So standardisieren Sie Signaturen in Ihren geschäftlichen E–Mails – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

: Dieser Blogbeitrag wurde am 12.August 2020 aktualisiert.

Wenn Sie dies lesen, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie wichtig es ist, eine Unternehmens-E-Mail-Signatur in Ihre geschäftlichen E-Mails einzufügen. Das ist großartig, aber merkt das auch der Rest Ihrer Mitarbeiter? Sie können Ihre Online-Korrespondenz als Plattform nutzen, um Ihre Marke zu bewerben und die Werte Ihres Unternehmens zu verbreiten. Es ist jedoch nicht effektiv, wenn alle Mitarbeiter E-Mail-Signaturen selbst erstellen. Wie kann man das lösen? Sie benötigen lediglich eine offizielle, standardisierte E-Mail-Signaturvorlage für Ihr Unternehmen. Dann müssen Sie es für alle Benutzer implementieren. In diesem Artikel werde ich Sie durch einen einfachen Standardisierungsprozess für E-Mail-Signaturen führen.

Vereinheitlichen Sie Ihr E-Mail-Signaturdesign

Ihr Markenimage ist Ihr Verkaufsargument, daher ist es wichtig, es in jede ausgehende geschäftliche E-Mail aufzunehmen. Um Ihre Markenidentität zu festigen, müssen Sie ein originelles und konsistentes Porträt Ihrer Organisation erstellen, das in der E-Mail-Kommunikation angezeigt wird. Um das zu tun, können Sie:

• Delegieren Sie eine Person, um die E-Mail-Signaturen aller Benutzer zu verwalten.
• Entfernen Sie dekorative Schriftarten, inspirierende Zitate und falsche Bilder von Mitarbeitern in E-Mails.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Signaturvorlage nicht zu lang ist, sondern alle erforderlichen Details enthält.
• Analysieren Sie die Relevanz jedes einzelnen Elements, das in Ihrem E-Mail-Signaturblock enthalten ist.

Passen Sie Signaturen an Ihre Unternehmensanforderungen an

Da die E-Mail-Signaturen als elektronische Visitenkarten gelten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer E-Mail-Signaturen mit personalisierten Kontaktdaten ordnungsgemäß erstellt haben. Sie können Ihre Unternehmenssignaturen unter Berücksichtigung des Namens, der Position und der Abteilung der Absender personalisieren.

Eine interne IT-Signatur sollte beispielsweise grundlegende Kontaktinformationen enthalten. Es ist nicht erforderlich, ausgefallene Marketingbanner, die physische Adresse des Unternehmens oder einen Haftungsausschluss in die interne Kommunikation aufzunehmen. Schauen Sie sich die interne Signatur Inspiration unten.

Andererseits sollte die Signatur für ein Vertriebsteam erweiterte Unternehmensdetails, ein Logo, Marketingbanner, Social-Media-Symbole und einen Haftungsausschluss enthalten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Verwenden Sie visuelle Elemente, um Menschen anzulocken

Gut gestaltete Grafiken in Ihrer E-Mail-Signatur können die Aufmerksamkeit der Benutzer auf sich ziehen.

• Fügen Sie Ihr Firmenlogo zu allen E-Mail-Signaturen hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass das Logo gut sichtbar ist und Links zur Website Ihres Unternehmens enthält.
• Fügen Sie Fotos von Benutzern zu Ihren E-Mail-Signaturen hinzu. Sie haben sich als vertrauensbildend erwiesen und machen die Online-Kommunikation freundlicher.

Fügen Sie Links zu Ihrer Website und Ihren sozialen Profilen ein

Hyperlinks sind ein wichtiges Element Ihrer E-Mail-Signatur. Sie können den Traffic auf Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Profilen leicht erhöhen und Ihren Empfängern helfen, einfach mit Ihrem Unternehmen zu interagieren.

Um es zu einem nützlichen Element der Signatur zu machen, stellen Sie sicher, dass:

• Fügen Sie Links zu Ihren wertvollsten Online-Ressourcen hinzu. Denken Sie daran, sie immer auf dem neuesten Stand zu halten, damit Kunden sie nie irreführend finden.
• Fügen Sie Social Media Icons hinzu, die mit Ihren offiziellen Profilen auf Facebook, LinkedIn oder anderen sozialen Profilen verknüpft sind, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
• Fügen Sie einen Text oder eine Schaltfläche ein, auf die z. ein Terminplaner oder eine Chatbox für eine schnellere und direktere Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden

Im obigen Beispiel besteht die E-Mail-Signaturvorlage aus Links zu Social-Media-Profilen, Unternehmenswebsite, Marketingressourcen mit Tipps zum Wachstum des Unternehmens, Blog, How-to-Artikel zum Sparen von Geld und zum Produktportfolio. Sie können also eine große Anzahl von Links innerhalb einer Signatur verwenden, ohne den Empfänger zu überfordern (wenn Ihre Vorlage gut gestaltet ist).

