Korzyści płynące z ciągłego doskonalenia jako strategii biznesowej

termin ciągłe doskonalenie jest dość oczywiste. Wydaje się to prawie zbyt proste, ale to branżowe hasło polega na ciągłym ulepszaniu Twojej firmy, procesów i sposobu pracy.

jak się uczysz, planujesz, wdrażasz i rozwijasz to ulepszanie jest tam, gdzie staje się bardziej skomplikowane. Musisz wspierać filozofię ciągłego, logicznego i trwałego doskonalenia w całej organizacji. Pozwala to na ciągłe doskonalenie wykraczające poza slogan na plakacie, dzięki czemu staje się to sposobem działania Twojej firmy przez cały czas.

podczas gdy ciągłe doskonalenie może obejmować proste zmiany w codziennej pracy Twojej firmy do poważnych zmian w skupieniu i procedurach w globalnej strukturze, we wszystkich przypadkach będziesz potrzebować odpowiednich instrumentów, aby osiągnąć sukces i kontynuować pracę.

Dlaczego Ciągłe Doskonalenie Jest Ważne?

“życie zaczyna się na końcu twojej strefy komfortu” – Neale Donald Walsch

jest powód, dla którego ludzie często opierają się zmianom: jest komfort w tym, co wiemy. Podczas gdy wołanie nieznanego jest dla niektórych atrakcyjne, jest rzeczą naturalną i uspokajającą, aby nie stawiać się w nowych sytuacjach. W świecie biznesu nie jest to już możliwe.

w minionych czasach firmy często mogły “spocząć na laurach” i utrzymać status quo ze swoimi produktami i usługami, ponieważ ludzie zaufali ich markom i produktom i wiedzieli, co otrzymują. Istnieje kilka powodów, dla których to już nie działa:

• konkurencja jest większa niż kiedykolwiek: konkurencja to dobra rzecz. Daje nam to podstawę do porównań między naszymi rówieśnikami i popycha nas do lepszego działania. Oznacza to również, że nie jesteśmy jedynymi, którzy oferują określony produkt, usługę lub funkcję. Kiedy konkurencja jest ograniczona, możesz łatwiej bronić swojego zakątka rynku, ale w dzisiejszym konkurencyjnym klimacie nie odpoczywasz ani chwili.

• jest to rynek globalny: w większości branż i przedsiębiorstw w dzisiejszych czasach nie tylko trzeba się martwić o konkurencję lokalną, ale także o konkurencję zagraniczną. Coraz więcej granic spada, a Dojrzałe produkty i usługi z innych rynków mogą cię zaskoczyć. Jeśli nie oglądasz tego, co dzieje się w innym miejscu na świecie i nie przygotowujesz się na to, nie będziesz przygotowany, aby poradzić sobie z tym, gdy nadejdzie.

• informacje są wszędzie: konsumenci są dostępni 24/7 w dzisiejszych czasach. Mają dostęp do informacji na wyciągnięcie ręki. Na przykład 85% konsumentów korzysta z Internetu, aby zlokalizować firmy spełniające ich potrzeby. O ile wcześniej plan produktowy, usługowy czy marketingowy został zaprojektowany z myślą o długowieczności, o tyle w dzisiejszych czasach trzeba być gotowym do reagowania na zmiany i trendy na rynku. Ważne jest, aby wykorzystać szybkość przepływu informacji na swoją korzyść i nie siedzieć i patrzeć, jak leci.

• dynamika się zmienia: stare mury wokół produktów i usług zostały zburzone, a inteligentne, elastyczne firmy zbierają korzyści. Aplikacje mobilne wywracają przemysł taksówkowy do góry nogami. Banki internetowe oferują alternatywę dla banków stacjonarnych. Dostawa do domu zmienia sposób, w jaki kupujemy produkty codziennego użytku. Nie oznacza to, że “tradycyjne” firmy są skończone — oznacza to po prostu, że muszą się rozwijać.

Wypróbuj Kanbanize za darmo przez 30 dni

“ten sam stary, ten sam stary” już nie działa. Ale to nie musi być postrzegane jako coś złego. Wręcz przeciwnie, uświadomienie sobie i zaakceptowanie, że istnieje nowy sposób prowadzenia biznesu, jest ekscytujące i może stworzyć wiele wspaniałych możliwości dla Ciebie i Twojej organizacji, firmy lub grupy.

