Intern kommunikation fallstudier: The Terrible & the Terrific

det är en fråga som ofta kommer upp: ‘hur gör andra företag detta?’. Oavsett om du implementerar en ny försäljningsstruktur eller uppdaterar dina mjukvarusystem är det alltid bra att överväga hur liknande företag närmade sig problemet. Detta är särskilt relevant för intern kommunikation, där det inte finns någon lösning som passar alla. Varje organisation har sin egen unika uppsättning utmaningar och behöver skräddarsy sin interna kommunikationsstrategi i enlighet därmed. Intern kommunikation fallstudier kan hjälpa dig att utvärdera din strategi, genom att utforska jämförbara situationer och deras resultat.

i den här bloggen har vi valt ut några av de bästa exemplen på intern kommunikation från näringslivet. Inte alla var framgångsrika. Faktum är att vissa var fullständiga katastrofer. Men dessa misslyckanden, tillsammans med framgångshistorierna, är bra exempel på intern kommunikation i aktion. När du letar efter svaren på Effektiv intern kommunikation talar ingenting tydligare än verkliga exempel.

Vi har grupperat följande fallstudieexempel för intern kommunikation under de sju gyllene reglerna. Dessa regler föreslogs av Fitzpatrick i sin banbrytande publikation Internal Communications: A Manual for Practitioners. Dessa grundläggande regler för bästa praxis för intern kommunikation hjälper oss att kategorisera de relativa framgångarna och misslyckandena i dessa exempel.

regel 1: aktivitet betyder ingenting utan resultat

utgångspunkten för varje IC måste vara: “Vad vill vi att folk ska göra?”Att vara upptagen och generera en ständig ström av kampanjer, videor och nyhetsbrev är slöseri med tid om ingenting förändras som ett resultat. När du tittar på att förbättra den interna kommunikationen, håll alltid reda på resultatet och åtgärden. Det är här den verkliga betydelsen ligger.

fallstudie 1 – Nationwide Building Society

Bakgrund: Nationwide Building Society drev en prisbelönt fem veckors stor konversation och samlade ideer från alla sina 18 000 anställda i ett företagsomfattande samarbete. Syftet var inriktat på att återuppliva Nationwide känsla av syfte.

tillvägagångssätt: aktiviteten inkluderade TalkBack-evenemang, onlineundersökningar och en enorm lyssningsövning för att ge Personal och medlemmar chansen att bidra till dess framtid. Genom att genomföra en företagsövergripande internkommunikationsundersökning öppnade Nationwide en fritt flytande konversation med sin personal.

resultat: Resultatet har varit en uppdaterad strategi och en marknadsföringskampanj baserad på det nya konceptet ‘building society, nationwide’ – att hjälpa människor att förbättra livskvaliteten. Denna business communication fallstudie visar kraften i aktivt lyssna och agera på anställdas förslag.

bedömning: framgång

regel 2: Värde gynnar verksamheten

Du kommer bara att lägga till verkligt värde om din medarbetares kommunikation länkar direkt till organisationens affärsbehov och hjälper till att uppnå en definierad strategi eller ett specifikt projekt. Fördelarna med god intern kommunikation blir bara uppenbara när du definierar dina önskade resultat och ställer in faktiska mål.

fallstudie 2 – Xpo Transport och logistik

Bakgrund: XPO ville utnyttja bra ideer från sina kollegor över sina 104 brittiska webbplatser för att hjälpa sina kunder att förbättra produktiviteten och minska kostnaderna. Den stora, flexibla och svåråtkomliga arbetskraften (från drivrutiner för Asda till B&Q lagerentreprenörer) har vanligtvis inte en Företagstelefon eller bärbar dator. Av alla fallstudier om kommunikation på arbetsplatsen är denna storskaliga övning anmärkningsvärd i sin omfattning.

tillvägagångssätt: För att väcka engagemang utvecklade Talkfreely appen Ideas Matter, som varje anställd kunde ladda ner till sin personliga telefon. En intern kommunikationsapp är det perfekta sättet att få kontakt med fjärrarbetare och svåråtkomliga anställda.

resultat: direkt kopplat till affärsbehov visade sig den interna kommunikationsplattformen vara exceptionellt värde. Genereringen av ideer har varit betydande; 1 av 4 av alla inlämnade ideer genomförs i praktiken. Dessutom visade det en anmärkningsvärd avkastning på 6.5: 1 med 156,000 xnumx besparingar i bara det första året.

bedömning: framgång

regel 3: i det tjocka av det

när du letar efter nya ideer, försöker ta reda på vad dina anställda verkligen tänker eller undrar varför en tidigare intern kommunikationsplan gick fel, sitta inte och fundera på ditt skrivbord eller forska online. Lämna ditt kontor och börja prata. När du pratar och lyssnar på dina anställda börjar du förstå vad som motiverar dem, vad som berör dem och hur de känner för företaget. Av alla interna kommunikationsideer är den här nyckeln om du vill hålla reda på engagemangsnivåer.

