Wie funktioniert die Fortschrittsabrechnung im Bauwesen? Die 8 wesentlichen Schritte

Im Baugeschäft dreht sich alles um Geld. Nicht nur Gewinn- und Bonusschecks, entweder. Ich spreche über Cashflow (über Buchhaltungstools). Wenn ein Gebäude- oder Infrastrukturprojekt gebaut wird, zahlt jemand dafür und jemand anderes wird dafür bezahlt. So wird ein Bauprojekt auf der grundlegendsten, grundlegendsten Ebene aufgebaut. Wie Sie sich vorstellen können, steckt viel mehr dahinter. Für die überwiegende Mehrheit der Projekte gibt, werden Projekte bezahlt, wie sie gehen. Dies geschieht durch einen Prozessaufruf progress Billing. Wie funktioniert Progress Billing im Bauwesen? In diesem Artikel brechen wir es in jeden grundlegenden Schritt auf.

Dieses Beispiel für die Fortschrittsabrechnung basiert auf dieser Art von Projekt…

Wir werden diesen Bauabrechnungsprozess auf die folgenden Informationen stützen:

• 10- Story Apartmentgebäude von einer Entwicklungsgesellschaft bezahlt
• Ein Generalunternehmer wurde beauftragt, es zu bauen
• Der Generalunternehmer stellt viele verschiedene Subunternehmer ein, um verschiedene Teile des Gebäudes zu bauen
• Die Subunternehmer müssen Arbeiter einstellen, um das Gebäude zu bauen, sowie Materialien, Ausrüstung usw. zu kaufen.
• Das Projekt wird mehrere Monate dauern.
• Der Entwickler zahlt dem Generalunternehmer monatlich

Der Lebenszyklus der Fortschrittsabrechnung im Bauwesen

Die Fortschrittsabrechnung im Bauwesen umfasst mehrere wichtige Schritte. In der Regel wird der Eigentümer oder Entwickler des Projekts von seinen Auftragnehmern monatlich in Rechnung gestellt. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die acht wichtigsten Schritte der Fortschrittsabrechnung im Bauwesen und darauf, was Sie über jeden Schritt wissen müssen. Schauen Sie sich unsere schriftliche Liste oder unsere Infografik zur Bauabrechnung unten an und klicken Sie, um zu einem bestimmten Abschnitt zu springen!

1. Subunternehmer führen ihren Arbeitsumfang aus und bezahlen Arbeit, Ausrüstung und Material & Alle anderen Kosten im Prozess
2. Einmal im Monat – in der Regel zur Monatsmitte – Subunternehmer stellen dem Generalunternehmer die Gesamtkosten für ihre Arbeit in Rechnung, einschließlich der Arbeiten, die sie noch nicht ausgeführt haben, die aber voraussichtlich bis Ende des Monats abgeschlossen sein werden. Subunternehmerrechnungen enthalten alle Belege.
3. Der Generalunternehmer prüft diese Rechnungen der Subunternehmer. Wenn Änderungen erforderlich sind, macht sich der Generalunternehmer Notizen & Fordert vom Subunternehmer eine überarbeitete Rechnung an.
4. Sobald alle Rechnungen des Subunternehmers abgeschlossen sind, legt der Generalunternehmer dem Eigentümer / Kunden eine Rechnung vor. Diese Rechnung enthält den eigenen Gewinn des Generalunternehmers, die Verwaltungskosten von & usw.
5. Der Generalunternehmer & Eigentümer / Entwickler überprüft dann die Rechnung des Generalunternehmers, die alle Rechnungen des Subunternehmers enthält. Sie überprüfen den tatsächlichen Projektfortschritt im Vergleich zum Abrechnungsbetrag.
6. Sobald die Monatsendrechnung vom Eigentümer genehmigt wurde, geben sie die Zahlung an den Generalunternehmer frei.
7. Der Generalunternehmer gibt dann Zahlungen an seine Subunternehmer frei, basierend auf dem, was der Eigentümer genehmigt hat & Bezahlt.
8. Subunternehmer berücksichtigen ihre Zahlung (Einnahmen) & Baukosten (Ausgaben). Dies ist besonders wichtig für den Subunternehmer, da der Subunternehmer möglicherweise nicht für 100% seiner monatlichen Rechnung bezahlt wird, sollte der Eigentümer die in Rechnung gestellten Arbeiten und / oder Beträge bestreiten. Unter normalen Bedingungen wird die Arbeit fortgesetzt und der Prozess wird nächsten Monat wiederholt.