Nie nowa koncepcja

aby było jasne, koncepcja ciągłego doskonalenia nie jest nowa. Sformalizowane w latach 80. w niezliczonych podręcznikach i publikacjach przekonanie, że zawsze powinniśmy starać się lepiej wykonywać swoją pracę, istnieje od bardzo dawna. To przychodzi naturalnie do niektórych ludzi. # Patrz przypadek jaskiniowca:

• biedny jaskiniowiec starał się złapać jedzenie, które było zbyt szybkie, aby złapać ręcznie.
• odkrył, że jeśli użyje kija, ma dłuższy zasięg i większe szanse.
• rzucanie kijem dało jeszcze lepszy zasięg i zwiększyło szanse na złapanie ofiary.
• dodanie ostrego kamienia na końcu kija oznaczało jeszcze większy sukces.
• udział innych jaskiniowców w polowaniu również zwiększył jego szanse na obiad.

to jest ciągłe doskonalenie. To nie jest znalezienie metody, która działa i trzymanie się jej. To spojrzenie na to, gdzie jesteś dzisiaj, wyznaczanie celu i robienie tego, co należy zrobić, aby go osiągnąć. Po osiągnięciu tego celu zaczynasz od nowa, znajdując sposoby na dalszą poprawę. Nie ma znaczenia, w jakiej branży lub firmie się znajdujesz — ciągłe doskonalenie jest konieczne, aby wyprzedzić grę.

z bogactwem dostępnych informacji na temat ciągłego doskonalenia, może być trudno wiedzieć, od czego zacząć. To, co proponujemy, zawsze zaczyna się od analizy Twojej obecnej sytuacji. Musisz w pełni zrozumieć, jak działasz dzisiaj, aby móc przestrzegać zasad PDCA.

najpierw ustalasz swój punkt odniesienia, swój punkt wyjścia. Wtedy ty:

• PLAN: Zaplanuj swoje ulepszenia, w tym wyznaczanie celów.
• DO: wprowadź działania wymagane do poprawy.
• sprawdź: Zmierz swój sukces w stosunku do poziomu wyjściowego.
• działaj: Dostosuj lub Dostosuj swoje zmiany.

proces ten jest często reprezentowany w formie graficznej koła, znany jako “koło PDCA” lub “koło Deminga” po twórcy, dr W. Edwards Deming. W miarę postępów w każdym kroku utrzymujesz koło w ruchu, co oznacza ciągłe doskonalenie.

po ponownym przybyciu na poziom podstawowy, bierzesz pod uwagę poprzednie ulepszenia i planujesz kolejne ulepszenia.

projekt ciągłego doskonalenia – uczyń go strategią

nawet jeśli Twoja firma lub organizacja nie promuje obecnie procesu ciągłego doskonalenia, nie oznacza to, że nie robisz żadnych ciągłych ulepszeń biznesowych. Oznacza to po prostu, że prawdopodobnie nie robisz tego tak systematycznie lub skutecznie, jak to tylko możliwe, i możesz nie wdrażać zmian z jednego sektora lub obszaru do innych, które mogłyby skorzystać.

tu pojawia się pojęcie kultury ciągłego doskonalenia. Kiedy po raz pierwszy poruszysz temat ciągłego doskonalenia ze swoimi pracownikami i współpracownikami, większość zgodzi się co do konieczności, ale niekoniecznie wie, od czego zacząć. Tworzenie sformalizowanego planu, który działa dla twojej struktury, ma kluczowe znaczenie.

istnieje wiele powodów, dla których sformalizowanie strategii ciągłego doskonalenia jest ważne:

• • to sprawia, że wszyscy używają tego samego języka. Jest to kluczowe, gdy chcesz wdrożyć wyciągnięte wnioski i najlepsze praktyki w swoim zakładzie, procesach i jednostkach biznesowych. Formalizowanie dokumentów, procedur i instrukcji pracy ułatwia uzyskanie wszystkich na tej samej stronie.

