anställdas prestanda och TALENT MANAGEMENT

genomföra effektiva en-mot-en möten med anställda

ämnet ‘incheckningar’ (eller en-mot-en möten, framsteg möten, sit-downs etc.) är något vi diskuterar ofta, vare sig i vår blogg eller med våra kunder. Oavsett vad det kallas är begreppet att öka frekvensen och kvaliteten på medarbetarnas prestationssamtal fortfarande en prioritet för de flesta företag idag.

vissa företag har mandat veckovisa incheckningar, vissa schemalägger dem efter behov, andra ber chefer att se till att mötena är färdiga efter varje projekt och andra företag planerar formella incheckningar under hela året. Oavsett frekvensen av dessa konversationer förblir deras syfte detsamma: håll kommunikationslinjerna öppna mellan chefer och anställda för att effektivt engagera och hantera prestanda.

ju fler anställda och chefer kan kommunicera, desto bättre kommer de att kunna arbeta tillsammans för att uppnå mål, utveckla färdigheter och ge/ta emot feedback. Även om incheckningar ska verka relativt avslappnade för anställda, bör chefer följa en lös struktur för att se till att den här tiden förblir värdefull och driver handling.

vi trodde att det skulle vara praktiskt att förbereda en checklista över diskussionspunkter och konversationsstartare som chefer kan använda för att få ut det mesta av incheckningar med anställda.

en chefs checklista för anställdas incheckningar

före mötet: Förbered

ingenting är värre än att gå in i ett möte med en chef som kommer ut som oinvesterad eller oförberedd. Ta 5 minuter att förbereda innan mötet. Om du använder en central plats eller ett verktyg för målspårning, feedback och/eller journal/mötesanteckningar, bör chefer enkelt komma åt och skumma tidigare mötesanteckningar och prestanda.

• granska alla anteckningar som tagits under det senaste mötet för att få fart på eventuella planerade leveranser.
• granska medarbetarens lista över mål och projekt för att se om det finns några förfallna eller löpande kurser.
• notera viktiga avdelnings-eller företagsändringar som bör diskuteras.
• granska all feedback som skickas/tas emot för att identifiera eventuella diskussionspunkter.
• koppla från andra aktiviteter så att medarbetaren vet att de har ditt fullständiga fokus.

under mötet: möjliga diskussionspunkter

bonusen med frekventa incheckningar med anställda är att chefer inte behöver öppna en brandslang i varje möte. De kan välja specifika mål, projekt eller coachingpunkter att fokusera på i varje möte. Anställda kan också starta konversationen och styra fokus (ännu bättre).

generellt bör chefer och anställda prioritera diskussionspunkter baserat på förfallodatum och framsteg. Det som diskuteras kommer att förändras möte för möte.

prov anställd Check-in Agenda/diskussionspunkter:

• få medarbetaren att prata!
  • använd konversationsstartare för att engagera medarbetaren i konversation
  • Använd Öppna frågor för att hålla dem prata
  • låt medarbetaren styra konversationen men se till att du diskuterar viktiga saker
• mål / projektuppdateringar
  • diskutera status för kortsiktiga mål och långsiktiga projekt
  • justera / uppdatera befintliga mål med medarbetaren
  • diskutera eventuella utmaningar eller lärdomar
  • erbjud coachning och/eller hjälp för eventuella vägspärrar
  • diskutera om några andra prioriteringar kan påverka målet framsteg
  • se till att alla mål fortfarande är på rätt spår
  • bekräfta eventuella milstolpar eller prestationer
  • diskutera / bekräfta nya mål för medarbetaren
• senaste prestationer
  • bekräfta senaste prestationer och ge feedback
  • be medarbetaren om några senaste prestationer
• Status för utbildning / lärande
  • diskutera eventuella utbildningsobjekt på grund av / pågår
  • fråga arbetstagaren om det finns några utbildningsförfrågningar
  • fråga om arbetstagaren känner att de får tillräckligt med feedback
  • fråga om medarbetaren lär sig av kamrater/mentorer eller om de vill
  • rekommendera träningsobjekt för att förbättra färdigheter och vidare karriär
  • diskutera hur träning är / ska utföras
• företag eller Team uppdateringar / nyheter
  • diskutera alla viktiga företag / team uppdateringar eller nyheter
  • bekräfta alla åtgärder-objekt som behövs
• Employee Ideas/Requests for change
  • be medarbetaren om några ideer / input
  • diskutera alla områden som behöver förändras (företag,team, projekt etc.)
  • fråga medarbetaren om din ledningsstil är effektiv för dem och få förslag på förändring
  • diskutera alla övergripande vägspärrar eller distraktioner som kan påverka medarbetaren
• Employee Career Development
  • diskutera anställdas karriärmål
  • diskutera hur du kan arbeta tillsammans för att uppnå sina karriärmål
  • diskutera möjligheter och karriärvägar för den anställde
  • Ställ tydliga förväntningar på någon lateral / uppåtgående rörelse
• planera för veckan/månad / kvartal
  • granska prioriteringar på kort och lång sikt

