Rozdział 2-Collaboration Information Systems

współpraca to grupa ludzi współpracujących ze sobą, wszyscy wykonują zasadniczo ten sam rodzaj pracy, aby wykonać zadanie. Współpraca to grupa ludzi pracujących razem, aby osiągnąć wspólny cel poprzez proces sprzężenia zwrotnego i iteracji. Współpraca może być miejscem, w którym wszystkie strony istnieją i naprawiają, aby wykonać pracę, ale jakość i poprawa jednostek nie są obecne. Współpraca obejmuje przekazywanie informacji zwrotnych, usprawnianie procesów i procedur oraz poprawę wydajności zaangażowanych osób.

znaczenie skutecznego krytycznego Sprzężenia Zwrotnego

grupa, w której każdy jest zbyt uprzejmy, aby powiedzieć coś krytycznego, nie może współpracować. Słynny cytat Karola Darwina brzmi: “jeśli dwoje z Was ma dokładnie ten sam pomysł, to nie potrzebujemy jednego z was.- Z drugiej strony, jeśli grupa jest zbyt krytyczna i negatywna, członkowie mogą nie ufać sobie nawzajem i nienawidzić się nawzajem. Musi istnieć odpowiednia równowaga między nimi, a opinie muszą pobudzać członków zespołu do uczenia się od siebie nawzajem. Jeśli nikt nie jest skłonny do wyrażania różnych, a nawet niepopularnych pomysłów, nikt się niczego nie nauczy.

Wskazówki dotyczące udzielania i otrzymywania krytycznych informacji zwrotnych

udzielanie i otrzymywanie krytycznych informacji zwrotnych to najważniejsza umiejętność współpracy. Poniżej przedstawiono najważniejsze cechy skutecznej współpracy: Jest entuzjastycznie nastawiony do tematu naszej współpracy, jest otwarty i ciekawy, mówi swoim umysłem, nawet jeśli jest to niepopularny punkt widzenia, wraca do mnie i innych w odpowiednim czasie, jest skłonny do podejmowania trudnych rozmów, jest spostrzegawczym słuchaczem, jest zręczny w dawaniu/odbieraniu negatywnego sprzężenia zwrotnego, jest gotów przedstawiać niepopularne pomysły, sam zarządza i wymaga “niskich kosztów utrzymania” i wiele więcej.

jakie są trzy kryteria udanej współpracy?

dla profesjonalistów biznesowych zespoły muszą osiągnąć swoje cele. Cele te mogą obejmować podjęcie decyzji, rozwiązanie problemu lub stworzenie produktu pracy. Przy każdym celu pierwszym kryterium sukcesu jest zawsze odpowiedź na pytanie: “czy to zrobiliśmy?”Jeśli dodasz warstwy do pytania, staje się ono:” czy zrobiliśmy to w ramach dozwolonego czasu i budżetu?”W takich przypadkach zespoły, które przekroczyły czas lub budżet, na ogół nie uważają, że ich cele zostały osiągnięte.

wzrost zdolności zespołu

w firmie zespoły trwają razem przez miesiące, a nawet lata, więc odpowiednim pytaniem jest zawsze: “czy zespół był lepszy?”Zespoły, które często są trwałe, rosną wraz z korzyściami z czasem, a wraz z rozwojem zespołu staje się on bardziej wydajny, zapewniając lepszą obsługę nawet przy niższych kosztach. Ale w jaki sposób zespół staje się lepszy? Sposoby obejmują rozwijanie lepszych procesów pracy, indywidualne doskonalenie swoich zadań, uczenie się nawzajem zadań i nowych umiejętności,a także zapewnianie sobie znaczących perspektyw.