• • tworzy nastawienie. Zamiast postrzegać ciągłe doskonalenie jako coś do ponownego uruchomienia z każdym nowym projektem, sformalizowane i spójne podejście do ciągłego doskonalenia uczy ludzi, że system jest nieodłącznym elementem funkcjonowania Twojej firmy. To nie jest coś, co dodajesz do tego, jak pracujesz — to staje się tym, jak pracujesz.

• • to czyni ludzi odpowiedzialnymi. Kiedy ciągłe doskonalenie przenika wszystkie poziomy organizacji, przestaje być pracą jednej osoby i staje się częścią pracy wszystkich. Świadomość, że Twoja firma nigdy nie przestaje się rozwijać, pomaga Twoim pracownikom zobaczyć, gdzie mogą być aktywni w ciągłym doskonaleniu.

• • to wzmacnia znaczenie. W dzisiejszych czasach łatwo jest zgubić się w sloganach firmowych i firmowych. Ciągłe doskonalenie procesów musi być traktowane jako integralna podstawa dla Twojej organizacji, a sformalizowanie tego, jak do niej podchodzisz, czyni ją bardziej konkretną.

przekonasz się, że po ustaleniu zasad i wytycznych dotyczących ciągłego doskonalenia łatwiej będzie uwzględnić je we wszystkich aspektach Twojej firmy. I nie zapomnij, że musisz zastosować koncepcję ciągłego doskonalenia do swojego systemu ciągłego doskonalenia!

to, co działa dzisiaj, może nie być odpowiednie w przyszłości, więc upewnij się, że stale analizujesz i oceniasz metody ciągłego doskonalenia procesów oraz w razie potrzeby wprowadzasz ulepszenia i poprawki.

Change for Change ‘ s Sake

jednym z niebezpieczeństw, zwłaszcza jeśli nie dążysz do ciągłego doskonalenia ze swoimi zespołami i pracownikami dzisiaj, jest to, że możesz czuć się zmuszony do wprowadzania zmian po prostu po to, aby pokazać, że nie siedzisz w miejscu. Skuteczna strategia ciągłego doskonalenia wymaga długotrwałego, zrównoważonego sposobu myślenia i może nie przynieść rezultatów w ekstremalnie krótkim okresie.

ciągłe doskonalenie nie jest zmianą ze względu na zmianę. To wartość dodana do sposobu działania. Jeśli po analizie zauważysz, że niektóre aspekty Twoich procesów i procedur są skuteczne i wydajne, nie musisz wymuszać zmiany. Po prostu kontynuuj analizę innych aspektów. Zawsze znajdziesz obszar, który może skorzystać z poprawy.

na przykład w przypadku procesu przeglądu istniejących projektów możesz poczynić następujące spostrzeżenia:

• • • kroki w miejscu może być konieczne. Nie usuwaj ani nie konsoliduj kroków, jeśli służą one celowi i dodają wartości do procesu po prostu po to, aby pokazać, że dokonałeś “poprawy.”Przyjrzyj się uważnie każdemu krokowi i każdemu aktorowi i zrozum interakcje, zanim dokonasz jakichkolwiek zmian. Oprzeć się pokusie zakładania, że” mniej kroków ” jest automatycznie poprawą. Zamiast tego poszukaj fundamentalnego zrozumienia całego procesu i dokonaj ulepszeń na tej podstawie.

• • • być może konieczne będzie uwzględnienie innych działów i działów, aby zrozumieć wpływ ulepszeń, które masz na myśli. Uważaj, aby nie nosić żaluzji, gdy chcesz poprawić proces recenzowania. Należy pamiętać, że dane wejściowe i wyjściowe procesu odnoszą się do wielu innych podmiotów, takich jak dostawcy, klienci i pracownicy, i że wszelkie wprowadzane ulepszenia muszą nadal zaspokajać ich potrzeby. Włączenie ich do Twojego zakresu może pomóc Ci współpracować, aby wprowadzić jeszcze szersze ulepszenia, niż jeśli skupisz się wyłącznie na tym, co jest pod twoją kontrolą.

