Capricia Marshalls nya bok gör fallet för Enduring power of Protocol / Washington Diplomat

i en tid av pandemi, protest och ett ordförandeskap som trivs på oförutsägbart kan protokollet verka som en sak av det förflutna.

men Capricia Penavic Marshall, som fungerade som protokollchef för President Barack Obama och socialsekreterare för President Bill Clinton, säger att den gamla protokollkonsten är lika relevant som någonsin-att hjälpa människor att presentera sitt “bästa jag” — och hon erbjuder levande exempel på dess betydelse i sin nya bok, “protokoll: Diplomatiens kraft och hur man får det att fungera för dig.”

i boken beskriver Marshall protokoll som ” en uppsättning riktlinjer för socialt beteende, ett ramverk för hur man interagerar och kommunicerar.”

under en telefonintervju med diplomaten beskrev hon det i mer relatabla termer och sa att protokollet inte bara gäller presidenter utan också människor i alla slags vardagliga situationer.

” det är egentligen inte bara för förberedelse för G7 eller nukleära toppmöten. Det är verkligen för alla som vill projicera ett mer professionellt och polerat utseende. Som jag sa-deras bästa jag, ” sa hon till oss. “Varför skulle du inte vilja omfamna dessa verktyg och använda dem till din personliga fördel?”

Marshall sa att hon skrev boken för att hon ville dela de verktyg som hon har lärt sig under årtiondena som kan vara “till stor hjälp för dem som är intresserade av att flytta nålen på sin affärsförhandling eller upping deras personliga interaktion — oavsett om det hjälper ditt barn i en intervju för college eller det förhandlar om ditt kontrakt med din roofer.”

” det som ibland kommer att tänka på mig är den frasering som min son använder: du är en mer vaken person. Du är bara medveten och det är verkligen viktigt idag att ha den självmedvetenheten och en medvetenhet om andra … genom att veta mer om deras bakgrund, deras traditioner, deras gillar, deras ogillar,” hon sa.

i den meningen säger Marshall att protokollet kommer ner till respekt och relationer.

“gör det verkligen så stor skillnad om du serverar mat som är förbjuden av en gästs kultur eller bunglar en skål med en tysk eller Japansk klient?”hon skriver. “Jag kan inte upprepa nog att det gör det. Och inte bara för att du har ‘brutit mot protokollet’ eller ‘brutit mot en regel.’Du har skapat en liten istället för att ge respekt. Du har lagt upp ett hinder för anslutning av att flytta snabbt längs den avsedda vägen.”

till exempel, mangling en titel eller ignorera hierarki genom att adressera en mellanchef före VD “skickar meddelandet att du inte bryr dig om att lära dig om deras kulturella normer och att du har en ignorering för deras professionella identiteter”, skriver hon. “Även när ditt mål är mestadels att övertyga — som det ofta är i diplomati eller företag — att få den kanten börjar med smide eller förbättra en relation.”

och att smida det förhållandet kräver läxor — “förberedelse är kung”, skriver Marshall-och empati, som hon säger att både President Obama och utrikesminister Hillary Clinton hade i överflöd.

Marshall berättade för oss att både Obamas och Clintons “har varit framgångsrika på grund av deras nyfikenhet, deras förmåga att lyssna, på grund av deras uppsökande och omger sig med erfarna rådgivare och sedan följer de råd som de ges. Och … deras empatiska natur, deras ödmjukhet … ledde till bra samarbete.”

Marshalls effusiva beröm av hennes tidigare chefer väcker frågan om vad hon tycker om den nuvarande ockupanten i Vita huset, som verkar njuta av att bryta reglerna varje chans han får.

när han frågades om President Trumps oortodoxa inställning till protokoll och etikett gav Marshall oss ett snett skratt men, sant mot hennes diplomatiska instinkter, skulle inte kommentera hans ledarstil.

“jag kan inte prata med vad som är driftläget inom det nuvarande Vita huset”, sa hon till oss, “men jag vet bara av min egen personliga erfarenhet, efter att ha arbetat för President Clinton och för President Obama, att de i slutändan följde protokollet eftersom de verkligen tyckte att det var ett kraftfullt verktyg att använda, både i deras utrikespolitiska verksamhet men också deras inhemska verksamhet.”

medan de flesta människor rimligen skulle anta att hård makt frågor mer än bordsinställningar, Marshall hävdar att små detaljer som rumsstorlek och d ouguiscor spelar fortfarande en viktig roll, även i de allvarligaste förhandlingarna.

hon skriver om ett möte mellan Obama och Rysslands President Vladimir Putin vid G20-toppmötet 2012 i en tid av växande spänningar över Syrien, Nordkorea och Iran.

