Die Geheimnisse einer effektiven Kalenderverwaltung

Ihr Kalender ist Ihr Schild und Schwert in den Schützengräben des Arbeitslebens.

Sie können es verwenden, um sich vor den Prioritäten anderer zu schützen und Ihre schnell wachsende Aufgabenliste zu durchschneiden.

Alles, was Sie brauchen, ist eine bewährte Kalender-Management-Strategie.

Es ist natürlich, sich durch bestimmte Aktivitäten an verschiedenen Punkten des Arbeitstages energetisiert zu fühlen.

Zum Beispiel schreibe ich gerne morgens. Am Nachmittag zögere ich gerne auf Twitter — oder zwinge mich, administrative Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen oder das Überprüfen von Webstatistiken zu erledigen.

Ich trainiere lieber abends und lese spät abends Belletristik.

Vielleicht ziehen Sie es vor, morgens zu trainieren, weil es Ihnen Energie für den Tag gibt. Andere, die ich kenne, bevorzugen es, zuerst an einer einfachen Aufgabe zu arbeiten, denn wie ein Gewichtheber, der sich durch Dehnen auf Kniebeugen vorbereitet, hilft es ihnen, sich für schwierige Aufgaben aufzuwärmen.

Die Besonderheiten Ihres Tages sind weniger wichtig, als zu wissen, wann Aufgaben Sie motivieren, härter zu arbeiten und wann sie Ihre Energie verbrauchen.

Bewaffnet mit diesem Wissen, Block-Buch Zeit in Ihrem Kalender für die kommenden sieben Tage — und dann arbeiten, was zählt.

Geben Sie Ihren Tagen ein Thema

Betrachten wir einen überarbeiteten Unternehmer mit einem Online-Geschäft. Sie könnte ein neues Produkt erstellen, mehrere Kunden coachen, eine Reihe von Blog-Posts schreiben und einen Social-Media-Marketing-Kurs belegen.

Puh!

Diese Aktivitäten erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und betreffen verschiedene Teile des Gehirns. Kein Wunder, dass sie es schwierig findet, Zeit zu finden, um sie alle unterzubringen.

Wenn das nach Ihnen klingt, sollten Sie Ihre Tage nach Themen planen. Sie könnten zum Beispiel montags für kreative Arbeit wie das Schreiben von Blog-Posts, dienstags für Coaching, mittwochs für das Lernen und so weiter beiseite legen.

Wenn Sie nicht einen ganzen Tag einem Thema widmen können, sollten Sie einen Teil jedes Tages — sagen wir zwei bis drei Stunden — einem Projekt zuweisen. Auf diese Weise setzen Sie mentale Bandbreite frei, da Sie wissen, woran Sie wann arbeiten müssen.

Pro-Tipp: Farbcode oder Beschriftung von Kalenderelementen basierend auf jedem Thema.

Erstellen Sie Lücken in Ihrem Kalender

Viele Menschen in großen Unternehmen arrangieren oder akzeptieren Einladungen zu Besprechungen, die hintereinander stattfinden. Diese Mitarbeiter gehen ohne Pause von einem sechzigminütigen Meeting zum nächsten.

Für den Außenstehenden sieht das nach harter Arbeit aus, aber meistens haben die gestreckten Führungskräfte die vorherigen Besprechungen im Kopf, wenn das nächste beginnt.

Bauen Sie stattdessen zwischen den einzelnen Besprechungen Lücken von fünfzehn Minuten auf. Verwenden Sie diese, um eine Pause einzulegen, zu dekomprimieren oder sich um weniger zeitaufwändige Aktionen zu kümmern, die sich aus einem früheren Meeting ergeben.

Oder gehen Sie hart durch wie der über-erfolgreiche Elon Musk.

In einem Brief an Tesla-Mitarbeiter sagte Musk,

” Verlassen Sie ein Meeting oder beenden Sie einen Anruf, sobald klar ist, dass Sie keinen Mehrwert schaffen. Es ist nicht unhöflich zu gehen, es ist unhöflich, jemanden zum Bleiben zu bringen und seine Zeit zu verschwenden.”

Profi-Tipp: Erwägen Sie, die Länge der von Ihnen kontrollierten Besprechungen zu reduzieren. Zum Beispiel ermutigt eine dreißigminütige Besprechung im Gegensatz zu einer sechzigminütigen die Teilnehmer, auf den Punkt zu kommen, anstatt sich auf Smalltalk einzulassen.

Überprüfen Sie die Kalender dieser Woche und der nächsten Woche

Ich habe einmal mit einem Social-Media-Manager zusammengearbeitet, der sagte: “Ich denke immer, dass die Planung der Social-Media-Inhalte der Woche einen Morgen dauern wird, aber normalerweise dauert es zwei.”

Er arbeitete hart an seinem Job, beschwerte sich aber manchmal über Verpflichtungen, die in seine freien Stunden außerhalb der Arbeit sickerten.

Überprüfen Sie jeden Freitag Ihren Kalender und fragen Sie sich, wie Sie Ihre Zeit in den letzten sieben Tagen verbracht haben. Dann schauen Sie sich die kommende Woche an und überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen möchten.

Vereinbaren Sie Termine, wenn Sie müssen, und stornieren Sie irrelevante Besprechungen, wenn Sie können.

Überlegen Sie, wie nah die Realität des Kalenders der Vorwoche mit dem übereinstimmt, wie der Kalender der nächsten Woche aussehen soll.

Möglicherweise fehlt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Arbeitswoche, aber Sie können wahrscheinlich Unkräuter finden, die Sie ziehen können, oder Aktivitäten, die zwei Morgen konzentrierter Arbeit anstelle von einem erfordern.

Denken Sie daran, dass Ihr Kalender zeigt, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wo Ihre Prioritäten liegen. Es effektiv zu nutzen ist der beste Weg, um mehr zu erreichen, ohne auszubrennen.