Les Secrets D’Une Gestion Efficace Du Calendrier
Votre calendrier est votre bouclier et votre épée dans les tranchées de la vie professionnelle.
Vous pouvez l’utiliser pour vous protéger des priorités des autres et pour parcourir votre liste de choses à faire en pleine expansion.
Tout ce dont vous avez besoin est une stratégie de gestion de calendrier éprouvée.
Il est naturel de se sentir plus énergisé par certaines activités à différents moments de la journée de travail.
Par exemple, j’aime écrire le matin. L’après—midi, j’aime tergiverser sur Twitter – ou me forcer à effectuer des tâches administratives comme le paiement de factures ou l’examen des statistiques Web.
Je préfère faire de l’exercice le soir et lire des fictions tard le soir.
Maintenant, vous préférerez peut-être faire de l’exercice le matin car cela vous donne de l’énergie pour la journée. D’autres que je connais préfèrent travailler sur une tâche facile d’abord parce que, comme un haltérophile qui se prépare aux squats en s’étirant, cela les aide à se réchauffer pour les tâches difficiles.
Les spécificités de votre journée sont moins importantes que de savoir quand les tâches vous motivent à travailler plus fort et quand elles sapent ce qui reste de votre énergie.
Armé de ces connaissances, bloquez – réservez du temps dans votre calendrier pour les sept jours à venir — puis travaillez sur ce qui compte.
Donnez un Thème à Vos Journées
Considérons un entrepreneur surmené avec une entreprise en ligne. Elle pourrait créer un nouveau produit, entraîner plusieurs clients, rédiger une série de billets de blog et suivre un cours de marketing sur les médias sociaux.
Ouf!
Ces activités nécessitent des compétences différentes et impliquent différentes parties du cerveau. Pas étonnant qu’elle ait du mal à trouver le temps de tous les intégrer.
Si cela vous ressemble, envisagez de planifier vos journées par thème. Vous pouvez, par exemple, réserver les lundis pour un travail créatif comme la rédaction de billets de blog, les mardis pour le coaching, les mercredis pour l’apprentissage, etc.
Si vous ne pouvez pas consacrer une journée entière à un thème, envisagez d’allouer une partie de chaque journée — disons deux à trois heures — à un projet. De cette façon, vous libérerez de la bande passante mentale car vous saurez sur quoi travailler et quand.
Conseil de pro: Code couleur ou étiquette des éléments de calendrier en fonction de chaque thème.
Créer des lacunes Dans Votre Calendrier
De nombreuses personnes dans les grandes entreprises organisent ou acceptent des invitations pour des réunions consécutives. Ces employés passent d’une réunion de soixante minutes à la suivante sans aucune pause.
Pour l’étranger, cela ressemble à un travail acharné, mais le plus souvent, les cadres étirés ont les réunions précédentes en tête lorsque la suivante commence.
Au lieu de cela, créez des espaces de quinze minutes entre chacune de vos réunions. Utilisez-les pour faire une pause, décompresser ou participer à des actions moins chronophages découlant d’une réunion précédente.
Ou allez hard-core comme Elon Musk, qui a du succès.
Dans une lettre aux employés de Tesla, Musk a déclaré,
” Sortez d’une réunion ou déposez un appel dès qu’il est évident que vous n’ajoutez pas de valeur. Ce n’est pas impoli de partir, c’est impoli de faire rester quelqu’un et de perdre son temps.”
Conseil de pro : Envisagez de réduire la durée des réunions que vous contrôlez. Par exemple, une réunion de trente minutes, au lieu d’une réunion de soixante minutes, encourage les participants à aller au but plutôt que de s’engager dans de petites discussions.
Passez en revue les calendriers de Cette semaine et De La Semaine Prochaine
J’ai déjà travaillé avec un responsable des médias sociaux qui m’a dit: “Je pense toujours que la planification du contenu des médias sociaux de la semaine prendra un matin, mais cela m’en prend généralement deux.”
Il travaillait dur à son travail mais se plaignait parfois des engagements qui s’infiltraient dans ses heures libres en dehors du travail.
Chaque vendredi, passez en revue votre calendrier et demandez-vous comment vous avez passé votre temps au cours des sept jours précédents. Ensuite, regardez la semaine à venir et réfléchissez à la façon dont vous voulez passer votre temps.
Prenez des rendez-vous si vous en avez besoin et annulez des réunions non pertinentes si vous le pouvez.
Considérez à quel point la réalité du calendrier de la semaine précédente correspond à ce à quoi vous voulez que le calendrier de la semaine prochaine ressemble.
Vous n’avez peut-être pas le contrôle total de votre semaine de travail, mais vous pouvez probablement trouver des mauvaises herbes que vous pouvez arracher ou des activités nécessitant deux matins de travail ciblé au lieu d’un.
Rappelez-vous, votre calendrier est une représentation de la façon dont vous passez votre temps et où se situent vos priorités. L’utiliser efficacement est le meilleur moyen d’accomplir plus sans s’épuiser.
