5 Tips för att hitta och välja rätt Samlingar ledningssystem

hur man väljer ett CMS som stöder din institutions behov

insamling organisationer, såsom museer och konstgallerier, använda ett museum samlingar ledningssystem (CMS) för att hålla reda på komplexa interdepartementala data och information om objekten i samlingen. Eftersom register över dina mest värdefulla samlingsobjekt spåras av ett museum CMS, måste den informationen lätt nås av alla medlemmar i organisationen.

att implementera ett nytt CMS i ett befintligt system eller arbetsflöde kan vara ett skrämmande och stort företag för alla organisationer. Många ekonomiska, tekniska och utbildningsmässiga överväganden måste beaktas. Att mäta dessa potentiella ansträngningar kommer att vara avgörande för att förstå om ett sådant företag är värt att sträva efter. Därför söka efter den bästa samlingar programvara för att hantera dina samlingar information för din organisation är viktigt att göra implementeringsprocessen så enkel som möjligt.

för att hjälpa dig i rätt riktning har vi sammanställt en lista med tips för att hålla dig på rätt spår och hitta ett samlingshanteringssystem som bäst passar behoven hos ditt museum eller samlingsorganisation.

samla ett starkt Team

Tänk på vilka avdelningar och personal som kommer att påverkas mest av din nya museumsprogramvara. Vem kommer dina kraftanvändare att vara? Involvera dem i urvalsprocessen tidigt. Efter att ha valt ditt team, utse en teamledare för att hantera projektinformationen och säkerställa en smidig övergång.

föreslagna lagmedlemmar:

• chef för samlingar
• chef registrar
• Verkställande direktör
• IT-chef
• chef curator
• chef för bevarande
• Databasadministratör
• Digital media manager
• website Manager

survey ditt urval team

Varför behöver du ett museum samlingar ledningssystem, och vad vill du uppnå? Att undersöka dessa enkla frågor hjälper dig att avslöja dina högsta prioriteringar och de hinder du kan möta på vägen.

fråga ditt team om deras nuvarande CMS-utmaningar och vad som behöver förbättras. Ta reda på vad de vill vinna på det nya systemet och vilken inverkan de förväntar sig på samlingen under de kommande åren.

med tanke på de omedelbara och långsiktiga mål kommer att ge ditt team riktning. Här är ett exempel:

att definiera dina mål och stegen för att uppnå dem kommer att lindra framtida förvirring eller oenighet för ditt team, eftersom förväntningarna redan har klargjorts.

definiera din Deal Breakers

även om varje samling är unik, vissa processer är standard i hela fältet. Tänk på de ovan nämnda målen, arbetsflödena inom ditt museum och dessa föreslagna riktmärken.

ett CMS som förbättrar dessa aktiviteter ger den bästa chansen till framgång:

	lån och Utställningshantering-att dela och visa samlingsobjekt är kärnan i ditt museum. CMS du väljer bör effektivisera utställningsplanering genom att konsolidera checklista information och ge personalen med korrekt uppdaterad information. Ditt nya CMS bör erbjuda flexibel rapportering som enkelt kan anpassas för att stödja ditt teams lån och utställningspraxis.
	Bevarandestöd-att upprätthålla rätt bevarandedokumentation-som behandlingsundersökningar och tillståndsrapporter—säkerställer att din samling förblir säker och tillgänglig. Välj ett CMS som stöder problemfritt samarbete mellan konservatorer, kuratorer och registratorer genom att standardisera data för nödvändiga behandlingsundersökningar, rapporter och miljökriterier.
	plats – och frakthantering-leta efter ett CMS som kan korsreferera fraktinformation—skicka och leveransdatum, kuririnformation, leveransvärden—med försäkring, objekt och utställnings-eller låneinformation. Ditt CMS bör också enkelt hantera streckkodsspårning och lagerrelaterade aktiviteter.
	Digital Asset and Media Management-Hantera dina digitala tillgångar är lika viktigt som att hantera objekten i din samling. Se till att ditt CMS ger native DAMS-funktionalitet, så att du kan läsa och hantera praktiskt taget alla mediefilformat, skapa medieposter, automatiskt importera och uppdatera media metadata, digitalt kommentera bilder och ställa in gruppbehörighet.
	rapportering och analys – Hjälp ditt team att hantera din samling effektivt genom att välja ett CMS som innehåller flera förkonfigurerade rapporter, etiketter, katalogmallar, tillståndsrapporter och utställningschecklistor. Se till att data enkelt kan exporteras i en mängd olika användbara format.
	Flexibel tillgänglighet – de flesta samlingsteam är på språng, så det är viktigt att din personal kan hämta, komma åt och uppdatera information säkert, från vilken plats som helst. Ditt CMS bör erbjuda säker, webbaserad åtkomst, antingen som en webbläsarbaserad applikation eller via en kompatibel molnbaserad lösning.

prioritera och begränsa din lista med kriterier till 3 absoluta måste för att hålla ditt team fokuserat när du undersöker, testar och jämför olika lösningar.

forskning vad som finns tillgängligt

med dina mål och deal breakers etablerade är ditt team väl rustat för att undersöka lösningar och kontakta leverantörer. Samla så mycket information som möjligt från webben, mässor och demos.

här är några inledande frågor att ställa dig själv:

• matchar den här leverantörens lösning dina mål?
• uppfyller programvaran dina måste-riktmärken?
• hur smidigt kommer implementeringsprocessen att köras? Hur kommer längden på implementeringsprocessen att påverka dina mål.
• hur framtidssäker och skalbar är lösningen? Leta efter programvara som enkelt integreras med andra system (onlinesamlingar, dammar, bevarande etc.) och kan stödja dina behov när de förändras i framtiden.
• kommer detta system att förbättra kommunikationen och samarbetet för dina insamlingsrelaterade aktiviteter?
• vilket rykte har varje leverantör? Kan du hitta verkliga konton, fallstudier eller referenser?
• kan detta system konsolidera funktionaliteten hos andra system?
• har säljaren erfarenhet av din typ och storlek på samlingen?
• hur kompatibel är den nya programvaran med din befintliga IT-infrastruktur?

förfina ditt val

nu är det dags att begränsa dina alternativ till ett slutligt val.

• om det behövs, ordna ytterligare demonstrationer och samtal med ditt bästa leverantörsval.
• Tänk på din avkastning på investeringen. Identifiera kostnaderna för varje CMS-lösning och identifiera sedan fördelarna, både finansiella och icke-monetära.
• slutför ditt val av leverantör.

ditt nya system ska inte bara ersätta det nuvarande systemet; det ska hjälpa din institution att fungera mer effektivt samtidigt som du stöder din samling i framtiden.

dessutom finns ditt samlingsarbete inte isolerat, så din programvara borde inte heller. Tänk stort och skydda din samling och dina resurser genom att investera i ett ekosystem för företagsinsamlingshantering, inte ett fristående CMS. Var noga med att noggrant utvärdera dina behov under forskningsprocessen och överväga de alternativ som bäst sparar tid, pengar och frustration.

om du vill veta mer om hur Gallerisystem kan hjälpa dig att nå dina mål, se en CMS-demonstration eller begära en konsultation med en av våra experter, kontakta oss idag.