I Segreti Di una Efficace Gestione del Calendario

Il calendario è il tuo scudo e la spada nella trincea della vita lavorativa.

Puoi usarlo per proteggerti dalle priorità degli altri e per tagliare la tua lista di cose da fare in rapida espansione.

Tutto ciò di cui hai bisogno è una strategia di gestione del calendario comprovata.

È naturale sentirsi più eccitati da determinate attività in diversi punti durante la giornata lavorativa.

Ad esempio, mi piace scrivere al mattino. Nel pomeriggio, mi piace procrastinare su Twitter-o costringermi a completare le attività amministrative come pagare le fatture o rivedere le statistiche web.

Preferisco esercitarmi la sera e leggere narrativa a tarda notte.

Ora, si potrebbe preferire di esercitare la mattina perché ti dà energia per il giorno. Altri che conosco preferiscono lavorare su un compito facile prima cosa perché, come un sollevatore di pesi che si prepara per gli squat allungando, li aiuta a riscaldarsi per compiti difficili.

Le specifiche della tua giornata sono meno importanti di sapere quando le attività ti motivano a lavorare di più e quando indeboliscono ciò che rimane della tua energia.

Armati di questa conoscenza, blocca il tempo del libro nel tuo calendario per i prossimi sette giorni – e poi lavora su ciò che conta.

Dai ai tuoi giorni un tema

Consideriamo un imprenditore oberato di lavoro con un business online. Potrebbe creare un nuovo prodotto, allenare diversi clienti, scrivere una serie di post sul blog e seguire un corso di marketing sui social media.

Uff!

Queste attività richiedono competenze diverse e coinvolgono diverse parti del cervello. Non c’è da stupirsi che trovi difficile trovare il tempo per adattarli tutti.

Se questo suona come te, considera di pianificare le tue giornate per tema. Potresti, ad esempio, mettere da parte il lunedì per il lavoro creativo come scrivere post sul blog, il martedì per il coaching, il mercoledì per l’apprendimento e così via.

Se non puoi dedicare un’intera giornata a un tema, considera di assegnare un pezzo di ogni giorno — ad esempio due o tre ore — a un progetto. In questo modo, libererai la larghezza di banda mentale perché saprai su cosa lavorare e quando.

Suggerimento pro: codice colore o etichetta elementi del calendario in base a ciascun tema.

Crea lacune nel tuo calendario

Molte persone nelle grandi aziende organizzano o accettano inviti per riunioni che si svolgono back-to-back. Questi dipendenti passano da una riunione di sessanta minuti all’altra senza alcuna interruzione.

Per l’outsider, questo sembra un duro lavoro, ma il più delle volte, i dirigenti allungati hanno le riunioni precedenti nelle loro menti quando inizia il prossimo.

Invece, costruisci spazi vuoti di quindici minuti tra ciascuna delle tue riunioni. Utilizzare questi per fare una pausa, decomprimere o partecipare ad azioni meno dispendiose in termini di tempo derivanti da una riunione precedente.

O andare hard-core come super-successo Elon Musk.

In una lettera ai dipendenti Tesla, Musk ha detto,

“Uscire da una riunione o lasciare una chiamata non appena è ovvio che non si aggiunge valore. Non è scortese andarsene, è scortese far rimanere qualcuno e sprecare il loro tempo.”

Suggerimento: considera di ridurre la durata delle riunioni che controlli. Ad esempio, una riunione di trenta minuti, al contrario di una di sessanta minuti, incoraggia i partecipanti ad arrivare al punto piuttosto che impegnarsi in chiacchiere.

Recensisci i calendari di questa settimana e della prossima settimana

Una volta ho lavorato con un dirigente di social media che ha detto: “Penso sempre che pianificare i contenuti dei social media della settimana richiederà una mattina, ma di solito me ne servono due.”

Ha lavorato duramente al suo lavoro, ma a volte si lamentava di impegni che filtravano nelle sue ore libere al di fuori del lavoro.

Ogni venerdì, rivedi il tuo calendario e chiediti come hai trascorso il tuo tempo durante i sette giorni precedenti. Quindi guarda la prossima settimana e considera come vuoi trascorrere il tuo tempo.

Fissare appuntamenti se è necessario e annullare riunioni irrilevanti se è possibile.

Considera quanto la realtà del calendario della settimana precedente corrisponda a ciò che desideri che il calendario della prossima settimana assomigli.

Potresti non avere il pieno controllo sulla tua settimana lavorativa, ma probabilmente puoi trovare le erbacce che puoi tirare o attività che richiedono due mattine di lavoro mirato invece di una.

Ricorda, il tuo calendario è una rappresentazione di come stai spendendo il tuo tempo e dove si trovano le tue priorità. Usarlo in modo efficace è il modo migliore per ottenere di più senza bruciare.