Fortschrittsabrechnung im Bauwesen: Eine Infografik

Wenn Sie eine visuelle Darstellung der Fortschrittsabrechnung im Bauwesen wünschen, können Sie die folgende Infografik herunterladen und freigeben.

Progress Billing In Construction: The Reality…

Bevor wir auf die Details der einzelnen Schritte eingehen, gibt es ein paar große Dinge zu beachten:

• Meistens erledigen Auftragnehmer die Arbeit und werden DANN bezahlt. Auftragnehmer müssen genug Geld zur Hand haben, um viele ihrer Kosten im Voraus zu bezahlen. Mit der Anzahl der Projekte, an denen ein Auftragnehmer arbeitet, steigt auch der Geldbetrag, den er beiseite legen muss. Wenn nicht…
• Bei Bauprojekten können Cashflow-Probleme auftreten. Dies gilt nicht nur für Auftragnehmer, die nicht genug Geld zur Verfügung haben, um ihre Kosten zu decken, sondern auch für Eigentümer oder Generalunternehmer, die entweder nicht das Geld haben, um zu zahlen, nicht rechtzeitig zahlen oder sogar bankrott gehen. In diesem Sinne ist es leicht zu sehen, dass …
• Besitzer fast alle Karten halten. Da Auftragnehmer ihre eigenen Kosten bezahlen müssen, bevor sie bezahlt werden, hat der Eigentümer eine große Hebelwirkung. Dies kann beinhalten, dass Auftragnehmer weniger bezahlen, als sie in Rechnung gestellt haben, Reparaturen / Abhilfemaßnahmen erfordern, bevor die Zahlung freigegeben wird, und Änderungsaufträge oder Ansprüche anfechten. “Das ist nicht fair!”, sagen sie. In Wirklichkeit kann der Eigentümer dies tun, weil …
• Die Einhaltung des Vertrags letztendlich die Zahlungen vorschreibt. Typische Bauverträge bieten beiden Parteien eine gewisse Hebelwirkung. Eigentümer können jedoch verlangen, dass bestimmte Kriterien erfüllt werden, bevor sie die Zahlung freigeben, Verträge aus vielen Gründen kündigen und verlangen, dass Subunternehmer bei Streitigkeiten weiterarbeiten.

Dies sind nur einige Gründe, warum Abrechnung und Cashflow das Lebenselixier eines Bauprojekts sind. Lassen Sie uns auf die Details jedes Schritts innerhalb des Fortschrittsabrechnungszyklus eingehen!

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Subunternehmer führen einen Teil ihrer Arbeit aus

Wie bereits erwähnt, führen Auftragnehmer die Arbeit aus und werden DANN in den meisten Fällen bezahlt. Aus diesem Grund stellen viele Auftragnehmer im Voraus eine Kaution oder Mobilisierungsgebühr in Rechnung, damit sie etwas Geld haben, um die kommenden Monate der Arbeit zu finanzieren.

Einzahlungen und Mobilisierungsgebühren werden ebenfalls für Einkäufe in Rechnung gestellt. Bauunternehmen aller Art müssen Materialien im Voraus kaufen, bevor die Arbeiten beginnen können. Dies reicht von kleinen Gegenständen wie elektrischen Leitungen oder dekorativen Gegenständen bis hin zu großen Einkäufen wie Baustahl, Glasvorhang, Beton usw. Teure materielle Gegenstände erfordern oft selbst eine Kaution.

