hur man standardiserar signaturer i dina e – postmeddelanden-en steg-för-steg-guide

: detta blogginlägg uppdaterades den 12 augusti 2020.

om du läser detta antar jag att du redan är väl medveten om hur viktigt det är att ha en företags e-postsignatur infogad i dina företags e-postmeddelanden. Det är bra, men inser resten av dina medarbetare det också? Du kan använda din onlinekorrespondens som en plattform för att marknadsföra ditt varumärke och sprida ditt företags värderingar. Det kommer dock inte att vara effektivt om alla anställda skapar e-postsignaturer på egen hand. Hur löser man det? Allt du behöver är en officiell, standardiserad e-postsignaturmall för ditt företag. Då måste du implementera det för alla användare. I den här artikeln kommer jag att vägleda dig genom en enkel standardiseringsprocess för e-postsignatur.

förena din e-signatur design

ditt varumärke är din försäljningsargument, så det är viktigt att inkludera det i varje utgående företag e-post. För att stärka din varumärkesidentitet måste du skapa ett originellt och konsekvent porträtt av din organisation som ska visas i e-postkommunikation. För att göra det kan du:

• delegera en person för att hantera alla användares e-postsignaturer.
• bli av med dekorativa teckensnitt, inspirerande citat och felaktiga bilder av anställda i e-postmeddelanden.
• se till att e-postsignaturmallen inte är för lång men innehåller alla nödvändiga detaljer.
• analysera relevansen för varje enskilt objekt som ingår i ditt e-postsignaturblock.

anpassa signaturer till ditt företags behov

eftersom e-postsignaturerna betraktas som elektroniska visitkort, se till att alla användare har skapat e-postsignaturer korrekt med personliga kontaktuppgifter. Du kan anpassa dina företags signaturer med hänsyn till avsändarnas namn, position och avdelning.

till exempel bör en intern IT-signatur innehålla grundläggande kontaktinformation. Det finns ingen anledning att sätta fancy marknadsföring banners, företagets fysiska adress eller en ansvarsfriskrivning i den interna kommunikationen. Kolla in den interna signaturinspirationen nedan.

å andra sidan, när man utformar signaturen för ett säljteam, bör det innehålla utökade företagsuppgifter, logotyp, marknadsföringsbanners, sociala medier ikoner och en ansvarsfriskrivning för att uppfylla lagkrav.

använd grafik för att locka folk

väl utformade grafik som finns i din e-signatur kan enkelt fånga användarnas uppmärksamhet, så tveka inte att använda dem till din fördel.

• Lägg till din företagslogotyp i alla e-postsignaturer.
• se till att logotypen är väl exponerad och länkar till ditt företags webbplats.
• Lägg till användarnas foton i dina e-postsignaturer. De har visat sig vara förtroendevinnande och göra online-kommunikationen mer vänlig.

infoga länkar till din webbplats och sociala profiler

hyperlänkar är en viktig del av din e-postsignatur. De kan enkelt öka trafiken till din webbplats eller sociala medieprofiler och hjälpa dina mottagare att enkelt interagera med ditt företag.

för att göra det till ett användbart element i signaturen, se till att:

• inkludera länkar till dina mest värdefulla online-resurser. Kom ihåg att alltid hålla dem uppdaterade så att kunderna aldrig hittar dem vilseledande.
• Lägg till sociala medier ikoner kopplade till dina officiella profiler på Facebook, LinkedIn eller andra sociala profiler som är relevanta för dina företag.
• infoga en text eller knapp som är hyperlänkad till t. ex. en mötesschemaläggare eller en chattruta för snabbare och mer direkt kommunikation mellan ditt företag och dina kunder

i exemplet ovan består e-postsignaturmallen av länkar till sociala medieprofiler, företagswebbplats, marknadsföringsresurser med tips om att växa sin verksamhet, blogg, instruktionsartikel om att spara pengar och till produktportfölj. Så du kan använda ett ganska stort antal länkar inom en signatur utan att överväldiga mottagaren (om din mall är väl utformad).

