wydajność pracowników i zarządzanie talentami

prowadzenie efektywnych spotkań jeden na jeden z pracownikami

temat ‘check-in’ (lub spotkania jeden na jeden, spotkania z postępami, posiedzenia itp.) jest czymś, o czym często rozmawiamy, czy to na naszym blogu, czy z naszymi klientami. Bez względu na to, jak to się nazywa, pojęcie zwiększenia częstotliwości i jakości rozmów o wydajności pracowników pozostaje priorytetem dla większości firm dzisiaj.

niektóre firmy zleciły cotygodniowe kontrole, niektóre planują je w razie potrzeby, inne proszą menedżerów o upewnienie się, że spotkania są kompletne po każdym projekcie, a inne firmy planują formalne kontrole przez cały rok. Niezależnie od częstotliwości tych rozmów, ich cel pozostaje ten sam: utrzymywanie otwartych linii komunikacji między menedżerami i pracownikami, aby skutecznie angażować się i zarządzać wydajnością.

im więcej pracowników i menedżerów może się komunikować, tym lepiej będą mogli współpracować, aby osiągnąć cele, rozwijać umiejętności i udzielać/otrzymywać informacje zwrotne. Chociaż meldunki powinny wydawać się stosunkowo swobodne dla pracowników, menedżerowie powinni przestrzegać luźnej struktury, aby upewnić się, że ten czas spędzony pozostaje cenny i napędza działanie.

pomyśleliśmy, że warto byłoby przygotować listę punktów dyskusji i rozpocząć rozmowę, które menedżerowie mogliby wykorzystać, aby w pełni wykorzystać check-in z pracownikami.

Lista kontrolna Menedżera dotycząca meldunków pracowników

przed spotkaniem: przygotuj się

nic nie jest gorsze niż spotkanie z menedżerem, który okazuje się nieproszony lub nieprzygotowany. Poświęć 5 minut na przygotowanie się przed spotkaniem. Jeśli korzystasz z centralnej lokalizacji lub narzędzia do śledzenia celów, informacji zwrotnych i/lub notatek z dziennika/spotkania, menedżerowie powinni łatwo uzyskać dostęp do notatek z poprzednich spotkań i wyników i je przeglądać.

• przejrzyj wszystkie notatki zrobione podczas ostatniego spotkania, aby być na bieżąco z planowanymi rezultatami.
• Przejrzyj listę celów i projektów pracownika, aby sprawdzić, czy są jakieś wymagalne lub zbaczające z kursu.
• zanotuj ważne zmiany w dziale lub firmie, które należy omówić.
• przejrzyj wszystkie przesłane/otrzymane opinie, aby zidentyfikować wszelkie punkty dyskusji.
• odłącz się od innych działań, aby pracownik wiedział, że ma pełną koncentrację.

podczas spotkania: możliwe punkty dyskusji

bonusem częstych meldunków z pracownikami jest to, że menedżerowie nie muszą otwierać węża pożarniczego na każdym spotkaniu. Mogą wybrać konkretne cele, projekty lub punkty coachingowe, na których będą się koncentrować podczas każdego spotkania. Pracownicy mogą również rozpocząć rozmowę i kierować skupieniem (jeszcze lepiej).

ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie i pracownicy powinni nadawać priorytet punktom dyskusji na podstawie terminów i postępów. To, co jest omawiane, zmieni spotkanie po spotkaniu.

przykładowy program kontroli pracowników / punkty dyskusji:

• niech pracownik mówi!
  • Użyj funkcji rozpoczynających rozmowę, aby zaangażować pracownika w rozmowę
  • użyj pytań otwartych, aby utrzymać go w rozmowie
  • pozwól pracownikowi kierować rozmową, ale upewnij się, że omówisz wszelkie ważne kwestie
• aktualizacje celów / projektów
  • omów status celów krótkoterminowych i projektów długoterminowych
  • Dostosuj / zaktualizuj istniejące cele z pracownikiem
  • omów wszelkie wyzwania lub wyciągnięte wnioski
  • zaoferuj coaching i/lub pomoc w przypadku wszelkich blokad
  • omów, czy inne priorytety mogą wpłynąć na cel postęp
  • upewnij się, że wszystkie cele są nadal na dobrej drodze
  • Potwierdź wszelkie kamienie milowe lub osiągnięcia
  • przedyskutuj / potwierdź wszelkie nowe cele dla pracownika
• ostatnie osiągnięcia
  • Potwierdź ostatnie osiągnięcia i przekaż opinię
  • zapytaj pracownika o ostatnie osiągnięcia
• Status szkolenia / uczenia się
  • omów wszystkie elementy szkolenia, które są w toku
  • zapytaj pracownika, czy są jakieś prośby o szkolenie
  • zapytaj pracownika, czy czuje, że otrzymuje wystarczającą ilość opinii
  • zapytaj, czy pracownik uczy się od rówieśników/mentorów lub czy chciałby
  • polecić elementy szkolenia w celu poprawy umiejętności i dalszej kariery
  • o tym, jak szkolenie jest / powinno być realizowane
• aktualizacje/aktualności firmy lub zespołu
  • omów wszelkie ważne aktualizacje lub wiadomości firmy/zespołu
  • Potwierdź wszelkie potrzebne elementy działania
• Pomysły pracowników/wnioski o zmianę
  • zapytaj pracownika o wszelkie pomysły / dane wejściowe
  • omów wszelkie obszary wymagające zmiany (firma, zespół, projekt itp.
  • zapytaj pracownika, czy twój styl zarządzania jest dla niego skuteczny i uzyskaj sugestie dotyczące zmian
  • omów wszelkie ogólne blokady lub zakłócenia, które mogą mieć wpływ na pracownika
• rozwój kariery pracownika
  • omów cele zawodowe pracownika
  • omów, w jaki sposób możesz współpracować, aby osiągnąć swoje cele zawodowe
  • omów możliwości i ścieżki kariery dla pracownika
  • ustal jasne oczekiwania dotyczące wszelkich ruchów poprzecznych/wzrostowych
• Plan na tydzień/miesiąc / kwartał
  • priorytety krótko-i długoterminowe

