Verständnis “Schließen der Bücher”
Was ist “Schließen der Bücher”?
In der Buchhaltung bezieht sich das Wort “Bücher” auf die Aufzeichnung von Finanztransaktionen eines Unternehmens. Der Begriff “Schließung der Bücher” bezieht sich auf ein Buchhaltungsverfahren, das am Ende eines jeden Monats oder einer bestimmten Unternehmensperiode und am Ende eines jeden Jahres stattfindet.
Das Verfahren
Finanztransaktionen werden heute typischerweise in Buchhaltungssoftware erfasst, vor Jahren wurden sie jedoch in Buchhaltungsbüchern erfasst. Das Verfahren “Schließen der Bücher” stellt sicher, dass die in die Buchhaltungsunterlagen eingegebenen Daten korrekt sind, sodass Finanzberichte erstellt und abgeschlossen werden können. Die Berichte alarmieren das Management darüber, wie viel Geld in das Unternehmen ein- und ausfließt. Das Management wird die Finanzberichte verwenden, um finanzielle Aspekte des Geschäfts zu analysieren und zu entscheiden, wie es verbessert werden kann, während die Stakeholder auf die Berichte verweisen, um zu beurteilen, wie gut das Geschäft abschneidet.
Der Prozess des Schließens der Bücher besteht aus drei Schritten.
- Finanzdaten werden in die Bücher oder das Buchungssystem eingegeben.
- Daten, die in das System eingegeben wurden, werden abgeglichen, was bedeutet, dass sie doppelt überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
- Unternehmensbuchhalter “schließen die Bücher”, dh sie genehmigen und finalisieren die Daten, sodass Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz erstellt werden können.
Aufzeichnung von Daten
Designierte Mitarbeiter in allen Geschäftsbereichen erfassen Finanztransaktionen in einem Aufzeichnungssystem. Transaktionsdatensätze bestehen aus Beträgen, die als Belastungen oder Gutschriften dargestellt werden, dem Transaktionsdatum, einer Beschreibung der Transaktion und enthalten häufig eine eindeutige Referenznummer. Diese Informationen können in einem allgemeinen Journal oder einem spezifischen Transaktionsjournal aufgezeichnet werden, das für den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen, den Verkauf von Vermögenswerten, Sonderkäufe oder für Abschreibungen verwendet werden kann. Am Ende des Abrechnungszeitraums, in der Regel monatlich, werden alle Journaleinträge in das Hauptbuch eingetragen: das Hauptbuch (GL).
Die GL bietet eine Aufzeichnung von Finanztransaktionen und Daten, die über die gesamte Lebensdauer des Unternehmens stattgefunden haben, und verfolgt alle Konten: Verbindlichkeiten, Vermögenswerte, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Nachdem Daten in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben wurden, müssen sie abgeglichen werden.
Datenabgleich
Datenabgleich ist ein Abrechnungsverfahren, bei dem Transaktionsdatensätze mit Kontoauszügen und anderen Datensätzen verglichen werden, um sicherzustellen, dass die in das Buchhaltungssystem eingegebenen Beträge korrekt sind. Neben der Abstimmung für das Bankwesen gibt es eine Abstimmung für Finanztransaktionen mit Kunden und Lieferanten sowie unternehmensübergreifende und geschäftliche Transaktionen. Wenn die unterstützende Dokumentation nicht mit den Daten übereinstimmt, die im GL aufgezeichnet wurden, liegt eine Diskrepanz vor. Ein Buchhalter muss dann Forschung betreiben, um den Fehler zu entdecken und ihn zu beheben, um sicherzustellen, dass der GL die finanzielle Aktivität genau widerspiegelt.
Genehmigung und Schließung der Bücher
Nach dem Abgleich der Daten werden die Daten zur endgültigen Genehmigung an den Hauptbuchhalter oder Controller des Unternehmens weitergegeben. Der Controller schließt dann und “sperrt die Bücher”, was bedeutet, dass niemand sonst die Finanzdaten in dem gerade geschlossenen Zeitraum berühren kann. Wenn Monate oder Jahre später jemand einen Fehler oder eine Unterlassung entdeckt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit gemacht wurde, wendet ein Buchhalter die Korrektur normalerweise auf den aktuellen Monat an, in dem der Fehler entdeckt wurde. Diese Art der Korrektur wird als True-Up-Eintrag bezeichnet, manchmal auch als Catch-Up-Eintrag bezeichnet.
Geschichte des Schließens der Bücher
Der Begriff “Bücher” geht auf eine Zeit zurück, in der ein Buch mit Kontoaktivitäten geführt wurde. Jedes Konto wurde auf Ledger-Papier verfolgt, das Spalten für das Transaktionsdatum, die Beschreibung und den Dollarbetrag enthielt. Das Hauptbuch Papier wurde dann in ein Buch der Konten kombiniert. Es gibt fünf allgemeine Kategorien von Konten:
- Vermögenswerte (Barmittel, Lagerbestände, Forderungen, eigene Immobilien und Ausrüstungen)
- Verbindlichkeiten (Verbindlichkeiten, Schuldverschreibungen, Rückstellungen)
- Eigenkapital (Eigenkapitaleinlagen, Gewinnrücklagen)
- Erträge (Einnahmen oder Verkäufe des Unternehmens)
- Aufwendungen (Beträge, die zur Führung des Unternehmens gezahlt wurden)
Jede dieser Kategorien hat möglicherweise ein eigenes Buch mit Büchern oder Zeitschriften, oder die fünf Konten könnten zu einem Buch zusammengefasst worden sein. Am Ende eines jeden Monats, oder Finanzperiode, Ein Buchhalter summierte die gesamte Aktivität und zog am Ende oft eine Linie, um anzuzeigen, dass dieser Zeitraum “geschlossen” war.” Sobald ein Zeitraum geschlossen war, konnten für diesen Zeitraum keine Einträge mehr in das Buch eingetragen werden. Für zukünftige Transaktionen würde eine neue Periode im Buch erstellt.
Dieser Buchhaltungsprozess führte zu dem Satz “die Bücher schließen.” Da die Buchhaltungsabteilung Geschäfte mit tatsächlichen Finanzbüchern tätigte, wurde sie als “Buchhaltungsabteilung ” bekannt.”
Obwohl nur wenige Unternehmen Buchhaltungsmaterialien wie Papier und Bücher verwenden, um Finanztransaktionen zu verfolgen, da Software weitaus einfacher und effizienter ist, verwenden Buchhalter immer noch Wörter wie “Bücher”, “Bücher” und “Zeitschriften”.”
