How to standardize signatures in your business emails-a step-by-step guide

: This blog post was updated on August 12, 2020.

se você está lendo isso, eu acho que você já está bem ciente de como é importante ter uma assinatura de email corporativo inserido em seus e-mails de negócios. Isso é óptimo, mas os outros colegas também percebem isso? Você pode usar a sua correspondência online como uma plataforma para promover a sua marca e espalhar os valores da sua empresa. No entanto, não será eficaz se todos os funcionários criarem assinaturas de E-mail por conta própria. Como resolver isso? Tudo o que você precisa é de um modelo oficial de assinatura de E-mail padronizado para a sua empresa. Então, você precisa implementá-lo para todos os usuários. Neste artigo, eu vou guiá-lo através de um processo de padronização de assinatura de E-mail fácil.

Unify your email signature design

sua imagem de marca é o seu ponto de venda, por isso é crucial incluí-lo em todos os e-mails de negócios enviados. Para solidificar sua identidade de marca, você precisa criar um retrato original e consistente de sua organização para mostrar na comunicação por e-mail. Para fazer isso, você pode:

• delegar uma pessoa para gerenciar as assinaturas de E-mail de todos os usuários.
• livra-te de fontes decorativas, citações inspiradoras e imagens improperadoras dos empregados em E-mails.
• certifique-se de que o modelo de assinatura de E-mail não é muito longo, mas inclui todos os detalhes necessários.
• Analisar a relevância de cada item incluído no seu bloco de assinatura de E-mail.

personalizar as assinaturas para as necessidades da sua empresa

como as assinaturas de E-mail são consideradas cartões de visita electrónicos, certifique-se de que todos os utilizadores criaram correctamente assinaturas de E-mail com detalhes de contacto personalizados. Você pode personalizar suas assinaturas corporativas levando em conta o nome dos remetentes, posição e departamento.

por exemplo, uma assinatura interna de TI deve incluir informação básica de contacto. Não há necessidade de colocar banners de marketing extravagantes, endereço físico da empresa ou uma declaração de exoneração de responsabilidade na comunicação interna. Confira a inspiração de assinatura interna abaixo.

por outro lado, ao projetar a assinatura para uma equipe de Vendas, ele deve conter detalhes estendidos da empresa, logo, banners de marketing, ícones de mídia social, e um aviso para atender aos requisitos legais.

Use visuais para atrair pessoas

gráficos bem projetados localizados em sua assinatura de E-mail pode facilmente chamar a atenção dos usuários, então não hesite em usá-los a seu favor.

• adicione o logótipo da sua empresa a todas as assinaturas de E-mail.
• certifique-se de que o logotipo está bem exposto e links para o site da sua empresa.
• adicione as fotos dos utilizadores às suas assinaturas de E-mail. Eles são provados para ganhar a confiança e tornar a comunicação on-line mais amigável.

insira links para o seu site e perfis sociais

Hyperlinks são um elemento importante da sua assinatura de E-mail. Eles podem facilmente aumentar o tráfego para o seu site ou perfis de redes sociais e ajudar os seus destinatários a interagir facilmente com a sua empresa.

para torná-lo um elemento útil da assinatura, certifique-se de:

• inclua links para os seus recursos online mais valiosos. Lembre – se de mantê-los sempre atualizados para que os clientes nunca encontrá-los enganosos.
• adicione ícones das redes sociais ligados aos seus perfis oficiais no Facebook, LinkedIn ou outros perfis sociais relevantes para os seus negócios.
• inserir um texto ou um botão hiperlink a e.g. uma reunião programador ou uma caixa de chat para mais rápida e direta de comunicação entre sua empresa e seus clientes

No exemplo acima, o e-mail modelo de assinatura consistem em links para perfis de mídias sociais, site da empresa, recursos de marketing, com dicas sobre o cultivo de um negócio, blog, como o artigo na poupança de dinheiro e de portfólio de produtos. Assim, você pode usar um grande número de links dentro de uma assinatura sem sobrecarregar o destinatário (se o seu modelo é bem projetado).

permanecer em conformidade com os requisitos legais

fornecer informações detalhadas sobre a sua empresa em assinaturas de E-mail é muitas vezes exigido por lei. Além disso, as declarações de exoneração de responsabilidade bem escritas ajudam-no a proteger a sua confidencialidade e a manter-se em conformidade com os requisitos legais. Por exemplo, em sua declaração de exoneração de Responsabilidade, você pode incluir links para termos e Condições de uso de seus serviços ou um link de cancelamento de subscrição para cumprir com as disposições do GDPR. Incluir um aviso profissional também ajuda na criação de uma imagem corporativa transparente e na construção de confiança.

