Fördelar med kontinuerlig förbättring som affärsstrategi

begreppet kontinuerlig förbättring är ganska självförklarande. Det verkar nästan för enkelt, men detta branschord handlar om att ständigt förbättra ditt företag, processer och sätt att arbeta.

hur du studerar, planerar, implementerar och utvecklar den förbättringen är där det blir mer komplicerat. Du måste uppmuntra en filosofi om konstant, logisk och hållbar förbättring i hela din organisation. Detta gör det möjligt för ständiga förbättringar att gå utöver att vara en slogan på en affisch, så det blir hur ditt företag fungerar hela tiden.

medan ständiga förbättringar kan sträcka sig från enkla förändringar i det dagliga arbetet i ditt företag till stora förändringar i fokus och rutiner över en global struktur, kommer du i alla fall att behöva rätt instrument för att uppnå framgång och hålla det igång.

Varför Är Kontinuerlig Förbättring Viktig?

“livet börjar i slutet av din komfortzon” – Neale Donald Walsch

det finns en anledning till att människor ofta motstår förändring: det finns en tröst i det vi vet. Medan det okända samtalet tilltalar vissa, är det en naturlig och lugnande sak att motstå att sätta oss i nya situationer. I näringslivet är detta inte längre möjligt.

i svunna tider var det ofta möjligt för företag att “vila på sina lagrar” och behålla status quo med sina produkter och tjänster eftersom människor litade på sina varumärken och produkter och visste vad de fick. Det finns flera anledningar till varför detta inte fungerar längre:

• det finns mer konkurrens än någonsin: konkurrens är bra. Det ger oss en grund för jämförelse bland våra kamrater och driver oss att göra bättre. Men det betyder också att vi inte är de enda som erbjuder en viss produkt, tjänst eller funktion. När det finns begränsad konkurrens kan du lättare försvara ditt hörn av marknaden, men i dagens konkurrensklimat får du inte en stunds vila.

• det är en Global marknadsplats: för de flesta branscher och företag idag behöver du inte bara vara oroad över lokal konkurrens utan också med utländsk konkurrens. Fler och fler gränser kommer ner, och mogna produkter och tjänster från andra marknader kan överraska dig. Om du inte tittar på vad som händer någon annanstans i världen och förbereder dig för det, kommer du inte att vara beredd att hantera det när det kommer fram.

• Information finns överallt: konsumenterna är anslutna 24/7 dessa dagar. De har tillgång till information till hands. Till exempel använder 85% av konsumenterna Internet för att hitta företag som uppfyller deras behov. Medan tidigare en produkt, tjänst eller marknadsplan utformades för livslängd, måste du idag vara redo att reagera på förändringar och trender på marknaden. Det är viktigt att använda hastigheten på informationsflödet till din fördel och inte sitta och titta på det flyga förbi.

• dynamiken förändras: de gamla murarna kring produkter och tjänster har rivits och intelligenta, flexibla företag skördar belöningarna. Mobilappar vänder taxibranschen upp och ner. Online banker erbjuder ett alternativ till tegel och murbruk banker. Hemleverans förändrar hur vi köper vardagliga produkter. Det betyder inte att “traditionella” företag är färdiga-det betyder bara att de behöver utvecklas.

prova kanbanize gratis i 30 dagar

“samma gamla, samma gamla” fungerar inte längre. Men det behöver inte ses som en dålig sak. Tvärtom, att inse och acceptera att det finns ett nytt sätt att göra affärer är spännande och kan skapa många stora möjligheter för dig och din organisation, företag eller grupp.

inte ett nytt koncept

för att vara tydlig är continuous improvement-konceptet inte ett nytt. Formaliserad på 1980-talet i otaliga läroböcker och publikationer har tanken att vi alltid ska sträva efter att göra våra jobb bättre funnits under mycket lång tid. Det kommer naturligt för vissa människor. Titta på fallet med grottmannen:

• den stackars grottmannen kämpade för att fånga sin mat, som var för snabb för att fånga för hand.
• han upptäckte att om han använde en pinne hade han en längre räckvidd och en bättre chans.
• att kasta pinnen gav ett ännu bättre intervall och förbättrade hans odds för att fånga sitt byte.
• att lägga en skarp sten i slutet av pinnen innebar ännu större framgång.
• att involvera andra grottmän i jakten multiplicerade också hans chanser att fånga middag.

