secretele managementului eficient al calendarului

calendarul dvs. este scutul și sabia dvs. în tranșeele vieții profesionale.

îl puteți folosi pentru a vă proteja de prioritățile altor persoane și pentru a vă tăia lista de activități care se extinde rapid.

tot ce ai nevoie de o este o strategie de management calendar dovedit.

este firesc să te simți mai energizat de anumite activități în diferite puncte din timpul zilei de lucru.

de exemplu, îmi place să scriu dimineața. După-amiaza, îmi place să amân pe Twitter — sau să mă forțez să finalizez sarcini administrative, cum ar fi plata facturilor sau revizuirea statisticilor web.

prefer să fac exerciții seara și să citesc Ficțiune noaptea târziu.

acum, s-ar putea prefera să-și exercite în dimineața pentru că vă oferă energie pentru a doua zi. Alții pe care îi cunosc preferă să lucreze la o sarcină ușoară, deoarece, la fel ca un halterofil care se pregătește pentru genuflexiuni prin întindere, îi ajută să se încălzească pentru sarcini dificile.

specificul zilei tale este mai puțin important decât să știi când sarcinile te motivează să muncești mai mult și când îți sapă ceea ce a mai rămas din energie.

înarmați cu această cunoaștere, blocați timpul în calendarul dvs. pentru următoarele șapte zile-și apoi lucrați la ceea ce contează.

dați zilelor dvs. o temă

să luăm în considerare un antreprenor suprasolicitat cu o afacere online. S-ar putea să creeze un produs nou, să antreneze mai mulți clienți, să scrie o serie de postări pe blog și să urmeze un curs de marketing social-media.

Pfiu!

aceste activități necesită abilități diferite și implică diferite părți ale creierului. Nu e de mirare că îi este greu să găsească timp pentru a le potrivi pe toate.

dacă acest lucru sună ca tine, ia în considerare planificarea zilele de temă. Ai putea, de exemplu, să pui deoparte zilele de luni pentru lucrări creative, cum ar fi scrierea de postări pe blog, marți pentru coaching, miercuri pentru învățare și așa mai departe.

dacă nu puteți dedica o zi întreagă unei teme, luați în considerare alocarea unei bucăți din fiecare zi — să zicem două — trei ore-unui singur proiect. În acest fel, veți elibera lățimea de bandă mentală, deoarece veți ști la ce să lucrați și când.

Pro Sfat: culoare-cod sau eticheta calendar elemente bazate pe fiecare temă.

creați lacune în calendarul dvs.

mulți oameni din companii mari organizează sau acceptă invitații pentru întâlniri care se desfășoară în spate. Acești angajați merg de la o întâlnire de șaizeci de minute la alta fără nicio pauză.

pentru outsider, acest lucru pare a fi o muncă grea, dar cel mai adesea, directorii întinși au întâlnirile anterioare în mintea lor atunci când începe următoarea.

în schimb, construiți decalaje de cincisprezece minute între fiecare dintre întâlnirile voastre. Utilizați-le pentru a lua o pauză, a decomprima sau a participa la acțiuni mai puțin consumatoare de timp care decurg dintr-o întâlnire anterioară.

sau du-te hard-core ca uber-succes Elon Musk.

într-o scrisoare către angajații Tesla, Musk a spus,

“ieșiți dintr-o întâlnire sau renunțați la un apel imediat ce este evident că nu adăugați valoare. Nu este nepoliticos să pleci, este nepoliticos să faci pe cineva să rămână și să-și piardă timpul.”

Sfat Pro: luați în considerare reducerea duratei întâlnirilor pe care le controlați. De exemplu, o întâlnire de treizeci de minute, spre deosebire de una de șaizeci de minute, încurajează participanții să ajungă la subiect, mai degrabă decât să se angajeze în discuții mici.

revedeți calendarele de săptămâna aceasta și de săptămâna viitoare

am lucrat odată cu un executiv social media care a spus: “întotdeauna cred că planificarea conținutului social media al săptămânii va dura o dimineață, dar de obicei îmi ia două.”

a muncit din greu la locul de muncă, dar uneori s-a plâns de angajamente care se scurgeau în orele sale libere în afara muncii.

în fiecare vineri, revedeți calendarul și întrebați-vă cum v-ați petrecut timpul în ultimele șapte zile. Apoi, uitați-vă la săptămâna viitoare și luați în considerare modul în care doriți să vă petreceți timpul.

faceți întâlniri dacă trebuie și anulați întâlniri irelevante dacă puteți.

luați în considerare cât de aproape se potrivește realitatea calendarului săptămânii anterioare cu ceea ce doriți să arate calendarul săptămânii viitoare.

s-ar putea să nu aveți control deplin asupra săptămânii de lucru, dar probabil că puteți găsi buruieni pe care le puteți trage sau activități care necesită două dimineți de muncă concentrată în loc de una.

amintiți-vă, calendarul dvs. este o reprezentare a modului în care vă petreceți timpul și unde vă aflați prioritățile. Folosind-o în mod eficient este cel mai bun mod de a realiza mai mult fără ardere.