förstå “stänga böckerna”
Vad är “stänga böckerna”?
i redovisning hänvisar ordet “böcker” till ett företags register över finansiella transaktioner. Termen” stänga böckerna ” avser ett redovisningsförfarande som händer i slutet av varje månad eller utsedd företagsperiod och i slutet av varje år.
förfarandet
finansiella transaktioner idag registreras vanligtvis i bokföringsprogram, men för år sedan registrerades de i bokföringsböcker. Förfarandet “stänga böckerna” hjälper till att säkerställa att uppgifterna i bokföringen är korrekta så att finansiella rapporter kan skapas och slutföras. Rapporterna varnar ledningen om hur mycket pengar som flyter in och ut ur verksamheten. Ledningen kommer att använda de finansiella rapporterna för att analysera ekonomiska aspekter av verksamheten och kommer att besluta hur man kan förbättra den, medan intressenter kommer att hänvisa till rapporterna för att bedöma hur väl verksamheten presterar.
processen att stänga böckerna har tre steg.
- finansiella data matas in i böcker eller inspelningssystem.
- Data som har matats in i systemet är avstämda, vilket betyder att det är dubbelkontrollerat för att säkerställa att det är korrekt.
- företagets revisorer “stänger böckerna”, vilket innebär att de godkänner och slutför uppgifterna så att finansiella rapporter som resultaträkning och balansräkning kan skapas.
inspelningsdata
utsedda anställda över affärsenheter registrerar sig i ett registersystem finansiella transaktioner. Transaktionsposter består av belopp som presenteras som debiteringar eller krediter, transaktionsdatum, en beskrivning av transaktionen och innehåller ofta ett unikt referensnummer. Denna information kan registreras i en allmän tidskrift eller en specifik transaktionstidning, som kan vara för försäljning av produkter eller tjänster, försäljning av tillgångar, särskilda inköp eller för avskrivningar. Vid slutet av räkenskapsperioden, vanligtvis månadsvis, kommer alla journalposter att föras in i huvudbokföringen: huvudboken (GL).
GL tillhandahåller ett register över finansiella transaktioner och data som har ägt rum under företagets livstid och spårar alla konton: skulder, tillgångar, eget kapital, intäkter och kostnader. Efter att uppgifter har lagts in i företagets bokföringssystem måste det avstämmas.
Avstämningsdata
Avstämningsdata är ett redovisningsförfarande där transaktionsposter jämförs med kontoutdrag och andra poster för att säkerställa att de belopp som anges i bokföringssystemet är korrekta. Förutom avstämning för bank finns avstämning för finansiella transaktioner med kunder och leverantörer samt mellanföretag och affärstransaktioner. När den stödjande dokumentationen inte matchar de data som har spelats in i GL, finns det en skillnad. En revisor måste då bedriva forskning för att upptäcka felet och åtgärda det för att säkerställa att GL korrekt återspeglar den finansiella verksamheten.
godkännande och stängning av böckerna
efter att uppgifterna har avstämts kommer uppgifterna att delas med företagets huvudbokförare eller registeransvarig för slutligt godkännande. Styrenheten stänger sedan och “låser böckerna”, vilket innebär att ingen annan kan röra de finansiella uppgifterna under den tidsperiod som just har stängts. Om månader eller år senare någon upptäcker ett fel eller utelämnande som gjordes någon gång tidigare, kommer en revisor vanligtvis att tillämpa korrigeringen på den aktuella månaden där felet upptäcktes. Denna typ av korrigering kallas en true-up-post, ibland kallad en catch-up-post.
historia att stänga böckerna
termen” böcker ” harkens tillbaka till en tid då en bok konto aktivitet bibehölls. Varje konto spårades på huvudbokspapper, som hade kolumner för transaktionsdatum, beskrivning och dollarbelopp. Huvudbokspapperet kombinerades sedan till en bok med konton. Det finns fem allmänna kategorier av konton:
- tillgångar (kassa, lager, kundfordringar, ägda fastigheter och utrustning)
- skulder (Leverantörsskulder, skuldebrev, upplupna skulder)
- eget kapital (ägarbidrag, balanserade vinstmedel)
- intäkter (intäkter eller försäljning som genereras av verksamheten)
- kostnader (belopp som betalats för att driva verksamheten)
var och en av dessa kategorier kan ha haft sin egen bok med bokböcker eller tidskrifter, eller de fem kontona kunde ha kombinerats till en bok. I slutet av varje månad, eller räkenskapsperiod, en revisor skulle uppgå till all aktivitet och drog ofta en linje i slutet för att beteckna att perioden var “stängd.”När en period var stängd kunde inga fler poster skrivas in i boken för den perioden. En ny period skulle skapas i boken för framtida transaktioner.
denna redovisningsprocess födde frasen ” stänga böckerna.”Eftersom bokföringsavdelningen bedrev verksamhet med hjälp av faktiska finansiella böcker blev det känt som “bokföringsavdelningen.”
även om få företag fortfarande använder bokföringsmaterial som papper och böcker för att hålla reda på finansiella transaktioner eftersom programvaran är mycket enklare och effektivare, använder revisorer fortfarande ord som “böcker”, “ledgers” och “journals.”
