hur man bäst skyddar konfidentiell kommunikation

Aspen Daily News säger det bäst med sin vagt hotande tagline: “om du inte vill ha det tryckt, låt det inte hända.”

som Kris-och ryktehanteringsutövare skapar vi ständigt strategier och kommunikation kring känsliga och tvistiga ämnen, så vi kan inte riktigt “inte låta det hända.”Vi kan dock vidta åtgärder för att upprätthålla sekretessen för vårt arbete på uppdrag av våra kunder, med vetskap om att oavsett papper eller elektroniska spår Vi skapar kan användas mot oss.

en av våra advokatvänner delade nyligen en artikel med oss från Corporate Counsel Business Journal som bekräftade vår förståelse för att konfidentialitet i allmänhet inte håller upp mellan kunder och PR-företag. Faktum är att när kunder avslöjar konfidentiell eller privilegierad kommunikation med PR-konsulter kan privilegiet upphävas. I det fall som lyfts fram i artikeln tvingades ett stort sjukhus att överlämna en konfidentiell utredningsrapport till oppositionsråd eftersom den hade delat den med sitt PR-företag och därför avstått från advokatklientens privilegium för rapporten.

klienter kan möta alla typer av situationer som är känsliga, kontroversiella och hanterar juridiska frågor. Medan advokatens roll är att skydda och försvara klienter mot tvister, är kriskommunikatörer inriktade på att hantera, skydda och — om det behövs — återuppbygga klientens rykte. Vi har ett nära samarbete med företag inom strategi, meddelandehantering, intressentkommunikation och medierelationer före, under och efter en kris.

det mesta av detta betraktas som intern “arbetsprodukt” och betyder flera utkast till kommunikations-och strategidokument. Men kan någon som är involverad i strategisessionerna rimligen förvänta sig att dessa känsliga material förblir konfidentiella och skyddade från någon utanför den privilegierade cirkeln?

vi förstår att allt är upptäckbart, men som en bästa praxis rekommenderar GroundFloor Media att ingå avtal med och arbeta genom extern juridisk rådgivare för att bättre skydda privilegiet.

Sekretess Tips

varje fall är unikt, men här är några bästa metoder för att hålla känslig kommunikation under wraps:

• Antag att allt du skriver eller säger kan se dagens ljus.
• det är svårare att hävda privilegium när du arbetar med in-house counsel. Det är bättre om PR-utövaren arbetar genom klientens externa rådgivare.
• alla utkast till kommunikationsdokument kan upptäckas, inte bara det slutliga dokumentet som blir offentligt.
• Antag att alla kommunikationsenheter du använder — iPad, iPhone, dator – och alla kommunikationsappar du använder – Skype, Slack, textmeddelande eller tweet och, naturligtvis, personlig e — post-kan hämtas och kan bli offentliga.
• för känsliga problem, plocka upp telefonen och lämna inte ett pappersspår.

klädd, advokat-klient privilegium innebär att vissa kommunikationer mellan en klient och en advokat skyddas och hålls konfidentiella. För att säkerställa advokat-klient privilegium, följande element måste vara på plats:

• för att kommunikationen mellan din PR-byrå och klienten ska skyddas måste en advokat vara involverad i all kommunikation. Tänk på det som en triangel: PR-professionell, klient och extern rådgivare. Helt enkelt cc ‘ ing juridisk rådgivning är inte tillräckligt.
• konfidentiell kommunikation måste vara mellan de berörda parterna. Om informationen offentliggörs eller en privat konversation hålls på en offentlig hiss, är den inte längre privilegierad. Till exempel är många utkast till ett pressmeddelande och det slutliga pressmeddelandet som skickas till media inte privilegierade, även om externa rådgivare är inblandade.
• kommunikation måste vara “för att söka juridisk rådgivning.”I det här fallet tillhandahåller kommunikationspersonal mer än standard PR-rådgivare: de är en integrerad del av den övergripande juridiska diskussionen och strategin.

kom ihåg, det här är bara bästa praxis, och en förväntan om konfidentialitet översätts inte till en garanti för konfidentialitet.