como proteger da melhor forma as comunicações confidenciais

o Aspen Daily News diz que é melhor com sua tagline vagamente ameaçadora: “se você não quer que ela seja impressa, não deixe que isso aconteça.”

como profissionais de gestão de crises e reputação, estamos constantemente criando estratégias e comunicações em torno de temas sensíveis e litigiosos, então não podemos realmente ” não deixar que isso aconteça.”Podemos, No entanto, tomar medidas para manter a confidencialidade do nosso trabalho em nome dos nossos clientes, sabendo que qualquer rasto electrónico ou papel que criemos pode ser usado contra nós.Um dos nossos amigos advogados partilhou recentemente um artigo do Corporate Counsel Business Journal que reafirmou o nosso entendimento de que a confidencialidade geralmente não se mantém entre clientes e empresas de Relações Públicas. Na verdade, quando os clientes divulgam comunicações confidenciais ou privilegiadas com consultores de relações públicas, a renúncia ao privilégio pode ser retirada. No caso destacado no artigo, um grande hospital foi forçado a entregar um relatório de investigação confidencial a um advogado de oposição, porque tinha compartilhado com sua empresa de Relações Públicas, e, portanto, renunciou o privilégio advogado-cliente para o relatório.

os clientes podem enfrentar todos os tipos de situações que são sensíveis, controversas e lidam com questões legais. Enquanto o papel do advogado é proteger e defender os clientes contra litígios, os comunicadores de crise estão focados na gestão, proteção e — se necessário — reconstrução da reputação do cliente. Trabalhamos em estreita colaboração com as empresas em matéria de estratégia, mensagens, comunicação das partes interessadas e relações com os meios de comunicação antes, durante e depois de uma crise.

A maior parte disto é considerado “produto de trabalho” interno, e significa vários rascunhos de comunicações e documentos de estratégia. Mas será que alguém envolvido nas sessões de estratégia pode razoavelmente esperar que estes materiais sensíveis permaneçam confidenciais e protegidos de qualquer pessoa fora do círculo privilegiado?

compreendemos que tudo é possível descobrir, mas como uma boa prática, os meios terrestres recomendam a contratação e o trabalho através de aconselhamento jurídico externo para melhor proteger o privilégio.

dicas de confidencialidade

cada caso é único, mas aqui estão algumas boas práticas para manter as comunicações sensíveis em segredo:

• suponha que tudo o que escreve ou diz pode ver a luz do dia.É mais difícil reclamar privilégios quando se trabalha com um advogado interno. É melhor se o profissional de Relações Públicas estiver a trabalhar através do advogado externo do cliente.Todos os rascunhos de documentos de comunicações Podem ser descobertos, e não apenas o documento final que se torna público.
• presumir que qualquer dispositivo de comunicação que você usa-iPad, iPhone, computador – e qualquer aplicativo de comunicação que você usa – Skype, Slack, mensagem de texto ou tweet E, claro, e — mail pessoal-pode ser recuperado e pode se tornar público.
• para questões sensíveis, pegue o telefone e não deixe um rastro de papel.O privilégio advogado-cliente significa que certas comunicações entre um cliente e um advogado são protegidas e mantidas confidenciais. Para garantir o privilégio advogado-cliente, os seguintes elementos devem estar em vigor:
  • para que as comunicações entre a sua agência de Relações Públicas e o cliente sejam protegidas, um advogado deve estar envolvido em todas as comunicações. Pense nisso como um triângulo: profissional de Relações Públicas, cliente e advogado externo. Simplesmente consultar um advogado não é suficiente.As comunicações confidenciais devem ser efectuadas entre as partes envolvidas. Se a informação é tornada pública ou uma conversa privada é realizada em um elevador público, então não é mais privilegiado. Por exemplo, numerosos rascunhos de um comunicado de notícias e o último comunicado de notícias enviado à mídia não são privilegiados, mesmo se um advogado externo está envolvido.
  • as comunicações devem ser “para efeitos de consulta jurídica.”Neste caso, os profissionais de comunicação estão fornecendo mais do que Assessoria de Relações Públicas padrão: eles são parte integrante da discussão jurídica geral e da estratégia.Lembre-se, estas são apenas as melhores práticas, e uma expectativa de confidencialidade não se traduz numa garantia de confidencialidade.