• • • ważne jest, aby planować zmiany. Upewnij się, że ciągłe ulepszenia zapewniają elastyczność niezależnie od tego, co przyniesie przyszłość. Nowe typy projektów, nowi klienci, nowe wolumeny, nowe produkty-to wszystko należy wziąć pod uwagę. Jeśli Twoje ulepszenia koncentrują się na tym, co robisz dzisiaj, na przykład wprowadzając system do radzenia sobie z pewną liczbą recenzji miesięcznie, możesz nie być w stanie poradzić sobie z tym, co stanie się w przyszłym miesiącu, jeśli liczba recenzji znacznie wzrośnie lub spadnie.

* istnieją różne sposoby na rozpoczęcie ciągłego doskonalenia. Ale najłatwiejszym jest “Zacznij teraz”

zrozumienie, dlaczego wdrażasz strategię ciągłego doskonalenia, pomoże Ci uniknąć prób wymuszania zmian tam, gdzie nie jest to przydatne lub konieczne. Pozwól, aby dokładna analiza procesów, produktów i procedur dyktowała wprowadzone zmiany.

inne korzyści płynące z ciągłego doskonalenia

bezpośrednie korzyści płynące z ciągłego doskonalenia są często łatwe do przewidzenia. Możesz obliczyć lub oszacować oszczędność kosztów i czasu jeszcze przed wdrożeniem zmian. Istnieją jednak inne znaczące korzyści, których nie zdasz sobie sprawy, dopóki nie wdrożysz strategii ciągłego doskonalenia:

• • • lepsze Morale: Twoi współpracownicy i pracownicy skorzystają na ulepszeniach i zwiększonej dynamice zapewnianej przez ciągłe doskonalenie. Projekty ciągłego doskonalenia są okazją dla pracowników do wyjścia poza ramy i mają znaczący i satysfakcjonujący wpływ na ich pracę.

• • • lepsza akceptacja nowych pomysłów: kiedy Twoja organizacja jest przyzwyczajona do akceptowania status quo, nowe projekty i możliwości mogą być postrzegane w negatywnym świetle. Dzięki wdrożonej strategii ciągłego doskonalenia Twoje zespoły przyzwyczają się i docenią pracę z przekonaniem, że zmiana jest pozytywna.

• • • zwiększona motywacja: kiedy osoby, z którymi pracujesz, wiedzą, że są upoważnione do obserwowania, analizowania i ulepszania sposobu pracy, są bardziej zmotywowane niż gdyby oczekiwano od nich po prostu stosowania tych samych starych metod i sposobów pracy. Będą bardziej podekscytowani swoją przyszłością zawodową, gdy będą wiedzieć, że mogą mieć na nią pozytywny wpływ.

wszyscy napotkaliśmy opór wobec zmian. Dzieje się to na wszystkich poziomach organizacji i musi być zarządzane. Kiedy zaczniesz komunikować swoją strategię ciągłego doskonalenia swoim zespołom i pracownikom, skup się na korzyściach. Niektórzy mogą zakładać, że oznacza to po prostu więcej pracy.

muszą wiedzieć, że ciągłe doskonalenie nie jest dodatkiem do tego, co robią dzisiaj, ale raczej jego integralną częścią. To nowy sposób patrzenia na ich stary sposób pracy. Celem ciągłego doskonalenia jest sprawienie, aby każdy aspekt tego, co robią, był lepszy, łatwiejszy, szybszy, tańszy i bardziej opłacalny dla firmy.

zaangażuj wszystkich

ważne jest, aby stworzyć szeroką, obejmującą ciągłe doskonalenie strategię, którą można udostępniać i komunikować w całej jednostce, firmie lub organizacji, w zależności od zakresu Twojej roli.

traktowanie ciągłego doskonalenia procesów jako jednorazowego projektu dla małej grupy jest pewnym sposobem na zapomnienie o nim, gdy tylko pierwszy projekt zostanie ukończony. Zamiast tego wyjaśnij, że ciągłe doskonalenie jest nowym sposobem prowadzenia działalności gospodarczej i że powinno być stosowane przez wszystkich i we wszystkich aspektach Twojej firmy. Kilka świetnych sposobów, aby upewnić się, że wszyscy są na pokładzie to:

• • • komunikuj strategię jasno i dla wszystkich. Stwórz zespół ciągłego doskonalenia i poproś go o sformułowanie misji, wytycznych, zakresu i innych szczegółów, które można udostępnić wszystkim. Niech każdy pracownik wie, że ich stały wkład i poświęcenie jest niezbędne.

