Kapitel 2-Samarbetsinformationssystem

samarbete är en grupp människor som arbetar tillsammans, alla gör i huvudsak samma typ av arbete för att utföra ett jobb. Samarbete är en grupp människor som arbetar tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål genom en process av feedback och iteration. Samarbete kan vara en plats där alla parter finns och gottgör för att få arbete gjort, men kvaliteten och förbättringen av individer är inte närvarande. Samarbetet innefattar att ge feedback, effektivisera processer och rutiner och förbättra prestandan hos de inblandade.

betydelsen av effektiv kritisk Feedback

en grupp där alla är för artiga för att säga något kritiskt kan inte samarbeta. En berömd Charles Darwin citat går som, ” om två av er har exakt samma uppfattning, då har vi inget behov av en av er.”På baksidan, om en grupp är för kritisk och negativ, kan medlemmar misstro och hata varandra. Det måste finnas en riktig balans mellan de två, och feedback måste antända teammedlemmar som lär sig av varandra. Om ingen är villig att uttrycka olika och till och med impopulära ideer, kommer ingen att lära sig någonting.

riktlinjer för att ge och ta emot kritisk Feedback

att ge och ta emot kritisk feedback är den enskilt viktigaste samarbetsförmågan. Följande är en riktlinje för de viktigaste egenskaperna för ett effektivt samarbete: Är entusiastisk över ämnet för vårt samarbete, är öppen och nyfiken, talar sitt sinne även om det är en impopulär synvinkel, kommer tillbaka till mig och andra i tid, är villig att gå in i svåra samtal, är en uppfattande lyssnare, är skicklig på att ge/ta emot negativ feedback, är villig att lägga fram impopulära ideer, är självstyrande och kräver “lågt underhåll” och mycket mer.

vilka är tre kriterier för framgångsrikt samarbete?

för affärsmän måste team uppnå sina mål. Dessa mål kan inkludera att fatta ett beslut, lösa ett problem eller skapa en arbetsprodukt. Med något mål är de första framgångskriterierna alltid att svara på frågan, ” gjorde vi det?”Om du lägger till lager på frågan blir det då,” gjorde vi det inom den tid och budget som tillåts?”I dessa fall ansåg lag som gick över tid eller över budget i allmänhet inte att deras mål uppfylldes.

tillväxt i Teamkapacitet

i ett företag håller team tillsammans i månader eller till och med år, så en lämplig frågeutvärderare är alltid, “blev laget bättre?”Lag som ofta är permanenta växer med sina fördelar över tiden, och när laget blir bättre blir det effektivare, vilket ger bättre service till och med eventuellt till en lägre kostnad. Men hur blir ett lag bättre? Sätt inkluderar att utveckla bättre arbetsprocesser, individuellt förbättra sina uppgifter, lära varandra uppgifter och nya färdigheter och också ge meningsfulla perspektiv till varandra.

meningsfull och tillfredsställande upplevelse

vad gör arbetet meningsfullt i den vardagliga världen av affärsmän? Arbetet måste uppfattas meningsfullt av teamet. Det kanske inte är så glamoröst som att rädda ett liv, men om uppgiften uppfattas som viktig kommer den att bli mycket mer meningsfull. Om kredit ges för arbetet och erkännande av att slutföra uppgiften är närvarande, desto mer meningsfullt kommer arbetet att vara. Också, kamratskap aspekt av lagarbete kan ge en tillfredsställande upplevelse samt. Alla är energiska när de har känslan av att vara eller en grupp och gör sin del för att uppnå något som är värt.

vilka är de fyra primära syftena med samarbete?

information är det första och mest grundläggande syftet med samarbete. Målet med att informera är att se till att teammedlemmarna uppfattar information på samma sätt så mycket som möjligt. Teammedlemmar måste kunna dela data och kommunicera med varandra och kunna förstå varje tolkning som ges. Detta kommer att undvika upprepning av information och leda till en effektivare lösning.

fatta beslut

• operativa beslut-beslut som stöder operativa, dagliga aktiviteter.
• ledningsbeslut – beslut om fördelning och utnyttjande av resurser. Om ett ledningsbeslut kräver övervägande ur olika perspektiv kommer det att dra stor nytta av samarbete.
• strategiska beslut – beslut som stöder breda, organisatoriska frågor. Dessa beslut är nästan alltid samarbetsvilliga.
• strukturerad beslutsprocess där det finns en förstådd och accepterad metod för att fatta beslutet.
• ostrukturerad beslutsprocess där det inte finns någon överenskommen beslutsmetod.

