a hatékony naptárkezelés titkai
naptárad a pajzsod és kardod a munka életének árkaiban.
használhatja, hogy megvédje magát más emberek prioritásaitól, és átvágja a gyorsan bővülő teendők listáját.
csak egy bevált naptárkezelési stratégiára van szüksége.
természetes, hogy a munkanap különböző pontjain bizonyos tevékenységek energikusabbnak érzik magukat.
például szeretek reggel írni. Délután szeretek halogatni a Twitteren — vagy kényszeríteni magam olyan adminisztratív feladatok elvégzésére, mint a számlák kifizetése vagy a webes statisztikák áttekintése.
inkább este edzek, késő este pedig fikciót olvasok.
most lehet, hogy inkább reggel gyakorol, mert energiát ad a napnak. Mások, akiket ismerek, inkább egy könnyű feladaton dolgoznak, mert, mint egy súlyemelő, aki nyújtással készül a guggolásra, segít nekik felmelegedni a nehéz feladatokhoz.
a nap sajátosságai kevésbé fontosak, mint annak ismerete, hogy a feladatok mikor motiválnak keményebb munkára, és mikor veszik el az energiád maradékát.
ezzel a tudással felfegyverkezve blokkolja-foglalja le az időt a naptárában az elkövetkező hét napra—, majd dolgozzon azon, ami számít.
adjon témát a napjainak
Vegyünk egy túlhajszolt vállalkozót egy online vállalkozással. Lehet, hogy új terméket hoz létre, több ügyfelet edz, blogbejegyzéseket ír, és közösségi média marketing tanfolyamot folytat.
Phew!
ezek a tevékenységek különböző készségeket igényelnek, és az agy különböző részeit érintik. Nem csoda, hogy nehezen talál időt arra, hogy mindet beillessze.
ha ez úgy hangzik, mint te, fontolja meg a napok téma szerinti tervezését. Például hétfőket különíthet el kreatív munkára, például blogbejegyzések írására, kedden coachingra, szerdán tanulásra stb.
ha nem tud egy egész napot egy témának szentelni, fontolja meg, hogy minden nap egy darabját — mondjuk két — három órát-egy projekthez Rendelje. Így felszabadíthatja a mentális sávszélességet, mert tudni fogja, hogy mit kell dolgozni és mikor.
Pro tipp: színkód vagy címke naptárelemek az egyes témák alapján.
hiányosságok létrehozása a naptárban
nagyvállalatoknál sokan szerveznek vagy fogadnak el meghívókat a back-to-back értekezletekre. Ezek az alkalmazottak szünet nélkül mennek az egyik hatvan perces találkozóról a másikra.
a kívülálló számára ez kemény munkának tűnik, de gyakrabban, mint nem, a kifeszített vezetők az előző találkozókra gondolnak, amikor a következő kezdődik.
ehelyett tizenöt perces réseket építsen be az egyes találkozók között. Ezekkel szünetet tarthat, kibonthatja vagy részt vehet az előző értekezletből eredő kevésbé időigényes műveletekben.
vagy menj keményen, mint az über-sikeres Elon Musk.
a Tesla alkalmazottainak írt levelében Musk azt mondta,
“sétáljon ki egy értekezletről, vagy hívjon le egy hívást, amint nyilvánvaló, hogy nem ad hozzá értéket. Nem durva elmenni, durva, hogy valaki maradjon és pazarolja az idejét.”
Profi tipp: fontolja meg az Ön által irányított találkozók hosszának csökkentését. Például, egy harminc perces találkozó, szemben a hatvan perces, arra ösztönzi a résztvevőket, hogy a lényegre térjenek, ahelyett, hogy kis beszélgetésbe kezdenének.
tekintse át az e heti és a jövő heti naptárakat
egyszer dolgoztam egy közösségi média vezetővel, aki azt mondta: “mindig azt gondolom, hogy a hét közösségi médiatartalmának megtervezése egy reggelt vesz igénybe, de általában kettőt vesz igénybe.”
keményen dolgozott a munkájában, de néha panaszkodott a munkán kívüli szabad óráiba beszivárgó kötelezettségvállalások miatt.
minden pénteken tekintse át a naptárát, és kérdezze meg magától, hogyan töltötte az idejét az elmúlt hét napban. Akkor nézd meg a következő héten, és fontolja meg, hogyan szeretné tölteni az idejét.
ha szükséges, tegyen találkozókat, ha lehetséges, törölje a nem releváns értekezleteket.
fontolja meg, hogy az előző heti naptár valósága milyen közel áll ahhoz, amit a jövő heti naptárnak szeretne kinézni.
lehet, hogy nincs teljes ellenőrzése a Munkahét felett, de valószínűleg találhat gyomokat, amelyeket húzhat, vagy olyan tevékenységeket, amelyek egy helyett két koncentrált munkát igényelnek.
ne feledje, hogy a naptár azt mutatja, hogyan tölti az idejét, és hol vannak a prioritások. Hatékony használata a legjobb módja annak, hogy többet érjünk el anélkül, hogy kiégnénk.