• • • zorganizuj imprezę inauguracyjną. Wyjaśnij, że Twoja nowa strategia ciągłego doskonalenia to wielka sprawa, a kierownictwo jest optymistyczne i w 100% popiera jej pomyślne wdrożenie. Przedstaw zespół i wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za co i kim są osoby kontaktowe w różnych działaniach i sektorach. Wprowadzenie prostego i integracyjnego sposobu dzielenia się swoimi pomysłami przez pracowników – np. skrzynka z sugestiami, forum internetowe, Grupa czatowa, powtarzające się spotkania z pomysłami itp.

• • • podaj konkretne przykłady. “Ciągłe doskonalenie” jest bardzo szerokim terminem, a niektórzy ludzie mogą nie rozumieć, w jaki sposób odnosi się to do ich roli, procesów lub produktów. Znajdź kilka istotnych przykładów dla swojego sektora lub branży. Pokaż przykłady, w których Twoja firma dokonała ulepszeń w przeszłości i wyjaśnij, w jaki sposób może to być trampolina do ciągłego doskonalenia.

• • • podkreśl korzyści. Nie wdrażasz ciągłego doskonalenia dla Zabawy. Celem jest poprawa Twojej firmy poprzez usuwanie odpadów, nakładanie się na siebie i nadmiarowość oraz wymyślanie kreatywnych sposobów usprawnienia i poprawy sposobu pracy. Poinformuj swoich pracowników, że ciągłe doskonalenie można zastosować do każdego aspektu Twojej firmy.

• • • utwórz kilka pierwszych projektów. Podczas gdy ciągłe doskonalenie powinno stać się drugą naturą w Twoim miejscu pracy, na początku będziesz musiał opiekować się swoją strategią. Kilka głośnych projektów może pomóc utrzymać strategię ciągłego doskonalenia w świadomości wszystkich. Szkolić i umożliwiać liderom zespołów dokładne śledzenie ewolucji tych projektów i pozyskiwanie informacji od jak największej liczby pracowników.

jeśli kierownictwo nie jest entuzjastycznie nastawione do ciągłego doskonalenia w miejscu pracy, nikt nie będzie. Znajdź sposoby, aby często o tym mówić, zawsze podkreślając przyczynę i potencjalne ulepszenia. Pochwal się nawet najmniejszymi ulepszeniami, ponieważ pracownicy mogą na początku wahać się przed sugestiami.

nie martw się, jeśli pomysł jest powolny. Strategia ciągłego doskonalenia nie ma limitu czasu, punktu końcowego, daty ważności. Chcesz zmienić mentalność grupy ludzi, którzy są bardziej niż prawdopodobne, wygodne i zadomowione w tym, jak wykonują swoją pracę dzisiaj. Pamiętaj, że ciągłe doskonalenie procesów nie jest nowym zadaniem dodanym do twojego obciążenia pracą, ale że przenika każdą rzecz, którą robisz.

rozpocznij natychmiast

ze wszystkich decyzji związanych z zarządzaniem miejscem pracy, które możesz podjąć, ciągłe doskonalenie jest najłatwiejsze do rozpoczęcia. Zacznij już teraz. Zastanów się, co musisz zrobić dzisiaj i znajdź sposób, aby to poprawić. Następnie umieścić w miejscu sposób pomiaru poprawy i sprawdzić w regularnych odstępach czasu, aby zobaczyć swoje postępy.

* wygodnym sposobem pomiaru postępu jest użycie podstawowych wskaźników przepływu używanych w Kanban

przypomnij sobie, aby myśleć “ciągłe doskonalenie” każdego dnia, aż stanie się drugą naturą. Wybierz trzy obszary, w których chcesz stosować zasady ciągłego doskonalenia. Aby pomóc ci zrozumieć, jak szeroka i wszechstronna jest strategia ciągłego doskonalenia, poszukaj następujących przykładów w swojej organizacji:

• • • przypadek negatywny: Wybierz aspekt swojej działalności, który wyraźnie wymaga poprawy. Może odkładasz to na później lub minimalizujesz negatywny wpływ, jaki wywiera na Twoją firmę. Kiedy jest oczywiste, że coś nie działa tak, jak powinno, znalezienie zauważalnej poprawy jest satysfakcjonujące i zachęcające. Będzie to miało pozytywny wpływ na Twoje wyniki finansowe i zwróci uwagę na użyteczność stosowania ciągłego doskonalenia procesów.