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Die Bereitstellung detaillierter Informationen über Ihr Unternehmen in E-Mail-Signaturen ist häufig gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus helfen Ihnen gut geschriebene Haftungsausschlüsse, Ihre Vertraulichkeit zu schützen und die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. In Ihrem Haftungsausschluss können Sie beispielsweise Links zu Nutzungsbedingungen Ihrer Dienste oder einen Abmeldelink einfügen, um die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Die Einbeziehung eines professionellen Haftungsausschlusses trägt auch dazu bei, ein transparentes Unternehmensimage zu schaffen und Vertrauen aufzubauen.

Tipp: Fügen Sie Haftungsausschlüsse am Ende aller Ihrer externen E-Mails hinzu, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und ein professionelles Unternehmensbild zu erstellen.

Lesen Sie mehr zu Haftungsausschlüssen

Überprüfen Sie Ihre Signatur auf Fehler

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Nachricht mit der E-Mail-Signatur mit rotem Xs anstelle von Bildern, defekten Links oder sogar mit Grammatikfehlern oder Rechtschreibfehlern. Klingt nach SPAM, oder? Deshalb sollten Sie immer sicherstellen, dass Ihre Unternehmens-E-Mail-Signaturen einwandfrei sind.
Bevor Sie Ihre Signatur in geschäftlichen E-Mails verwenden, stellen Sie sicher, dass:

• Passen Sie Ihre E-Mail-Signaturen an verschiedene E-Mail-Clients und mobile Geräte an. Sie können sich auf die beliebtesten konzentrieren und überprüfen, wie Ihre Signatur darauf angezeigt wird.
• Überprüfen Sie Ihren Signaturtext auf Rechtschreibfehler oder Fehler. Eine makellose Signatur festigt Ihr Image als Profi.
• Klicken Sie auf alle Links in Ihrer Signatur, um zu sehen, ob sie korrekt funktionieren und zu geeigneten Websites und sozialen Profilen führen.

E-Mail-Signaturen verwalten

Wenn Sie keine Lösung zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen haben, kann es schwierig sein, standardisierte Signaturen für alle Mitarbeiter bereitzustellen, aber nicht unmöglich. Es wird nur Ihre Arbeit und Zeit erfordern:

1. Entwerfen Sie die Unternehmens-E-Mail-Signaturvorlage so, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht (überprüfen Sie die E-Mail-Signaturvorlagen und den kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator).*
2. Verteilen Sie es an Endbenutzer.
3. Stellen Sie sicher, dass die Signatur auf allen E-Mail-Clients und -Geräten in Ihrem Unternehmen korrekt implementiert wurde. Dies erfordert möglicherweise, dass Sie persönlich zu jeder Workstation gehen, um die Signatur manuell zu ändern.

Unten sehen Sie eine kurze Animation, wie schwierig es ist, E-Mail-Signaturen bereitzustellen.

* Wenn Ihre Benutzer mehr als einen E-Mail-Client verwenden, müssen Sie das Signaturdesign für jeden von ihnen vorbereiten.

Einschränkungen der manuellen Signaturverwaltung

Das größte Problem bei dieser Methode ist, dass Sie entweder darauf zählen müssen, dass die Mitarbeiter ihre E-Mail-Signatur korrekt einstellen, oder dies selbst manuell tun. Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern mag dies nicht problematisch erscheinen, aber wenn Ihr Unternehmen Hunderte oder Tausende von Benutzern hat, kann es fast unmöglich sein, Signaturupdates effektiv zu verwalten.

Neben den Problemen bei der Implementierung der Signaturvorlage gibt es auch Einschränkungen bestimmter E-Mail-Clients, die bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise werden die Funktionen für das Signaturdesign häufig eingeschränkt, wenn Sie keinen Zugriff auf den HTML-Quellcode von Signature haben. Und es ist schwierig, die Signatur so abzustimmen, dass sie auf dem Bildschirm des Empfängers gut angezeigt wird (einschließlich mobiler Geräte!).

Native Lösung zum Verwalten von Signaturen

Mit Office 365 (Microsoft 365) und Exchange Server können Sie E-Mail-Signaturen für jeden Bereich von Postfächern in Ihrem Unternehmen verwalten und bereitstellen. Um Signaturen in die Nachrichten Ihrer Benutzer aufzunehmen, müssen Sie:

1. Bereiten Sie den HTML-Quellcode Ihrer E-Mail-Signaturvorlage vor, die Active Directory-Platzhalter enthält (kostenlose Vorlagen finden Sie im kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator).
2. Konfigurieren Sie eine Nachrichtenflussregel, die die Vorlage zu den E-Mails der Benutzer hinzufügt.

Weitere Informationen zum Bereitstellen von Signaturen in Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Signaturen in Office 365 vereinheitlichen.

Einschränkungen nativer Lösungen

In diesem Fall ist die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen möglich, jedoch eingeschränkt. Weder Exchange Server noch Office 365 unterscheiden einzelne E-Mails innerhalb eines Konversationsthreads und platzieren alle Signaturen am Ende einer Nachrichtenkette. Keiner von ihnen unterstützt auch die eingebetteten Bilder, so dass sie alle als Anhänge von Ihrem Empfänger empfangen werden. Darüber hinaus sind Signaturen im Ordner Gesendete Elemente der Benutzer nicht sichtbar, sodass Sie nicht überprüfen können, ob Ihre Signatur korrekt hinzugefügt wurde. Wenn Sie erweiterte E-Mail-Signaturen wünschen, die Ihnen mehr Flexibilität bieten, müssen Sie sich daher möglicherweise eine Drittanbieterlösung für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen ansehen.

