compreender” fechar os livros “
o que é “fechar os livros”?
na contabilidade, a palavra “livros” refere-se ao registo de transacções financeiras de uma empresa. O termo “fechar os livros” refere-se a um procedimento contabilístico que ocorre no final de cada mês ou período da empresa designada, e no final de cada ano.
the Procedure
Financial transactions today are typically registered in accounting software, but years ago they were recorded in accounting books. O procedimento de” fechar os livros ” ajuda a garantir que os dados introduzidos nos registos contabilísticos são precisos para que os relatórios financeiros possam ser criados e finalizados. Os relatórios alertam a gerência quanto dinheiro está fluindo dentro e fora do negócio. A gerência utilizará os relatórios financeiros para analisar os aspectos financeiros do negócio e decidirá como melhorá-lo, enquanto os stakeholders se referirão aos relatórios para avaliar o bom desempenho do negócio.
o processo de encerramento dos livros tem três etapas.
- os dados financeiros são introduzidos nos livros ou no sistema de Registo.
- os dados que foram introduzidos no sistema são reconciliados, o que significa que é duplamente verificado para garantir que é preciso.
- contabilistas da empresa “encerram os livros”, o que significa que aprovam e finalizam os dados para que os relatórios financeiros, como a demonstração de resultados e balanço podem ser criados.
registar dados
Empregados designados em todas as unidades de Negócio registar num sistema de manutenção de registos transacções financeiras. Os registos de transacções consistem em montantes apresentados como débitos ou créditos, a data da transacção, uma descrição da transacção, e muitas vezes contêm um número de referência único. Estas informações podem ser registadas num jornal geral ou num jornal de transacção específico, que pode ser para vendas de produtos ou serviços, vendas de activos, compras especiais ou para amortizações. Até ao final do período contabilístico, normalmente mensal, todos os itens do diário serão inscritos na contabilidade principal: o registo geral (GL).
o GL fornece um registo de transacções financeiras e dados que ocorreram ao longo da vida da empresa e acompanha todas as contas: passivos, activos, capital próprio, receitas e despesas. Após a introdução dos dados no sistema de contabilidade da empresa, é necessário reconciliá-los.
reconciliar os dados
reconciliar os dados é um procedimento contabilístico no qual os registos de transacções são comparados com extractos bancários e outros registos para garantir a correcção dos montantes introduzidos no sistema contabilístico. Além da reconciliação para a banca, há reconciliação para transações financeiras com clientes e vendedores, e inter-empresas e transações comerciais. Quando a documentação de apoio não corresponde aos dados que foram gravados no GL, há uma discrepância. Um contador então deve realizar pesquisas para descobrir o erro e corrigi-lo para garantir que o GL reflete com precisão a atividade financeira.
aprovando e fechando os livros
depois que os dados foram reconciliados, os dados serão compartilhados com o principal contador ou controlador da empresa para aprovação final. O controlador, em seguida, fecha e “bloqueia os livros”, o que significa que ninguém mais pode tocar os dados financeiros no período de tempo que acaba de fechar. Se meses ou anos mais tarde alguém descobre um erro ou omissão que foi feito em algum ponto no passado, um contador Geralmente vai aplicar a correção para o mês atual em que o erro foi descoberto. Este tipo de correção é chamado de entrada true-up, às vezes referido como uma entrada de recuperação.
History of Closing the Books
the term “books” harkens back to a time when a book of account activity was maintained. Cada conta foi rastreada em papel ledger, que tinha colunas para a data da transação, descrição e valor em dólar. O livro de razão foi então combinado em um livro de contas. Existem cinco categorias gerais de contas:
- Ativos (caixa, estoques, contas a receber, de propriedade de imóveis e equipamento)
- Passivos (contas a pagar, notas promissórias, provisões)
- o Patrimônio líquido (proprietários das contribuições dos lucros retidos)
- Resultado (receitas ou vendas geradas pelo negócio)
- Despesas (valores pagos para executar o negócio)
Cada uma destas categorias podem ter tido o seu próprio livro de livros ou de periódicos, ou a cinco contas poderiam ter sido combinadas em um único livro. No final de cada mês, ou período financeiro, um contador iria totalizar toda a atividade e muitas vezes desenhou uma linha no final para significar que o período foi “fechado.”Uma vez que um período foi fechado, não mais entradas poderiam ser inseridas no livro para esse período. Um novo período seria criado no livro para transações futuras.
this accounting process begat the phrase ” closing the books.”Desde que o departamento de contabilidade conduziu o negócio usando livros financeiros reais, tornou-se conhecido como o “departamento de contabilidade.”
Although few companies still use accounting materials like paper and books to keep track of financial transactions since software is far easier and more efficient, accountants still use words like “books,” “ledgers” and “journals.”
