Capítulo 2 – a Colaboração de Sistemas de Informação

a Cooperação é um grupo de pessoas trabalhando juntas, todos fazendo essencialmente o mesmo tipo de trabalho para realizar um trabalho. A colaboração é um grupo de pessoas trabalhando em conjunto para alcançar um objetivo comum através de um processo de feedback e iteração. A cooperação pode ser um lugar onde todas as partes existem e fazer as pazes de fazer o trabalho, mas a qualidade e a melhoria dos indivíduos não estão presentes. A colaboração inclui dar feedback, racionalizar processos e procedimentos e melhorar o desempenho das pessoas envolvidas.

importância do Feedback crítico eficaz

um grupo no qual todos são muito educados para dizer que qualquer coisa crítica não pode colaborar. Uma famosa citação de Charles Darwin diz: “se dois de vocês têm a mesma ideia, então não precisamos de um de vocês.”Por outro lado, se um grupo é muito crítico e negativo, os membros podem vir a desconfiar e odiar-se uns aos outros. Tem de haver um equilíbrio adequado entre os dois, e o feedback tem de acender os membros da equipa que aprendem uns com os outros. Se ninguém está disposto a expressar ideias diferentes e mesmo impopulares, ninguém vai aprender nada.

Guidelines for Giving and Receiving Critical Feedback

Giving and receiving critical feedback is the single most important collaboration skill. Segue-se uma orientação das características mais importantes para uma colaboração eficaz: Está entusiasmado com o assunto de nossa colaboração, é abrir remendado e curioso, fala de sua mente mesmo que seja impopular ponto de vista, recebe de volta para mim e para os outros em uma maneira oportuna, está disposto a entrar em conversas difíceis, é perceptiva do ouvinte, é hábil em dar/receber negar feedback, está disposta a colocar frente impopular ideias, é a auto-gestão e requer “baixa manutenção”, e muito mais.

quais são os três critérios para uma colaboração bem sucedida?

para os profissionais de negócios, as equipas precisam de atingir os seus objectivos. Esses objetivos podem incluir tomar uma decisão, resolver um problema, ou criar um produto de trabalho. Com algum objetivo, o primeiro critério de sucesso está sempre respondendo à pergunta: “nós fizemos isso?”Se você adicionar camadas à pergunta, então ela se torna,” nós fizemos isso dentro do tempo e orçamento permitido?”Nestes casos, as equipes que ultrapassaram o tempo ou o orçamento geralmente não consideram seus objetivos alcançados.

crescimento da capacidade de equipa

num negócio, as equipas duram juntas durante meses, ou mesmo anos, por isso um avaliador de perguntas apropriado é sempre: “a equipa melhorou?”As equipes que são muitas vezes permanentes crescem com seus benefícios ao longo do tempo, e à medida que a equipe fica melhor, ela se torna mais eficiente, proporcionando um melhor serviço, mesmo possivelmente a um custo menor. Mas como é que uma equipa fica melhor? As formas incluem o desenvolvimento de melhores processos de trabalho, a melhoria individual das tarefas, o ensino mútuo das tarefas e novas competências, e também a disponibilização de perspectivas significativas entre si.

experiência significativa e satisfatória

no mundo mundano dos profissionais de negócios, o que torna o trabalho significativo? O trabalho tem de ser percebido com significado pela equipa. Pode não ser tão glamouroso como salvar uma vida, mas se a tarefa for percebida como importante, será muito mais significativa. Se o trabalho e o reconhecimento de completar a tarefa estiverem presentes, o trabalho será mais significativo. Além disso, o aspecto camaradagem do trabalho em equipe pode dar uma experiência satisfatória também. Toda a gente fica energizada quando tem a sensação de ser ou de ser um grupo, e faz a sua parte para alcançar algo que valha a pena.

quais são os quatro objectivos principais da colaboração?

a informação é o primeiro e mais fundamental propósito de colaboração. O objetivo da informação é garantir que os membros da equipe estejam concebendo a informação da mesma forma, tanto quanto possível. Os membros da equipe devem ser capazes de compartilhar dados e se comunicar uns com os outros, e ser capazes de entender cada interpretação dada. Isto evitará a repetição de informações e conduzirá a uma solução mais eficiente.

tomar decisões

• decisões operacionais-decisões que apoiam actividades operacionais, quotidianas.Decisões de gestão-decisões sobre a afectação e utilização dos recursos. Se uma decisão de gestão requer consideração a partir de diferentes perspectivas, ela será muito beneficiada com a colaboração.Decisões estratégicas-decisões que apoiam questões de âmbito alargado e organizacionais. Estas decisões são quase sempre colaborativas.Processo de decisão estruturado em que exista um método compreendido e aceite para tomar a decisão.Processo de decisão não estruturado em que não existe um método de decisão acordado.