detta är kontinuerlig förbättring. Det är inte att hitta en metod som fungerar och hålla fast vid den. Det tittar på var du är idag, sätter ett mål och gör vad som behöver göras för att nå det målet. När det målet är uppfyllt börjar du igen och hittar sätt att förbättra ytterligare. Det spelar ingen roll vilken typ av bransch eller företag du befinner dig i — en kontinuerlig förbättringsstrategi är nödvändig för att hålla dig före spelet.

med den mängd information som finns tillgänglig om ämnet kontinuerlig förbättring kan det vara svårt att veta var man ska börja. Det vi föreslår börjar alltid med att analysera din nuvarande situation. Du behöver en fullständig förståelse för hur du arbetar idag så att du kan följa principerna för PDCA.

först fastställer du din baslinje, din utgångspunkt. Då kan du:

• planera: Planera dina förbättringar, inklusive att sätta mål.
• DO: införa de åtgärder som krävs för förbättring.
• kontrollera: Mät din framgång i förhållande till din baslinje.
• ACT: justera eller justera dina ändringar.

denna process representeras ofta i grafisk form av ett hjul, känt som ett” PDCA-hjul “eller” Deming-hjul ” efter skaparen, Dr.W. Edwards Deming. När du går igenom varje steg håller du hjulet i rörelse, vilket representerar kontinuerlig förbättring.

när du anländer igen till ditt baslinjestadium tar du hänsyn till dina tidigare förbättringar och planerar nästa förbättringar.

Continuous Improvement Project-gör det till en strategi

även om ditt företag eller organisation inte aktivt främjar en kontinuerlig förbättringsprocess idag betyder det inte att du inte gör någon kontinuerlig affärsförbättring. Det betyder bara att du förmodligen inte gör det så systematiskt eller effektivt som möjligt, och du kanske inte använder förändringar från en sektor eller ett område till andra som kan gynna.

det är här begreppet en kultur av kontinuerlig förbättring spelar in. När du först ta upp frågan om ständiga förbättringar med dina anställda och medarbetare, de flesta kommer överens om nödvändigheten men inte nödvändigtvis vet var man ska börja. Att skapa en formaliserad plan som fungerar för din struktur är kritisk.

det finns många anledningar till att formalisera din kontinuerliga förbättringsstrategi är viktig:

• • det får alla att använda samma språk. Detta är nyckeln när du vill distribuera lärdomar och bästa praxis över din anläggning, processer och affärsenheter. Att formalisera dokument, procedurer och arbetsinstruktioner gör det lättare att få alla på samma sida.

• • det skapar en tankegång. Istället för att se kontinuerlig förbättring som något att starta om med varje nytt projekt, lär ett formaliserat och konsekvent tillvägagångssätt för kontinuerlig förbättring människor att systemet är inneboende i hur ditt företag går. Det är inte något du lägger till hur du arbetar-det blir hur du arbetar.

• • det gör människor ansvariga. När kontinuerlig förbättring genomsyrar alla nivåer i din organisation slutar det att vara en persons jobb och blir en del av allas jobb. Att veta att ditt företag aldrig slutar utvecklas hjälper dina anställda att se var de kan vara en aktiv del av kontinuerlig förbättring.

• • det förstärker vikten. I dessa tider är det lätt att gå vilse i företags-tal och styrelserumsslagord. Kontinuerlig processförbättring måste behandlas som en integrerad grund för din organisation, och formalisering av hur du närmar dig det gör det mer konkret.

du kommer att upptäcka att när du har fastställt regler och riktlinjer för din ständiga förbättring blir det lättare att inkludera det i alla aspekter av ditt företag. Och glöm inte att du måste tillämpa begreppet kontinuerlig förbättring på ditt kontinuerliga förbättringssystem!

vad som fungerar idag kanske inte är tillräckligt i framtiden, så se till att du ständigt analyserar och utvärderar dina kontinuerliga processförbättringsmetoder och gör förbättringar och korrigeringar vid behov.

