Benefícios da melhoria contínua como Estratégia empresarial

o termo melhoria contínua é bastante auto-explicativo. Quase parece demasiado simples, mas esta palavra-chave da indústria é sobre continuamente melhorar o seu negócio, processos e forma de trabalhar.

como você vai estudar, planejar, implementar e evoluir essa melhoria é onde ela se torna mais complicada. Você precisa incentivar uma filosofia de melhoria constante, lógica e sustentável em toda a sua organização. Isso permite que a melhoria contínua vá além de ser um slogan em um cartaz, por isso torna-se a forma como a sua empresa opera em todos os momentos.

embora a melhoria contínua possa variar de simples mudanças no funcionamento diário da sua empresa a grandes mudanças de foco e procedimentos em uma estrutura global, em todos os casos, você vai precisar dos instrumentos certos para alcançar o sucesso e mantê-lo em andamento.

Por Que É Importante A Melhoria Contínua?

“a vida começa no fim da sua zona de conforto” – Neale Donald Walsch

há uma razão pela qual os humanos muitas vezes resistem à mudança: há um conforto no que sabemos. Enquanto o chamado do desconhecido é atraente para alguns, é uma coisa natural e tranquilizadora resistir a nos colocar em novas situações. No mundo dos negócios, isso já não é possível.

em tempos passados, era muitas vezes possível para as empresas “descansar sobre seus louros” e manter o status quo com seus produtos e serviços porque as pessoas confiavam em suas marcas e produtos e sabiam o que estavam recebendo. Há várias razões pelas quais isto já não funciona.:

• há mais competição do que nunca: a competição é uma coisa boa. Dá-nos uma base de comparação entre os nossos pares e empurra-nos a fazer melhor. Mas também significa que não somos os únicos a oferecer um determinado produto, serviço ou recurso. Quando há concorrência limitada, você pode mais facilmente defender seu canto do mercado, mas no clima competitivo de hoje, você não tem um momento de descanso.

• é um mercado Global: para a maioria das indústrias e empresas hoje em dia, você não só tem que se preocupar com a concorrência local, mas também com a concorrência estrangeira. Cada vez mais fronteiras estão caindo, e produtos e serviços maduros de Outros Mercados podem pegá-lo de surpresa. Se você não assistir o que está acontecendo em outros lugares do mundo e se preparar para isso, você não estará preparado para lidar com isso quando ele chegar.

• a informação está em todo o lado: os consumidores estão ligados 24 horas por dia, 7 dias por semana. Têm acesso à informação ao seu alcance. Por exemplo, 85% dos consumidores utilizam a Internet para localizar empresas que satisfazem as suas necessidades. Enquanto anteriormente um produto, serviço ou plano de marketing foi projetado para a longevidade, hoje em dia você precisa estar pronto para reagir às mudanças e tendências no mercado. É importante usar a velocidade do fluxo de informação para sua vantagem e não sentar e vê-lo voar.

• as dinâmicas estão a mudar: as velhas paredes em torno dos produtos e serviços foram demolidas, e empresas inteligentes e flexíveis estão a colher as recompensas. Aplicativos móveis estão virando a indústria de táxis de cabeça para baixo. Os bancos Online oferecem uma alternativa aos bancos de tijolo e argamassa. A entrega em casa está mudando a forma como compramos produtos do dia-a-dia. Isso não significa que as empresas “tradicionais” estão acabadas — significa apenas que precisam evoluir.

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“o mesmo de sempre” não vai funcionar mais. Mas isso não tem de ser visto como uma coisa má. Ao contrário, perceber e aceitar que há uma nova maneira de fazer negócios é emocionante e pode criar muitos grandes oportunidades para você e sua organização, empresa ou grupo.

não é um novo conceito

para ser claro, o conceito de melhoria contínua não é novo. Formalizada nos anos 80 em inúmeros livros e publicações, a noção de que devemos sempre esforçar-nos para fazer melhor o nosso trabalho existe há muito tempo. É natural para algumas pessoas. Olha para o caso do homem das cavernas.:

• o pobre homem das cavernas lutou para pegar sua comida, que era muito rápido para pegar à mão.Ele descobriu que se ele usava um bastão, ele tinha um alcance mais longo e uma melhor chance.Arremessar o bastão deu um alcance ainda melhor e melhorou suas chances de capturar sua presa.
• adicionar uma pedra afiada ao fim do pau significou ainda maior sucesso.Envolvendo outros homens das cavernas na caçada também multiplicou suas chances de pegar o jantar.Esta é uma melhoria contínua. Não é encontrar um método que funcione e mantê-lo. Está olhando para onde você está hoje, estabelecendo um objetivo e fazendo o que precisa ser feito para alcançar esse objetivo. Uma vez que esse objetivo seja alcançado, você começa de novo, encontrando formas de melhorar ainda mais. Não importa que tipo de indústria ou negócio você está em — uma abordagem de melhoria contínua é necessária para se manter à frente do jogo.

  com a riqueza de informações disponíveis sobre o tema da melhoria contínua, pode ser difícil saber por onde começar. O que sugerimos está sempre começando com a análise de sua situação atual. Você precisa de uma compreensão completa de como você opera hoje para que você possa seguir os princípios da PDCA.

  primeiro estabeleça a sua linha de base, o seu ponto de partida. Então tu … :

  • plano: Planeie suas melhorias, incluindo o estabelecimento de metas.
  • DO: pôr em prática as acções necessárias para melhorar.
  • confira: medir o seu sucesso em relação à sua linha de base.ACT: ajuste ou ajuste as suas alterações.

  

  este processo é muitas vezes representado na forma gráfica de uma roda, conhecida como “roda PDCA” ou “roda Deming” após o criador, Dr. W. Edwards Deming. À medida que você avança através de cada passo, você mantém a roda em movimento, representando a melhoria contínua.

  quando chegar de novo à sua fase inicial, terá em conta as suas melhorias anteriores e planeará as próximas melhorias.

  the Continuous Improvement Project-Make It A Strategy

  Even if your company or organization doesn’t actively promote a continuous improvement process today, that doesn’t mean you don’t do any continuous business improvement. Só significa que provavelmente não está fazendo isso de forma tão sistemática ou eficaz quanto poderia, e você pode não estar implantando mudanças de um setor ou área para outros que poderiam beneficiar.

  é aqui que entra em jogo a noção de uma cultura de melhoria contínua. Quando você abordar pela primeira vez o tema da melhoria contínua com seus funcionários e colaboradores, a maioria concordará com a necessidade, mas não necessariamente sabe por onde começar. Criar um plano formalizado que funcione para a sua estrutura é fundamental.

  há muitas razões pelas quais a formalização da sua estratégia de melhoria contínua é importante:

  • • faz com que todos usem a mesma linguagem. Isto é fundamental quando você está procurando implantar as lições aprendidas e as melhores práticas em suas instalações, processos e unidades de negócios. Formalizar documentos, procedimentos e instruções de trabalho torna mais fácil colocar todos na mesma página.
  • • cria uma mentalidade. Em vez de ver a melhoria contínua como algo para reiniciar com cada novo projeto, uma abordagem formalizada e consistente para a melhoria contínua ensina às pessoas que o sistema é inerente à forma como o seu negócio funciona. Não é algo que se adiciona à forma como se trabalha — torna-se como se trabalha.
  • • torna as pessoas responsáveis. Quando a melhoria contínua permeia todos os níveis da sua organização, deixa de ser o trabalho de uma pessoa e torna-se parte do trabalho de todos. Saber que seu negócio nunca pára de evoluir ajuda seus funcionários a ver onde eles podem ser uma parte ativa da melhoria contínua.
  • • reforça a importância. Nos dias de hoje, é fácil perder-se em palavras de ordem corporativas e conselhos de administração. A melhoria contínua do processo precisa ser tratada como uma base integral para sua organização, e formalizar como você se aproxima torna mais concreto.

  você vai descobrir que uma vez que você tenha estabelecido regras e diretrizes para sua melhoria contínua, será mais fácil incluí-lo em todos os aspectos do seu negócio. E não se esqueça que você precisa aplicar o conceito de melhoria contínua ao seu sistema de melhoria contínua!

  o que funciona hoje pode não ser adequado no futuro, então certifique-se de que você está constantemente analisando e avaliando seus métodos de melhoria contínua do processo e fazendo melhorias e correções quando necessário.