znaczące i satysfakcjonujące doświadczenie

co sprawia, że praca ma znaczenie w przyziemnym świecie profesjonalistów? Praca musi być postrzegana przez zespół jako sensowna. To może nie być tak efektowne, jak ratowanie życia, ale jeśli zadanie jest postrzegane jako ważne, będzie o wiele bardziej znaczące. Jeśli kredyt jest udzielany za pracę i uznanie wykonania zadania jest obecne, tym bardziej znacząca będzie praca. Również, koleżeństwo aspekt pracy zespołowej może dać satysfakcjonujące doświadczenie, jak również. Każdy jest pobudzony, gdy ma poczucie bycia lub grupy i robi swoją część, aby osiągnąć coś wartościowego.

jakie są cztery podstawowe cele współpracy?

informowanie jest pierwszym i najbardziej podstawowym celem współpracy. Celem informowania jest upewnienie się, że członkowie zespołu wyobrażają sobie informacje w taki sam sposób, jak to tylko możliwe. Członkowie zespołu muszą być w stanie udostępniać Dane i komunikować się ze sobą, a także być w stanie zrozumieć każdą podaną interpretację. Pozwoli to uniknąć powtarzania się informacji i doprowadzi do bardziej efektywnego rozwiązania.

podejmowanie decyzji

• decyzje operacyjne – decyzje wspierające działania operacyjne, bieżące.
• decyzje zarządcze-decyzje o alokacji i wykorzystaniu zasobów. Jeśli decyzja menedżerska wymaga rozważenia z różnych perspektyw, znacznie skorzysta na współpracy.
• decyzje strategiczne-decyzje wspierające szeroko pojęte kwestie organizacyjne. Decyzje te są prawie zawsze oparte na współpracy.
• ustrukturyzowany proces decyzyjny, w którym istnieje zrozumiała i zaakceptowana metoda podejmowania decyzji.
• Nieustrukturyzowany proces decyzyjny, w którym nie ma uzgodnionej metody podejmowania decyzji.

Typ decyzji i proces decyzyjny są luźno powiązane. Na poziomie operacyjnym zazwyczaj podejmowane są ustrukturyzowane decyzje, a decyzje na poziomie strategicznym są zwykle niestrukturalne. W systemie współpracy niewiele ustrukturyzowanych decyzji wiąże się ze współpracą. Istnieje już zwykle określona procedura do naśladowania i nie wymaga ona wielu decyzji. Unstructured z drugiej strony, wymaga wiele współpracy, ponieważ informacje zwrotne i iteracje są niezwykle potrzebne. Należy rozważyć różne perspektywy i omówić wstępne wnioski i potencjalne wyniki.

Rozwiązywanie problemów

problem jest postrzeganą różnicą między tym, co jest, a tym, co powinno być. Problemy są percepcją, a to prowadzi do tego, że różni ludzie mają różne postrzeganie problemów. Z tego powodu pierwszym i być może najważniejszym zadaniem dla grupy rozwiązującej problemy jest zdefiniowanie problemu. Następnie zespół musi zrozumieć cel w rozwiązaniu problemu i mieć na nim.

Zarządzanie projektami

projekty są tworzone po to, aby coś stworzyć lub wyprodukować. Celem końcowym może być wiele różnych rzeczy, a ponieważ projekty różnią się tak bardzo charakterem i wielkością, oto cztery ogólne fazy projektu:

• Faza początkowa-faza początkowa ma na celu ustalenie podstawowych zasad dla projektu i zespołu. Zadania w tej fazie obejmuje określenie, czym jest projekt, określenie członkostwa w zespole, zdefiniowanie projektu, określenie, w jaki sposób projekt zostanie zrealizowany, ustalenie zakresu projektu, ustalenie ról i ustanowienie zasad zespołu.
• Faza planowania-Faza mająca na celu określenie, kto co i kiedy zrobi. Działania robocze w tej fazie są zdefiniowane, a zasoby, takie jak personel, budżet i sprzęt są przypisane do każdego. Ponadto harmonogramy są ustalane dla każdego zadania i członka, a budżet może być wielokrotnie przeglądany.
• Doing Phase – zadania projektowe są realizowane w tej fazie. Wyzwanie zarządzania w tej fazie jest zapewnienie, że zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem, i zidentyfikować problemy w harmonogramie jak najwcześniej. Zadania mogą być usuwane i zmieniane na tym etapie.
• Faza finalizacji-ta faza finalizuje zakończenie projektu i pyta członków zespołu: “czy naprawdę skończyliśmy?”Jeśli wszystkie prace są wykonane, dokumentacja musi się odbyć, a dane muszą być przechowywane w dostępnym miejscu.