fallstudie 3 – AOL

Bakgrund: AOL meddelade att det slashing sitt Patch local news network med en tredjedel. Detta var en storskalig förändring som påverkade många anställda i hela företaget och krävde noggrann hantering i sin kommunikation.

tillvägagångssätt: VD Tim Armstrong inrättade ett konferenssamtal med 1 000 anställda i syfte att öka moralen över hela arbetskraften. Som Armstrong talade, Patch Creative Director Abel Lenz började ta bilder av honom. Han blev omedelbart avskedad framför de 1000 Personalen på konferenssamtalet.

resultat: Kanske visste Armstrong inte att Lenz jobb inkluderade fotografering av möten med nyckelledare för patchens intranät, till förmån för fjärrarbetare. Men han borde ha gjort det. Om han hade varit i kontakt med sin arbetskraft skulle han ha varit fullt medveten om de enskilda anställdas roller. Denna anställd kommunikation fallstudie ger en tydlig indikation på vikten av att förstå dina anställdas arbetsroller.

dom: misslyckande

Regel 4: Håll käften och lyssna

kommunicera med anställda bör vara en tvåvägsgata. Megafonmetoden kommer aldrig att fungera bäst eftersom människor bara känner sig anslutna och motiverade om de är en del av en konversation. Det är viktigt att sätta interna kommunikationskanaler på plats som gör det möjligt för anställda att kommentera meddelandena som kommer ner från toppen. Lyssna på vad de har att säga … och lära sig.

fallstudie 4 – PayPal

bakgrund: det digitala betalningsföretaget behövde ta itu med en intern rapport som avslöjade att inte alla deras anställda inte använde PayPal-appen. Presidenten, David Marcus, skrev ett företagsomfattande memo till all personal angående problemet.

tillvägagångssätt: David Marcus tog en hårdhänt inställning till saken. Han sa till sin personal att använda produkten eller sluta: “om du är en av de människor som vägrade att installera PayPal-appen eller om du inte kommer ihåg ditt PayPal-lösenord, gör dig själv en tjänst, hitta något som kommer att ansluta till ditt hjärta och sinne någon annanstans”.

en bättre policy skulle ha varit att ta reda på varför hans anställda inte använde betalningsappen, om de kände att konkurrentprodukter hade bättre funktioner och be om deras förslag.

resultat: notatet läcktes ut till pressen. Det genererade omfattande täckning över media och lämnade kunder undrar vad som var fel med en app som PayPal egen personal inte skulle använda. Fallstudier av bästa praxis för intern kommunikation visar att öppnandet av en tvåvägskanal för feedback kommer att förbättra både intern och extern kommunikation.

dom: misslyckande

regel 5 – Jag gjorde det på deras sätt

förstå arbetsmetoderna för dem du behöver övertyga. Om ledare verkar bundna i statistik och kalkylblad, ge dem vad de vill ha. Samla in data för att bevisa dina ideer fungerar, visa dem en process, skissera ett tydligt resultat och de kommer snart att vara på din sida. Att mäta intern kommunikation kommer att bidra till att ge logiken bakom dina tankar. På samma sätt, om de typer av intern kommunikation du använder inte verkar ansluta till dina anställda, var inte rädd för att prova ett annat tillvägagångssätt.

fallstudie 5 – Seymour House

Bakgrund: Seymour House Driver tio enastående barnomsorg och ville få personal över hela gruppen att engagera sig bättre med varandra för att dela bra övning. De behövde identifiera de bästa metoderna för intern kommunikation som skulle resonera med deras unika teambaserade arbetskraft.

tillvägagångssätt: Talkfreely innovated med en intern kommunikationsapp som heter Community. Gemenskapen ersätter statiska webbsidor och inlägg med mycket personliga bitar av information som presenteras på anslagstavlor som visar relevanta kort. Dessa kommunicerar snabba berättelser och är mycket bättre på att ansluta människor över lag.

resultat: Seymour House-lagen är direkt kopplade till Community-appen. Engagemangsnivåerna tog en omedelbar upplyftning när kommunikationen och förståelsen mellan team och individer förbättrades. Denna fallstudie för intern kommunikation visar hur viktigt det är att få kontakt med anställda på ett sätt som passar deras interaktionsstil.