beslutstypen och beslutsprocessen är löst relaterade. På operativ nivå fattas vanligtvis strukturerade beslut och beslut på strategisk nivå tenderar att vara ostrukturerade. I ett samarbetssystem innebär Få strukturerade beslut samarbete. Det finns redan vanligtvis en uppsättning procedur att följa, och det kräver inte mycket beslut. Ostrukturerad å andra sidan kräver mycket samarbete eftersom feedback och iterationer är avgörande. Olika perspektiv måste beaktas, och preliminära slutsatser och potentiella resultat måste alla diskuteras.

lösa problem

ett problem är en upplevd skillnad mellan vad som är och vad som borde vara. Problem är en uppfattning, och det leder till att olika människor har olika problemuppfattningar. På grund av det är den första och kanske den viktigaste uppgiften för en problemlösande samarbetsgrupp att definiera problemet. Då måste laget förstå målet för att lösa problemet och ha det.

Hantera projekt

projekt bildas för att skapa eller producera något. Slutmålet kan vara en mängd olika saker, och eftersom projekten varierar så mycket i natur och storlek, här är fyra generiska projektfaser:

• startfas-startfasen är att sätta grundregler för projektet och teamet. Uppgifter i denna fas innefattar att identifiera vad projektet är, bestämma gruppmedlemskap, definiera projektet, bestämma hur projektet ska genomföras, fastställa projektets omfattning, fastställa roller och fastställa lagregler.
• planeringsfas-fas för att bestämma vem som ska göra vad och när. Arbetsaktiviteter i denna fas definieras och resurser som personal, budget och utrustning tilldelas var och en. Scheman bestäms också för varje uppgift och medlem, och budgeten kan ses över flera gånger.
• att göra Fasprojektuppgifter utförs inom denna fas. En ledningsutmaning i denna fas är att se till att uppgifterna slutförs enligt schema och att identifiera problem inom schemat så tidigt som möjligt. Uppgifter kan tas bort och ändras längs denna fas.
• slutförande fas – denna fas Slutför slutförandet av projektet och frågar sina teammedlemmar, ” är vi faktiskt klara?”Om allt arbete är gjort måste dokumentation ske och data måste lagras på en tillgänglig plats.

vilka är kraven för ett Samarbetsinformationssystem?

som ett informationssystem har ett samarbetssystem de fem komponenterna i varje informationssystem, såsom hårdvara, programvara, data, procedurer och människor. Inom datakomponenten innefattar samarbete två typer:

• projektdata-Data som ingår i samarbetets arbetsprodukt. Ett dokument som beskriver en rekommenderad lösning är projektdata för ett problemlösningsprojekt.
• Projektmetadata – Data som används för att hantera projektet. Scheman, uppgifter, budgetar och andra ledningsdata är exempel på projektmetadata.

Collaboration information systems procedures specificerar standarder, policyer och tekniker för att utföra lagets arbete.

Primära Funktioner: Kommunikation och innehållsdelning

Team behöver stöd från sitt samarbetssystem för att kommunicera, hantera många versioner av innehåll och hantera uppgifter. Många av dessa krav stöder iteration och feedback.

Hur kan du använda samarbetsverktyg för att förbättra teamkommunikation?

på grund av behovet av att ge feedback är teamkommunikation avgörande för varje samarbetsprojekt. Kommunikation är viktigt att hantera innehåll, projektuppgifter, och utveckla en effektiv kommunikation anläggning är det första ditt team bör göra, och kan mycket vara det viktigaste inslaget i ett samarbete informationssystem. Användningen av verktyg beror på hur teamet kommunicerar med varandra:

• synkron kommunikation – när alla teammedlemmar träffas samtidigt. Detta kan göras på en enda plats eller flera platser, och kan vara från ansikte mot ansikte möten, hela vägen till konferenssamtal eller videokonferenser.
• asynkron – när Al-teammedlemmar inte träffas samtidigt. Detta sker i antingen enstaka eller flera platser, och är i allmänhet avsett genom användning av e-post, undersökningar och diskussionsformer. Detta är en form av kommunikation som inte får omedelbara svar.

