sekrety skutecznego zarządzania kalendarzem

Twój kalendarz jest twoją tarczą i mieczem w okopach życia zawodowego.

możesz go użyć, aby uchronić się przed priorytetami innych ludzi i przeciąć szybko rozwijającą się listę do zrobienia.

wszystko czego potrzebujesz to sprawdzona strategia zarządzania kalendarzem.

to naturalne, że czujesz się bardziej pobudzony pewnymi czynnościami w różnych punktach dnia pracy.

na przykład lubię pisać rano. Po południu Lubię zwlekać na Twitterze – lub zmuszać się do wykonywania zadań administracyjnych, takich jak płacenie faktur lub przeglądanie statystyk internetowych.

wolę ćwiczyć wieczorem i czytać beletrystykę późno w nocy.

teraz możesz woleć ćwiczyć rano, ponieważ daje Ci energię na cały dzień. Inni, których znam, wolą pracować nad łatwym zadaniem, ponieważ, podobnie jak ciężarowiec, który przygotowuje się do przysiadów przez rozciąganie, pomaga im rozgrzać się do trudnych zadań.

specyfika Twojego dnia jest mniej ważna niż wiedza, kiedy zadania motywują cię do cięższej pracy, a kiedy tracą to, co pozostało z twojej energii.

uzbrojony w tę wiedzę, Zablokuj czas w kalendarzu na najbliższe siedem dni – a potem pracuj nad tym, co ważne.

Nadaj swoim dniom motyw

rozważmy przepracowanego przedsiębiorcę z biznesem online. Może tworzyć nowy produkt, trenować kilku klientów, pisać serię postów na blogu i brać udział w kursie marketingu w mediach społecznościowych.

Uff!

te działania wymagają różnych umiejętności i obejmują różne części mózgu. Nic dziwnego, że trudno jej znaleźć czas na zmieszczenie ich wszystkich.

jeśli to brzmi jak ty, rozważ planowanie dni według tematu. Możesz na przykład odłożyć poniedziałki na pracę twórczą, taką jak pisanie postów na blogu, wtorki na coaching, środy na naukę i tak dalej.

jeśli nie możesz poświęcić całego dnia na temat, rozważ przydzielenie części każdego dnia-powiedzmy dwóch do trzech godzin-na jeden projekt. W ten sposób uwolnisz przepustowość umysłu, ponieważ będziesz wiedział, nad czym i kiedy pracować.

Pro Tip: elementy kalendarza z kodem koloru lub etykietą na podstawie każdego motywu.

twórz luki w kalendarzu

Wiele osób w dużych firmach organizuje lub przyjmuje zaproszenia na spotkania, które odbywają się od tyłu do tyłu. Ci pracownicy przechodzą od sześćdziesięciu minut do następnego spotkania bez przerwy.

dla outsidera wygląda to na ciężką pracę, ale częściej niż nie, rozciągnięci menedżerowie mają poprzednie spotkania na głowie, gdy zaczyna się następne.

zamiast tego buduj piętnastominutowe przerwy między każdym ze spotkań. Użyj ich, aby zrobić sobie przerwę, dekompresję lub zająć się mniej czasochłonnymi działaniami wynikającymi z poprzedniego spotkania.

lub graj hard-core jak Elon Musk.

w liście do pracowników Tesli Musk powiedział,

“Wyjdź ze spotkania lub zawieź połączenie, gdy tylko okaże się, że nie dodajesz wartości. To nie jest niegrzeczne, aby odejść, to jest niegrzeczne, aby ktoś został I marnować swój czas.”

Pro Tip: rozważ skrócenie czasu spotkań, które kontrolujesz. Na przykład trzydziestominutowe spotkanie, w przeciwieństwie do sześćdziesięciominutowego, zachęca uczestników do przejścia do sedna, zamiast angażować się w rozmowy typu small talk.

przegląd kalendarzy tego tygodnia i przyszłego tygodnia

pracowałem kiedyś z menedżerem mediów społecznościowych, który powiedział: “Zawsze myślę, że planowanie treści w mediach społecznościowych tygodnia zajmie jeden ranek, ale zwykle zajmuje mi to dwa.”

ciężko pracował w swojej pracy, ale czasami narzekał na zobowiązania przesiąkające jego wolne godziny poza pracą.

w każdy piątek przeglądaj swój kalendarz i zadaj sobie pytanie, jak spędziłeś czas w ciągu ostatnich siedmiu dni. Następnie spójrz na nadchodzący tydzień i zastanów się, jak chcesz spędzić czas.

umawiaj spotkania, jeśli potrzebujesz i odwołaj spotkania, jeśli możesz.

zastanów się, jak bardzo rzeczywistość kalendarza poprzedniego tygodnia pasuje do tego, jak ma wyglądać kalendarz następnego tygodnia.

możesz nie mieć pełnej kontroli nad tygodniem pracy, ale prawdopodobnie znajdziesz chwasty, które możesz wyciągnąć lub czynności wymagające dwóch poranków skoncentrowanej pracy zamiast jednego.

pamiętaj, że Twój kalendarz jest odzwierciedleniem tego, jak spędzasz czas i gdzie leżą Twoje priorytety. Efektywne wykorzystanie go jest najlepszym sposobem na osiągnięcie więcej bez wypalania.