förändring för förändringens skull

en fara, särskilt om du inte aktivt strävar efter kontinuerlig förbättring med dina team och anställda idag, är att du kanske känner dig pressad att göra ändringar helt enkelt för att visa att du inte sitter still. En effektiv strategi för kontinuerlig förbättring kräver ett långsiktigt, hållbart tänkesätt och kan inte bära frukt på extremt kort sikt.

kontinuerlig förbättring är inte förändring för förändringens skull. Det ger mervärde till hur du arbetar. Om du efter analys ser att vissa aspekter av dina processer och procedurer är effektiva och effektiva, känner du inte att du måste tvinga fram en förändring. Fortsätt bara din analys av andra aspekter. Du hittar alltid ett område som kan dra nytta av förbättringar.

när det gäller en granskningsprocess för projekt som du har på plats kan du till exempel göra följande observationer:

• • • stegen på plats kan alla vara nödvändiga. Ta inte bort eller konsolidera steg om de tjänar ett syfte och mervärde till processen helt enkelt för att visa att du har gjort en “förbättring.”Titta noga på varje steg och varje skådespelare och förstå interaktionerna innan du gör några ändringar. Motstå lusten att anta att “färre steg” automatiskt är en förbättring. Sök istället efter en grundläggande förståelse för hela processen och gör förbättringar baserat på det.

• • • du kan behöva inkludera andra avdelningar och avdelningar för att förstå effekterna av förbättringar du har i åtanke. Var försiktig så att du inte bär bländare när du vill förbättra din granskningsprocess. Var medveten om att in-och utgångarna i din process relaterar till många andra aktörer, till exempel leverantörer, kunder och anställda, och att alla förbättringar du gör måste fortsätta att tillgodose deras behov. Att inkludera dem i din räckvidd kan hjälpa dig att arbeta tillsammans för att göra ännu bredare förbättringar än om du bara fokuserar på det som är under din kontroll.

• • • det är viktigt att planera för förändring. Se till att dina ständiga förbättringar ger flexibilitet för vad framtiden kan medföra. Nya projekttyper, nya kunder, nya volymer, nya produkter — alla måste beaktas. Om dina förbättringar är inriktade på vad du gör idag, till exempel att sätta ett system på plats för att hantera ett visst antal recensioner per månad, kanske du inte kan hantera vad som händer nästa månad om antalet recensioner ökar eller minskar avsevärt.

* det finns olika sätt att börja med ständiga förbättringar. Men det enklaste är att ” börja just nu “

förstå varför du implementerar en kontinuerlig förbättringsstrategi hjälper dig att undvika att försöka tvinga förändring där det inte är användbart eller nödvändigt. Låt en grundlig analys av dina processer, produkter och procedurer diktera de förändringar du har infört.

andra fördelar med kontinuerlig förbättring

de direkta fördelarna med dina kontinuerliga förbättringar är ofta lätta att förutsäga. Du kan beräkna eller uppskatta kostnads-och tidsbesparingar redan innan du genomför ändringarna. Det finns dock andra betydande fördelar som du inte kommer att inse förrän din ständiga förbättringsstrategi är på plats:

• • • bättre moral: Dina medarbetare och medarbetare kommer att dra nytta av de förbättringar och ökad dynamik som kontinuerlig förbättring ger. Kontinuerliga förbättringsprojekt är en möjlighet för anställda att gå utanför lådan och ha en meningsfull och givande inverkan på sitt jobb.

• • • bättre acceptans av nya ideer: när din organisation är van vid att acceptera status quo kan nya projekt och möjligheter ses i ett negativt ljus. Med en kontinuerlig förbättringsstrategi implementerad kommer dina team att vänja sig och uppskatta att arbeta med tanken att förändring är positiv.