  mudança por causa da mudança

  um perigo, especialmente se você não busca ativamente melhoria contínua com suas equipes e funcionários hoje, é que você pode se sentir pressionado a fazer mudanças simplesmente para mostrar que você não está parado. Uma estratégia eficaz de melhoria contínua requer uma mentalidade sustentável a longo prazo e pode não dar frutos a curto prazo.

  a melhoria contínua não é mudança por causa da mudança. Está a acrescentar valor à forma como operas. Se, após análise, você vê certos aspectos de seus processos e procedimentos são eficazes e eficientes, não sinta que você tem que forçar uma mudança. Simplesmente continue sua análise de outros aspectos. Você sempre encontrará uma área que pode se beneficiar de melhorias.

  

  Por exemplo, no caso de um processo de revisão para projetos que você tem no lugar, você pode fazer as seguintes observações:

  • • • As etapas no local podem ser necessários. Não remova ou consolide passos se eles servem um propósito e adicione valor ao processo simplesmente para mostrar que você fez uma “melhoria”.”Observe atentamente cada passo e cada ator e entenda as interações antes de fazer quaisquer mudanças. Resistir ao impulso de assumir que” menos passos ” é automaticamente uma melhoria. Em vez disso, procurar uma compreensão fundamental de todo o processo e fazer melhorias com base nisso.
  • • • pode necessitar de incluir outros departamentos e divisões para compreender o impacto das melhorias que você tem em mente. Tenha cuidado para não usar blinders quando você está olhando para melhorar o seu processo de revisão. Esteja ciente de que as entradas e saídas de seu processo se relacionam com muitos outros atores, como fornecedores, clientes e funcionários, e que quaisquer melhorias que você faça precisam continuar a satisfazer suas necessidades. Incluí-los em seu escopo pode ajudá-lo a trabalhar em conjunto para fazer melhorias ainda mais amplas do que se você se concentrar apenas no que está sob seu controle.
  • • • é importante para um plano de mudança. Certifique-se de que suas melhorias contínuas proporcionam a flexibilidade para o que o futuro pode trazer. Novos tipos de projectos, novos clientes, novos volumes, novos produtos — todos estes devem ser tidos em conta. Se suas melhorias estão focadas no que você está fazendo hoje, como colocar um sistema no lugar para lidar com um certo número de revisões por mês, você pode não ser capaz de lidar com o que acontece no próximo mês se o número de revisões aumenta significativamente ou diminui.

  * existem diferentes maneiras de começar com a melhoria contínua. Mas o mais fácil é “começar agora”

  compreender por que você está implementando uma estratégia de melhoria contínua irá ajudá-lo a evitar forçar a mudança onde ela não é útil ou necessária. Deixe uma análise completa de seus processos, produtos e procedimentos ditar as mudanças que você colocou em prática.

  outros benefícios da melhoria contínua

  os benefícios directos das suas melhorias contínuas são muitas vezes fáceis de prever. Você pode calcular ou estimar o custo e a economia de tempo mesmo antes de implementar as alterações. Há outros benefícios significativos, no entanto, que você não vai perceber até que sua estratégia de melhoria contínua está em vigor:

  

  • • • melhor moral: Os seus colaboradores e colaboradores beneficiarão das melhorias e do dinamismo que a melhoria contínua proporciona. Os projectos de melhoria contínua são uma oportunidade para os trabalhadores saírem da caixa e terem um impacto significativo e gratificante no seu trabalho.
  • • • Melhor Aceitação de Novas Ideias: Quando a organização é usado para aceitar o status quo, novos projetos e oportunidades, pode ser visto em uma luz negativa. Com uma estratégia de melhoria contínua implantada, suas equipes se acostumarão e apreciarão trabalhar com a noção de que a mudança é positiva.
  • • • Aumento da Motivação: Quando as pessoas com quem trabalham sei que eles são capacitados para observar, analisar e melhorar a maneira como eles trabalham, eles estão mais motivados do que se é esperado para simplesmente aplicar os mesmos velhos métodos e formas de trabalho. Ficarão mais entusiasmados com o futuro da carreira quando souberem que podem ter um impacto positivo.

  todos encontrámos resistência à mudança. Isso acontece em todos os níveis de uma organização e precisa ser gerenciado. Quando você começar a comunicar sua estratégia de melhoria contínua para suas equipes e funcionários, certifique-se de se concentrar nos benefícios. Alguns podem assumir que significa simplesmente mais trabalho.

