hur man utvecklar en färgkod för bättre organisation
som administrativ professionell förstår du hur mycket struktur och organisation som spelar in dagligen. Du har förmodligen flera system och procedurer som gör att du kan skapa ordning och inspirera produktivitet. Men med så många människor och processer att hantera kan även de bästa av oss bli överväldigade när vi tittar på våra filer, bindemedel och kalendrar.
ett av de enklaste sätten att lägga till struktur och organisation i din arbetsyta, filer och mer är att använda färgkodning. Enligt forskning från neurovetenskapsmän är våra hjärnor hårdkopplade för att bearbeta färg före praktiskt taget allt annat, förbättra förståelsen och hjälpa oss att bearbeta information snabbare, samt behålla den längre.
färgkodning gäller vanligtvis mer för pappersfiler än digitala filer. Men många program och ärendehanteringsverktyg låter dig lägga till kategorifärger så att du kan överföra dem till din digitala filhantering. Och det finns program från tredje part för Windows som låter dig lägga till färg i dina digitala mappar också.
utveckla din färgkod
när jag skapar en färgkod börjar jag med att utvärdera miljön jag arbetar i.
- finns det färger som redan är associerade med specifika kategorier av arbete, avdelningar eller projekt? Om så är fallet, försök sedan införliva det i din färgkod för att minska förvirringen för dig och de du arbetar med.
- vilka är dina arbetskategorier eller typer av projekt? Till exempel, när jag arbetade corporately, jag hade en separat färg tilldelas varje verkställande jag stödde, en färg för mina admin projekt, juridiska avtal, affärsutvecklingsprojekt, operations filer, etc. Ibland hade jag en separat färg för varje större projekt om det fanns många av dem på samma gång.
beroende på hur många färger och kategorier du skapar kan det vara till hjälp för dig (och de du stöder) att skapa en färgkodnyckel. På så sätt känner alla till systemet, och du har större chans att behålla det.
verktyg för färgkodning
det finns dussintals fantastiska alternativ som hjälper dig att implementera din färgkod – allt från filer till etiketter till bindemedel och mer! Några av mina favoritverktyg inkluderar:
- filmappar
- 3-ringpärmar
- arkskydd med färgade kanter
- Poly-projektfickor
- etiketter
- Smead Viewables
om du inte har budgeten eller godkännandet för att använda färgade filmappar kan du fortfarande använda färg på dina etiketter eller använda färgade klistermärken för att göra dem mer visuella. Färg kan göra en värld av skillnad i att snabbt hitta saker eller identifiera när något är felplacerat.
implementera din färgkod
när du har de verktyg du behöver kan du överföra filer till lämplig filfärg och få dem märkta. Lär dem du arbetar med hur du använder det nya systemet så att de förstår hur det fungerar och varför det är viktigt. När du använder ditt system identifierar du hur du behöver finjustera det eller lägga till det när du går.
tillämpa färgkoder på kalendrar, uppgifter och e-post
jag nämnde färgkodning av dina pappersfiler och koordinering av det med dina digitala system. Det här är ett sätt jag gör det med Outlook-uppgifter, kalender och kategorier.
i Microsoft Outlook kan du konfigurera kategorier och associera en färg med var och en. Då kan du använda detta för att färgkoda uppgifter, e-postmeddelanden och kalendermöten.
detta är min standard färgkod:
- Rödtalande engagemang
- Orange – kunder eller leverantörer
- gul – utbildning
- ljusgrön – teamrelaterad
- standard grön – ekonomi / redovisning
- blå – affärsutveckling
- kricka – administrativ
- lila – artikel/bokskrivning
i korthet kan jag snabbt se (även om jag inte kan läsa alla detaljer) hur många talande engagemang, klientsamtal och teammöten jag har varje vecka på grund av de färger jag använder i min kalender.
vårt Teamwork project management-verktyg gör att vi också kan färgkoda projekt och evenemang vi har i kalendern. Så oavsett var jag tittar, betyder rött att det är talande relaterat, gult är för träning, grönt är för teammöten och så vidare.
vi vill alla vara mer organiserade. Färgkodning gör att vi kan hitta det vi behöver snabbare och enkelt identifiera var allt hör hemma. Det underlättar planeringen, eftersom vi snabbt kan se vilka kategorier som kräver vår tid. Och när resten av laget kommer ombord, gör det hela kontoret smidigare genom att hålla alla på samma färgkodade sida!
några av länkarna i våra e-postmeddelanden och blogginlägg är sponsrade länkar och alla saker Admin kan få ersättning för dem. Vi rekommenderar endast produkter och resurser som vi använder i våra yrkesliv och bygger vår verksamhet. Vi hoppas att du också hittar dem fördelaktiga.
hur man använder den här artikeln i ditt nyhetsbrev eller hemsida
vill du använda den här artikeln i ditt nyhetsbrev, ezine eller hemsida? Du kan — precis så länge du inkluderar denna kompletta blurb med den:
Julie Perrine, CAP-OM, är grundare och VD för All Things Admin, som tillhandahåller utbildning, mentorskap och resurser för administrativa proffs över hela världen. Julie tillämpar sin administrativa expertis och passion för livslångt lärande för att fungera som en entusiastisk mentor, talare och författare som utbildar administratörer runt om i världen om hur man blir effektivare varje dag. Läs mer om Julies böcker-den innovativa administratören: släpp lös kraften i Innovation i din administrativa karriär och den organiserade administratören: Utnyttja din unika Organisationsstil för att skapa system, minska överväldigande och öka produktiviteten och bli en Procedures Pro: administratörens Guide för att utveckla effektiva kontorssystem och procedurer.
