facturen met beperkte aansprakelijkheid – welke informatie moet u opnemen?

als u een naamloze vennootschap runt, zijn er bepaalde gegevens die u wettelijk op uw facturen moet vermelden en andere die moeten worden opgenomen. Uw doel is om nauwkeurige informatie die volledig beschrijft welke diensten zijn opgenomen, en beknopte bedrijfsgegevens om ervoor te zorgen dat u correct en op tijd betaald. Het schrijven van een factuur kan eenvoudig zijn, als je eenmaal begrijpt alle details die moeten worden gekenmerkt.

de gegevens van een onderneming moeten op een factuur worden vermeld, afhankelijk van de bedrijfsstructuur die zij gebruiken (Eenmanszaak/Vennootschap of naamloze vennootschap), en of zij al dan niet zijn geregistreerd voor BTW.

Details die u moet opnemen op een rekening van een naamloze vennootschap

• u moet het woord “factuur” op het document vermelden.
• factuurnummer – dit moet uniek zijn, en als u BTW-geregistreerd bent, moet het ook sequentieel zijn.
• uw bedrijfsnaam / bedrijfsnaam.
• het maatschappelijke adres van uw bedrijf.
• mogelijk moet u ook het registratienummer van uw bedrijf toevoegen (op uw certificaat van oprichting van Companies House).
• verdere contactgegevens – zoals telefoonnummer( s), e-mail, sociale media.
• naam en adres van de cliënt.
• referentienummers-een cliëntenreferentie of een inkoopordernummer (vaak vereist door de rekeningenafdelingen om swift betaling te vergemakkelijken).
• een beknopte beschrijving van de diensten waarvoor u factureert.
• inclusief de prijs per eenheid (dit kan een tijdseenheid zijn als u een contractant bent), en een aantal eenheden waarvoor u factureert.
• vermeld de periode waarin de factuur betrekking heeft op het verlenen van diensten, of de datum waarop producten aan de klant werden geleverd.
• vermeld het totale verschuldigde bedrag, exclusief BTW.
• inclusief de te betalen BTW (het normale tarief is 20%)-ervan uitgaande dat uw bedrijf BTW-geregistreerd is.
• vermeld het totale bedrag dat de klant / klant moet betalen (inclusief BTW indien van toepassing).
• als u BTW-geregistreerd bent, print dan uw BTW-registratienummer op de factuur.
• vermeld de bankgegevens van uw bedrijf als u Elektronische betalingen accepteert (rekeningnummer en sorteercode).

verdere problemen om

te overwegen om de kans op vertraging van de betaling te minimaliseren, moet u altijd nieuwe klanten vragen om een contactnaam, e-mailadres en telefoonnummer voor de afdeling accounts. Door het opnemen van nauwkeurige details, inclusief eventuele betalingsreferentienummers op de factuur, bent u meer kans om snel te worden betaald.

hoewel veel kleine ondernemingen niet bereid zijn dit te doen, hebt u het volste recht om rente op betalingsachterstanden aan te rekenen, dankzij de Late Payments of Commercial Debts (Interest) Act 1998 tegen 8% boven de geldende bankrente van de Bank of England. U dient uw betalingsvoorwaarden op uw factuur te vermelden. Als ze niet worden vermeld, gaat de wetgeving ervan uit dat een betalingstermijn van 30 dagen ‘redelijk’is.

net als bij andere aspecten van het runnen van een kleine vennootschap, is het in uw belang om een professioneel imago van uw bedrijf te projecteren – zowel persoonlijk als in drukwerk en op het web. Neem de tijd om een mooi factuursjabloon te ontwerpen, of Vraag een ontwerper om er een voor u te maken (inclusief een bedrijfslogo).

de meeste moderne boekhoudsoftware biedt nu online factuurfunctionaliteit, wat veel tijd kan besparen en naadloos kan worden geïntegreerd met de boekhouding van uw bedrijf – waardoor het gemakkelijk is om gegevens later te combineren en te zien welke facturen onbetaald blijven.

factuursjabloon voor naamloze vennootschappen

u kunt een gratis factuursjabloon voor aannemers/freelancers downloaden via ContractorUK.

meer over de naamloze vennootschap accountants en de naamloze vennootschap belasting.