Wage & Hour Insights

nyligen ställde två bloggläsare en fråga om användningen av kompensationstid (comp) i den privata sektorn under en diskussion om spårning av undantagna anställdas arbetade timmar. En läsares företag spårade undantagna anställdas arbetade timmar och tillät de anställda att “böja” alla arbetade timmar utöver en normal arbetsvecka, antingen senare den veckan eller i framtida veckor på timme för timme, med förbehåll för arbetsbelastningar och schemaläggningskrav. En annan läsare undrade om bank “flex” tid skulle vara en olaglig användning av komp tid av en privat arbetsgivare. Låt oss debunkera den myten: kan du erbjuda comp tid, flex tid eller någon annan extra kompenserad ledighet till dina undantagna anställda? Ja! Detta är lagligt och tillåtet enligt Fair Labor Standards Act (FLSA) förordningar.

som ni vet vid det här laget om du har läst den här bloggen, FLSA kräver alla arbetsgivare att betala” icke-undantagna ” anställda tid-och-en-halv sin ordinarie lönesats för alla timmar över 40 att de anställda arbetar i en viss vecka. Om en anställd är befriad från FLSA: s övertidskrav enligt ett av flera undantag, som “white collar” verkställande, administrativa eller professionella undantag, behöver dessa så kallade “undantagna anställda” inte betalas övertid i timmar som de arbetar över 40 timmar i veckan. FLSA innehåller emellertid också avsättningar för kompensationstid för vissa offentliga och privata anställda, även om reglerna fungerar olika för varje sektor.

kompensationstid Under FLSA för offentliga arbetsgivare

avsnitt 207(o) i FLSA tillåter offentliga arbetsgivare på federal, statlig eller lokal nivå att kompensera icke-undantagna anställda för arbetade timmar över 40 med komp tid i stället för kontant Övertid. Eftersom offentliga, icke-undantagna anställdas comp tid är i stället för övertid, offentliga arbetsgivare måste kreditera den comp tid i samma takt som kontant övertid: inte mindre än en och en halv timme comp tid för varje timme övertidsarbete. En offentlig arbetsgivare som kompenserar sina icke-undantagna anställda övertid med timme för timme comp tid bryter mot FLSA-reglerna.

offentliga arbetsgivare som använder komp tid för icke-undantagna anställda kan göra det i stället för all kontant övertid, eller bara en del av det. Offentliga arbetsgivare kan begränsa icke-undantagna anställd comp tid till vissa anställda, titlar, eller ens särskilda uppdrag (nödsituationer, helger, helgdagar, etc.). Den enda förutsättningen för offentliga arbetsgivare är att den icke-undantagna offentliga arbetstagaren i förväg kommer överens om att kompenseras med komp-tid istället för kontant Övertid, antingen i ett kollektivavtal, samförståndsavtal eller annat avtal, eller via något annat avtal eller förståelse som uppnåtts med arbetstagaren innan arbetet utförs (medan det verkligen är till hjälp, behöver förståelsen inte ens vara skriftlig).

förordningarna anger att offentliga arbetsgivare får tillåta att deras icke-anställda endast får uppgå till 240 timmars komp-tid, såvida inte de anställda arbetar” i en allmän säkerhetsaktivitet, en räddningsaktivitet eller en säsongsaktivitet”, i vilket fall de kan uppgå till 480 timmar. Offentliga arbetsgivare måste också tillåta anställda att använda sin upplupna komp tid ” inom en rimlig tid efter att begäran om användningen av kompensationstiden inte i onödan störa verksamheten i den offentliga myndigheten.”

viktigt är att DOL: s regler inte tillåter “använd eller förlora det” comp-tidspolicyer. Kom ihåg att comp tid är helt enkelt ett substitut för kontanter Övertid. Du kan inte tvinga en icke-undantagna anställd att förlora eller konvertera kontanter övertid till något annat, och du på samma sätt kan inte tvinga en icke-undantagna anställd att förlora comp tid eller att konvertera den till sjuktid, semester, eller annan PTO.