Håll dig i överensstämmelse med lagkrav

att tillhandahålla detaljerad information om ditt företag i e-postsignaturer krävs ofta enligt lag. Dessutom hjälper välskrivna ansvarsfriskrivningar dig att skydda din konfidentialitet och hålla dig i överensstämmelse med lagkrav. I din ansvarsfriskrivning kan du till exempel inkludera länkar till Användarvillkor för dina tjänster eller en avregistreringslänk för att följa bestämmelserna i GDPR. Att inkludera en professionell ansvarsfriskrivning hjälper också till att skapa en transparent företagsimage och bygga förtroende.

tips: Inkludera ansvarsfriskrivningar längst ner i alla dina externa e-postmeddelanden för att hålla dig kompatibel med lagkrav och skapa professionellt företagsutseende.

Läs mer om ansvarsfriskrivningar

kontrollera din signatur för eventuella misstag

Tänk dig att få ett meddelande med e-postsignaturen med red Xs istället för bilder, trasiga länkar eller till och med med grammatikfel eller felstavningar. Låter som SPAM, eller hur? Det är därför du alltid bör se till att ditt företags e-postsignaturer är felfria.
innan du använder din signatur i företags e-post, se till att:

• justera dina e-postsignaturer till olika e-postklienter och mobila enheter. Du kan fokusera på de mest populära och kontrollera hur din signatur visas på dem.
• dubbelkolla din signaturtext för eventuella felstavningar eller misstag. En felfri signatur stärker din bild som professionell.
• klicka på alla länkar i din signatur för att se om de fungerar korrekt och leda till rätt webbplatser och sociala profiler.

hantera e-postsignaturer

när du inte har en lösning för att centralt hantera e-postsignaturer kan det vara svårt att tillhandahålla standardiserade signaturer för alla anställda, men inte omöjligt. Det kommer bara att kräva ditt arbete och tid att:

1. designa företagets e-postsignaturmall så att den uppfyller ditt företags krav (kontrollera e-Postsignaturmallar och gratis e-Postsignaturgenerator).*
2. distribuera det till slutanvändare.
3. kontrollera att signaturen har implementerats korrekt på alla e-postklienter och enheter i ditt företag. Detta kan kräva att du personligen går till varje arbetsstation för att ändra signaturen manuellt.

nedan kan du titta på en kort animering om hur svårt det är att distribuera e-postsignaturer.

*om dina användare använder mer än en e-postklient måste du förbereda signaturdesignen för var och en av dem.

begränsningar av manuell signaturhantering

det största problemet med den här metoden är att du antingen måste räkna med att de anställda ställer in sin e-postsignatur korrekt eller gör det själv manuellt. Det kanske inte verkar vara besvärligt för ett företag med 30 anställda, men när ditt företag har hundratals eller tusentals användare kan det vara nästan omöjligt att effektivt hantera några signaturuppdateringar.

förutom problemen med att implementera signaturmallen finns det också begränsningar för vissa e-postklienter som måste beaktas när man utformar e-postsignaturer. Till exempel är signaturdesignfunktioner ofta begränsade om du inte har tillgång till signatures HTML-källkod. Och det är svårt att ställa in signaturen så att den visas bra på mottagarens skärm (inklusive mobila enheter!).

inbyggd lösning för att hantera signaturer

Office 365 (Microsoft 365) och Exchange Server låter dig hantera och distribuera e-postsignaturer för alla typer av brevlådor i ditt företag. För att inkludera signaturer i användarnas meddelanden måste du:

1. Förbered HTML-källkoden för din e-postsignaturmall, som inkluderar Active Directory-platshållare (kolla gratis e-Postsignaturgenerator för gratis mallar).
2. konfigurera en e-postflödesregel som lägger till mallen i användarnas e-postmeddelanden.

Läs mer om att distribuera signaturer i Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
lär dig hur du förenar e-postsignaturer i Office 365.

begränsningar av inbyggda lösningar

i det här fallet är e-postsignaturens centrala hantering möjlig men begränsad. Varken Exchange Server eller Office 365 skiljer enskilda e-postmeddelanden i en konversationstråd och placerar alla signaturer längst ner i en meddelandekedja. Ingen av dem stöder också de inbäddade bilderna, så de kommer alla att tas emot som bilagor av din mottagare. Dessutom är signaturer inte synliga i mappen Skickade objekt, så du kan inte kontrollera om din signatur har lagts till korrekt. Det är därför, om du vill ha mer avancerade e-postsignaturer som ger dig mer flexibilitet, kan du behöva titta på en tredjepartslösning för hantering av e-postsignaturer.

