Los Secretos De La Gestión Eficaz Del Calendario
Tu calendario es tu escudo y espada en las trincheras de la vida laboral.
Puede usarlo para protegerse de las prioridades de otras personas y para cortar su lista de tareas que se expande rápidamente.
Todo lo que necesita es una estrategia de gestión de calendario probada.
Es natural sentirse más energizado por ciertas actividades en diferentes puntos durante el día de trabajo.
Por ejemplo, me gusta escribir por la mañana. Por la tarde, me gusta postergar en Twitter — o obligarme a completar tareas administrativas como pagar facturas o revisar estadísticas web.
Prefiero hacer ejercicio por la noche y leer ficción a altas horas de la noche.
Ahora, es posible que prefiera hacer ejercicio por la mañana porque le da energía para el día. Otros que conozco prefieren trabajar en una tarea fácil en primer lugar porque, como un levantador de pesas que se prepara para ponerse en cuclillas estirándose, les ayuda a calentarse para tareas difíciles.
Los detalles de su día son menos importantes que saber cuándo las tareas lo motivan a trabajar más duro y cuándo agotan lo que queda de su energía.
Armado con este conocimiento, marque en bloque el tiempo en su calendario para los próximos siete días, y luego trabaje en lo que importa.
Dale a Tus Días un tema
Consideremos a un empresario sobrecargado de trabajo con un negocio en línea. Podría estar creando un nuevo producto, entrenando a varios clientes, escribiendo una serie de publicaciones de blog y tomando un curso de marketing en redes sociales.
¡Uf!
Estas actividades requieren diferentes habilidades e involucran diferentes partes del cerebro. No es de extrañar que le resulte difícil encontrar tiempo para encajar a todos.
Si esto suena como usted, considere planificar sus días por tema. Podrías, por ejemplo, reservar los lunes para trabajos creativos como escribir publicaciones de blog, los martes para entrenamiento, los miércoles para aprender, etc.
Si no puedes dedicar un día entero a un tema, considera asignar una parte de cada día, digamos de dos a tres horas, a un proyecto. De esta manera, liberarás ancho de banda mental porque sabrás en qué trabajar y cuándo.
Consejo profesional: Código de color o etiqueta de los elementos del calendario según cada tema.
Crea espacios en Tu Calendario
Muchas personas en grandes empresas organizan o aceptan invitaciones para reuniones que se celebran de forma consecutiva. Estos empleados pasan de una reunión de sesenta minutos a la siguiente sin descanso.
Para el forastero, esto parece un trabajo duro,pero la mayoría de las veces, los ejecutivos estirados tienen las reuniones anteriores en sus mentes cuando comienza la siguiente.
En su lugar, cree espacios de quince minutos entre cada una de sus reuniones. Utilícelos para tomar un descanso, descomprimir o asistir a acciones que requieren menos tiempo derivadas de una reunión anterior.
O ir de núcleo duro como súper exitoso Elon Musk.
En una carta a los empleados de Tesla, Musk dijo,
“Salga de una reunión o deje una llamada tan pronto como sea obvio que no está agregando valor. No es grosero irse, es grosero hacer que alguien se quede y pierda su tiempo.”
Consejo profesional: Considera reducir la duración de las reuniones que controlas. Por ejemplo, una reunión de treinta minutos, en lugar de una de sesenta minutos, anima a los asistentes a ir al grano en lugar de participar en una pequeña charla.
Revisar los Calendarios de Esta Semana Y la Próxima
Una vez trabajé con un ejecutivo de redes sociales que dijo: “Siempre creo que planificar el contenido de las redes sociales de la semana tomará una mañana, pero generalmente me toma dos.”
Trabajó duro en su trabajo, pero a veces se quejaba de compromisos que se filtraban en sus horas libres fuera del trabajo.
Todos los viernes, revise su calendario y pregúntese cómo pasó su tiempo durante los siete días anteriores. Luego, mira la próxima semana y considera cómo quieres pasar tu tiempo.
Haga citas si es necesario y cancele reuniones irrelevantes si puede.
Considera qué tan cerca está la realidad del calendario de la semana anterior con lo que quieres que se vea el calendario de la semana siguiente.
Es posible que carezca de control total sobre su semana de trabajo, pero probablemente pueda encontrar malas hierbas que pueda tirar o actividades que requieran dos mañanas de trabajo concentrado en lugar de una.
Recuerde, su calendario es una representación de cómo está gastando su tiempo y dónde se encuentran sus prioridades. Usarlo de manera efectiva es la mejor manera de lograr más sin quemarse.