• • • ökad Motivation: när de du arbetar med vet att de har befogenhet att observera, analysera och förbättra sitt sätt att arbeta, är de mer motiverade än om de förväntas helt enkelt tillämpa samma gamla metoder och sätt att arbeta. De kommer att vara mer glada över sin karriär framtid när de vet att de kan ha en positiv inverkan på den.

vi har alla mött motstånd mot förändring. Det händer på alla nivåer i en organisation och måste hanteras. När du börjar kommunicera din ständiga förbättringsstrategi till dina team och anställda, se till att du fokuserar på fördelarna. Vissa kan anta att det helt enkelt betyder mer arbete.

de behöver veta att kontinuerlig förbättring inte är utöver vad de gör idag, utan snarare en integrerad del av det. Det är ett nytt sätt att se på sitt gamla sätt att arbeta. Målet med kontinuerlig förbättring är att göra varje aspekt av vad de gör bättre, enklare, snabbare, billigare och mer lönsamt för verksamheten.

involvera alla

det är viktigt att skapa en bred, omfattande kontinuerlig förbättringsstrategi som kan delas och kommuniceras över hela din enhet, företag eller organisation, beroende på omfattningen av din roll.

att behandla kontinuerlig processförbättring som ett engångsprojekt för en liten grupp är ett säkert sätt för att det ska glömmas bort så snart det första projektet är klart. Gör istället klart att kontinuerlig förbättring är ett nytt sätt att göra affärer och att det ska tillämpas av alla och i alla aspekter av ditt företag. Några bra sätt att se till att alla är ombord inkluderar:

• • • kommunicera strategin tydligt och till alla. Skapa ett kontinuerligt förbättringsteam och få dem att komma med en uppdragsbeskrivning, riktlinjer, omfattning och andra detaljer som kan delas för alla att se. Låt varje anställd veta att deras pågående bidrag och engagemang är avgörande.

• • • ha en kick-off händelse. Gör det klart att din nya kontinuerliga förbättringsstrategi är en stor sak och att ledningen är optimistisk och 100% bakom dess framgångsrika genomförande. Presentera teamet och gör det klart vem som är ansvarig för vad och vem kontaktpersonerna är för olika aktiviteter och sektorer. Sätt på ett enkelt och inkluderande sätt för anställda att dela ideer de har — som en förslagslåda, internetforum, chattgrupp, återkommande ideer möte, etc.

• • • ge konkreta exempel. “Kontinuerlig förbättring” är en mycket bred term, och vissa människor kanske inte förstår hur det gäller deras roll, processer eller produkter. Hitta några relevanta exempel för din bransch eller bransch. Visa exempel där ditt företag har gjort förbättringar tidigare och förklara hur det kan vara en språngbräda för fortsatt förbättring.

• • • markera fördelarna. Du genomför inte ständiga förbättringar för skojs skull. Målet är att förbättra din verksamhet genom att ta bort avfall, överlappning och redundans och komma med kreativa sätt att effektivisera och förbättra ditt sätt att arbeta. Låt dina anställda veta att kontinuerlig förbättring kan tillämpas på varje enskild aspekt av ditt företag.

• • • skapa flera kick-off-projekt. Medan kontinuerlig förbättring bör bli andra natur på din arbetsplats, i början, du kommer att behöva Barnvakt din strategi. Några högprofilerade projekt kan hjälpa till att hålla din ständiga förbättringsstrategi fräsch i allas sinne. Utbilda och ge teamledare att noga följa utvecklingen av dessa projekt, och värva input från så många anställda som möjligt.

om ledningen inte är entusiastisk över ständiga förbättringar på arbetsplatsen kommer ingen att vara det. Hitta sätt att ta upp det ofta, alltid markera orsaken till det och potentiella förbättringar. Beröm även de minsta förbättringarna, eftersom anställda kan vara tveksamma först för att komma med förslag.

oroa dig inte om tanken är långsam att fånga på. En kontinuerlig förbättringsstrategi har ingen tidsgräns, ingen slutpunkt, inget utgångsdatum. Du vill ändra mentaliteten hos en grupp människor som är mer än sannolikt bekväma och bosatta i hur de gör sitt jobb idag. Kom ihåg att kontinuerlig processförbättring inte är en ny uppgift som läggs till din arbetsbelastning, men att den genomsyrar varje sak du gör.

starta detta ögonblick

av alla arbetsplatshanteringsbeslut du kan fatta är kontinuerlig förbättring det enklaste att börja. Börja nu. Tänk på vad du måste göra idag och hitta ett sätt att förbättra det. Sätt sedan på ett sätt att mäta din förbättring och kontrollera med jämna mellanrum för att se dina framsteg.