CodeTwo Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Erfahren Sie, wie CodeTwo Lösungen Sie bei der Verwaltung von E-Mail-Signaturen unterstützen können.

CodeTwo Email Signatures for Office 365

Mit dieser cloudbasierten Lösung können Sie E-Mail-Signaturen für alle Benutzer in Ihrer Office 365 (Microsoft 365)-Organisation zentral verwalten. Sie können damit erweiterte E-Mail-Signaturvorlagen in einem intuitiven WYSIWYG-Editor erstellen, für den keine HTML-Kenntnisse erforderlich sind. Sie können damit ganz einfach Bilder hinzufügen, die Textfarbe ändern oder Hyperlinks einfügen.

Diese Lösung ist für Sie, wenn Sie:

• Erstellen Sie einheitliche unternehmensweite E-Mail-Signaturen und verwalten Sie sie in Ihrer Office 365-Organisation von einem Ort aus.
• Verwenden Sie verschiedene mobile Geräte und E-Mail-Clients und sorgen Sie sich nicht um die Anpassung von Signaturen.
• Abrufen von Benutzerdaten aus Azure Active Directory.
• Erstellen Sie Signaturen mit einem benutzerfreundlichen Vorlageneditor oder wählen Sie eine der vordefinierten E-Mail-Signaturvorlagen aus der integrierten Vorlagenbibliothek aus.
• Fügen Sie Marketinginhalte hinzu und messen Sie deren Ergebnisse.
• Signaturen beim Schreiben einer neuen Nachricht und nach dem Senden der E-Mail im Ordner Gesendete Objekte anzeigen.

Sie können eine kostenlose 14-Tage-Testversion ausführen, um zu sehen, wie es funktioniert

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules ist ein Signatur-Manager, mit dem Sie professionelle E-Mail-Signaturen in lokalen Exchange-Servern einrichten können, ohne zusätzliche Einstellungen auf den Computern der Benutzer vornehmen zu müssen.

Diese Software bietet Ihnen eine Vielzahl nützlicher Funktionen:

• Komplette zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Disclaimern.
• Einfügen von Signaturen direkt unter der neuesten Antwort, nicht unten.
• Signaturen können im Ordner Gesendete Elemente des Benutzers angezeigt werden, damit er überprüfen kann, ob die Signatur korrekt zu seinen E-Mails hinzugefügt wurde.
• Ein intuitiver HTML-Signatur-Editor, mit dem Sie alle Ihre Signaturvorlagen ohne HTML-Codierung erstellen können.
• Die Möglichkeit, Bilder und Logos als Inline-Anhänge einzufügen. Den Empfängern werden sie automatisch angezeigt, ohne dass Bilder extern heruntergeladen oder geöffnet werden müssen. Dank dessen können Sie Werbebanner, Benutzerfotos oder Call-to-Action-Schaltflächen in die Signaturen einfügen.
• Regelplaner, mit dem Sie die genauen Daten festlegen können, zu denen Ihre Signaturregeln angewendet werden sollen. Die Software erledigt dies automatisch zum angegebenen Datum.
• Signaturen müssen nicht nur von der IT-Abteilung verwaltet werden – mit der CodeTwo-Software können Sie das Design und die Konfiguration von Signaturen an das Marketing-Team delegieren.
• Die Möglichkeit, Benutzerdaten mit Platzhaltern zu implementieren, die Informationen aus Ihrem Active Directory ziehen. Darüber hinaus unterstützt die Software das Einfügen benutzerdefinierter Anzeigenattribute und das automatische Entfernen von Leerzeichen in Signaturen, wenn kein Anzeigenwert angegeben wurde.

Hier können Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion von CodeTwo Exchange Rules herunterladen

Intelligente Lösungen für Ihr Unternehmen

Wenn es um geschäftliche E-Mail-Signaturen geht, ist es immer gut, nach intelligenten und modernen Lösungen zu suchen, die Zeit sparen und Humanressourcen freisetzen. Aus diesem Grund unterstützen Sie die zentralisierten E-Mail-Signaturlösungen von CodeTwo bei der Erstellung herausragender Signaturen für Ihr Unternehmen. Dies wird Ihre Marketingkampagnen ankurbeln und Ihnen beim Aufbau Ihrer Marke mit jeder ausgehenden Nachricht helfen.

Besuchen Sie die offiziellen Websites von CodeTwo Email Signature für Office 365 und CodeTwo Exchange Rules, um mehr zu erfahren und die Programme kostenlos auszuprobieren.

Empfohlene Lektüre:

• Tools für die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen
• Welche Schriftarten eignen sich am besten für E-Mail-Signaturen?
• So stellen Sie sicher, dass Bilder in E-Mail-Signaturen korrekt angezeigt werden (nicht als Anhänge)