jakie są wymagania dla systemu informacji o współpracy?

podobnie jak system informatyczny, system współpracy składa się z pięciu elementów każdego systemu informatycznego, takich jak sprzęt, oprogramowanie, dane, procedury i ludzie. W ramach komponentu danych współpraca obejmuje dwa rodzaje:

• Dane projektu – DANE będące częścią produktu pracy współpracy. Dokument, który opisuje zalecane rozwiązanie jest DANE projektu dla projektu rozwiązywania problemów.
• metadane projektu-DANE wykorzystywane do zarządzania projektem. Harmonogramy, zadania, budżety i inne dane menedżerskie to przykłady metadanych projektu.

procedury Systemów Informacyjnych współpracy określają standardy, zasady i techniki prowadzenia pracy zespołu.

Podstawowe Funkcje: Komunikacja i udostępnianie treści

zespoły potrzebują wsparcia ze strony swojego systemu współpracy, aby komunikować się, zarządzać wieloma wersjami treści i zarządzać zadaniami. Wiele z tych wymagań wspiera iterację i opinie.

Jak korzystać z narzędzi współpracy, aby poprawić komunikację w zespole?

ze względu na potrzebę przekazywania informacji zwrotnych, komunikacja zespołowa jest niezbędna w każdym wspólnym projekcie. Komunikacja jest ważna w zarządzaniu treścią, zadaniami projektowymi, a opracowanie skutecznego narzędzia komunikacji jest pierwszą rzeczą, którą powinien zrobić twój zespół i może być najważniejszą cechą Wspólnego Systemu Informacyjnego. Korzystanie z narzędzi zależy od tego, w jaki sposób zespół komunikuje się ze sobą:

• Komunikacja Synchroniczna – gdy wszyscy członkowie zespołu spotykają się w tym samym czasie. Można to zrobić w jednej lub wielu lokalizacjach i może to być spotkanie twarzą w twarz, aż po połączenia konferencyjne lub wideokonferencje.
• asynchroniczny – gdy członkowie zespołu al nie spotykają się w tym samym czasie. Dzieje się to w jednej lub wielu lokalizacjach i jest zwykle celowane przez użycie e-maili, ankiet i formularzy dyskusyjnych. Jest to forma komunikacji, która nie otrzymuje natychmiastowych odpowiedzi.

Jak korzystać z narzędzi współpracy do zarządzania udostępnianymi treściami?

udostępnianie treści jest drugą ważną funkcją systemów współpracy. Członkowie zespołu muszą udostępniać zarówno dane projektu, aby umożliwić opinie i iterację, a aby to zrobić, musi istnieć narzędzie lub aplikacja. Następujące trzy kategorie narzędzi do współpracy z listą treści dla każdej z nich:

udostępniona zawartość bez kontroli

• e – mail z załącznikami-stwarza to wiele problemów, w tym kogoś, kto nie odbiera wiadomości e-mail, nie widzi jej w swojej skrzynce odbiorczej lub ktoś nie zapisuje załącznika.
• serwer plików – jest to po prostu komputer, który przechowuje pliki. Ta metoda jest lepsza niż załączniki do wiadomości e-mail, ale istnieje możliwość, że członek zespołu może przeszkadzać w pracy, ponieważ nie ma żadnej dodatkowej kontroli.