Hur kan du använda samarbetsverktyg för att hantera delat innehåll?

innehållsdelning är den andra stora funktionen av samarbetssystem. Teammedlemmar måste dela både projektdata för att möjliggöra feedback och iteration, och för att göra det måste det finnas ett verktyg eller en applikation. Följande tre kategorier av samarbetsverktyg för innehållslistor för varje:

delat innehåll utan kontroll

• e – post med bilagor-detta medför många problem, vilket inkluderar någon som inte tar emot e-postmeddelandet, inte ser det i inkorgen eller någon sparar inte bilagan.
• File Server – det här är helt enkelt en dator som lagrar filer. Den här metoden är bättre än e-postbilagor, men det finns en möjlighet att en teammedlem kan störa sitt arbete, eftersom det inte finns någon ytterligare kontroll.

delat innehåll med versionshantering på Google Drive

system som tillhandahåller versionshantering spårar ändringar i dokument och tillhandahåller funktioner och funktioner för att rymma samtidigt arbete. Google Drive är en förespråkare för detta, och det ger en gratis tjänst för en virtuell enhet i molnet där du kan skapa mappar och lagra filer.

delat innehåll med versionskontroll

versionskontroll är den process som uppstår när samarbetsverktyget begränsar, och ibland även styr, användaraktivitet. Versionskontroll innebär en eller flera av följande funktioner:

• användaraktivitet begränsad av behörigheter-användare får specifika behörigheter för om de kan läsa, Redigera och ta bort.
• dokumentutcheckning – kataloger kan ställas in så att användarna måste kolla in dokument innan de kan ändra dem.
• Versionshistorier – ge historier på uppdrag av användarna. När ett dokument ändras registrerar verktyget författarens namn och datum och tid som dokumentet lagras.
• Workflow control – förmågan att hantera aktiviteter i en fördefinierad process.

Hur kan du använda samarbetsverktyg för att hantera uppgifter?

Uppgiftsbeskrivningar måste vara specifika och formulerade så att det är möjligt att bestämma om uppgiften utfördes. För att kunna använda en uppgiftslista effektivt måste användarna kunna dela den. Följande är några verktyg som kan användas för att dela en uppgiftslista som är användbar för samarbete:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

vilket Samarbetsinformationssystem är rätt för ditt Team?

• Minimal Collaboration Tool Set-med den här uppsättningen bör du kunna samarbeta med ditt team, men du får lite stöd från programvaran. Samarbetet kommer endast att vara text och du har inte tillgång till video eller ljud så att du inte kan höra eller se de andra medarbetarna.
• den bra Samarbetsverktygsuppsättningen – du får en mer sofistikerad samarbetsverktygsuppsättning. Du skulle kunna genomföra flera ljud och video virtuella möten, och du kommer att ha stöd för samtidig tillgång till dokument, kalkylblad och presentationsfiler.
• den omfattande Samarbetsverktygsuppsättningen – uppsättningen är den bästa av de tre eftersom den innehåller innehålls-och hanteringskontroll, arbetsflödeskontroll och onlinemöten med delning utöver alla funktioner du får från de andra två.

att välja uppsättningen för ditt lag

att välja rätt uppsättning för ditt lag kan baseras på en mängd olika saker. Du kanske har råd med det bästa verktyget, men du kanske inte behöver det på grund av en långvarig inlärningstid. Inlärningstid kan utvärderas vara en produktkraftkurva, som visar förhållandet mellan kraften som en funktion av tiden med den produkten.

glöm inte procedurer och människor!

när du utvärderar informationssystem och samarbetsinformationssystem måste du börja tänka på allvar om proceduren och människokomponenterna. Du är gruppmedlemmar kommer att använda dessa verktyg? Är de alla överens om det? Hur kommer de att bli utbildade på det? Behöver ditt team skapa några speciella jobb eller roller? Alla dessa frågor om rutiner och människor måste besvaras när man bestämmer ett samarbetsverktyg.

2026?

Hur kommer vi att samarbeta 2026? Texten nämner den ökade användningen av virtuella möten, och om det inte spelar någon roll var lagkamrater träffas, och då kan projekt involvera den bästa eller mest prisvärda personalen. Resor kommer att minska, med de flesta är mer fritids, och konventioner kan mycket väl vara virtuella. Med den ökade användningen av dessa samarbetsverktyg kan det vara bäst för oss att lära oss online, asynkrona samarbetsförmåga.