5 Dicas para Localizar e Selecionar o melhor Sistema de Gerenciamento de Coleções

Como Escolher um CMS Que Suporta as Suas Necessidades da Instituição

Coleta de organizações, tais como museus e galerias de arte, usar um coleções do museu de CMS (sistema de gerenciamento) para acompanhar o complexo interdepartamental de dados e informações referentes aos objetos da coleção. Uma vez que os registros de seus objetos de coleção mais valiosos são rastreados por um museu CMS, essa informação deve ser facilmente acessada por todos os membros da organização.A implementação de um novo SCC em qualquer sistema ou fluxo de trabalho existente pode ser um empreendimento difícil e grande para qualquer organização. Muitas considerações financeiras, técnicas e de formação devem ser tidas em conta. A avaliação destes esforços potenciais será crucial para ajudar a compreender se vale a pena prosseguir um tal empreendimento. Portanto, procurar o melhor software de gerenciamento de coleções para gerenciar suas informações de coleções para sua organização é essencial para tornar o processo de implementação tão simples quanto possível.

para ajudá-lo a orientar-se na direcção certa, montámos uma lista de dicas para o manter no bom caminho e encontrar um sistema de gestão de colecções que melhor se adapte às necessidades do seu museu ou organização de colecções.

reúna uma equipe forte

considere quais departamentos e funcionários serão mais afetados pelo seu novo software do Museu. Quem serão os seus utilizadores de energia? Envolva-os no processo de seleção cedo. Depois de selecionar sua equipe, nomeie uma equipe para gerenciar os detalhes do projeto e garantir uma transição suave.Membros da equipa sugeridos:

• Cabeça de coleções
• Cabeça registrador
• diretor Executivo da
• gestor de TI
• Cabeça curador
• Cabeça de conservação
• administrador de Banco de dados
• Digital media manager
• Site manager

Inquérito Sua Equipe de Seleção

Por que você precisa de um museu sistema de gerenciamento de coleções, e o que você está procurando alcançar? Examinar estas perguntas simples irá ajudar a revelar as suas principais prioridades e os obstáculos que você pode enfrentar ao longo do caminho.Pergunte à sua equipa sobre os desafios actuais do CMS no museu e o que precisa de ser melhorado. Descubra o que eles querem ganhar com o novo sistema e o impacto que esperam na coleta nos próximos anos.Considerando os objectivos imediatos e a longo prazo, a sua equipa irá orientar-se. Aqui está um exemplo:

Definindo seus objetivos e os passos para alcançá-los vai aliviar a confusão futura ou discordância para a sua equipe, as expectativas já foram esclarecidos.

Define os quebra-negócio

embora cada coleção seja única, alguns processos são padrão em todo o campo. Considere as metas mencionadas acima, os fluxos de trabalho dentro do seu museu, e estes benchmarks sugeridos.Um SCC que aumenta estas actividades oferece a melhor oportunidade de sucesso:

	empréstimos e gestão de Exposições-partilha e exibição de objectos de colecção está no coração do seu museu. O SCC que você seleciona deve racionalizar o planejamento da exposição, consolidando a informação da lista de verificação e fornecendo à equipe informações atualizadas com precisão. O seu novo CMS deve oferecer relatórios flexíveis que possam ser facilmente personalizados para apoiar as práticas de empréstimos e Exposições da sua equipa.
	Suporte de conservação-manter a documentação de conservação correta—tais como pesquisas de tratamento e relatórios de condição-garante que sua coleção permanece segura e acessível. Selecione um CMS que suporte colaboração livre de problemas entre conservadores, curadores e registradores, padronizando dados para as pesquisas de tratamento, relatórios e critérios ambientais necessários.
	Location and Shipping Management-Look for a CMS that can cross-reference shipping information-send and delivery date, courier details, shipment values—with insurance, object, and exhibition or loan details. Seu CMS também deve facilmente gerenciar rastreamento de código de barras e atividades relacionadas ao inventário.
	Digital Asset and Media Management-gerir os seus activos digitais é tão importante como gerir os objectos da sua colecção. Certifique-se de que o seu CMS oferece funcionalidade de barragens nativas, permitindo-lhe ler e gerir praticamente qualquer formato de arquivo de mídia, criar registros de mídia, importar e atualizar automaticamente metadados de mídia, anotar digitalmente imagens, e definir direitos de acesso de grupo.
	relatórios e análises – ajude a sua equipa a gerir a sua colecção de forma eficiente, seleccionando um SCC que fornece vários relatórios pré-configurados, etiquetas, modelos de catálogos, relatórios de condições e listas de controlo de exposições. Garantir que os dados podem ser facilmente exportados em uma variedade de formatos úteis.
	acessibilidade flexível-a maioria das equipas de recolha estão em movimento, por isso é importante que a sua equipa seja capaz de recuperar, aceder e actualizar as informações de forma segura, a partir de qualquer local. O seu CMS deve oferecer acesso seguro e baseado na web, seja como uma aplicação baseada no navegador ou através de uma solução hospedada na nuvem compatível.

priorize e reduza sua lista de critérios para 3 absolute must-haves para manter sua equipe focada como você pesquisa, teste e comparar várias soluções.

pesquisar o que está disponível

com os seus objectivos e quebra-acordos estabelecidos, a sua equipa está bem equipada para soluções de pesquisa e fornecedores de contacto. Reúna o máximo de informações possível da web, feiras e demos.Aqui estão algumas perguntas iniciais a fazer a si mesmo:

• a solução deste fornecedor corresponde aos seus objetivos?
• o software cumpre os seus padrões de referência?
• até que ponto o processo de implementação decorrerá sem problemas? Como a duração do processo de implementação irá afetar seus objetivos.
• quão à prova de futuro e escalável é a solução? Procure software que facilmente se integre com outros sistemas (coleções online, barragens, conservação, etc.) e pode apoiar as suas necessidades à medida que elas mudam no futuro.Este sistema irá melhorar a comunicação e a colaboração para as suas actividades relacionadas com a colecção?
• que reputação tem cada vendedor? Você pode encontrar contas no mundo real, estudos de caso, ou referências?Este sistema pode consolidar a funcionalidade de outros sistemas?
• o vendedor tem experiência com o seu tipo e tamanho de coleção?
• quão compatível é o novo software com a sua infra-estrutura de TI existente?Agora é hora de restringir suas opções a uma escolha final.
  • se necessário, organize mais demonstrações e conversas com a sua escolha de Fornecedor.
  • considere o seu retorno do investimento. Identificar os custos associados a cada solução SCC e, em seguida, identificar os benefícios, tanto financeiros como não monetários.
  • Finalize a selecção do Fornecedor.

  o seu novo sistema não deve simplesmente substituir o sistema actual; deve ajudar a sua instituição a funcionar de forma mais eficiente, apoiando a sua colecção no futuro.Além disso, o seu trabalho de recolha não existe isoladamente, por isso o seu software também não deve. Pense em grande, e proteja sua coleção e seus recursos, investindo em um ecossistema de gerenciamento de Coleta Empresarial, não um CMS autônomo. Certifique-se de avaliar cuidadosamente suas necessidades durante o processo de pesquisa, e considerar as opções que melhor economizarão tempo, dinheiro e frustração.Se você gostaria de saber mais sobre como os sistemas de Galeria podem ajudá-lo a atingir seus objetivos, ver uma demonstração CMS, ou solicitar uma consulta com um de nossos especialistas, entre em contato conosco hoje.