Varför är förändring så svår att åstadkomma i regeringen?

kommentar av Jeff Neal
grundare av ChiefHRO.com
& Senior Vice President, ICF International

denna kolumn publicerades ursprungligen på Jeff Neals blogg, ChiefHRO.com, och publicerades här med tillstånd från författaren.

jag tar det alltid med en nypa salt när jag hör politiker lovar att komma till Washington och ändra regeringen. De kan ha de bästa avsikterna, men människor som inte har spenderat tid på att arbeta inom byråkratin förstår sällan komplexiteten i att byta regering, särskilt i denna tid av partisanship.

verklig förändring i regeringen kräver djärvt ledarskap, partier som är villiga att arbeta tillsammans för det gemensamma bästa, människor i regeringen som förstår byråkratins hävstångar och hur man får dem att fungera, och lite tur.

om alla dessa saker kommer ihop, finns det en god chans att verkliga förändringar kan göras för att hända. Om tre av de fyra möts, det finns en viss chans. Om bara en eller två är närvarande kan det vara dags att be till St.Jude (skyddshelgon av hopplösa orsaker). Varför så?

stora förändringar i regeringen är oerhört svåra att uppnå. Den organisatoriska tröghet som finns i någon grupp är särskilt närvarande i regeringen. Här är bara några anledningar till varför jag säger Det:

• tendensen hos människor att stanna på samma plats. Jag har arbetat med många människor i min karriär som tillbringade större delen av sitt yrkesliv i en organisation. Bristen på en mer expansiv vy kan begränsa alternativ som de människor är villiga att överväga. Det begränsar också de lösningar de kan utforma. Medan vi alla tycker om att våra bästa ideer bara var vår skapelse, är sanningen att många av dem är baserade på saker vi har sett tidigare. De kan vara något så enkelt som att replikera någon annans lösning på ett liknande problem, eller något mer komplext som är en sammanslagning av många lösningar som de har sett tillämpas på många andra problem. Om allt vi vet om hur en enda organisation gör affärer, har vi mindre möjlighet att se andra sätt att lösa problem.
• utmaningar för att få alla som behöver logga ut för att göra det. Det är svårt att hitta någon som inte har sin favorit “coordination hell” – historia. När jag var på DHS brukade jag säga att samordning var där goda ideer går att dö. Det är ett av de mest effektiva verktygen för byråkraterna som inte vill att förändring ska ske. Medan samordning är tänkt att vara en bra sak (att ha de människor som behöver väga för att få möjlighet att göra det), är det ofta antingen genom design eller av en slump det som stoppar framsteg.
• övergående karaktär av politiskt och militärt ledarskap. Den genomsnittliga tiden för en politisk utnämnd är cirka 18 månader. I försvarsdepartementet är den typiska uppgiften för en officer 2 – 3 år. I båda fallen betyder det att de personer som leder organisationer ofta är där i högst 2 år. Det kan leda till en mycket myopisk syn på världen. Min erfarenhet var att militären var mindre benägna att bli offer för det än de politiska. När ditt jobb kommer att pågå 2 år, 6 månader är en lång tid, ett år är en evighet, och mer än 2 år betyder aldrig.

  även om jag tillbringade 31 år som karriäranställd bytte jag till ett politiskt möte på DHS. En av de bästa ledande befattningshavarna på mitt kontor berättade för mig några månader i jobbet att jag framgångsrikt hade blivit en politisk utnämnd. När jag frågade varför han sa det sa han “du vill ha allt omedelbart.”Jag var tvungen att erkänna att han hade rätt. Att ha ett utgångsdatum stämplat på pannan ändrar hur du ser tid på sätt som inte alltid är bra. Människor i sådana positioner måste skydda sig mot tendensen att undvika att starta saker de inte kan avsluta.

  många bra ideer tar år att fullt ut genomföra. De bästa politiska och militära ledarna erkänner det och fattar beslut baserat på vad som är bäst för deras organisation och skattebetalarna, snarare än vad som kan vara bäst för deras karriär. De bästa karriärmedarbetarna är villiga att påpeka det för politiska och militära ledare när de glömmer.

• politisk övervakning som ofta är mer fokuserad på politik än god regering. När vi har sett politiken bli giftigare och sett den offentliga diskursen degenerera till ad hominem-attacker snarare än politiska debatter, har det blivit ännu svårare att göra verklig förändring. Stor förändring åtföljs alltid av viss risk. Oavsett om risken är i budgeten, sannolikheten för misslyckande, oförmåga att uppfylla tidslinjer eller någon annan riskkategori, tjänar det som ett avskräckande medel för förändringsagenter. Det har också en kraftfull effekt på de ledare som har väldigt lite tid att få saker gjorda, som kan bli mycket mer riskavvikande.

även om förändring är svårt betyder det inte att du inte ska försöka. Det finns många bra exempel där byråer gjorde en enorm skillnad i hur de gör saker, till exempel Försvarslogistikbyråns modernisering av affärssystem och HR-omvandlingsprogram.

för att lyckas måste byråer fokusera på de saker de kan kontrollera, som att ha rätt personer på jobbet och ledare som är villiga att ta risker. De måste också följa några beprövade strategier för framgångsrik förändring. En av de mest kraftfulla är tillämpningen av programledning disciplin till stora förändringsinitiativ. Vi ser ofta Projektledningskontor (PMO) etablerade för informationsteknologi eller stora förvärvsprogram. Samma principer gäller när en byrå överväger ett större politiskt initiativ eller operativa förändringar för att förbättra prestanda. Dessa ansträngningar står inför många av samma utmaningar som de skulle stöta på i ett större förvärv eller IT-program. De kan också misslyckas av många av samma skäl.

regeringen (i motsats till vad många tror) lider inte av brist på Goda tankar. Det finns många smarta människor i regeringen som har bra ideer för att göra sina tjänster och verksamheter bättre. Där regeringen ofta faller kort är i utförande-vanligtvis av de skäl som jag redan har beskrivit.

genom att inrätta en PMO för större initiativ kan en byrå säkerställa att de maximerar sin förmåga att genomföra förändringar. Kombinationen av disciplin i utförande, förändringsledning och styrning kan ge stora utbetalningar I resultat. När en erfaren projektledare samarbetar med rätt ämnesexperter och stöds av byråns ledande ledare, är de flesta byråer fullt kapabla att leverera den typ av transformationsförändring vi behöver i regeringen idag.

mer kommentar från JEFF NEAL:

problemet med Senior Executive Service

Federal regering som arbetsgivare — är glaset halvfullt eller halvtomt?

fastställande av den federala anställningsprocessen: Deus ex machina

Frukta inte: Fallet för delade tjänster i regeringen

Copyright 2014 av Jeff Neal. Alla rättigheter förbehållna.