hur man tillämpar Villkorsstyrd formatering i en pivottabell i Excel

tillämpa villkorsstyrd formatering i en pivottabell kan vara lite knepigt.

med tanke på att pivottabeller är så dynamiska och data i backend kan ändras ofta måste du veta rätt sätt att använda villkorlig formatering i en pivottabell i Excel.

fel sätt att tillämpa Villkorsstyrd formatering på en pivottabell

Låt oss först titta på det vanliga sättet att tillämpa villkorsstyrd formatering i en pivottabell.

Antag att du har en pivottabell som visas nedan:

i ovanstående dataset är datumet i raderna och vi har lagra försäljningsdata i kolumner.

här är det vanliga sättet att tillämpa villkorlig formatering på alla dataset:

• Välj data (i det här fallet tillämpar vi villkorlig formatering på B5:D14).
• gå till hem – > Villkorlig formatering – > övre / nedre regler – > över genomsnittet.
• ange formatet (jag använder “grön fyllning med Dard grön Text”).
• klicka på OK.

detta kommer att tillämpa den villkorliga formateringen som visas nedan:

alla datapunkter som ligger över genomsnittet för hela datauppsättningen har markerats.

problemet med den här metoden är att den har tillämpat det villkorliga formatet på ett fast cellområde (B5:D14). Om du lägger till data i backend och uppdaterar den här pivottabellen tillämpas inte den villkorliga formateringen på den.

till exempel går jag tillbaka till datasetet och lägger till data för ytterligare ett datum (11 januari 2015). Detta är vad jag får när jag uppdaterar pivottabellen.

som du kan se i bilden ovan markeras inte data för 11 januari 2015 (medan det borde som värdena för butik 1 och butik 3 är över genomsnittet).

anledningen, som jag nämnde ovan, är att den villkorliga formateringen har tillämpats på ett fast intervall (B5:D14), och det blir inte utökat till nya data i pivottabellen.

det rätta sättet att tillämpa Villkorlig formatering på en pivottabell

här är två metoder för att se till att villkorlig formatering fungerar även när det finns nya data i backend.

Metod 1 – Använda ikonen för formatering av pivottabeller

den här metoden använder ikonen för formateringsalternativ för pivottabeller som visas så snart du använder villkorsstyrd formatering i en pivottabell.

här är stegen för att göra detta:

• Välj de data som du vill använda villkorlig formatering på.
• gå till hem – > Villkorlig formatering – > övre / nedre regler – > över genomsnittet.
• ange formatet (jag använder “grön fyllning med Dard grön Text”).
• Klicka På Ok.
  • när du följer stegen ovan tillämpas villkorsstyrd formatering på datamängden. Längst ner till höger i datamängden ser du ikonen formateringsalternativ:

• klicka på ikonen. Det kommer att visa tre alternativ i en rullgardins:
  • markerade celler (som skulle väljas som standard).
  • alla celler som visar” summan av intäkter ” värden.
  • alla celler som visar” summan av intäkter “värden för” datum “och”lagra”.
• Välj det tredje alternativet – alla celler som visar “summa av intäkter” värden för “datum” och “butik”.

nu när du lägger till data i bakänden och uppdaterar pivottabellen täcks de ytterligare data automatiskt av villkorlig formatering.

förstå de tre alternativen:

• markerade celler: detta är standardalternativet där villkorlig formatering endast tillämpas på de markerade cellerna.
• alla celler som visar “summan av intäkter” värden: I det här alternativet tar den hänsyn till alla celler som visar summan av Intäktsvärden (eller vilken data du har i avsnittet värden i pivottabellen).
  • problemet med det här alternativet är att det också kommer att täcka de totala värdena och tillämpa villkorlig formatering på den.
• alla celler som visar “summa av intäkter” – värden för “datum” och “butik”: det här är det bästa alternativet i det här fallet. Den villkorliga formateringen tillämpas på alla värden (exklusive totalsummor) för kombinationen av datum och butik. Även om du lägger till mer data i baksidan, kommer det här alternativet att ta hand om det.

notera:

• ikonen formateringsalternativ visas direkt efter att du har tillämpat villkorsstyrd formatering på datamängden. Om försvinner om du gör något annat (redigera en cell eller ändra teckensnitt/justering, etc.).
• Villkorlig formatering försvinner om du ändrar rad – / kolumnfälten. Om du till exempel tar bort datumfältet och tillämpar det igen går villkorlig formatering förlorad.

Metod 2 – Använda Villkorsstyrd formatering Rules Manager

förutom att använda ikonen formateringsalternativ kan du också använda dialogrutan Villkorsstyrd formatering Rules Manager för att tillämpa villkorsstyrd formatering i en pivottabell.

den här metoden är användbar när du redan har tillämpat villkorsstyrd formatering och vill ändra reglerna.

här är hur man gör det:

• Välj de data som du vill använda villkorlig formatering på.
• gå till hem – > Villkorlig formatering – > övre / nedre regler – > över genomsnittet.
• ange formatet (jag använder “grön fyllning med Dard grön Text”).
• klicka på Ok. Detta kommer att tillämpa den villkorliga formateringen på de valda cellerna.
• gå till hem – > Villkorlig formatering – > Hantera regler.
• i Regelhanteraren för Villkorsstyrd formatering väljer du den regel du vill redigera och klickar på knappen Redigera regel.
• i dialogrutan Redigera regel ser du samma tre alternativ:
  • markerade celler.
  • alla celler som visar” summan av intäkter ” värden.
  • alla celler som visar” summan av intäkter “värden för” datum “och”lagra”.
• Välj det tredje alternativet och klicka på OK.

detta kommer att tillämpa villkorsstyrd formatering på alla celler för ‘datum’ och ‘lagra’ fält. Även om du ändrar backend-data (Lägg till mer butiksdata eller datumdata), skulle den villkorliga formateringen vara funktionell.

Obs! Villkorsstyrd formatering försvinner om du ändrar rad – /kolumnfälten. Om du till exempel tar bort datumfältet och tillämpar det igen går villkorlig formatering förlorad.

du kanske också gillar följande Excel-handledning:

• markera varannan rad i Excel med villkorlig formatering.
• skapa en pivottabell i Excel-en stegvis handledning.
• Förbereda Källdata För Pivottabellen.
• hur man grupperar nummer i pivottabell i Excel.
• hur man grupperar datum i pivottabeller i Excel.
• så här uppdaterar du pivottabellen i Excel.
• ta bort pivottabell i Excel.
• använda utsnitt i Excel pivottabell.
• hur man lägger till och använder ett beräknat fält för Excel-pivottabell.
• Pivot Cache i Excel-Vad är det och hur man bäst använder det?
• så här ersätter du tomma celler med nollor i Excel-pivottabeller.