CodeTwo-lösningar för hantering av e-postsignaturer

kolla in hur CodeTwo-lösningar kan hjälpa dig med hantering av e-postsignaturer.

CodeTwo e-postsignaturer för Office 365

med den här molnbaserade lösningen kan du centralt hantera e-postsignaturer för alla användare i din Office 365-organisation (Microsoft 365). Du kan använda den för att skapa avancerade e-postsignaturmallar i en intuitiv WYSIWYG-redigerare som inte kräver någon HTML-kunskap. Du kan använda den för att enkelt lägga till bilder, Ändra textfärg eller infoga hyperlänkar.

denna lösning är för dig om du vill:

• skapa en enhetlig företagsomfattande e-postsignaturer och hantera dem i din Office 365-organisation från ett ställe.
• använd olika mobila enheter och e-postklienter och oroa dig inte för att justera signaturer.
• hämta användarnas data från Azure Active Directory.
• skapa signaturer med en lättanvänd mallredigerare eller välj en av de fördefinierade e-postsignaturmallarna från det inbyggda Mallbiblioteket.
• Lägg till marknadsföringsinnehåll och mät dess resultat.
• Visa signaturer när du skriver ett nytt meddelande och i mappen Skickade objekt efter att ha skickat e-postmeddelandet.

du kan köra en gratis 14-rättegång för att se hur det fungerar

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules är en signatur manager utformad för att hjälpa dig att ställa in professionella e-signaturer i on-premises Exchange Server utan att konfigurera något extra på användarnas maskiner.

denna programvara ger dig olika användbara funktioner:

• komplett central hantering av e-signaturer och friskrivningar.
• infoga signaturer direkt under det senaste svaret, inte längst ner.
• signaturer kan visas i mappen Användare Skickade objekt, så att de kan kontrollera om signaturen har lagts till i deras e-postmeddelanden korrekt.
• en intuitiv HTML-Signaturredigerare för att skapa alla dina signaturmallar utan expertis inom HTML-kodning.
• möjligheten att infoga bilder och logotyper som inline bilagor. Mottagarna kommer att visa dem automatiskt utan att behöva ladda ner eller öppna bilder externt. Tack vare det kan du infoga reklambanners, användarnas foton eller uppmaningsknappar i signaturerna.
• Rules Scheduler som gör att du kan ställa in exakta datum när du vill att dina signaturregler ska tillämpas. Programvaran gör det automatiskt på det angivna datumet.
• signaturer behöver inte bara hanteras av IT – avdelningen-med CodeTwo-programvaran kan du delegera signaturdesign och konfiguration till marknadsföringsteamet.
• möjligheten att implementera användarnas data med platshållare som drar ut information från din Active Directory. Dessutom stöder programvaran infoga anpassade ANNONSATTRIBUT och automatisk borttagning av tomma mellanslag i signaturer om det inte fanns något ANNONSVÄRDE.

här kan du ladda ner en gratis 30-dagars provversion av CodeTwo Exchange Rules

smarta lösningar för ditt företag

när det gäller e-postsignaturer för företag är det alltid bra att leta efter smarta och moderna lösningar som sparar tid och frigör personalresurser. Därför hjälper CodeTwo centraliserade e-postsignaturlösningar dig att skapa enastående signaturer för din organisation. Detta kommer att öka dina marknadsföringskampanjer och hjälpa dig med ditt varumärkesbyggande med varje utgående meddelande.

se till att besöka CodeTwo e-postsignatur för Office 365 och CodeTwo Exchange Rules officiella webbplatser för att lära dig mer och prova programmen gratis.

föreslagen läsning:

• verktyg för central hantering av e-postsignaturer
• vilka teckensnitt är bäst för e-postsignaturer?
• hur man gör bilder visas korrekt i e-signaturer (inte som bilagor)