Was ist Beschaffung im Baumanagement?

Einfach ausgedrückt ist der Beschaffungsprozess, wie wir die Waren und Dienstleistungen erwerben, die wir benötigen. Wenn wir Rucola oder eine Jeans kaufen, ist die Beschaffung ziemlich einfach. Wenn wir jedoch alle Waren und Dienstleistungen erwerben möchten, die für die Inbetriebnahme eines großen Bauprojekts erforderlich sind, verdichtet sich die Handlung.

Construction Management Procurement ist definiert als die Kunst und Art, notwendige Güter und Dienstleistungen mit Blick auf:

• pünktlichkeit
• akzeptable Qualität (die von Kunde zu Kunde erheblich variiert)
• Einhaltung der finanziellen Parameter (angemessene Preisgestaltung)
• Minimierung und Minderung von Risiken
• effektive Kommunikation und Verwaltung
• und nicht zuletzt die Zufriedenheit der Kunden durch das Verständnis ihrer Träume zu gewährleisten.

All dies kann unter dem Wort Wert zusammengefasst werden – Kunden zu einem akzeptablen Preis, einem zuverlässigen Zeitplan und ohne unnötiges Risiko das zu bekommen, was sie brauchen. Der Prozess beginnt effektiv mit der Beschaffung des ersten Projektteams.

Grundlegende Schritte im Projektbeschaffungsmanagement

Im Baumanagement umfasst die Beschaffung definitionsgemäß die Sicherung aller Waren und Dienstleistungen, die erforderlich sind, um das Bauprojekt rechtzeitig und zufriedenstellend abzuschließen. In der Regel erfolgt die Verwaltung eines bestimmten lieferbaren Projekts in mehreren Schritten:

• Hier wird der offizielle Beschaffungsmanagementplan erstellt (der Teil des gesamten Baumanagementplans ist.)
• Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) und Angebotsbewertung. Die Erfahrung des Bauleiters mit lokalen Designern, Ingenieuren, Bauunternehmern und Lieferanten ist von unschätzbarem Wert.
• Vergabe und Unterzeichnung von Aufträgen (Projektvertragsmanagement). Wenn Dienstleister, Auftragnehmer und Lieferanten ausgewählt oder beschafft wurden, legen Baubeschaffungspläne fest, wie und wann die verschiedenen Ressourcen verwaltet werden sollen, wobei entsprechende Meilensteine klar definiert sind. Eine Bauverwaltungssoftware erleichtert diesen und den folgenden Schritt erheblich.
• Verwaltung und Überwachung des Bauprozesses, einschließlich Verwaltung der Vertragseinhaltung, Änderungsaufträge, Einreichungen, Qualitätsbewertungen vor Ort, Nachverfolgung der Leistung usw.
• Vertragsabschluss und Nachbesprechung.

Um ein Gefühl für die Komplexität des Beschaffungsmanagements zu bekommen, schauen wir uns den Bieterprozess bei Bauprojekten genauer an. Es beginnt mit der Vorbereitung der Konstruktionsunterlagen für die erforderlichen Arbeiten und setzt sich mit der RFP-Dokumentation, einer Ausschreibung, fort. Verschiedene Dienstleister, Auftragnehmer und Lieferanten reichen ihre Angebote oder Vorschläge ein, auf deren Grundlage die Vorzüge der potenziellen Angebote diskutiert und abgewogen werden. Sobald ein Anbieter ausgewählt wurde, werden die Bedingungen festgelegt, der Vertrag ratifiziert und die Dienstleistung ausgeführt oder die Waren bereitgestellt. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist ziemlich kompliziert, denn jeder letzte Nagel muss spezifiziert und beschafft werden, und jemand muss ihn einschlagen.

Beachten Sie, dass die Definitionen von Beschaffung und Vertragsmanagement zwar unterschiedlich sind, aber Hand in Hand gehen. Vertragsmanagement ist die Kunst, klare Dokumente zu erstellen, in denen jede Partei genau weiß, was von ihnen erwartet wird, die Höhe der Vergütung und die Mittel zur Beurteilung, ob der Vertrag eingehalten wird oder nicht, klar definiert sind.

Laut dem Royal Institute of British Architects (RIBA) “ist ein wesentlicher Bestandteil der Festlegung der Beschaffungsstrategie für die Zusammenstellung des Projektteams die Festlegung des Zeitpunkts der Einbeziehung des Auftragnehmers.” RIBA bietet eine Vielzahl von Arbeitsplanmodellen an, die “je nach gewählter Beschaffungsroute variieren.” Zu den Optionen, die sie erwähnen, gehören:

• Traditionelle Verträge
• Design- und Bauverträge
• Managementverträge
• Von Auftragnehmern geführte Verträge

Ein Beschaffungsmanagementplan legt genau fest, wie der Beschaffungsprozess verwaltet werden soll, und für jede beschaffte Dienstleistung oder jedes beschaffte Produkt wird ein Vertrag erstellt, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Die Beschaffung ist ein kritischer Bestandteil des Supply Chain Managements. Es nimmt verschiedene Geschmacksrichtungen an, je nachdem, ob der Auftragnehmer am Design beteiligt ist oder nicht. Bei großen Projekten liegen die Vorzüge des kollaborativen Bauens und der strategischen Partnerschaft auf der Hand.

Bauleiter, die als Agenten der Eigentümer arbeiten, helfen bei der Definition und Überwachung von Verträgen zwischen dem Eigentümer und der Vielzahl von Dienstleistern und Auftragnehmern. Sie wissen, welche Fragen gestellt werden sollten – Ware, Können oder Dienstleistung? Umfang der Arbeit? Niveau der Dienstleistung? Wie solide sind die Bieter? Wer trägt die Risiken? Mögliche Kostenschwankungen?- und was die Prioritäten des Besitzers sind. Ob Beschaffungsmanagement, Architekten und Ingenieure oder streitsüchtige Planungsaufträge, bei CMs geht es darum, Beziehungen aufzubauen, damit Eigentümer ihre Traumprojekte verwirklichen können.