o tipo de decisão e o processo de decisão estão vagamente relacionados. A nível operacional, as decisões estruturadas são geralmente tomadas e as decisões a nível estratégico tendem a não ser estruturadas. Em um sistema de colaboração, poucas decisões estruturadas envolvem colaboração. Normalmente já há um procedimento definido a seguir, e não requer muitas decisões. Não estruturado, por outro lado, requer muita colaboração, porque feedback e iterações são crucialmente necessárias. Há que considerar diferentes perspectivas e discutir todas as conclusões preliminares e os resultados potenciais.Um problema é uma diferença percebida entre o que é e o que deveria ser. Os problemas são uma percepção, e isso leva a diferentes pessoas a ter diferentes percepções de problemas. Por causa disso, a primeira e talvez a tarefa mais importante para um grupo colaborativo de resolução de problemas é definir o problema. Então a equipe precisa entender o objetivo de resolver o problema,e ter isso.

Gestão de projectos

projectos são formados para criar ou produzir algo. O objetivo final pode ser uma variedade de coisas, e como os projetos variam tanto na natureza e tamanho, Aqui estão quatro fases genéricas do projeto:

• fase inicial – a fase inicial é definir as regras básicas para o projeto e a equipe. As tarefas nesta fase incluem identificar o que é o projeto, determinar a adesão à equipe, definir o projeto, determinar como o projeto será realizado, definir o âmbito do projeto, estabelecer papéis e estabelecer regras de equipe.Fase de planeamento para determinar quem fará o quê e quando. As atividades de trabalho nesta fase são definidas, e recursos como pessoal, orçamento e equipamentos são atribuídos a cada um. Além disso, os horários são determinados para cada tarefa e membro, e o orçamento pode ser revisitado várias vezes.As tarefas de fase do projecto são realizadas nesta fase. Um desafio de gestão nesta fase é garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e identificar os problemas dentro do prazo o mais cedo possível. As tarefas podem ser apagadas e alteradas ao longo desta fase.Fase de finalização-esta fase finaliza a conclusão do projeto e pergunta aos membros da equipe: “estamos realmente prontos?”Se todo o trabalho é feito, a documentação precisa acontecer, e os dados precisam ser armazenados em um local acessível.

quais são os requisitos para um sistema de informação de colaboração?

Como um sistema de informação, um sistema de colaboração tem cinco componentes de cada sistema de informação, tais como hardware, software, dados, procedimentos e pessoas. Dentro da componente de dados, a colaboração envolve dois tipos:Dados do projecto-dados que fazem parte do produto de trabalho da colaboração. Um documento que descreve uma solução recomendada são os dados do projeto para um projeto de resolução de problemas.Metadados do projecto-dados utilizados para gerir o projecto. Horários, tarefas, orçamentos e outros dados gerenciais são exemplos de metadados de projetos.Os procedimentos de Sistemas de informação de colaboração especificam padrões, políticas e técnicas para conduzir o trabalho da equipe.

Funções Primárias: Comunicação e compartilhamento de conteúdo

as equipes precisam de suporte de seu sistema de colaboração para se comunicar, para gerenciar muitas versões de Conteúdo, e para gerenciar tarefas. Muitos destes requisitos suportam iteração e feedback.Como pode utilizar ferramentas de colaboração para melhorar as comunicações em equipa?

devido à necessidade de fornecer feedback, a comunicação de equipe é essencial para cada projeto colaborativo. A comunicação é importante para gerenciar conteúdo, tarefas de projeto e desenvolver um mecanismo de comunicação eficaz é a primeira coisa que sua equipe deve fazer, e pode muito ser a característica mais importante de um sistema de informação colaborativa. O uso de ferramentas depende da forma como a equipe se comunica uns com os outros:

• comunicação síncrona – quando todos os membros da equipe se encontram ao mesmo tempo. Isto pode ser feito em um único local ou vários locais, e pode ser de encontro cara a cara, todo o caminho para chamadas de conferência ou videoconferência.
• assíncrono – quando os membros da equipa al não se reunirem ao mesmo tempo. Isto ocorre em um ou vários locais, e é geralmente proposto pelo uso de E-mails, pesquisas e formulários de discussão. Esta é uma forma de comunicação que não recebe respostas imediatas.

como pode utilizar ferramentas de colaboração para gerir conteúdos partilhados?