konversationsstartare: håll dem prata

vissa anställda är mer ovilliga att prata, men det betyder inte att en chef ska göra huvuddelen av pratningen. Det finns enkla sätt att få medarbetaren att engagera sig och fortsätta prata under incheckningsmötet. Kom ihåg att detta möte handlar om dem. Ju mer de bidrar till konversationen desto bättre.

här är några öppna frågor för att få anställda att prata:

• berätta om din vecka / månad-hur har det varit?
• berätta om vad du har arbetat med.
• var tror du att jag kan vara mest användbar?
• är du på väg att uppfylla tidsfristen?
• vilka områden ligger före schemat?
• vilka frågor har du om detta ansvarsområde eller projekt?
• Hur kommer du att närma dig detta?
• vad har du lärt dig om detta ansvarsområde eller projekt?
• Vad gick inte som du hade hoppats? Varför?
• vad kan du / vi göra annorlunda nästa gång?
• vilka förslag har du?

här är några beprövade konversationsstartare för att hålla anställda prata:

” Fortsätt…..”

“berätta mer …”

“Varför säger du det..”

“hur menar du…”

“kan du ge mig ett exempel…”

“vad mer…”

i slutet av mötet: sammanfatta

innan arbetstagaren lämnar mötet, spendera några ögonblick på att sammanfatta de viktigaste diskussionspunkterna. Detta hjälper till att påminna anställda om eventuella åtgärdsposter och förstärka eventuella bekräftelser eller coachningstips. Fråga medarbetaren om något missades och påminna dem om när nästa möte kommer att vara.

efter mötet: dokument

detta lilla steg är betydande och hoppas ofta över, men kan göra stor skillnad. Ta 2-5 minuter efter varje möte för att spela in viktiga diskussionspunkter, åtgärdsposter eller feedback. Detta hjälper till att starta nästa möte och kommer att fungera som en användbar logg när chefer behöver granska prestandatrender. Förvara dessa anteckningar på en central plats. En prestanda återkoppling och journalföring verktyg som emPerform tag kan tjäna detta syfte fint.

vi frågade våra kunder och fann att chefer som gjorde 1-2 anteckningar om varje anställd per månad rakade 50% av tiden för att skriva in årets slutkommentarer under den årliga översynen. Det beror på att de inte sitter och försöker komma ihåg viktiga milstolpar eller trender i beteende).

Hur Gjorde Du?

ta några ögonblick efter varje möte för att utvärdera hur du gjorde. Även de bästa cheferna bör sträva efter att förbättra sina kommunikations-och mötesfärdigheter.

• pratade du för mycket/inte tillräckligt?
• lyssnade du aktivt?
• ställde du frågor?
• erkände du medarbetarens känslor?
• parafraserade du viktiga objekt för att bekräfta förståelsen?
• gav du effektiva coachningstips?
• var du distraherad i mötet?
• tycker du att mötet var värdefullt?
• diskuterade du alla viktiga punkter?
• vad kan du göra för att förbättra nästa möte?

Sammantaget är frekventa incheckningar med anställda ett måste för att säkerställa tydlighet, ge coachning och erbjuda det stöd som behövs för att en anställd ska lyckas. Även om att hitta tid på dagen kan vara en utmaning för många chefer, är incheckningar väl spenderade och kommer att löna sig på lång sikt för chefen, medarbetaren, teamet och företaget.

för ytterligare resurser för att ge feedback:

• Coaching vs. mentorskap: hur är de olika?
• idiotsäkra Tips för framgångsrika en-mot-en-möten med anställda
• smärtfria Prestationssamtal

prestationsmål, projekt och incheckningar

vill du hjälpa chefer och anställda att dokumentera och övervaka prestationsmål, projekt och incheckningsdiskussionspunkter? Kolla in emPerform för pågående målhantering, feedback och prestationsloggar.