• • • przypadek neutralny: Wybierz proces, część lub projekt, który wydaje się być w trybie cruise-control. Te przypadki mogą być trudne, ponieważ chociaż nie może być nic oczywiście źle, może walczyć, aby określić, co można zrobić, aby je lepiej. Możesz również ulec pokusie, aby zostawić wystarczająco dobrze w spokoju, więc neutralny przypadek pomoże zresetować twoje nastawienie i skłonić cię do myślenia o ciągłym doskonaleniu.

• • • pozytywna sprawa: przyjrzyj się swoim najbardziej udanym aspektom biznesowym i zobacz, czego możesz się od nich nauczyć. Czy możesz zastosować najlepsze praktyki i przenieść je do innych obszarów lub działów? Czy można wprowadzić kolejne zmiany, które przeniosą te historie sukcesu na wyższy poziom? Czy osoby odpowiedzialne za te pozytywne wyniki są w stanie podzielić się swoją wiedzą i umiejętnościami z innymi ludźmi, którzy sami staną się mistrzami ciągłego doskonalenia?

odpowiednie instrumenty do pracy

ostatnią wskazówką dla pomyślnego stworzenia, wdrożenia i rozszerzenia strategii ciągłego doskonalenia w miejscu pracy jest użycie odpowiednich instrumentów. Kanbanize został zaprojektowany z myślą o ciągłym ulepszaniu sposobu prowadzenia firmy.

posiadanie dokładnego obrazu stanu zapasów, projektów ciągłego doskonalenia i kluczowych wskaźników wydajności przez cały czas jest kluczem do oceny i planowania ulepszeń.

jeśli nie mierzysz i nie śledzisz swoich ulepszeń, nigdy nie dowiesz się, co działa, a co nie. chociaż niektóre ulepszenia można zrobić intuicyjnie, szybko przekonasz się, że po początkowej poprawie nie wiesz, gdzie iść dalej.

dzięki Kanbanize masz potężne narzędzia do zarządzania wizualnego zaprojektowane z dużą elastycznością. Nie ma znaczenia, w jakiej branży się znajdujesz, jaki rodzaj działalności prowadzisz lub jakiego rodzaju usługi lub produkty świadczysz.

Kanban może być stosowany do każdego rodzaju organizacji, a Ty możesz wybierać spośród funkcji i opcji, które działają dla Ciebie. Nie próbuj wepchnąć kwadratowego kołka do okrągłego otworu. Kanbanize dostosowuje się do Twoich dzisiejszych potrzeb, a także skaluje Twoją firmę zgodnie z Twoimi przyszłymi potrzebami i rozwojem. Stosujemy zasady Lean, które są podstawą ciągłego doskonalenia.

poznaj moc tablic Kanban i zbuduj strategię ciągłego doskonalenia w oparciu o łatwe w użyciu oprogramowanie wizualne. Zobacz, jak łatwo jest współpracować z innymi członkami twojej organizacji, niezależnie od tego, czy pracują w tym samym biurze, czy po drugiej stronie świata.

Stwórz usprawniony przepływ pracy, zasady i raporty śledzenia, które sprawią, że wszyscy będą na tej samej stronie i będą pracować nad wspólnym celem ciągłego, pewnego i ciągłego doskonalenia.

ciągłe doskonalenie nie musi być skomplikowane, ale wymaga pewnego planowania i poświęcenia w imieniu zarządzania i przywództwa. Podejmij decyzję, aby zmienić swoje miejsce pracy w historię sukcesu ciągłego doskonalenia i popchnij swoją firmę, aby była bardziej efektywna, bardziej usprawniona i ostatecznie bardziej opłacalna.

ustal krótkoterminowe działania, które doprowadzą cię do długoterminowych celów. Pamiętaj, że ciągłe doskonalenie naprawdę jest ciągłe: kiedy zaczniesz, nie upłynie dzień, w którym nie znajdziesz nowych sposobów na poprawę swojej firmy!

Wypróbuj Kanbanize za darmo przez 30 dni