So schützen Sie vertrauliche Kommunikation am besten

Die Aspen Daily News sagt es am besten mit ihrem vage bedrohlichen Slogan: “Wenn Sie nicht wollen, dass es gedruckt wird, lassen Sie es nicht passieren.”

Als Krisen- und Reputationsmanagement-Praktiker entwickeln wir ständig Strategien und Kommunikationen zu sensiblen und strittigen Themen, so dass wir es nicht wirklich “nicht zulassen” können.” Wir können jedoch Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit unserer Arbeit im Namen unserer Kunden zu wahren, da wir wissen, dass jede von uns erstellte Papier- oder elektronische Spur gegen uns verwendet werden kann.

Einer unserer Anwaltsfreunde hat kürzlich einen Artikel aus dem Corporate Counsel Business Journal mit uns geteilt, der unser Verständnis bekräftigt, dass Vertraulichkeit zwischen Mandanten und PR-Unternehmen im Allgemeinen nicht gilt. Wenn Kunden vertrauliche oder privilegierte Kommunikation mit PR-Beratern offenlegen, kann der Privilegienverzicht aufgehoben werden. In dem in dem Artikel hervorgehobenen Fall war ein großes Krankenhaus gezwungen, einen vertraulichen Untersuchungsbericht an den Oppositionsberater zu übergeben, weil es ihn mit seiner PR-Firma geteilt hatte, und verzichtete daher auf das Anwaltsrecht für den Bericht.

Mandanten können sich allen Arten von Situationen stellen, die sensibel und kontrovers sind und sich mit rechtlichen Fragen befassen. Während die Rolle des Anwalts darin besteht, Mandanten vor Rechtsstreitigkeiten zu schützen und zu verteidigen, konzentrieren sich Krisenkommunikatoren auf die Verwaltung, den Schutz und — falls erforderlich — den Wiederaufbau des Rufs des Mandanten. Wir arbeiten eng mit Unternehmen in den Bereichen Strategie, Messaging, Stakeholder-Kommunikation und Medienarbeit vor, während und nach einer Krise zusammen.

Das meiste davon wird als internes “Arbeitsprodukt” betrachtet und bedeutet mehrere Entwürfe von Kommunikations- und Strategiedokumenten. Aber kann jeder, der an den Strategiesitzungen beteiligt ist, vernünftigerweise erwarten, dass diese sensiblen Materialien vertraulich und vor Personen außerhalb des privilegierten Kreises geschützt bleiben?

Wir verstehen, dass alles auffindbar ist, aber als Best Practice empfiehlt GroundFloor Media, mit externen Rechtsberatern zusammenzuarbeiten, um Privilegien besser zu schützen.

Geheimhaltungstipps

Jeder Fall ist einzigartig, aber hier sind einige Best Practices, um vertrauliche Kommunikation unter Verschluss zu halten:

• Angenommen, alles, was Sie schreiben oder sagen, könnte das Licht der Welt erblicken.
• Es ist schwieriger, Privilegien zu beanspruchen, wenn Sie mit einem internen Anwalt zusammenarbeiten. Es ist besser, wenn der PR-Praktiker durch den externen Berater des Kunden arbeitet.
• Alle Entwürfe von Kommunikationsdokumenten können eingesehen werden, nicht nur das endgültige Dokument, das veröffentlicht wird.
• Gehen Sie davon aus, dass jedes Kommunikationsgerät, das Sie verwenden — iPad, iPhone, Computer – und jede Kommunikations–App, die Sie verwenden — Skype, Slack, SMS oder Tweet und natürlich persönliche E-Mails – abgerufen werden können und öffentlich werden können.
• Nehmen Sie bei sensiblen Themen den Hörer ab und hinterlassen Sie keine Papierspur.

Verkleidet bedeutet Attorney-Client Privilege, dass bestimmte Kommunikationen zwischen einem Klienten und einem Anwalt geschützt und vertraulich behandelt werden. Um das Anwaltsgeheimnis zu gewährleisten, Die folgenden Elemente müssen vorhanden sein:

• Damit die Kommunikation zwischen Ihrer PR-Agentur und dem Kunden geschützt ist, muss ein Anwalt in die gesamte Kommunikation einbezogen werden. Betrachten Sie es als ein Dreieck: PR-Profi, Kunde und externer Berater. Es reicht nicht aus, nur einen Rechtsbeistand zu beauftragen.
• Vertrauliche Kommunikation muss zwischen den beteiligten Parteien stattfinden. Wenn die Informationen öffentlich gemacht werden oder ein privates Gespräch in einem öffentlichen Aufzug geführt wird, sind sie nicht mehr privilegiert. Zum Beispiel sind zahlreiche Entwürfe einer Pressemitteilung und der endgültigen Pressemitteilung, die an die Medien gesendet werden, nicht privilegiert, selbst wenn ein externer Anwalt beteiligt ist.
• Mitteilungen müssen “zum Zwecke der Rechtsberatung erfolgen.” In diesem Fall bieten Kommunikationsprofis mehr als Standard-PR-Beratung: Sie sind ein integraler Bestandteil der gesamten rechtlichen Diskussion und Strategie.

Denken Sie daran, dies sind nur Best Practices, und eine Erwartung der Vertraulichkeit bedeutet nicht, dass die Vertraulichkeit garantiert wird.