como desenvolver um código de cores para uma melhor organização

como um profissional administrativo, você entende quanta estrutura e organização entra em jogo diariamente. Você provavelmente tem vários sistemas e procedimentos que lhe permitem criar ordem e inspirar produtividade. Mas com tantas pessoas e processos para gerenciar, até o melhor de nós pode ficar sobrecarregado quando olhamos para nossos arquivos, pastas e calendários.

uma das maneiras mais fáceis de adicionar estrutura e organização ao seu espaço de trabalho, arquivos, e muito mais é usar código de cores. De acordo com pesquisas de neurocientistas, nossos cérebros estão conectados para processar a cor antes de praticamente qualquer outra coisa, melhorando a compreensão e nos ajudando a processar a informação mais rapidamente, além de mantê-la por mais tempo.

codificação de cores normalmente se aplica mais a arquivos de papel do que arquivos digitais. No entanto, muitos programas e ferramentas de gerenciamento de tarefas permitem que você adicione cores de categoria para que você possa levá-los para o seu gerenciamento de arquivos digitais. E existem addos de software de terceiros para Windows que permitem adicionar cor às suas pastas digitais, também.Ao criar um código de cores, começo por avaliar o ambiente em que estou a trabalhar.

1. existem cores já associadas a categorias específicas de trabalho, departamentos ou projetos? Se assim for, então tente incorporar isso em seu código de cor para reduzir a confusão para você e aqueles com quem você trabalha.
2. quais são as suas categorias de trabalho ou tipos de projectos? Por exemplo, quando eu trabalhava corporativamente, eu tinha uma cor separada atribuída a cada executivo que eu suportei, uma cor para meus projetos administrativos, contratos legais, projetos de desenvolvimento de negócios, arquivos de operações, etc. Às vezes eu tinha uma cor separada para cada projeto principal se houvesse um monte deles acontecendo ao mesmo tempo.

dependendo de quantas cores e categorias você criar, pode ser útil para você (e aqueles que você suporta) criar uma chave de código de cores. Assim toda a gente conhece o sistema, e tu tens mais hipóteses de o manter.

Ferramentas para codificação de cores

existem dezenas de opções fantásticas disponíveis para o ajudar a implementar o seu código de cores – tudo, desde ficheiros A etiquetas a ligantes e muito mais! Algumas das minhas ferramentas favoritas incluem:

• pastas de Arquivo
• 3-anel de ligantes
• Folha de protetores com bordas coloridas
• Poly projeto bolsos
• Etiquetas
• Smead Viewables

Se você não tem o orçamento ou aprovação para o uso coloridas pastas de arquivo, você ainda pode usar a cor em seus rótulos ou aplicar adesivos coloridos para torná-los mais visual. A cor pode fazer um mundo de diferença em encontrar rapidamente coisas ou identificar quando algo é deslocado.

implementar o seu código de cores

uma vez que tenha as ferramentas de que necessita, pode fazer a transição de ficheiros para a sua cor de ficheiro apropriada e marcá-los. Ensine aqueles que você trabalha com como usar o novo sistema para que eles entendam como ele funciona e por que é importante. À medida que você usa seu sistema, você vai identificar maneiras que você precisa para afinar ou adicioná-lo à medida que você vai.Mencionei a codificação de cores dos seus ficheiros de papel e a sua coordenação com os seus sistemas digitais. Esta é uma maneira que eu faço isso com tarefas Outlook, calendário, e categorias.

no Microsoft Outlook, você pode configurar categorias e associar uma cor a cada uma delas. Então você pode usar isso para tarefas de código de cores, e-mails e compromissos de calendário.

este é o meu código de cores padrão.:

• Vermelho – palestras
• Laranja – clientes ou fornecedores
• Amarelo – formação
• Verde Brilhante – equipe relacionados
• Padrão Verde – finanças / contabilidade
• Azul – desenvolvimento de negócios
• Teal – administrativa
• Roxo – artigo/livro escrito

Em um piscar de olhos, Eu posso ver rapidamente (mesmo se eu não posso ler todos os detalhes) quantas palestras, chamadas de cliente e de equipe reuniões de eu ter a cada semana, porque as cores que eu uso no meu calendário.

nossa ferramenta de gerenciamento de projetos de trabalho em equipe nos permite colorir projetos e eventos que temos no calendário, também. Então, não importa onde eu olhe, vermelho significa que está falando relacionado, amarelo é para treinamento, verde é para reuniões de equipe, e assim por diante.Todos queremos ser mais organizados. Codificação de cores nos permite encontrar o que precisamos mais rápido e facilmente identificar onde tudo pertence. Torna o planeamento mais fácil, uma vez que podemos ver de relance quais as categorias que exigem o nosso tempo. E quando o resto da equipa também entra a bordo, faz com que todo o escritório funcione mais suavemente, mantendo todos na mesma página colorida!

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