – finanse / księgowość
- Niebieski – rozwój biznesu
- Teal – administracja
- fioletowy – pisanie artykułów/książek
na pierwszy rzut oka mogę szybko zobaczyć (nawet jeśli nie mogę odczytać wszystkich szczegółów), ile razy w tygodniu mam rozmów, rozmów z klientami i spotkań zespołu Ze względu na kolory, których używam w kalendarzu.
nasze narzędzie do zarządzania projektami pracy zespołowej pozwala nam również pokolorować projekty i wydarzenia, które mamy w kalendarzu. Niezależnie od tego, gdzie patrzę, czerwony oznacza, że jest związany z mówieniem, żółty to trening, zielony to spotkania drużynowe i tak dalej.
wszyscy chcemy być bardziej zorganizowani. Kodowanie kolorami pozwala nam szybciej znaleźć to, czego potrzebujemy i łatwo zidentyfikować, gdzie wszystko należy. Ułatwia planowanie, ponieważ na pierwszy rzut oka widzimy, jakie kategorie wymagają naszego czasu. A kiedy reszta zespołu również wejdzie na pokład, całe Biuro będzie działać płynniej, utrzymując wszystkich na tej samej kolorowej stronie!
Niektóre linki zawarte w naszych e-mailach i postach na blogu są linkami sponsorowanymi i wszystkie rzeczy, które administrator może otrzymać za nie rekompensatę. Polecamy tylko produkty i zasoby, które wykorzystujemy w naszym życiu zawodowym i budowaniu naszej działalności. Mamy nadzieję, że będą one również korzystne dla Ciebie.
Jak korzystać z tego artykułu w biuletynie lub na stronie internetowej
chcesz korzystać z tego artykułu w biuletynie, ezine lub na stronie internetowej? Możesz — tak długo, jak dołączasz do tego kompletną notkę:
Julie Perrine, CAP-OM, jest założycielką i dyrektorem generalnym All Things Admin, zapewniając szkolenia, mentoring i zasoby dla specjalistów administracji na całym świecie. Julie wykorzystuje swoją wiedzę administracyjną i pasję do uczenia się przez całe życie, aby służyć jako entuzjastyczny mentor, mówca i autor, który edukuje administratorów na całym świecie, jak być bardziej skutecznym każdego dnia. Dowiedz się więcej o książkach Julie-innowacyjny Administrator: Uwolnij moc innowacji w swojej karierze administracyjnej i zorganizowanym administratorze: Wykorzystaj swój unikalny styl organizowania, aby tworzyć systemy, zmniejszać Przytłaczanie i zwiększać produktywność, a także stać się pro procedur: Przewodnik administratora do opracowywania skutecznych systemów i procedur biurowych.