Tip: Incluir isenções na parte inferior de todos os seus e-mails externos para ficar em conformidade com os requisitos legais e criar visual corporativo profissional.

Read more on disclaimers

Check your signature for any mistakes

Imagine receiving a message with the email signature with red Xs instead of images, broken links, or even with grammar mistakes or misspells. Parece SPAM, não é? É por isso que você deve sempre se certificar de que suas assinaturas de E-mail da empresa são impecáveis.Antes de utilizar a sua assinatura em E-mails de negócios, certifique – se de:

• ajuste as suas assinaturas de E-mail para diferentes clientes de E-mail e dispositivos móveis. Você pode se concentrar naqueles mais populares e verificar como sua assinatura exibe neles.
• verifique duas vezes o seu texto de assinatura para quaisquer erros ou erros. Uma assinatura impecável solidifica a sua imagem como profissional.
• clique em todos os links de sua assinatura para ver se eles funcionam corretamente e levam a sites e perfis sociais adequados.

Gerenciar assinaturas de e-mail

Quando você não tem uma solução para gerenciar centralmente assinaturas de e-mail, em seguida, pode ser difícil fornecer assinaturas padronizadas para todos os funcionários, mas não impossível. Só vai exigir o seu trabalho e tempo para:

1. Desenhe o modelo de assinatura de E-mail corporativo para que ele cumpra os requisitos da sua empresa (verifique modelos de assinaturas de E-mail e gerador de assinaturas de E-Mail grátis).*
2. distribui-lo aos utilizadores finais.Certifique-se de que a assinatura foi implementada corretamente em todos os clientes e dispositivos de E-mail em sua empresa. Isso pode exigir que você vá pessoalmente a cada estação de trabalho para alterar a assinatura manualmente.

abaixo você pode assistir a uma curta animação sobre como é difícil implantar assinaturas de E-mail.

*no caso de seus usuários usarem mais de um cliente de E-mail, você terá que preparar o projeto de assinatura para cada um deles.

limitações da Gestão manual de assinaturas

o maior problema com este método é que você tem que contar com os empregados para definir a sua assinatura de E-mail corretamente ou fazê-lo você mesmo manualmente. Pode não parecer problemático para uma empresa com 30 funcionários, mas quando a sua empresa tem centenas ou milhares de utilizadores, isso pode ser quase impossível de gerir eficazmente qualquer actualização de assinaturas.

além das questões com a implementação do modelo de assinatura, existem também restrições de clientes de E-mail específicos que têm de ser levados em consideração ao projetar assinaturas de E-mail. Por exemplo, as capacidades de design de assinaturas são muitas vezes reduzidas se você não tem acesso ao código fonte HTML da Assinatura. E é difícil sintonizar a assinatura para que ela exiba bem na tela do destinatário (incluindo dispositivos móveis!).

solução nativa para gerir assinaturas

Office 365 (Microsoft 365) e Exchange Server permite-lhe gerir e implantar assinaturas de E-mail para qualquer âmbito de caixas de correio na sua empresa. Para incluir assinaturas nas mensagens dos seus utilizadores, tem de:

1. Prepare o código-fonte HTML do seu modelo de assinatura de E-mail, o qual inclui substituições de Directórios activas (verifique o gerador de assinaturas de E-Mail grátis para modelos livres).
2. Configure uma regra de fluxo de correio que irá adicionar o modelo aos e-mails dos utilizadores.

leia mais sobre a implantação de assinaturas em Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Aprenda a unificar assinaturas de E-mail no Office 365.

limitações das soluções nativas

neste caso, a gestão central da assinatura de E-mail é possível, mas limitada. Nem Exchange Server, nem Office 365 distingue e-mails individuais dentro de um tópico de conversa, colocando todas as assinaturas no fundo de uma cadeia de mensagens. Nenhum deles também suporta as imagens incorporadas, então todos eles serão recebidos como anexos pelo seu destinatário. Além disso, as assinaturas não estão visíveis na pasta de itens enviados dos utilizadores, pelo que não pode verificar se a sua assinatura foi adicionada correctamente. É por isso que, se você quiser ter assinaturas de E-mail mais avançadas que lhe permitem maior flexibilidade, então você pode precisar olhar para uma solução de terceiros para a gestão de assinaturas de E-mail.