” av alla ledare som President Obama träffade var president Putin den enda som såg förhandlingar som ett nollsummespel”, skriver hon och noterar att de arrangemang hon förberedde handlade om att ” balansera kraftdynamiken.”

för det ändamålet fokuserade hon på den fysiska dynamiken i rummet där mötet skulle äga rum. Marshall var glad att se låga tak eftersom hon tror lägre tak hjälpa människor ” tänka mer konkret, “medan högt i tak” prime människor att tänka mer abstrakt.”

hon satte upp ett bord som var tillräckligt stort för att rymma 12 delegater men tillräckligt litet för att skapa närhet — “desto bättre för att se varandra rakt i ögonen”, skriver hon.

Marshall säkerställde också att blommorna hade mycket grönt (vilket hon säger har en lugnande effekt), var unscented (allergier) och klippt för att inte blockera någons syn.

hon skriver att mötet gick bra-i skarp kontrast till ett efterföljande möte ett år senare som ägde rum i en dyster miljö med skarp belysning, en besvärlig sittkonfiguration och ingen mat eller vatten.

” det andra mötet, som kunde ha kapitaliserat på föregående års momentum och flyttat förhållandet framåt, hade stannat. Protokoll, tillsammans med ett lovande resultat, hade försvunnit,” skriver hon.

naturligtvis är det mycket diskutabelt om placeringen av stolar hade någon betydelse för den växande politiska klyftan mellan de två ledarna vid den tiden.

men Marshall erbjuder ett annat exempel i sin bok som direkt illustrerar hur ett brott mot protokollet kan få allvarliga politiska konsekvenser.

hon kallade det en av hennes “mest cringe-worthy berättelser” som ” kommer att leva med mig under en mycket, mycket lång tid.”

olyckan ägde rum 2010 vid ett toppmöte mellan USA och ASEAN i New York City. Alla flaggor i de sydostasiatiska medlemsstaterna stod upp bakom bordet där statscheferna, inklusive Obama, skulle sitta. Förutom att den filippinska flaggan var upp och ner – en snafu som den filippinska pressen och sociala medier snabbt tog upp.

naturligtvis hänger en flagga upp och ner i sig själv förolämpande. Men i Filippinerna betyder en inverterad flagga att en nation är i krig.

Marshall visste att något var fel när ett team av tjänstemän från Nationella säkerhetsrådet och Utrikesdepartementet kom barreling mot henne.

hon ägde omedelbart upp till misstaget och bad om ursäkt till den filippinska ambassadören, som accepterade ursäkten “mycket snabbt och med stor vänlighet och omtanke”, sa hon.

” vad jag inte visste var att dessutom planerade min president att ha ett möte med Filippinernas president för att diskutera en brådskande politisk fråga.”

så Marshall gick till den privata Alkoven som hennes team hade satt upp för Obama att vidarebefordra de dåliga nyheterna.

” jag gick igenom vad som hade hänt, förklarade uppföljningen, gjorde mina djupaste, djupaste ursäkter till honom-att tänka hela tiden är det verkligen ett brandbart brott,” påminde hon.

men presidenten-som hon hänvisar till i sin bok som “No-drama Obama” — sa helt enkelt: “Capricia, jag förstår helt. Tack för allt du har gjort. Och vi ska bara se till att det inte händer igen. Eller hur?”

hennes svar: “Absolut sir, det kommer aldrig att hända igen.”

” och det gjorde det aldrig. Det fanns alltid sex till åtta ögon på flaggor. Vi gjorde alla flaggträning. Vi förstärkte verkligen vårt spel för att se till att vi aldrig vacklade,” sa hon till oss.