* ett bekvämt sätt att mäta framsteg är att använda några grundläggande flödesmått som används i Kanban

Påminn dig själv att tänka “kontinuerlig förbättring” varje dag tills det blir andra natur. Välj tre områden där du vill tillämpa kontinuerliga förbättringsprinciper. För att hjälpa dig att förstå hur bred och allomfattande en kontinuerlig förbättringsstrategi är, leta efter följande exempel inom din organisation:

• • • det negativa fallet: välj en aspekt av ditt företag som tydligt behöver förbättras. Kanske har du skjutit upp det eller minimerat den negativa effekten det har på ditt företag. När det är uppenbart att något inte fungerar som det ska, är det givande och uppmuntrande att hitta märkbar förbättring. Det kommer att ha en positiv effekt på din bottenlinje och uppmärksamma användbarheten av att tillämpa kontinuerlig processförbättring.

• • • det neutrala fallet: välj en process, del eller ett projekt som verkar vara i farthållare. Dessa fall kan vara utmanande, för även om det kanske inte är något uppenbart fel, kan du kämpa för att hitta vad som kan göras för att göra dem bättre. Du kan också frestas att lämna tillräckligt bra ensam, så ett neutralt fall hjälper dig att återställa din inställning och få dig att tänka på kontinuerlig förbättring.

• • • det positiva fallet: titta på dina mest framgångsrika affärsaspekter och se vad du kan lära av dem. Kan du ta bästa praxis och överföra dem till andra områden eller avdelningar? Är det möjligt att göra ytterligare förändringar som driver dessa framgångshistorier till nästa nivå? Kan de ansvariga för dessa positiva resultat dela med sig av sina kunskaper och färdigheter till andra människor som då själva blir mästare på kontinuerlig förbättring?

de rätta instrumenten för jobbet

ett sista tips för att framgångsrikt skapa, implementera och utvidga en arbetsplatsstrategi för kontinuerlig förbättring är att använda rätt instrument. Kanbanize är utformad med målet att ständigt förbättra hur du driver ditt företag.

att ha en korrekt bild av tillståndet i ditt lager, ständiga förbättringsprojekt och viktiga resultatindikatorer hela tiden är nyckeln till att bedöma och planera dina förbättringar.

om du inte mäter och spårar dina förbättringar vet du aldrig vad som fungerar och vad som inte är det. medan vissa förbättringar kan göras av intuition, kommer du snabbt att upptäcka att efter en första förbättring vet du inte vart du ska gå nästa.

med kanbanize har du kraftfulla visuella hanteringsverktyg utformade med stor flexibilitet. Det spelar ingen roll vilken bransch du är i, vilken typ av verksamhet du driver eller vilken typ av tjänster eller produkter du tillhandahåller.

Kanban kan tillämpas på alla typer av organisationer, och du kan välja och välja mellan de funktioner och alternativ som fungerar för dig. Försök inte skjuta en fyrkantig pinne i ett runt hål. Kanbanize anpassar sig efter dina behov idag och skalar också ditt företag efter dina framtida behov och tillväxt. Vi tillämpar Lean-principer, som är en hörnsten i ständiga förbättringar.

Upplev kraften i Kanban-brädor och bygg din kontinuerliga förbättringsstrategi kring en lättanvänd visuell programvara. Se hur lätt det är att samarbeta med andra medlemmar i din organisation, oavsett om de är på samma kontor eller på andra sidan världen.

upprätta strömlinjeformat arbetsflöde, policy-och spårningsrapporter som får alla på samma sida och arbetar för det gemensamma målet att ständigt, säkert och kontinuerligt förbättras.

kontinuerlig förbättring behöver inte vara komplicerad, men det tar lite planering och engagemang på uppdrag av ledning och ledarskap. Fatta beslutet att förvandla din arbetsplats till en kontinuerlig förbättring framgångssaga och driva ditt företag att bli mer effektiv, mer strömlinjeformad och i slutändan, mer lönsamt.

upprätta kortsiktiga åtgärder som tar dig till dina långsiktiga mål. Och kom ihåg att kontinuerlig förbättring verkligen är kontinuerlig: när du väl har börjat går det inte en dag där du inte hittar nya sätt att förbättra ditt företag!

prova Kanbanize gratis i 30 dagar