CodeTwo solutions for email signature management

Check out how CodeTwo solutions can help you in email signature management.

CodeTwo assinaturas de E-mail para o Office 365

esta solução baseada em nuvem permite-lhe gerir centralmente as assinaturas de E-mail para todos os utilizadores da sua organização Office 365 (Microsoft 365). Você pode usá-lo para criar modelos avançados de assinatura de E-mail dentro de um editor WYSIWYG intuitivo que não requerem nenhum conhecimento HTML. Você pode usá-lo para facilmente adicionar imagens, mudar a cor do texto, ou inserir hiperligações.

esta solução é para si se quiser:

• crie assinaturas de E-mail unificadas em toda a empresa e gerencie-as em seu escritório 365 organização de um só lugar.
• Use diferentes dispositivos móveis e clientes de E-mail e não se preocupe com o ajuste de assinaturas.
• retire os dados dos utilizadores da Azure Active Directory.
• crie assinaturas com um editor de modelos fácil de usar ou escolha um dos modelos predefinidos de assinaturas de E-mail na biblioteca de modelos embutida.
• adicionar conteúdo de comercialização e medir os seus resultados.
• mostrar as assinaturas ao escrever uma mensagem nova e na pasta de itens enviados após o envio do E-mail.

você pode executar um teste gratuito de 14 para ver como ele funciona

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules é um gerenciador de assinaturas projetado para ajudá-lo a configurar assinaturas profissionais de E-mail em servidor de troca nas instalações sem configurar nada extra nas máquinas dos usuários.

este software fornece-lhe uma variedade de características úteis:

• gestão central completa das assinaturas de E-mail e declarações de exoneração de responsabilidade.
• inserir assinaturas sob a última resposta, não no fundo.
• assinaturas podem ser exibidas na pasta de itens enviados pelos usuários, para que eles possam verificar se a assinatura foi adicionada aos seus e-mails corretamente.
• um editor de assinatura HTML intuitivo para criar todos os seus modelos de assinatura sem a experiência em codificação HTML.
• a capacidade de inserir imagens e logótipos como anexos incorporados. Os destinatários tê-los-ão exibidos automaticamente sem a necessidade de baixar ou abrir imagens externamente. Graças a isso, você pode inserir banners promocionais, fotos de usuários ou botões de chamada-para-ação nas assinaturas.
• Escalonador de regras que lhe permite definir as datas exactas quando deseja que as suas regras de assinatura sejam aplicadas. O software o faz automaticamente na data fornecida.
• assinaturas não precisam ser gerenciadas apenas pelo departamento de TI – com o software CodeTwo você pode delegar o design de assinaturas e configuração para a equipe de Marketing.
• a possibilidade de implementar os dados dos utilizadores com substituições retirando informações do seu directório activo. Além disso, o software suporta a inserção de atributos de AD personalizados e auto-remoção de espaços em branco em Assinaturas, se não houver nenhum valor de AD fornecido.

Aqui você pode baixar gratuitamente uma versão experimental de 30 dias de CodeTwo Regras do Intercâmbio

soluções Inteligentes para o seu negócio

Quando se trata de negócios assinaturas de e-mail, é sempre bom olhar para inteligentes e modernas soluções que economizam tempo e liberação de recursos humanos. É por isso que o CodeTwo soluções centralizadas de assinatura de E-mail irá ajudá-lo na criação de assinaturas excepcionais para a sua organização. Isto irá impulsionar as suas campanhas de marketing e ajudá-lo com o seu edifício de marca com cada mensagem de saída.

certifique-se de visitar o CodeTwo Email Signature para o Office 365 e CodeTwo Exchange Rules sites oficiais para aprender mais e tentar os programas gratuitamente.

leitura sugerida:

• Ferramentas para a gestão central de assinaturas de E-mail
• quais os tipos de letra que são melhores para as assinaturas de E-mail?
• como fazer com que as imagens sejam apresentadas correctamente nas assinaturas de E-mail (não como anexos)