Andere Vorabkosten können die Einrichtung einer Außenstelle, die Anmietung teurer Ausrüstung, die Bezahlung von Management / Personal usw. umfassen.

Wenn die Arbeit beginnt, müssen die Arbeitsmannschaften jede Woche bezahlt werden, um die Arbeit auszuführen. Wenn der Auftragnehmer keine Zahlungen in der Hand hat oder Kostenüberschreitungen erfährt, muss er in der Lage sein, die Gehaltsabrechnung aus eigener Tasche zu bezahlen oder einen Kredit aufzunehmen (eine Notfalloption).

Die Auftragnehmer werden weiterhin Geld für Gemeinkosten, Lieferungen, Werkzeuge, Materialien und andere verschiedene Kosten ausgeben, um das Projekt in Gang zu bringen.

Subunternehmer reichen dem Generalunternehmer eine Fortschrittsrechnung ein

Sobald die Arbeiten im Gange sind, legt der Subunternehmer eine Rechnung für den ersten Arbeitsmonat vor Ort vor. Dies wird auch als Rechnung oder Anforderung bezeichnet. Subunternehmer reichen diese Anforderungen normalerweise Mitte des Monats ein und prognostizieren den Wert der Arbeit, die sie bis zum Monatsende erledigen werden.

Der Generalunternehmer überprüft zunächst die Rechnungen des Subunternehmers, bevor er sie dem Eigentümer zur Überprüfung vorlegt. Da es sich bei diesen Subunternehmerrechnungen im Wesentlichen um Entwurfsversionen handelt, werden sie als “Bleistiftanforderungen” bezeichnet.

Subunternehmer und Generalunternehmer reichen Anforderungen auf der Grundlage eines Werteplans (SOV) ein. Diese SOV unterteilt den Arbeitsumfang des Auftragnehmers in Werbebuchungen und den damit verbundenen Dollarwert aus dem Vertrag. Nachfolgend finden Sie eine monatliche Beispielanforderung für einen hypothetischen Subunternehmer.

Einige erwähnenswerte Spalten sind:

• Spalte A – Gesamtwert jeder Werbebuchung, basierend auf dem Arbeitsumfang
• Spalte C – Was wird in diesem Monat in Rechnung gestellt (‘Zeitraum’)
• Spalte D – Materialien, die in Rechnung gestellt wurden, gekauft & Werden für die zukünftige Installation außerhalb des Standorts gespeichert
• Spalte F – Prozent Jede Werbebuchung ist abgeschlossen. Eigentümer überprüfen häufig Anforderungen basierend auf diesem ‘Prozent abgeschlossen’ im Vergleich zum Fortschritt vor Ort
• Spalte H – Diese Einbehaltung ist ein Teil der Zahlungen, die der Eigentümer von dem Betrag zurückhält (‘einbehält’), den der Auftragnehmer in Rechnung gestellt / abgeschlossen hat. Sie tun dies für zukünftige Hebelwirkung für den Fall, dass ein Auftragnehmer in Verzug gerät, in Konkurs geht usw. Auftragnehmer erhalten nur Retention, wenn sie fertig sind.

Neben der Anforderung reichen Subunternehmer auch mehrere Belege ein. Im Folgenden finden Sie einige typische Beispiele für Sicherungsdokumente, die im Progress-Abrechnungsprozess erforderlich sind:

• Zertifizierte Gehaltsabrechnung für alle Löhne & Leistungen an Arbeitnehmer
• Zusammenfassung der gelagerten Materialien & Ihre Dollarwerte
• Versicherungsbescheinigung für den Wert der gelagerten Materialien
• Kaufvertrag – Ein Dokument, das das gelagerte Material an den Eigentümer verkauft, der seinerseits im Falle zukünftiger Streitigkeiten, Ausfälle usw. offizielles rechtliches Eigentum daran hat.
• Unterzeichnete Pfandrechte, die auf das Recht eines Auftragnehmers verzichten, ein Pfandrecht auf dem Grundstück (über Investopedia) wegen Nichtzahlung einzureichen
• Kopien von Material, Ausrüstung oder anderen Rechnungen, wenn Teil eines Änderungsauftrags oder zusätzlicher Arbeiten

Die monatlichen Anforderungen des Auftragnehmers sind der wichtigste Teil eines Bauprojekts. Ohne sie würden Auftragnehmer nicht bezahlt und Eigentümer würden nicht wissen, wofür sie bezahlen oder wie weit das Projekt tatsächlich ist.

Generalunternehmer überprüfen die Rechnungen der Subunternehmer

Generalunternehmer überprüfen dann die Rechnungsanforderungen des Subunternehmers. Oft verlangen sie, dass Subunternehmer Änderungen an diesen Anforderungen vornehmen und diese erneut einreichen.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Subunternehmerrechnungen abgelehnt werden oder eine Überarbeitung erfordern:

• Subunternehmer stellen zu viel für einen bestimmten Artikel in Rechnung
• Es sind Unterlagen oder Genehmigungen erforderlich, bevor die in Rechnung gestellten Arbeiten fortgesetzt werden können
• Belege liegen nicht vor
• Gelagerte Materialmengen sind nicht korrekt, verzögern sich usw.

Es ist erwähnenswert, dass die endgültigen Rechnungen jeden Monat zu einem bestimmten Datum fällig sind. Wenn eine endgültige Rechnung und alle unterstützenden Unterlagen bis zu einem bestimmten Datum nicht vollständig sind, kann dieser Auftragnehmer für diesen Monat nichts in Rechnung stellen, was bedeutet, dass er kein Geld sammelt! Auf diese Weise ist eine rechtzeitige Abrechnung entscheidend für die Aufrechterhaltung des Cashflows eines Bauprojekts.

Der Generalunternehmer legt dem Eigentümer seine Fortschrittsrechnung zur Überprüfung vor

Zu diesem Zeitpunkt liegen dem Generalunternehmer alle endgültigen Rechnungen des Subunternehmers vor. Jetzt ist es an der Zeit, sie dem Eigentümer oder Entwickler zur Überprüfung vorzulegen.

Zusätzlich zu den Rechnungen der Subunternehmer wird der G.C. einige eigene Posten hinzufügen:

• Gemeinkosten wie Managementpersonal, Büro, Material usw.
• Alle erforderlichen Belege wie Versicherungsbescheinigungen, Genehmigungen, Rechtsformen, Fortschrittsdiagramme, Statusberichte usw.
• Gewinn

Der große Moment passiert im nächsten Schritt: Wie viel der Eigentümer oder Entwickler in diesem Monat zahlen wird!

• CONSTRUCTION RFI: BEDEUTUNG, ZWECK & TIPPS (KOSTENLOSE EXCEL-VORLAGE)
• DAS CONSTRUCTION SUBMITTAL LOG: 5 BEST PRACTICES (KOSTENLOSE EXCEL-VORLAGE)
• ZEIT & MATERIALVERTRAG: VORTEILE & NACHTEILE

Der Eigentümer & Generalunternehmer überprüft die Fortschrittsrechnung auf der Grundlage der tatsächlichen Arbeitsleistung

Die Anforderungsprüfung zwischen dem Eigentum und dem Generalunternehmer ist der Überprüfung der Rechnungen des Unterauftragnehmers durch den G.C. nicht unähnlich.

In der Regel hat der Eigentümer auch eine Drittfirma beauftragt, das Projekt in seinem Namen zu überwachen und zu überwachen. Während manchmal der Eigentümer seine eigene Vertretung hat, stellen sie oft einen Vertreter des Eigentümers wie einen Bauleiter oder ein Architektur- / Ingenieurbüro ein.