  eles precisam saber que a melhoria contínua não é além do que eles estão fazendo hoje, mas sim uma parte integrante dela. É uma nova forma de olhar para o seu antigo modo de trabalhar. O objetivo da melhoria contínua é tornar cada aspecto do que eles estão fazendo melhor, mais fácil, mais rápido, mais barato e mais rentável para o negócio.

  envolver todos

  é importante criar uma estratégia de melhoria contínua abrangente que possa ser partilhada e comunicada por toda a sua unidade, empresa ou organização, dependendo do âmbito do seu papel.

  tratar a melhoria contínua do processo como um projeto isolado para um pequeno grupo é uma maneira segura de esquecê-lo assim que o primeiro projeto for concluído. Em vez disso, deixe claro que a melhoria contínua é uma nova forma de fazer negócios e que deve ser aplicada por todos e em todos os aspectos da sua empresa. Algumas grandes maneiras de garantir que todos estão a bordo incluem:

  

  • • • comunique a estratégia com clareza e a todos. Crie uma equipe de aperfeiçoamento contínuo e faça com que eles apresentem uma declaração de missão, diretrizes, escopo e outros detalhes que possam ser compartilhados para todos verem. É vital que todos os colaboradores saibam que a sua contínua contribuição e dedicação são vitais.
  • • • Tem um kick-off do evento. Deixe claro que sua nova estratégia de melhoria contínua é um grande negócio e que a gestão é otimista e 100% por trás de sua implementação bem sucedida. Apresentar a equipe e deixar claro quem é responsável por o que e quem as pessoas de contato são para diferentes atividades e setores. Criar uma forma simples e inclusiva de os funcionários partilharem ideias que têm — como uma caixa de sugestões, Fórum na internet, grupo de chat, reuniões recorrentes de ideias, etc.
  • • • Dê exemplos concretos. “Melhoria contínua” é um termo muito amplo, e algumas pessoas podem não entender como ela se aplica ao seu papel, processos ou produtos. Encontre alguns exemplos pertinentes para o seu setor ou indústria. Mostre exemplos onde sua empresa fez melhorias no passado, e explique como isso pode ser um trampolim para a melhoria contínua.
  • • • Destacar os benefícios. Não estás a implementar melhorias contínuas por Diversão. O objetivo é melhorar o seu negócio através da remoção de resíduos, sobreposição e redundância e chegando com formas criativas de racionalizar e melhorar a forma como você trabalha. Informe os seus funcionários que a melhoria contínua pode ser aplicada a todos os aspectos da sua empresa.
  • • • Criar várias kick-off dos projetos. Enquanto a melhoria contínua deve tornar-se segunda natureza em seu local de trabalho, no início, você vai precisar tomar conta de sua estratégia. Alguns projetos de alto perfil podem ajudar a manter sua estratégia de melhoria contínua fresca na mente de todos. Formar e capacitar os líderes de equipe para acompanhar de perto a evolução desses projetos, e solicitar a entrada de tantos funcionários quanto possível.

  

  Se a gestão não está entusiasmado com a melhoria contínua no local de trabalho, ninguém vai estar. Encontrar formas de o trazer à tona muitas vezes, sempre destacando a razão para ele e potenciais melhorias. Elogie até mesmo as menores melhorias, porque os funcionários podem ser hesitantes no início para fazer sugestões.

  não se preocupe se a idéia é lenta para pegar. Uma estratégia de melhoria contínua não tem limite de tempo, nenhum ponto final, nenhuma data de expiração. Você está olhando para mudar a mentalidade de um grupo de pessoas que são mais do que provavelmente confortáveis e se acomodaram em como eles fazem seu trabalho hoje. Lembre-se que a melhoria contínua do processo não é uma tarefa nova adicionada à sua carga de trabalho, mas que permeia cada coisa que você faz.

  comece imediatamente

  de todas as decisões de gestão do local de trabalho que você pode tomar, a melhoria contínua é a mais fácil de começar. Começa já. Considere o que você tem que fazer hoje e encontrar uma maneira de melhorá-lo. Em seguida, colocar no lugar uma maneira de medir a sua melhoria e verificar em intervalos regulares para ver o seu progresso.