bedömning: framgång

regel 6: få ut det mesta av chefer

ditt ledningsgrupp är avgörande för framgången för din strategi. Oavsett hur stor eller liten din organisation, linjechefer och lokala ledare är dina allierade. De är viktiga för att motivera anställda och få dem ombord: genom diskussion, dämpa rädsla och föregå med gott exempel. När du drar ihop din interna kommunikationsdefinition, se till att ledarskap är en av de viktigaste punkterna.

fallstudie 6 – Yahoo

Bakgrund: teknikpionjären definierade ett behov av fjärrarbetare som återvänder till kontorsmiljön. Det fanns inte längre någon roll för personal som arbetade hemifrån och alla anställda behövde vara kontorsbaserade framåt. Arbetet med att kommunicera detta meddelande överlämnades till HR-avdelningen.

tillvägagångssätt: Yahoos HR-chef skickade ut ett motiverande memo fullt av beröm för företagets “positiva momentum”, “buzz och energi i våra kontor”, “anmärkningsvärda framsteg” och lovande “det bästa är ännu att komma”. I slutet av detta meddelande var direktivet att all personal som arbetar hemifrån måste flytta tillbaka till kontoret eller sluta.

resultat: ett meddelande av denna betydelse borde ha kommit från chefen för verksamheten. Genom att försöka dölja ordern som ett motiverande HR-meddelande misslyckades det med att ge en strategisk affärslogik. Det var här VD behövde vara en synlig närvaro och dela resonemanget bakom detta impopulära beslut. Exempel på fallstudier för intern kommunikation visar gång på gång att ledarskapssynlighet är ett viktigt element, särskilt när man kommunicerar förändring.

dom: misslyckande

regel 7: Det finns ingen silverkula

vi skulle gärna kunna avslöja hemligheten för att implementera den perfekta interna kommunikationsstrategin. Sociala medier, medarbetarnas intranät, digitala skärmar, e – post-de har alla i något skede lovat att revolutionera den interna kommunikationen och göra allt annat överflödigt. Men det har inte hänt, vilket innebär att den interna Kommunikatörens Roll förblir helt avgörande. Skär dig själv i hur du bedömer framgång, för varje organisation har en annan uppsättning utmaningar och problem att övervinna.

Fallstudie 7-West Sussex Landsting

Bakgrund: West Sussex Country Council har en personalstyrka på över 6 000 anställda spridda över ett brett geografiskt område på olika platser. Dessutom har cirka 25% av Personalen begränsad tillgång till IT-utrustning och/eller begränsad IT-kunskap. Kanalerna för intern kommunikation i drift var föråldrade och ineffektiva, vilket ledde till felaktig tolkning och inkonsekvenser.

tillvägagångssätt: Talkfreely utvecklat en skräddarsydd intern kommunikation app utformad för att ansluta disparata rådets arbetskraft. Kallas ‘The Big Exchange’, appen tillåts för realtidskommunikation över en mängd olika digitala plattformar. Tillgänglig 24 timmar om dygnet, 365 dagar om året, möjliggjorde flexibilitet i arbetsmönster, vilket ökade sitt överklagande för alla anställda.

utfall: i slutet av första kvartalet använde en tredjedel av medarbetarbasen aktivt appen. I vissa sektorer skulle 33% vara en ganska blygsam engagemangspoäng. För West Sussex Country Council dock, det har i samband med de svåråtkomliga anställda för första gången. Dessutom visade det sig att det finns en verklig rådsarbetskraft aptit att engagera sig. Till exempel-det fanns 25 200 sidvisningar under den första månaden vilket innebär att varje aktiv användare i genomsnitt besökte över 25 sidor innehåll per månad. Läs hela fallstudien.

“TalkFreely-appen har hjälpt till att förbättra, utan erkännande, hur vi kommunicerar med vår 6000 starka arbetskraft, varav många är svåra att nå. Detta har blivit ännu tydligare under de senaste veckorna i vårt lokala svar på koronaviruskrisen, hjälper oss att få kritisk, tidskänslig information ut till personalen snabbt och enkelt var de än befinner sig i länet.”

William Hackett, Communications & Engagement Lead,
West Sussex County Council

dom: framgång

slutliga tankar

det är tydligt, när man tittar på detta urval av kommunikationsfallstudier, att inte varje intern kommunikation är avsedd för framgång. Och om det hanteras felaktigt kan ett dåligt riktat meddelande faktiskt göra mer skada än nytta. Interna Kommunikationsfel är mycket kostsamma, både moral och botten. Men om du tar dig tid att planera noggrant kan den positiva effekten av ett bra internt kommunikationsutbyte vara betydande. Vid bedömning av fallstudier för intern kommunikation är det också viktigt att överväga arenan där företaget är verksamt innan man bedömer kampanjens relativa framgång. I slutändan måste varje organisation ta ett annat tillvägagångssätt, skräddarsytt för att passa deras unika uppsättning omständigheter.