Diese Drittfirmen bestimmen oft, wie viel Geld bezahlt werden kann, basierend darauf, wie viel Arbeit tatsächlich abgeschlossen ist. Hier sind einige Dinge, die der Eigentümer berücksichtigt, wenn er entscheidet, ob er die Rechnung eines Auftragnehmers genehmigt oder ablehnt:

• Feldinspektionen finden statt, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten zu überprüfen oder um festzustellen, ob Mängel behoben werden müssen.
• Ob der Eigentümer in den vergangenen Monaten für Artikel zu viel bezahlt hatte oder nicht, unter Berücksichtigung des derzeit vollständigen Prozentsatzes.
• Inspektoren von Drittanbietern können fertige Produkte wie Abdichtungen, Fenster und viele andere testen, um sicherzustellen, dass die Qualität erfüllt wird.
• Inspektionen wie die oben genannten gelten auch für Materialien, die hergestellt oder gelagert werden – sie werden auf Mängel geprüft, Quantität & Qualität.
• Wie viele Tage wurden aufgrund von Wetter oder Verzögerungen in der Zeit zwischen der Rechnung verloren immer eingereicht & Das Ende des Monats.

Nachdem die Monatsrechnung überprüft, die Baustelle inspiziert und der Papierkram gesammelt wurde, wird der Eigentümer oder der Vertreter des Eigentümers offiziell auf die eingereichte Rechnung zusammen mit Reduzierungen und Kommentaren antworten.

Sobald die Rechnung genehmigt ist, gibt der Eigentümer die Zahlung frei

Dieser Schritt hängt von der finanziellen Situation des Eigentümers ab.

Einige Eigentümer haben Bargeld zur Hand, um das Projekt selbst zu finanzieren. In diesem Fall schreiben sie Schecks, um Auftragnehmer aus eigener Tasche zu bezahlen.

In anderen Fällen hat sich der Entwickler / Eigentümer einen Baukredit gesichert, um das Projekt zu finanzieren. In diesem Fall übermittelt der Eigentümer die Anforderung und alle Belege an den Kreditgeber – in der Regel eine Bank –, der dann die Mittel freigibt.

In einigen Fällen kann ein Teil eines Projekts durch einen Zuschuss der Stadt, des Landes oder des Bundes finanziert werden. Der Prozess der Freigabe dieser Mittel für Zahlungen ähnelt Kreditgebern und Banken – ein endgültiges Papierkrampaket, das die Anforderung und alle Sicherungen enthält, wird zur Überprüfung eingereicht. Nach Genehmigung werden die Mittel freigegeben.

Ein Beispiel dafür ist, dass die US-Regierung nach einer Naturkatastrophe Katastrophenhilfe leistet, eine Form von Zuschuss.

Obwohl es einfach klingt, kann der Bauzahlungsprozess chaotisch werden.

• Wenn Kosten und Umfang das geschätzte Budget des Eigentümers übersteigen, haben sie möglicherweise nicht das Geld zur Hand, um Überschreitungen zu bezahlen.
• Banken berechnen ab einem bestimmten Zeitfenster Zinsen für Baukredite. Wenn das Projekt durch ein Darlehen finanziert wird und Verzögerungen und Umfangsänderungen das Projekt verlängern, ist das Geld aus dem Darlehen möglicherweise nicht oder nicht so leicht verfügbar.
• Zuschüsse geben nicht immer sofort Geld frei. Sie erfordern oft bestimmte Kriterien oder müssen erfüllt sein, bevor Mittel zur Verfügung stehen. Dies geht zurück auf Punkt # 1 oben – Auftragnehmer, die Bargeld zur Hand haben müssen.

Gut oder schlecht, es ist gut zu wissen, woher das Geld tatsächlich fließt, um ein Bauprojekt zu finanzieren.

