zrozumienie “zamykanie ksiąg”
co to jest “zamykanie ksiąg”?
w księgowości słowo “księgi” odnosi się do ewidencji transakcji finansowych spółki. Termin “zamykanie ksiąg” odnosi się do procedury księgowej, która ma miejsce na koniec każdego miesiąca lub wyznaczonego okresu spółki oraz na koniec każdego roku.
procedura
transakcje finansowe są dziś zazwyczaj rejestrowane w oprogramowaniu księgowym, ale lata temu były rejestrowane w księgach rachunkowych. Procedura “zamykania ksiąg” pomaga zapewnić, że dane wprowadzane do ewidencji księgowej są dokładne, dzięki czemu można tworzyć i finalizować sprawozdania finansowe. Raporty ostrzegają kierownictwo o tym, ile pieniędzy płynie i wychodzi z firmy. Kierownictwo wykorzysta raporty finansowe do analizy finansowych aspektów działalności i zdecyduje, jak je ulepszyć, podczas gdy interesariusze będą odwoływać się do raportów, aby ocenić, jak dobrze działa firma.
proces zamykania ksiąg składa się z trzech etapów.
- dane finansowe są wprowadzane do ksiąg rachunkowych lub systemu ewidencyjnego.
- dane wprowadzone do systemu są uzgadniane, co oznacza, że są dwukrotnie sprawdzane, aby upewnić się, że są dokładne.
- księgowi firmy “zamykają księgi”, co oznacza, że zatwierdzają i finalizują dane, aby można było tworzyć raporty finansowe, takie jak rachunek zysków i strat i bilans.
rejestrowanie danych
wyznaczeni pracownicy w różnych jednostkach biznesowych rejestrują w systemie ewidencji transakcje finansowe. Zapisy transakcji składają się z kwot przedstawionych jako obciążenia lub kredyty, daty transakcji, opisu transakcji i często zawierają unikalny Numer referencyjny. Informacje te mogą być zapisywane w dzienniku ogólnym lub konkretnym dzienniku transakcji, które mogą być przeznaczone na sprzedaż produktów lub usług, sprzedaż aktywów, specjalne zakupy lub amortyzację. Do końca okresu rozliczeniowego, zwykle co miesiąc, wszystkie wpisy w dzienniku będą wprowadzane do głównej księgi rachunkowej: księgi głównej (GL).
GL zapewnia rejestr transakcji finansowych i danych, które miały miejsce w ciągu życia firmy i śledzi wszystkie rachunki: zobowiązania, aktywa, kapitał, przychody i wydatki. Po wprowadzeniu danych do systemu księgowego firmy należy je uzgodnić.
uzgadnianie danych
uzgadnianie danych jest procedurą księgową, w której zapisy transakcji są porównywane z wyciągami bankowymi i innymi dokumentami w celu zapewnienia poprawności kwot wprowadzonych do systemu księgowego. Oprócz uzgadniania w bankowości, istnieje uzgadnianie transakcji finansowych z klientami i dostawcami oraz transakcji między firmami i przedsiębiorstwami. Jeśli dokumentacja pomocnicza nie jest zgodna z danymi zarejestrowanymi w GL, występuje rozbieżność. Księgowy musi następnie przeprowadzić badania, aby odkryć błąd i naprawić go, aby upewnić się, że GL dokładnie odzwierciedla działalność finansową.
zatwierdzanie i zamykanie ksiąg rachunkowych
po uzgodnieniu danych dane zostaną udostępnione głównemu księgowemu lub administratorowi firmy w celu ostatecznego zatwierdzenia. Następnie kontroler zamyka i “zamyka księgi”, co oznacza, że nikt inny nie może dotknąć danych finansowych w okresie, który właśnie się zamknął. Jeśli kilka miesięcy lub lat później ktoś odkryje błąd lub pominięcie, które zostało popełnione w pewnym momencie w przeszłości, księgowy Zwykle zastosuje korektę do bieżącego miesiąca, w którym błąd został wykryty. Ten rodzaj korekty nazywa się wpisem true-up, czasami określanym jako wpis catch-up.
Historia zamykania ksiąg
termin “księgi” nawiązuje do czasów, gdy prowadzona była księga rachunkowa. Każde konto było śledzone na papierze księgi głównej, który zawierał kolumny dotyczące daty transakcji,opisu i kwoty w dolarach. Papier księgi został następnie połączony w księgę rachunkową. Istnieje pięć ogólnych kategorii kont:
- aktywa (środki pieniężne, zapasy, należności, posiadane nieruchomości i wyposażenie)
- pasywa (zobowiązania, weksle, rozliczenia międzyokresowe)
- kapitał własny (wkłady właścicieli, zyski zatrzymane)
- przychody (przychody lub przychody ze sprzedaży)
- wydatki (kwoty zapłacone na prowadzenie działalności)
każda z tych kategorii mogła mieć własną księgę ksiąg lub dzienników, lub pięć kont mogło zostać połączonych w jedną księgę. Pod koniec każdego miesiąca lub okresu finansowego księgowy sumował całą działalność i często rysował linię na końcu, aby oznaczać, że okres był “zamknięty.”Po zamknięciu okresu nie można było wprowadzić więcej wpisów do księgi za ten okres. W Księdze zostanie utworzony nowy okres dla przyszłych transakcji.
ten proces księgowy zrodził frazę ” zamykanie ksiąg.”Ponieważ dział księgowości prowadził działalność przy użyciu rzeczywistych ksiąg finansowych, stał się znany jako” dział księgowości.”
chociaż niewiele firm nadal używa materiałów księgowych, takich jak papier i książki, aby śledzić transakcje finansowe, ponieważ oprogramowanie jest znacznie łatwiejsze i bardziej wydajne, księgowi nadal używają słów takich jak “książki”, “księgi rachunkowe” i “czasopisma.”
