jak ustandaryzować podpisy w e-mailach biznesowych-przewodnik krok po kroku

: ten post na blogu został zaktualizowany w dniu 12 sierpnia 2020 r.

jeśli to czytasz, myślę, że już wiesz, jak ważne jest, aby firmowy podpis e-mail został wstawiony do wiadomości e-mail firmy. To świetnie, ale czy reszta twoich współpracowników też zdaje sobie z tego sprawę? Możesz wykorzystać swoją korespondencję online jako platformę do promowania swojej marki i szerzenia wartości swojej firmy. Nie będzie jednak skuteczne, jeśli wszyscy pracownicy samodzielnie utworzą podpisy e-mail. Jak to rozwiązać? Wszystko, czego potrzebujesz, to oficjalny, ustandaryzowany szablon podpisu e-mail dla Twojej firmy. Następnie musisz zaimplementować go dla wszystkich użytkowników. W tym artykule przeprowadzę Cię przez łatwy proces standaryzacji podpisów e-mail.

Ujednolić projekt podpisu e-mail

wizerunek Twojej marki jest punktem sprzedaży, więc ważne jest, aby uwzględnić go w każdej wychodzącej wiadomości e-mail. Aby ugruntować swoją tożsamość marki, musisz stworzyć oryginalny i spójny portret swojej organizacji, aby pokazać go w komunikacji e-mailowej. Aby to zrobić, możesz:

• deleguj jedną osobę do zarządzania podpisami e-mail wszystkich użytkowników.
• pozbądź się ozdobnych czcionek, inspirujących cytatów i nieprzejrzystych zdjęć pracowników w wiadomościach e-mail.
• upewnij się, że szablon podpisu e-mail nie jest zbyt długi, ale zawiera wszystkie niezbędne szczegóły.
• przeanalizuj trafność każdego elementu zawartego w bloku podpisu e-mail.

Dostosuj podpisy do potrzeb Twojej firmy

ponieważ podpisy e-mail są uważane za elektroniczne wizytówki, upewnij się, że wszyscy użytkownicy prawidłowo utworzyli podpisy e-mail ze spersonalizowanymi danymi kontaktowymi. Podpisy firmowe można personalizować, biorąc pod uwagę imię i nazwisko nadawcy, stanowisko i dział.

na przykład wewnętrzny podpis informatyczny powinien zawierać podstawowe informacje kontaktowe. Nie ma potrzeby umieszczania w wewnętrznej komunikacji fantazyjnych banerów marketingowych, adresu firmy ani zastrzeżenia. Zapoznaj się z wewnętrzną inspiracją podpisu poniżej.

z drugiej strony, podczas projektowania podpisu dla zespołu sprzedaży, powinien zawierać rozszerzone dane firmy, logo, banery marketingowe, ikony mediów społecznościowych i zrzeczenie się odpowiedzialności, aby spełnić wymagania prawne.

użyj wizualizacji, aby przyciągnąć ludzi

dobrze zaprojektowana grafika znajdująca się w podpisie e-mail może łatwo przyciągnąć uwagę użytkowników, więc nie wahaj się użyć ich na swoją korzyść.

• Dodaj logo swojej firmy do wszystkich podpisów e-mail.
• upewnij się, że logo jest dobrze wyeksponowane i linki do strony internetowej Twojej firmy.
• Dodaj zdjęcia użytkowników do podpisów e-mail. Udowodniono, że zdobywają zaufanie i sprawiają, że komunikacja online jest bardziej przyjazna.

Wstaw linki do swojej strony i profili społecznościowych

hiperłącza są ważnym elementem podpisu e-mail. Mogą łatwo zwiększyć ruch na twojej stronie lub profilach w mediach społecznościowych i pomóc odbiorcom w łatwej interakcji z Twoją firmą.

aby był użytecznym elementem podpisu, upewnij się, że:

• Dołącz linki do swoich najcenniejszych zasobów online. Pamiętaj, aby zawsze aktualizować je na bieżąco, aby klienci nigdy nie uznali ich za wprowadzające w błąd.
• Dodaj ikony mediów społecznościowych połączone z oficjalnymi profilami na Facebooku, LinkedIn lub innych profilach społecznościowych odpowiednich dla Twojej firmy.
• Wstaw tekst lub przycisk hiperłącze do np. harmonogram spotkań lub okno czatu dla szybszej i bardziej bezpośredniej komunikacji między firmą a klientami

W powyższym przykładzie szablon podpisu e-mail składa się z linków do profili w mediach społecznościowych, strony internetowej firmy, zasobów marketingowych ze wskazówkami na temat rozwoju firmy, bloga, artykułu o oszczędzaniu pieniędzy i portfolio produktów. Możesz więc użyć dość dużej liczby linków w ramach jednego podpisu, nie przytłaczając odbiorcy (jeśli Twój szablon jest dobrze zaprojektowany).