a partilha de Conteúdos é a segunda maior função dos sistemas de colaboração. Os membros da equipe precisam compartilhar ambos os dados do projeto para permitir feedback e iteração, e para fazer isso, precisa haver uma ferramenta ou aplicação. As seguintes três categorias de ferramentas de colaboração da lista de conteúdos para cada uma:

conteúdo compartilhado sem controle

• e – mail com anexos-isso coloca inúmeros problemas, o que inclui alguém que não recebe o e-mail, não vê-lo em sua caixa de entrada, ou alguém não guarda o anexo.Servidor de arquivos – Este é simplesmente um computador que armazena arquivos. Este método é melhor que anexos de E-mail, mas há uma possibilidade de que um membro da equipe pode interferir com o seu trabalho, uma vez que não há nenhum controle adicional.

conteúdo compartilhado com a gestão de versões no Google Drive

sistemas que fornecem alterações de faixas de gerenciamento de versões para documentos e fornecem características e funções para acomodar o trabalho concorrente. O Google Drive é um proponente disso, e ele fornece um serviço gratuito de uma unidade virtual na nuvem, onde você pode criar pastas e armazenar arquivos.

Conteúdo Compartilhado com Controle de Versão

controle de Versão é o processo que ocorre quando a ferramenta de colaboração limites, e às vezes até mesmo direciona, a atividade do usuário. O controle de versão envolve uma ou mais das seguintes capacidades:

• atividade do usuário limitada por permissões – os usuários obter permissões específicas sobre se eles são capazes de ler, editar e excluir.
• document checkout-Directories can be set up so that users are required to check out documents before they can modify them.Histórias de versões-fornecem histórias em nome dos usuários. Quando um documento é alterado, a ferramenta registra o nome do autor e a data e hora em que o documento é armazenado.
• controlo do fluxo de trabalho – a capacidade de gerir actividades num processo predefinido.

como pode utilizar ferramentas de colaboração para gerir tarefas?

as descrições de tarefas devem ser específicas e redigidas de modo a ser possível decidir se a tarefa foi cumprida. Para utilizar uma lista de tarefas de forma eficaz, os usuários precisam ser capazes de compartilhá-la. A seguir estão algumas ferramentas que podem ser usadas para compartilhar uma lista de tarefas útil para a colaboração:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

que Sistema de informação de colaboração é adequado para a sua equipa?

• o conjunto de ferramentas de colaboração mínima – com este conjunto, você deve ser capaz de colaborar com sua equipe, embora você terá pouco suporte do software. A colaboração será apenas texto, e você não terá acesso a vídeo ou áudio para que você não possa ouvir ou ver os outros colaboradores.
• The Good Collaboration Tool Set-You will get a more sophisticated collaboration tool set. Você seria capaz de realizar reuniões multi-partes de áudio e vídeo virtual, e você terá suporte para o acesso simultâneo a documentos, planilhas e arquivos de apresentação.
• o conjunto de ferramentas de colaboração abrangente-o conjunto é o melhor dos três, porque inclui o controle de Conteúdo e gestão, controle de fluxo de trabalho, e reuniões online com compartilhamento em cima de todas as funções que você recebe dos outros dois.

escolher o conjunto para a sua equipa

escolher o conjunto certo para a sua equipa pode ser baseado numa variedade de coisas. Você pode ser capaz de pagar a melhor ferramenta, mas você pode não precisar dela, devido a um tempo de aprendizagem prolongado. O tempo de aprendizagem pode ser avaliado como uma curva de potência do produto, que mostra a relação da potência em função do tempo de utilização desse produto.

não se esqueça dos procedimentos e das pessoas!

à medida que avalia sistemas de informação e sistemas de informação de colaboração, você precisa começar a pensar seriamente sobre o procedimento e componentes de pessoas. Vocês vão usar estas ferramentas? Estão todos de acordo? Como vão ser treinados para isso? A sua equipa precisa de criar alguns empregos ou papéis especiais? Todas estas perguntas sobre procedimentos e pessoas devem ser respondidas ao determinar uma ferramenta de colaboração.

2026?Como vamos colaborar em 2026? O texto menciona o aumento do uso de reuniões virtuais, e se não importa onde companheiros de equipe se encontram, e então projetos podem envolver o melhor, ou mais acessível pessoal. As viagens irão reduzir, sendo a maioria mais Recreativa, e as convenções podem muito bem ser virtuais. Com o aumento do uso destas ferramentas de colaboração, pode ser melhor para nós aprender online, habilidades assíncronas de colaboração.

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