Der Generalunternehmer gibt Zahlungen an Subunternehmer frei

Generalunternehmer sammeln das Geld vom Eigentümer, und sobald der Scheck gelöscht ist, beginnen Sie, Schecks für Subunternehmer zu schreiben.

Wie bereits erwähnt, basiert die Freigabe von Subunternehmerzahlungen auf der Bereitstellung von Unterlagen. Bevor Subunternehmer Schecks sehen, müssen sie über ordnungsgemäße Versicherungsdokumente, Verzichtserklärungen, Rechtsformen und andere Arten von Sicherungsinformationen verfügen.

Es lohnt sich, darauf hinzuweisen, dass ein Subunternehmer möglicherweise nicht die erhoffte Zahlung erhält. Wenn der Eigentümer die Rechnung des Generalunternehmers reduziert, werden bestimmte Subunternehmer entsprechend weniger bezahlt.

Subunternehmer erhalten Zahlungen & Konto für das Einkommen des Monats & Ausgaben

Zu diesem Zeitpunkt werden Subunternehmer bezahlt. Für die meisten Subunternehmer wird dieser Scheck nicht nur in der Bank sitzen. Es wird in Form von Gehaltsabrechnung, Materialkosten, Mieten, Gemeinkosten und mehr freigegeben.

Für einen Subunternehmer ist das Ende des Abrechnungsmonats ein entscheidender Moment.

Wenn ein Auftragnehmer gute Leistungen erbringt, sind seine Kosten um einen angemessenen Betrag geringer als der Betrag, der über Zahlungen eingeht. Anstatt all diese überschüssigen Barmittel sofort als Gewinn zu zählen, entstehen Auftragnehmern häufig Platzhalterkosten für die erzielten Einnahmen. Auf diese Weise können die Buchhaltungsunterlagen der Auftragnehmer jeden Monat eine konsistentere Gewinnspanne aufweisen. Weniger Geld wird sofort als Gewinn verbucht – nur am Ende des Jahres über einer bestimmten Marge.

Was ist, wenn ein Auftragnehmer weniger bezahlt wird, als er erwartet?

In diesem Fall müssen Auftragnehmer möglicherweise die Kosten aus eigener Tasche bezahlen, bis die Zahlungen eingehen. Unter schlimmen Umständen müssen Auftragnehmer Kredite aufnehmen, um ihre Kosten zu bezahlen, bis sie bezahlt wurden.

In anderen Fällen können Auftragnehmer ihre Kosten nicht bezahlen, haben kein Geld und müssen ihre Türen schließen – entweder bis Geld eingeht oder dauerhaft. Weder ist eine gute Position zu sein. Zur Erinnerung: Die meisten Auftragnehmer werden noch weniger bezahlt, als sie in Rechnung gestellt haben, da der Eigentümer die Einbehaltung bis zum Abschluss des Projekts innehat.

Da es einige Monate dauern kann, bis ein Auftragnehmer eine Rechnung einreicht und tatsächlich bezahlt wird, sind Rentabilität und Cashflow König.

Fortschrittsabrechnung im Bauwesen: Eine Zusammenfassung

Wir haben diesen Artikel geschrieben, um diese beliebte Frage zu beantworten: “Wie funktioniert die Fortschrittsabrechnung im Bauwesen?”. Sie haben jetzt ein Verständnis dafür, wie Geld bei einem Bauprojekt fließt, wie Rechnungen eingereicht werden, was erforderlich ist, um die Zahlung freizugeben, und was Bauunternehmen tun müssen, um die Kosten zu decken, ordnungsgemäße und rechtzeitige Zahlungen zu leisten und zu sammeln. Wir haben auch die vielen Gefahren besprochen, auf die Bauunternehmer achten müssen, wenn sie für einen Eigentümer, Entwickler oder Generalunternehmer arbeiten. Eine letzte Sache zu erinnern: in Bau und Contracting, Bargeld ist König!