Zachowaj zgodność z wymogami prawnymi

podanie szczegółowych informacji o firmie w podpisach e-mail jest często wymagane przez prawo. Co więcej, dobrze napisane zastrzeżenia pomagają chronić poufność i zachować zgodność z wymogami prawnymi. Na przykład w zrzeczeniu się odpowiedzialności możesz dołączyć linki do Warunków korzystania z Twoich usług lub link do rezygnacji z subskrypcji, aby zachować zgodność z przepisami RODO. Dołączenie profesjonalnego zrzeczenia się odpowiedzialności pomaga również w tworzeniu przejrzystego wizerunku firmy i budowaniu zaufania.

: Dołącz zastrzeżenia na końcu wszystkich zewnętrznych wiadomości e-mail, aby zachować zgodność z wymogami prawnymi i stworzyć profesjonalny wygląd korporacyjny.

Czytaj więcej o zastrzeżeniach

sprawdź swój podpis pod kątem błędów

wyobraź sobie otrzymanie wiadomości z podpisem e-mail z czerwonymi Xs zamiast obrazów, uszkodzonymi linkami, a nawet z błędami gramatycznymi lub błędami ortograficznymi. Brzmi jak SPAM, prawda? Dlatego zawsze należy upewnić się, że podpisy e-mail firmy są bezbłędne.
zanim użyjesz podpisu w e-mailach biznesowych, upewnij się, że:

• Dostosuj podpisy e-mail do różnych klientów poczty e-mail i urządzeń mobilnych. Możesz skupić się na tych najpopularniejszych i sprawdzić, jak wyświetla się na nich twój podpis.
• Sprawdź dwukrotnie tekst podpisu pod kątem błędów lub błędów. Nieskazitelny podpis umacnia Twój wizerunek jako profesjonalisty.
• Kliknij wszystkie linki w podpisie, aby sprawdzić, czy działają poprawnie i prowadzą do odpowiednich stron internetowych i profili społecznościowych.

Zarządzaj podpisami e-mail

jeśli nie masz rozwiązania do centralnego zarządzania podpisami e-mail, dostarczenie znormalizowanych podpisów dla wszystkich pracowników może być trudne, ale nie niemożliwe. Będzie to po prostu wymagać pracy i czasu, aby:

1. Zaprojektuj korporacyjny szablon podpisu e-mail tak, aby spełniał wymagania Twojej firmy (sprawdź Szablony podpisów e-mail i darmowy Generator podpisów e-mail).*
3. upewnij się, że podpis został poprawnie zaimplementowany na wszystkich klientach poczty e-mail i urządzeniach w Twojej firmie. Może to wymagać, aby osobiście przejść do każdej stacji roboczej, aby ręcznie zmienić podpis.

poniżej możesz obejrzeć krótką animację na temat tego, jak trudno jest wdrożyć podpisy e-mail.

*W przypadku, gdy użytkownicy korzystają z więcej niż jednego klienta poczty e-mail, musisz przygotować projekt podpisu dla każdego z nich.

ograniczenia ręcznego zarządzania podpisami

największym problemem związanym z tą metodą jest to, że musisz albo liczyć na to, że pracownicy poprawnie ustawią swój podpis e-mail, albo zrób to sam ręcznie. Może się wydawać, że nie jest to kłopotliwe dla firmy zatrudniającej 30 pracowników, ale gdy Twoja firma ma setki lub tysiące użytkowników, skuteczne zarządzanie aktualizacjami podpisów może być prawie niemożliwe.

oprócz problemów z implementacją szablonu podpisu, istnieją również ograniczenia poszczególnych klientów poczty e-mail, które należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu podpisów e-mail. Na przykład możliwości projektowania podpisu są często zawężane, jeśli nie masz dostępu do kodu źródłowego HTML podpisu. I trudno dostroić podpis tak, aby dobrze wyświetlał się na ekranie odbiorcy (w tym na urządzeniach mobilnych!).

natywne rozwiązanie do zarządzania podpisami

Office 365 (Microsoft 365) i Exchange Server umożliwiają zarządzanie i wdrażanie podpisów e-mail dla dowolnego zakresu skrzynek pocztowych w firmie. Aby zawierać podpisy w wiadomościach użytkowników, musisz:

1. przygotuj kod źródłowy HTML szablonu podpisu e-mail, który zawiera elementy zastępcze usługi Active Directory (sprawdź darmowy Generator podpisów e-mail, aby uzyskać bezpłatne szablony).
2. Skonfiguruj regułę przepływu poczty, która doda szablon do wiadomości e-mail użytkowników.

dowiedz się więcej na temat wdrażania podpisów w Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
dowiedz się, jak ujednolicić podpisy e-mail w usłudze Office 365.

ograniczenia rozwiązań natywnych

W tym przypadku możliwe jest centralne zarządzanie podpisami e-mail, ale ograniczone. Ani Exchange Server, ani Office 365 nie rozróżniają pojedynczych wiadomości e-mail w wątku rozmowy, umieszczając wszystkie podpisy na dole łańcucha wiadomości. Żaden z nich nie obsługuje również osadzonych obrazów, więc wszystkie zostaną odebrane jako załączniki przez odbiorcę. Ponadto podpisy nie są widoczne w folderze Wysłane Artykuły użytkowników, więc nie można sprawdzić, czy podpis został dodany poprawnie. Dlatego, jeśli chcesz mieć bardziej zaawansowane podpisy e-mail, które pozwalają ci na większą elastyczność, być może będziesz musiał przyjrzeć się rozwiązaniu innej firmy do zarządzania podpisami e-mail.

rozwiązania CodeTwo do zarządzania podpisami e-mail

Sprawdź, jak rozwiązania CodeTwo mogą pomóc w zarządzaniu podpisami e-mail.