” men det här är ett exempel på hur viktigt protokollet är. De detaljer som går på plats som ofta människor inte vet … det kan vara de enkla, enkla gester som gör en sådan otrolig skillnad.”Marshalls observation om protokoll ekar en vanlig refräng som hörs i underrättelsetjänsten: människor hör bara om misslyckandena, inte framgångarna.

men det var en framgång som gjorde rubriker — för det var motsatsen till rubrikerna Obama fick flera år tidigare.

det var 2009 när presidenten och första damen träffade drottning Elizabeth II på Buckingham Palace. Utbyte av gåvor mellan statschefer bär alltid vikt, men som Marshall förklarade får det extra betydelse för britterna och deras älskade monarki.

så Obama fick inte exakt höga betyg från den brittiska pressen när han gav drottningen … en iPod. Beviljas, iPod hade enligt uppgift videor och foton från hennes 2007-resa till USA, och hon fick också en sällsynt sångbok, men utbytet påminde om en tidigare dud när den brittiska premiärministern Gordon Brown gav Obama en pennhållare huggen från virket av ett anti-slavskepp medan presidenten gav honom … en låda med DVD-skivor.

så Marshall sa att hennes team “gick in i överdrift” i det ögonblick som besöket 2009 tillkännagavs. Hon tillämpade sitt mantra av ” först och främst, planera, planera, planera plan. Jag säger alltid: ‘misslyckas med att planera, planerar att misslyckas.’

“vi förstod att det var lite fråga om vad amerikanerna skulle ta med för Hennes Majestät den här gången”, sa hon med en touch av glädje och hänvisade till den ökända iPod.

så hennes team undersökte vilka typer av gåvor drottningen hade fått genom åren,särskilt från USA

Marshall berättade för oss att poängen med en presentutbyte och andra protokolltull är att de aldrig ska avleda uppmärksamhet från den faktiska politiken och syftet med ett besök.

“och besöken mellan USA och Storbritannien. har en extra extra betydelse på grund av betoningen på den speciella relationen,” hon sa. “Vi ville verkligen att den här skulle vara gripande och prata om det speciella förhållandet.”

från listan över alternativ som protokollteamet hade presenterat för Obama valde han en läderbunden portfölj med memorabilia från det senaste besöket som drottningens far, kung George VI, gjorde till USA

“vad vi visste var att hon älskade sin far och … hon älskar att samla saker. Och så när hennes majestät öppnade boken, Jag vill säga att jag såg bara den svagaste jubel i hennes ögon när hon tittade upp på presidenten och tackade honom någonsin så mycket för gåvan,” Marshall påminde.

den första damen gav också drottningen en broach från Tiffany ‘ s.” och hon har använt broachen som en signal, eller kanske som en symbol, vid några speciella tillfällen nyligen under den nuvarande administrationen som verkligen ger ett leende till mitt ansikte, ” noterade Marshall.

under tiden fick prins Philip — en ivrig ryttare — bitskaft för sina vagnponnyer och Prins Charles — en miljöaktivist — fick plantor från Mount Vernon, Monticello och Vita huset.

Marshall rörde basen med sitt protokollteam och fick uppdateringen som hon hoppades höra: “ja, ja, de säger På TV att amerikanerna fick det rätt!”hon kommer ihåg, skrattar. “Vi var bara så, så glada.”

naturligtvis innebär inte varje uppdrag royalty. Mycket av Marshalls arbete handlade om kontakter med utländska diplomater som skickades till Washington, D. C. Det inkluderade Protokollkontorets underskrift “Experience America” – program, som har tagit grupper av ambassadörer till platser så olika som Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle och Little Rock, Arkansas (se även” Arkansas Odyssey: ambassadörer upplever det naturliga tillståndet ” i februari 2013-numret av diplomaten).

syftet är inte bara att skapa affärsband utan också ge diplomater en chans att uppleva det amerikanska livet utanför Beltway-bubblan.

Marshall betonar ständigt vikten av vad hon kallar “kulturell IQ” — en uppskattning och kunskap om andra kulturer — något hon utvecklade som första generationens invandrardotter till en mamma från Mexiko och en far från Kroatien.

hon skriver att assimilering till det amerikanska livet var utmanande för sina föräldrar, men ett sätt Marshall kunde hålla kontakten med sitt arv var genom de mexikanska rätterna som hennes mamma ofta lagade.

Marshall överförde denna uppskattning av mat som en kulturell bro till utrikesdepartementet, där hon skapade ett initiativ för diplomater att dela sina nationers kulinariska traditioner.