  * uma maneira conveniente de medir o progresso é usando algumas métricas básicas de fluxo usadas em Kanban

  lembre-se de pensar em “melhoria contínua” todos os dias até que se torne uma segunda natureza. Escolha três áreas onde você quer aplicar princípios de melhoria contínua. Para ajudá-lo a entender quão ampla e abrangente é uma estratégia de melhoria contínua, procure os seguintes exemplos dentro de sua organização:

  • • • o caso negativo: escolha um aspecto da sua empresa que precisa claramente de melhorias. Talvez tenha adiado ou minimizado o efeito negativo que tem no seu negócio. Quando é óbvio que algo não está funcionando como deveria, encontrar melhorias visíveis é gratificante e encorajador. Ele terá um efeito positivo em sua linha de fundo e chamar a atenção para a utilidade de aplicar a melhoria contínua do processo.
  • • • o caso neutro: escolha um processo, parte ou projeto que parece estar em Modo de cruzeiro-controle. Estes casos podem ser desafiadores, porque embora não possa haver nada obviamente errado, você pode lutar para identificar o que pode ser feito para torná-los melhores. Você também pode ser tentado a deixar bem o suficiente em paz, de modo que um caso neutro irá ajudar a redefinir sua mentalidade e levá-lo a pensar sobre a melhoria contínua.
  • • • o caso positivo: veja seus aspectos de negócio mais bem sucedidos e veja o que você pode aprender com eles. Você pode pegar nas melhores práticas e transferi-las para outras áreas ou departamentos? É possível fazer mais mudanças que empurrem essas histórias de sucesso para o próximo nível? Serão os responsáveis por estes resultados positivos capazes de partilhar os seus conhecimentos e competências com outras pessoas que depois se tornarão eles próprios campeões de melhoria contínua?

  os instrumentos adequados para o emprego

  uma última dica para a criação, implementação e expansão bem sucedidas de uma estratégia de melhoria contínua no local de trabalho é a utilização dos instrumentos adequados. Kanbanize é projetado com o objetivo de melhorar continuamente a forma como você dirige seu negócio.

  ter uma imagem precisa do Estado do seu estoque, projetos de melhoria contínua e indicadores de desempenho chave em todos os momentos é fundamental para avaliar e planejar suas melhorias.

  se não medir e acompanhar as suas melhorias, nunca saberá o que está a funcionar e o que não está. embora algumas melhorias possam ser feitas pela intuição, irá rapidamente descobrir que, após uma melhoria inicial, não sabe para onde ir a seguir.

  

  com a Kanbanize, você tem poderosas ferramentas de gerenciamento visual projetadas com grande flexibilidade. Não importa em que Indústria você está, Que tipo de negócio você dirige ou que tipo de serviços ou produtos você fornece.

  Kanban pode ser aplicado a qualquer tipo de organização, e você pode escolher entre os recursos e opções que funcionam para você. Não tentes enfiar uma cavilha quadrada num buraco redondo. Kanbanize Adapta-se às suas necessidades actuais e também avalia o seu negócio de acordo com as suas necessidades futuras e crescimento. Aplicamos princípios Lean, que são uma pedra angular da melhoria contínua.

  Experimente o poder das placas Kanban e construa a sua estratégia de melhoria contínua em torno de um software visual fácil de usar. Veja como é fácil colaborar com outros membros de sua organização, quer estejam no mesmo escritório ou no outro lado do mundo.

  estabelecer fluxos de trabalho racionalizados, políticas e relatórios de acompanhamento que ponham todos na mesma página e que trabalhem para o objectivo comum de melhorar constantemente, com confiança e continuamente.

  a melhoria contínua não tem de ser complicada, mas requer algum planeamento e dedicação em nome da Gestão e da liderança. Tome a decisão de transformar o seu local de trabalho em uma história de sucesso de melhoria contínua e empurrar o seu negócio para ser mais eficaz, mais racionalizado e, em última análise, mais rentável.

  estabeleça ações de curto prazo que o levarão aos seus objetivos de longo prazo. E lembre-se que a melhoria contínua é realmente contínua: uma vez que você começa, um dia não vai passar onde você não está encontrando novas maneiras de melhorar o seu negócio!

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