Treści udostępniane z zarządzaniem wersjami na Dysku Google

systemy zapewniające Zarządzanie wersjami śledzą zmiany w dokumentach i zapewniają funkcje umożliwiające jednoczesną pracę. Dysk Google jest zwolennikiem tego i zapewnia bezpłatną usługę wirtualnego dysku w chmurze, w której można tworzyć foldery i przechowywać pliki.

zawartość udostępniona z kontrolą wersji

Kontrola wersji to proces, który występuje, gdy narzędzie do współpracy ogranicza, a czasami nawet kieruje, aktywność użytkowników. Kontrola wersji obejmuje Jedną Lub Więcej z następujących możliwości:

• aktywność użytkownika ograniczona uprawnieniami – użytkownicy otrzymują określone uprawnienia dotyczące tego, czy są w stanie czytać, edytować i usuwać.
• document checkout – katalogi można skonfigurować tak, aby użytkownicy byli zobowiązani do sprawdzania dokumentów przed ich modyfikacją.
• historie wersji-udostępniaj historie w imieniu użytkowników. Po zmianie dokumentu narzędzie rejestruje nazwisko autora oraz datę i godzinę przechowywania dokumentu.
• kontrola przepływu pracy-możliwość zarządzania działaniami w predefiniowanym procesie.

Jak korzystać z narzędzi współpracy do zarządzania zadaniami?

opisy zadań muszą być szczegółowe i sformułowane, aby można było zdecydować, czy zadanie zostało wykonane. Aby efektywnie wykorzystać listę zadań, użytkownicy muszą być w stanie ją udostępnić. Poniżej przedstawiono kilka narzędzi, które można wykorzystać do udostępniania listy zadań przydatnych do współpracy:

• Dysk Google
• Microsoft Sharepoint

który system informacji o współpracy jest odpowiedni dla Twojego zespołu?

• minimalny zestaw narzędzi do współpracy – dzięki temu zestawowi powinieneś być w stanie współpracować ze swoim zespołem, chociaż otrzymasz niewielkie wsparcie od oprogramowania. Współpraca będzie tylko tekst, i nie będzie miał dostępu do wideo lub audio, więc nie można usłyszeć lub zobaczyć innych współpracowników.
• dobry zestaw narzędzi do współpracy-otrzymasz bardziej zaawansowany zestaw narzędzi do współpracy. Będziesz mógł przeprowadzać wielopartyjne wirtualne spotkania audio i wideo, a także będziesz mieć wsparcie dla równoczesnego dostępu do dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i plików prezentacji.
• kompleksowy zestaw narzędzi do współpracy – zestaw jest najlepszy z trzech, ponieważ obejmuje kontrolę treści i zarządzania, kontrolę przepływu pracy i spotkania online z udostępnianiem oprócz wszystkich funkcji dostępnych w pozostałych dwóch.

wybór zestawu dla Twojego zespołu

wybór odpowiedniego zestawu dla Twojego zespołu może opierać się na różnych rzeczach. Możesz sobie pozwolić na najlepsze narzędzie, ale może nie być ono potrzebne, ze względu na dłuższy czas nauki. Czas uczenia się może być oceniany jako krzywa Mocy produktu, która pokazuje zależność mocy jako funkcję czasu wykorzystującego ten produkt.

nie zapominaj o procedurach i ludziach!

oceniając systemy informatyczne i systemy informatyczne współpracy, musisz zacząć poważnie myśleć o komponentach procedury i ludzi. Czy członkowie zespołu będą korzystać z tych narzędzi? Wszyscy się w tym zgadzają? Jak będą się na tym szkolić? Czy twój zespół musi tworzyć jakieś specjalne miejsca pracy lub role? Na wszystkie te pytania dotyczące procedur i ludzi należy odpowiedzieć przy określaniu narzędzia współpracy.

2026?

jak będziemy współpracować w 2026 roku? Tekst wspomina o zwiększonym wykorzystaniu wirtualnych spotkań, a jeśli nie ma znaczenia, gdzie spotykają się koledzy z zespołu, a następnie projekty mogą angażować najlepszy lub Najtańszy personel. Podróż zmniejszy się, a większość będzie bardziej rekreacyjna, a konwencje mogą być bardzo wirtualne. Wraz ze zwiększonym wykorzystaniem tych narzędzi do współpracy, może być dla nas najlepsze, aby nauczyć się online, asynchroniczne umiejętności współpracy.