Marshall främjade också mode som ett mjukt elverktyg och organiserade evenemang som visade modestilarna i länder som sträcker sig från Kosovo till Nigeria.

dessa händelser visade också subtilt påverkan av kvinnliga diplomater på det som fortfarande är ett till stor del mansdominerat område.

på den noten ägnar Marshall ett helt kapitel i sin bok till “förhandla medan hon är kvinna.”Hon skriver att medan kvinnor har gjort stora framsteg,” i många kulturer är kvinnor fortfarande skyldiga att se och bete sig annorlunda i affärssituationer.”

ett knep som hon använder är att ha på sig ” fyra-tums plattformsklackar (med gelinsatser för komfort)” för att ge henne ett förtroende, vilket kom till nytta när hon välkomnade Putin till Vita huset.

” i mina pumpar var jag nästan öga mot öga med honom, något jag plötsligt var mycket medveten om (han begärde enligt uppgift att kvinnor som besöker Kreml undviker att ha på sig klackar)”, skriver hon.

Marshall ger också råd specifikt till ungdomar i professionella miljöer. Hon skriver att medan företagskulturen har blivit alltmer avslappnad, människor bör fortfarande vara uppmärksam på att använda slang och akronymer för att undvika missförstånd. Och ingen ghosting! Faktiskt, hon säger att unga texter underskattar den bestående kraften i en handskriven anteckning eller till och med den förlorade konsten att flämta! – ett telefonsamtal.

medan delar av Marshalls bok innehåller grundläggande göra och inte göra som många människor är medvetna om (fasta handskakningar, ingen svärning etc.), kan vissa rekommendationer komma som en överraskning.

till exempel rekommenderar hon att man säger att folk ska sitta var de vill. “När jag får ett val har jag märkt att det alltid finns det ögonblicket där människor fryser, utan att veta var de ska sitta.”

ät också all mat som en värd serverar dig, oavsett vad det är. (För Hillary Clinton innebar det downing sto mjölk från en nomadfamilj i Mongoliet.)

vad gäller påfyllningar? Acceptera det första erbjudandet och vägra resten.

vad sägs om artigt befria dig från en konversation på en cocktailparty? “Introducera två personer och låt dem prata innan de går vidare.”

några av Marshalls tips är också infunderade med fräck humor.

hon påminner läsarna om att” en hungrig diplomat inte är en lycklig diplomat ” och ber kvinnor att inte tänka över gester som män som håller dörrar öppna för dem. “Det är en dörr, inte ett äktenskapsförslag.”

men kanske är den mest användbara delen av boken i ryggen, som har en bilaga till protokolldefinitioner och tips — ett fuskblad av olika slag — inklusive ett helt avsnitt om nyanser av hälsning människor med kyssar. (I Albanien är det till exempel två kyssar, höger till vänster; kramar är också OK och är kopplade med en Kind placerad på pannan.)

några av dessa seder har dock blivit omtvistade av koronaviruspandemin, som har inlett en kontaktlös värld där kyssar och till och med handskakningar kan bli föråldrade.

Marshall berättade för oss att hon har spenderat mycket tid på att tänka på hur interaktioner efter pandemin kan se ut.

en möjlighet är till exempel att anta Namaste-bågen som en hälsning.

hon sa att nyckeln till att navigera i den här nya världen kommer att ställa tydliga förväntningar på ditt hem och företag.

” kommer du att kräva att människor bär masker i ditt hem eller kommer du inte? Och om någon kommer till ditt hem med en mask, kommer du att erbjuda dem artighet att bära en också?”sa hon. “Ställ in förväntningarna och då kommer alla att agera i enlighet därmed.”

Marshall sa att det är där protokollet spelar en viktig roll, eftersom det hjälper människor “att hitta komforten i reglerna och förväntningarna så att de vet hur de ska interagera, oavsett om det är i regeringen, näringslivet eller deras sociala interaktion. Och saker har förändrats avsevärt sedan viruset. Vi vill fortfarande ha vår mänskliga kontakt. Det är viktigt för oss att träffas, men hur gör vi det säkert?

” och så har jag verkligen tänkt igenom det här och mitt huvudmantra har alltid varit att vad du än gör, utför du det med vänlighet, att du övar stabilitet och att du är tålmodig, för vi är alla i det här tillsammans.”

om författaren

Anna Gawel (@diplomatnews) är chefredaktör för Washington Diplomat.