CodeTwo email Signatures for Office 365

to oparte na chmurze rozwiązanie umożliwia centralne zarządzanie podpisami e-mail dla wszystkich użytkowników w organizacji Office 365 (Microsoft 365). Możesz go użyć do tworzenia zaawansowanych szablonów podpisów e-mail w intuicyjnym edytorze WYSIWYG, które nie wymagają żadnej wiedzy HTML. Można go używać do łatwego dodawania obrazów, zmiany koloru tekstu lub wstawiania hiperłączy.

To rozwiązanie jest dla Ciebie, jeśli chcesz:

• twórz ujednolicone podpisy e-mail w całej firmie i zarządzaj nimi w organizacji Office 365 z jednego miejsca.
• Używaj różnych urządzeń mobilnych i klientów poczty e-mail i nie martw się o dostosowanie podpisów.
• pobieraj dane użytkowników z usługi Azure Active Directory.
• twórz podpisy za pomocą łatwego w użyciu edytora szablonów lub wybierz jeden ze wstępnie zdefiniowanych szablonów podpisów e-mail z wbudowanej biblioteki szablonów.
• Dodaj treść marketingową i zmierz jej wyniki.
• wyświetla podpisy podczas pisania nowej wiadomości oraz w folderze Elementy wysłane po wysłaniu wiadomości e-mail.

możesz uruchomić bezpłatną 14-próbną wersję próbną, aby zobaczyć, jak to działa

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules to menedżer podpisów zaprojektowany, aby pomóc ci skonfigurować profesjonalne podpisy e-mail w lokalnym serwerze Exchange bez konfigurowania niczego dodatkowego na komputerach użytkowników.

to oprogramowanie zapewnia wiele przydatnych funkcji:

• kompletne centralne zarządzanie podpisami e-mail i zastrzeżeniami.
• Wstawianie podpisów tuż pod ostatnią odpowiedzią, a nie na dole.
• podpisy mogą być wyświetlane w folderze Elementy wysłane przez użytkowników, dzięki czemu mogą sprawdzić, czy podpis został poprawnie dodany do wiadomości e-mail.
• intuicyjny edytor podpisów HTML do tworzenia wszystkich szablonów podpisów bez wiedzy w kodowaniu HTML.
• możliwość wstawiania obrazów i logo jako załączników wbudowanych. Odbiorcy będą je wyświetlać automatycznie bez konieczności pobierania lub otwierania obrazów Na Zewnątrz. Dzięki temu do podpisów można wstawiać banery promocyjne, zdjęcia użytkowników czy przyciski call-to-action.
• harmonogram reguł, który umożliwia ustawienie dokładnych dat, kiedy mają być stosowane reguły podpisu. Oprogramowanie robi to automatycznie w podanym terminie.
• podpisami nie musi zarządzać tylko dział IT – dzięki oprogramowaniu CodeTwo możesz delegować projekt i konfigurację podpisów do zespołu marketingowego.
• możliwość implementacji danych użytkowników za pomocą elementów zastępczych wyciągających informacje z Active Directory. Ponadto oprogramowanie obsługuje wstawianie niestandardowych atrybutów reklam i automatyczne usuwanie spacji w podpisach, jeśli nie podano wartości reklamy.

tutaj możesz pobrać bezpłatną 30-dniową wersję próbną CodeTwo Exchange Rules

inteligentne rozwiązania dla Twojej firmy

jeśli chodzi o podpisywanie e-maili biznesowych, zawsze warto szukać inteligentnych i nowoczesnych rozwiązań, które oszczędzają czas i uwalniają Zasoby ludzkie. Dlatego CodeTwo scentralizowane rozwiązania do podpisywania wiadomości e-mail pomogą Ci w tworzeniu wyjątkowych podpisów dla Twojej organizacji. To zwiększy Twoje kampanie marketingowe i pomoże Ci w budowaniu marki z każdą wiadomością wychodzącą.

odwiedź oficjalne strony CodeTwo Email Signature for Office 365 i CodeTwo Exchange Rules, aby dowiedzieć się więcej i wypróbować programy za darmo.

Sugerowana lektura:

• narzędzia do centralnego zarządzania podpisami e-mail
• jakie czcionki są najlepsze dla podpisów e-mail?
• jak prawidłowo wyświetlać obrazy w podpisach e-mail (nie jako załączniki)