początek rozmowy: Niech mówią

niektórzy pracownicy są bardziej niechętni do mówienia, ale to nie znaczy, że menedżer powinien robić większość rozmowy. Istnieją proste sposoby na zachęcenie pracownika do zaangażowania się i mówienia podczas spotkania odprawy. Pamiętaj, to spotkanie jest o nich. Im więcej przyczyniają się do rozmowy, tym lepiej.

Oto kilka otwartych pytań, które skłonią pracowników do rozmowy:

• Opowiedz mi o swoim tygodniu / miesiącu-jak to było?
• powiedz mi Nad czym pracowałeś.
• czy jesteś na dobrej drodze do dotrzymania terminu?
• jakie obszary wyprzedzają harmonogram?
• jakie masz pytania dotyczące tego obszaru odpowiedzialności lub projektu?
• jak do tego podejść?
• czego dowiedziałeś się o tym obszarze odpowiedzialności lub projektu?
• co nie poszło tak, jak się spodziewałeś? Dlaczego?
• co możesz zrobić inaczej następnym razem?
• jakie macie propozycje?

oto kilka sprawdzonych i prawdziwych początków rozmowy, aby utrzymać pracowników w rozmowie:

” dalej…..”

“powiedz mi więcej…”

” dlaczego tak mówisz?.”

“Jak to masz na myśli…”

“czy możesz podać mi przykład…”

“co jeszcze…”

na koniec spotkania: Podsumuj

zanim pracownik opuści spotkanie, spędź kilka chwil podsumowując kluczowe punkty dyskusji. Pomoże to przypomnieć pracownikom o wszelkich elementach działania i wzmocnić wszelkie podziękowania lub wskazówki coachingowe. Zapytaj pracownika, czy coś zostało pominięte i przypomnij mu, kiedy odbędzie się następne spotkanie.

po spotkaniu: dokument

ten mały krok jest znaczący i często pomijany, ale może mieć duże znaczenie. Poświęć 2-5 minut po każdym spotkaniu, aby nagrać kluczowe punkty dyskusji, elementy działań lub opinie. Pomoże to rozpocząć kolejne spotkanie i posłuży jako przydatny dziennik, gdy menedżerowie muszą przeglądać trendy wydajności. Przechowuj te notatki w centralnej lokalizacji. Narzędzie do oceny wydajności i dziennikowania, takie jak znacznik emPerform, może dobrze służyć temu celowi.

przeprowadziliśmy ankietę wśród naszych klientów i stwierdziliśmy, że menedżerowie, którzy robili 1-2 notatki na temat każdego pracownika miesięcznie, oszczędzali 50% czasu wolnego od wprowadzania komentarzy na koniec roku podczas corocznego przeglądu. To dlatego, że nie siedzą próbując przypomnieć sobie kluczowe kamienie milowe lub trendy w zachowaniu).

Jak Ci Poszło?

poświęć kilka chwil po każdym spotkaniu, aby ocenić, jak ci poszło. Nawet najlepsi menedżerowie powinni dążyć do poprawy swoich umiejętności komunikacyjnych i spotkań.

• za dużo mówisz/za mało?
• czy aktywnie słuchałeś?
• zadawałeś pytania?
• przyznałeś się do uczuć pracownika?
• czy parafrazowałeś kluczowe elementy, aby potwierdzić zrozumienie?
• Czy udzielasz skutecznych porad coachingowych?
• czy uważasz, że spotkanie było cenne?
• omówiłeś wszystkie ważne punkty?
• co można zrobić, aby poprawić następne spotkanie?

ogólnie rzecz biorąc, częste odprawy z pracownikami są koniecznością, aby zapewnić przejrzystość, zapewnić coaching i zaoferować wsparcie potrzebne pracownikowi, aby odnieść sukces. Chociaż znalezienie czasu w ciągu dnia może być wyzwaniem dla wielu menedżerów, odprawy są dobrze spędzonym czasem i na dłuższą metę opłacą się menedżerowi, pracownikowi, zespołowi i firmie.

aby uzyskać dodatkowe zasoby na temat przekazywania opinii:

• Coaching a Mentoring: czym się różnią?
• niezawodne Wskazówki dotyczące udanych spotkań jeden na jeden z pracownikami
• bezbolesne rozmowy o wydajności

cele wydajności, projekty i kontrole

chcesz pomóc menedżerom i pracownikom w dokumentowaniu i monitorowaniu celów wydajności, projektów i punktów dyskusji? Zapoznaj się z emPerform, aby uzyskać bieżące zarządzanie celami, informacje zwrotne i Dzienniki wydajności.