FLSA och dess föreskrifter kräver att offentliga arbetsgivare betalar anställda för oanvänd komp tid när deras anställning upphör av någon anledning:

med en ersättningsnivå som inte är lägre än—

1. den genomsnittliga ordinarie ränta som sådan anställd fått under de senaste tre åren av arbetstagarens anställning, eller
2. den slutliga ordinarie ränta som sådan anställd fått, beroende på vilket som är högre.”

kompensationstid Under FLSA för privata arbetsgivare

det stämmer: comp-tid finns i den privata sektorn! Tvärtemot vad många tror, FLSA tillåter både offentliga och privata arbetsgivare att erbjuda comp tid till sina undantagna anställda, strax under ett annat namn. Avsnitt 541.604 i FLSA-förordningarna tillåter uttryckligen arbetsgivare, offentliga eller privata, att betala sina anställda “ytterligare ersättning” under vissa omständigheter. Till skillnad från arbetsgivare i den offentliga sektorn kan arbetsgivare i den privata sektorn dock inte erbjuda kompensationstid till icke-undantagna anställda. Den privata sektorns icke-undantagna anställda måste betalas för alla övertidstimmar.

förordningarna föreskriver att ytterligare ersättning som betalas till befriade anställda inte förstör lönebasen (och följaktligen FLSA-undantaget från övertid) så länge som “anställningsarrangemanget också innehåller en garanti för minst det lägsta veckovisa belopp som betalas på lönebasis.”Avsnitt 541.604 föreskriver entydigt att arbetsgivare inte förlorar undantaget genom att tillhandahålla

ytterligare ersättning baserad på arbetade timmar för arbete utöver den normala arbetsveckan. Sådan ytterligare ersättning kan betalas ut på vilken grund som helst (t. ex., fast summa, bonusbetalning, rak tid timbelopp, tid och en halv eller någon annan grund), och kan inkludera betald ledighet. (Tyngdpunkten är min).

periodisering, Utbetalningsregler för undantagna anställdas “komp tid”

till skillnad från komp tid för offentlig sektor icke undantagna anställda, “komp tid” för undantagna anställda kan beviljas i någon form arbetsgivaren väljer. Du kan välja att ge undantagna anställda en timmes “comp time” för varje timme över 40. Du kan bevilja” comp time ” efter 50 timmar, efter 160 timmar i en månad, eller på något annat sätt du väljer. På samma sätt kan du tilldela “comp time” för att undanta anställda på en timme för timme (eller någon annan) basis som du så väljer, som vår läsares företag gjorde. Till skillnad från komp-tid för icke-undantagna offentliga anställda kan din policy ställa in vilken periodiserad cap (eller ingen periodiserad cap) på “comp time” som du tilldelar dina undantagna anställda. På samma sätt, eftersom arbetsgivare inte är skyldiga att ge sina undantagna anställda en “comp time”—förmån, har du ingen skyldighet—åtminstone enligt FLSA (menstatliga lagar kan variera) – att ta ut “comp time” vid uppsägning och du kan till och med implementera “använd det eller förlora det” – policyer (igen, med förbehåll för statliga och lokala lagar).

Employer Insights

två sista tips, en teknisk, en materiell: För att undvika förvirring med den offentliga sektorns fördel rekommenderar jag att privata arbetsgivare som vill dra nytta av denna fördel kallar tiden något annat än “comp time”, som flex time eller bonus time. Materiellt, denna strategi fungerar bara om du har korrekt klassificerat dina undantagna anställda. Att räkna timmar och tilldela ytterligare ersättning för dessa timmar kan skada dina argument för undantag i nära fall som en faktor som stöder att de anställda faktiskt inte är undantagna.

summan av kardemumman är att, i motsats till vad du kanske har hört, både offentliga och privata arbetsgivarekan tilldela sina undantagna anställda “comp time” för att arbeta utöver schemalagda timmar, eller av någon annan anledning. I motsats till FLSA-styrd komp tid för icke-undantagna offentliga anställda, undantagen anställd” komp tid ” kan krediteras i alla fall och på de villkor som du väljer. Eftersom FLSA inte kräver privata arbetsgivare att erbjuda det, vad du än gör för undantagna anställda är helt enkelt en fråga om politik, men akta dig för statliga stadgar som kan ställa andra krav på ditt företag (särskilt med “använd det eller förlora det” eller uppsägning utbetalningar).